规范审计档案 提升工作效率

文/山东省菏泽市郓城县审计局 程念兵

审计档案具有专业性、公正性、整体性等特点，规范审计档案工作，可为审计方案的制定提供更多可靠参考依据，促进审计工作流程优化，提升工作效率，奠定数据备查基础，使审计人员有更多学习范本。目前在审计档案工作开展中存在诸多问题，直接影响审计档案功能作用的发挥。对此，需要审计档案管理部门正确认识到审计档案的特点和工作中存在的不足，针对性采取有效措施加以改进和优化，在此基础上不断提升工作效率。

一、审计档案的特点

（一）专业性。审计档案工作属于一项职能管理活动，具有一定的专业性，工作成果需要准确、真实地记录审计监督全过程。由于审计监督工作执行者为专业审计人员，所以形成的审计档案也体现出较高专业性。在审计档案工作中，通常要严格依据有关规范和条例开展档案整理和归档工作，如单位在进行预算审计、财务收支审计等环节，需要在审计期间产出审计工作底稿，同步按照相关规范及时整理审计档案，并进行归档，保证审计档案资料高度完整、真实和准确，为后期审计复核等工作奠定基础。

（二）公正性。此特征主要取决于审计监督的工作性质，审计工作主要由专门的审计部门或专业审计机构所负责，各项审计工作必须依照有关法律法规和审计准则，并应体现出社会性质和法律效能之间的有机统一。专业审计机构一般是第三方审计机构，体现出明显的公正性、客观性特点。专门的审计部门具体为单位内部审计以及国家审计机关，通常为确保审计工作具有较高效益性、合法性和真实性，国家审计机关需要在当地政府领导下，严格按照法律法规开展审计监督工作；而单位内部的审计往往是独立设置的，与其他部门无交叉，因此审计工作开展中审计人员具有一定的独断权。所以，为保证审计工作质量，工作上要充分体现出公正性，并加强审计监督，由此产出的审计档案也体现出明显的公正性。

（三）整体性。这主要取决于审计工作各环节所保持的密切关联性。审计工作程序涵盖了计划环节、实施环节与报告环节，在计划环节，需要明确审计对象，确定审计法律关系，对被审计单位进行全方位调查，合理配置审计资源，并展开初步分析性测试，明确审计重要性程度，并制定具体的审计计划和总体审计计划。在审计实施环节，要对审计单位各项情况进行全面调查，并开展审计实施方案或审计计划的编制，在此环节还要通过多种途径获取审计证据，完整、真实地编制审计记录，最终输出审计结论。而在审计报告环节，关键是完成所有现场审计工作，对各项审计证据进行整理和分析，同步汇总各项审计工作底稿，进行严格复核，展开最终分析性测试，客观地对审计结果与工作质量进行评价。此外，需要编写审计报告，并提交至有关部门，和相关方展开沟通交流，提出审计建议或意见。由此可以看出，审计工作开展中各个环节有序衔接、密切相关，无论哪个环节出错都会对后续工作产生影响，所以审计档案体现出明显的整体性。

二、审计档案工作现存问题

（一）审计档案工作观念和方法滞后。个别审计部门在收集与整理审计档案资料过程中，由于工作观念老旧，过于关注纸质审计资料的收集，而忽视电子审计资料和各类影像资料的收集，整体工作效率不高。同时，一些审计部门在审计档案工作中所用方式较为老旧，甚至部分单位仍使用老式档案盒，并通过手动打孔使用线装订档案，直接影响审计工作效率，整体审计档案工作不符合新时期档案管理要求。部分审计部门因为资金投入不足，所配备的档案装订设备以及储藏设备相对滞后，且数量不足，所建立的专用档案室整体面积较小，不够重视信息化系统建立，直接影响审计档案工作效率。

（二）审计资料质量不佳，影响档案管理。档案资料审计在审计档案管理中属于一项重要环节，而在审计档案工作开展中，经常出现审计资料不规范、资料归纳和汇总缺乏完整性、信息缺失、缺乏制度依据等情况，直接影响审计资料质量，降低档案工作效率，甚至导致档案价值明显下降。

（三）审计档案规范和实际审计工作有出入。审计档案的整体性特点体现出审计工作的复杂性，并且审计工作开展中会涉及诸多影响因素，相关因素具有一定不确定性，从而导致审计工作环节容易出现问题，由此造成档案规范和审计操作有出入，这种出入具有不可协调的特点。在审计项目开展中，审计部门要对所涉及的各单位、各部门以及各工作人员负责，如需要为相关单位及时发送审计通知，严格按照规章制度对单位相关信息进行审计核实，由此形成档案信息，经过汇总整理得到完整的审计档案。而在审计操作期间，审计档案工作人员需要对大量档案信息进行收集、整理和分析，直接增加工作成本和人员负担，降低工作效率。

（四）审计档案工作人员专业素养有待提升。虽然目前大部分单位比较重视审计工作，但对审计档案却缺乏重视，在选聘审计档案工作人员过程中不够严格，这使得审计档案工作队伍的业务水平参差不齐，一些档案工作人员未经过专业、系统化的培训，对审计档案的内容及重要性缺乏正确认识，在缺乏专业知识支撑下，难以高效开展审计档案工作。还有一些工作人员将档案管理视作看管档案，缺乏创新意识和规范意识，直接影响工作效率。

（五）数字化审计档案建设要求工作效率更高。在信息化技术不断发展的过程中，很多单位已初步建立办公自动化系统，并加快金审工程建设进度。当前审计机关在草拟行政公文、拟定审计方案、审计业务文书拟稿、编排审计计划以及文件收发等工作开展中均可借助OA系统协助处理。与此同时，越来越多审计档案资料存储介质从纸质转变为数字化资源，资料阅读方式也同步改变，这些变化都对审计档案工作提出更高要求。但一些审计档案工作方式和审计档案规范并未紧随审计信息化建设同步完善和调整，信息化管理效率不甚理想。对此，亟须审计档案部门提升信息化管理水平，在此基础上提高工作效率。

（六）审计档案管理制度不完善。个别审计单位针对审计档案工作所建立的标准化、专业化管理模式时间较晚，在实施中还有诸多不足之处。同时，审计档案工作制度缺乏完善性，制度内容较宽泛，可操作性不强，难以有效为所有审计档案工作提供制度依据和引导。此外，一些审计部门在开展审计档案工作期间不够关注落实审计档案管理等规章制度，在缺乏制度约束的情况下，难以保证审计档案工作的质量和效率。

三、规范审计档案提升工作效率的措施

（一）创新工作理念和工作方式。为有效规范审计档案并提升工作效率，需要审计档案工作人员充分认识到规范审计档案的重要性，及时更新工作理念，在此基础上创新审计档案工作方式，优化工作流程。在审计档案工作中，要全面收集纸质凭证复印件、电子记账以及图像影视等资料，并借助现代化技术手段简化审计工作流程，提升工作效率，积极应用信息技术和计算机替代传统手工操作。对此，需要审计部门高度关注信息化管理系统建设，增加资金投入，购入先进的档案管理软件和档案管理专用电脑，完善的配备现代化档案整理集结设备，由此提升审计档案工作效率以及准确性，缓解审计档案工作人员压力。同时，要积极通过现代化管理技术，比如档案管理软件系统等合理编制检索工具和相关参考材料，以便于审计档案查询和利用。在档案管理期间，要关注打造标准化分类体系，按照备查类、证明类、立项类、结论类等单元分类整理审计文件材料，并有序排列和归档。

（二）对审计档案资料加强规范化管理。为进一步规范审计档案工作，需要审计部门加强管理，关注档案资源的利用，充分发挥档案功能作用。首先，审计部门要严格按照归档制度要求及时收集审计相关文件、影响和证书等资料，并按照国家标准统一管理。其次，要加强库房管理，定期检查，维护档案安全。最后，要注意定期统计审计档案，完整、规范地填写各类档案报表，并按照相关规定规范的进行档案保存与销毁工作，及时将现行文件以及审计相关档案等资料递交至档案馆。

（三）审计档案工作要关注事中控制。在信息时代背景下，审计内容和审计方式都有所改变，这要求审计档案工作重心同步调整，关注从以往的事后控制转化为事中控制。审计人员在现场审计过程中就要严格审查并及时发现审计档案质量问题，同步予以解决。同时，审计人员要不断增强档案意识，从发布审计项目开始就关注管理和控制审计档案质量，加强现场审计，及时分析审计中的新问题，确保审计现场工作和审计档案相同步，在此基础上保证审计档案资料质量，有效提升工作效率。

（四）对审计档案工作者加强培训教育。审计部门要关注对审计人员加强教育和培训，以请进来和走出去相结合的形式开展培训活动，使审计人员及时更新专业的知识系统，并掌握先进的档案技术。同时，可定期组织审计档案工作人员和其他专业组织、机构的审计档案工作者互相交流工作经验，邀请档案管理专家进行业务指导，并定期召开档案理论研讨会，促使先进的档案管理经验广泛应用于审计档案工作中。此外，相关管理部门要对审计档案工作加强规范化监督和检查，及时发现问题，同步予以纠正，使审计档案质量不断提高，并增强审计档案人员的责任意识、规范意识。

（五）提高信息化档案管理水平。在信息化技术飞速发展背景下，各单位都越来越重视建立电子档案，并形成大量数字化档案资料。在审计档案工作开展中，相关工作人员要积极应用审计数据信息管理系统，对审计资料加强电子化管理，及时向管理系统中导入审计工作中所采集到的电子数据，以高效建立数字审计档案。针对已结束的审计项目，需通过电子设备对纸质资料进行扫描处理，导出电子数据图像，以信息化方式保管电子审计档案。审计项目结束之后，需立即将纸质资料、图像资料、电子数据等审计资料导入审计档案管理系统当中，以防因信息流转出现差错或纸质档案保管方式不当造成资料丢失或损坏，保证审计档案资料高度完整。审计档案管理部门还要关注数据库建设，不断丰富数据资源，使审计档案工作有更多信息储备。针对密级高的数字化审计档案，要加强安全管理，通过杀毒软件、设置防火墙、设置密码口令以及引入人脸识别技术等，防止信息传输期间因病毒侵袭、黑客侵入等导致信息数据被盗或丢失。审计档案工作者要强化安全意识，学习并掌握各种安全防范技能，严格按照安全管理制度行事。管理部门则要针对数字化信息管理制定相关规章制度，明确不同管理者以及操作人员具体权限及操作范围，严禁出现私自调离以及违规查看等行为。

（六）不断完善审计档案管理制度。审计档案相关管理部门要结合实际工作情况，积极借鉴其他部门优秀的档案管理经验，完善制定审计档案管理规章制度，其中涵盖档案收集、立卷、整理、保密、安全、借阅、保管、归档等各工作环节，保证档案收集更加完整，保管工作更加有序，管理更加规范。在审计档案管理制度制定中，要完善地建立保密、归档、销毁、保管、查阅、利用等制度，使审计档案工作更加有序、高效，并使审计档案更具安全性、保密性以及准确性。

四、结语

审计档案直接反映着审计工作质量，规范审计档案，加强档案管理，可有效降低违规违法行为发生概率，提升审计档案利用率，为审计工作提供参考依据，促使审计工作质量和效率不断提升。为有效规范审计档案并提升工作效率，需要审计档案管理部门不断创新工作理念和方式，对档案资料加强规范化管理，关注事中控制，并对档案工作者加强教育和培训，不断提升信息化档案管理水平，完善档案管理制度。