信息时代博物馆档案数字化管理

文/获嘉县博物馆 畅春艳

现阶段，我国文博事业处于快速发展时期，博物馆数量以及博物馆游客接待量都呈现出逐渐提升的趋势。在此过程中产生了数量庞大以及种类繁多的历史资料，形成大量博物馆档案。档案工作可以帮助人们总结经验以及认识规律，在这一基础上继续延续历史。博物馆档案管理工作相对来说难度更高。博物馆档案当中包含有大量珍贵的文物档案，相对来说不仅具有艺术和文化价值，还在一定程度上承载着整个博物馆的历史。当前博物馆档案的管理工作正朝着信息化数字化方向转变，传统的博物馆档案管理方式已经无法适用于现阶段博物馆发展模式，因此应深入研究信息时代博物馆档案数字化管理工作，进一步优化管理模式。为了进一步推进博物馆档案数字化管理建设工作，应当深入研究档案数字化管理的必要性以及数字化管理过程存在的主要问题，采取具有针对性的措施进一步改善和加强博物馆档案数字化管理。

一、加强博物馆档案管理工作的必要性

档案管理工作在博物馆管理工作中占据重要地位。博物馆档案管理方式具有明显的多样性，主要体现在管理方式以及管理资源等方面。结合博物馆类型：历史博物馆、艺术博物馆、科学博物馆以及纪念馆等有效划分档案资料，能提升不同类型档案资料保存的清晰化以及系统化程度。

当前是信息化数字化高速发展的时代，为了进一步妥善保存珍贵的博物馆档案资料，应当合理运用技术较为先进的硬件设备以及软件设备，确保资料的完善与安全。此外，政府相关部门应当积极引导和大力支持博物馆档案管理中的资金、人力以及物力投入。博物馆档案管理人员也应当结合实际的工作情况，对不同工作阶段所存在的主要问题以及具体工作状况进行总结，深入研究如何更加有效地开展档案管理工作。档案管理人员还应当注重自身业务能力的增强，充分了解和把握博物馆的内涵以及博物馆的建立意图，以此来支撑档案管理工作的高效开展。建立博物馆主要是对历史进行纪念，发挥历史的教科书作用来推动未来发展。另外，博物馆在文化传播方面也具有重要作用，因此应当加强博物馆档案管理工作，促进其对历史文化的保护以及弘扬。实体文物的档案资料十分重要，主要是因为其不仅记录着历史，还可以为我们了解文物的价值提供参考资料。因此，保护文物的档案资料与保护文物是同等重要的，面对博物馆档案管理工作中存在的挤压、损坏以及丢失等，应当运用数字化技术解决博物馆档案管理工作存在的弊端。

二、信息时代博物馆档案数字化管理的优势

与传统博物馆档案管理工作相比，博物馆档案数字化管理具有诸多优点，主要体现在：资源利用更合理、档案保护与修复条件更宽松、信息传播更高效以及档案展出方式更为多元化等方面。

（一）资源利用更合理。博物馆传统的档案管理工作主要依靠档案管理人员自身的工作经验，判断、估计和归档实物档案资料。而数字化档案管理主要是档案管理人员通过使用定制化以及特色化的系统，结合自身经验分类保存的档案信息，具有明显的多维性和立体性特点。数字化档案与传统档案的存储介质明显不同，传统的纸质档案需要大量空间进行保存，并且在这一过程还会耗费较高的人工成本。数字化档案一般都存储在硬盘和光盘等体积小、内存大的储存介质当中，可以实现节约档案管理中的仓储成本和人工管理成本的管理目标。

（二）档案保护与修复条件更宽松。数字档案信息储存在硬盘等介质当中，可以有效避免温度、湿度、光线以及虫蛀等物理条件的负面影响，降低档案保管难度，避免保存不当引发的巨大损失。

（三）信息传播更高效。博物馆传统的实物档案基本上是以巡回展览等现场观摩方式进行宣传，其所产生的传播影响范围较为有限，在来回搬运时也容易发生质损风险。而数字化的博物馆档案无须搬运，可以借助互联网高效传播，并且还具有更为广泛的影响力。

（四）档案展出方式更为多元化。除此之外，博物馆在展示传统的纸质档案时基本上是单调地陈列在展柜当中，再加上相关的文字说明供游客参观，在实际的参观过程中很少有人注意到这一档案，对于文字也是进行大致的浏览。数字化档案的展出方式变得更加多元化，并且还具有更高的吸引力，比如利用多媒体技术、多维技术以及VR技术等故事化以及形象化地展示各类档案资料，具有更高的趣味性，还能够利用动画以及声音等更加生动地输出信息，提高大众接受度。

三、博物馆档案数字化管理现状

现阶段，我国博物馆行业正处于蓬勃发展的阶段，应当及早发现并解决其发展过程中出现的主要问题，尤其要注重博物馆档案管理问题。博物馆档案管理数字化是必然趋势，这是建设智慧博物馆的基础，应当及时总结数字化档案管理难点及问题，在分析数字化档案管理问题的基础上采取具有针对性的改善方法，在推进博物馆档案数字化发展的基础上，促进博物馆档案最大化发挥自身价值。从博物馆档案数字化管理整体情况来看，主要存在：文书档案数字化程度不足、文物档案管理复合型人才缺失以及博物馆数字档案建设与管理制度不完善等问题。

（一）文书档案数字化程度不足。大部分博物馆因为经费有限以及设备陈旧等原因，其档案数字化管理程度普遍偏低，导致博物馆档案数字化处理时间过长，进而降低了档案的利用效率。还有部分档案管理者的信息化应用意识比较欠缺，片面地认为档案管理就是收集、整理和利用实物档案，基本上不了解档案数字化加工以及搜索功能的诸多优势。再加上博物馆当中普遍存在原始纸质档案资料流失的问题，进而导致后期档案电子化存储内容的全面性不足，严重降低了检索准确率，同时还对文物档案的流通、开放及利用产生阻碍。

（二）文物档案管理复合型人才缺失。博物馆一般更加侧重于培养陈列展览、历史考古、文物修复等专业人才，这与传统博物馆的收藏、研究以及修复等功能具有密切联系。因此，很多博物馆的专业人才对信息技术以及计算机应用技术的掌握程度比较有限，再加上博物馆属于事业单位，运作受到“体制”的深刻影响，很多博物馆都会委托第三方进行管理工作。但是，第三方工作人员接触馆藏文物远远比不上博物馆工作人员。因此，贸然进行博物馆档案信息数据库开发工作，既增加建设成本还限制了档案数据化整理和利用。博物馆应当注重管理复合型人才的培养，满足信息时代博物馆发展需求。

（三）管理制度不完善。针对博物馆数字化档案的建设，部分博物馆还没有出台系统性以及规范性的文件，难以明确数字档案建设流程以及职责分工，导致博物馆档案管理难以进入数据化、规范化以及科学化的正轨，很多博物馆的数字档案管理工作存在效率低下以及相互推诿等问题。因此，博物馆应当结合自身实际情况制定相应的档案管理制度，促进博物馆更加高效地利用档案为公众提供优质的文化服务。

四、博物馆档案数字化管理优化策略

（一）数字档案室的搭建。博物馆的硬件以及软件情况与档案管理工作具有紧密的联系，为确保博物馆档案数字化管理工作的顺利开展，应当先在馆内搭建数字档案室，为档案数字化管理提供支撑。一般情况下，在搭建博物馆档案中心时，应当在其中配备手工密集架、七氟丙烷灭火设备、防磁柜、服务器以及电脑等。另外，还需要配备数字化管理硬件系统，主要有文件扫描系统、数字印象制作系统、网络版档案管理软件及存储设备等。除了数字化管理硬件系统外，还应当注重相关软件开发工作，比如可以与高校建立合作，以博物馆档案数字化管理要求为依据开发相关软件。以南京城墙博物馆为例，经过三年努力，大概征集了两千五百余件文物藏品，包括金属、纸质以及照片等不同类型的档案资料，其文物库房利用高标准的硬件设备为文物及文物档案安全提供保障。为了实现馆藏文物的高效科学化管理，南京城墙博物馆拟搭建文物库房RFID智慧管理系统，为挖掘文物价值提供技术保障。

（二）档案数字化管理制度的优化。档案数字化管理制度的制定与优化，可以确保博物馆档案数字化管理工作按照相关制度有序进行，可以极大提升档案数字化管理的规范化以及科学化。因此，博物馆应当结合自身档案数字化管理实际情况，制定出全面、系统、极具特色的数字档案室管理制度标准。首先，应当对博物馆当中电子文件归档管理以及年限保存等标准规范进行完善。其次，还应当对档案管理工作中的责任分工以及具体流程进行明确，应当坚持集中统一管理原则，在博物馆内部成立专门负责一切档案管理事务的档案工作领导小组。另外，还应当建立博物馆档案安全管理制度以及档案管理保密制度。比如，博物馆在进行档案数字化管理建设时，应当以《基础数据管理规范》《纸质档案数字化规范》等标准为依据，数字化整理传统载体档案。在完善其档案数字化管理制度时，可以参考《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等标准。充分发挥博物馆档案工作领导小组的管理作用，结合档案工作群提高档案管理人员与其他工作人员的配合度。

（三）复合型档案人才队伍建设工作的推进。博物馆档案管理人才直接参与档案数字化管理工作，也会直接影响档案数字化管理效果。一方面，应当注重博物馆档案管理者综合素质以及专业能力的提升，在这一过程中应当加强对档案管理人员的档案数字化运用能力的培训力度，将案例教学、实践操作以及绩效考核等多种方式应用至档案管理人才培训活动当中，对于国内外先进的方法、技术以及研究方向应当积极学习；另一方面，还应当在博物馆档案管理队伍当中融入具备较高数字信息应用管理技术水平的人才，以此来带动档案管理人员信息化技术应用能力以及意识的有效提升。博物馆档案管理人员则应当增强与其他单位的交流合作，确保自身档案管理工作可以与时俱进。因此，在实际的复合型档案人才培养工作中，博物馆可以结合走访、邀请以及调研等多种方式进行实践。

（四）数字档案开放利用率的提升。博物馆档案管理人员应当借助现代信息技术的优势，促进部分文献资料作用的充分发挥，为公众提供多元化的具有较高参与度的服务。博物馆管理人员应当搭建数字档案管理系统，快速获取不同的数据源信息，以此来促进档案信息资源利用率的提高。从公众的层面来说，博物馆应当对档案信息服务模式进行扩展，可以建立相关的博物馆档案网站，还可以开通数字档案馆，以此来促进公众体验感的进一步提升。譬如，南京城墙博物馆通过综合分析文物保护需要以及实际的管理工作情况，有效搭建了南京城墙监测预警平台、南京城墙数字展示与互动体验平台、南京明故宫大遗址数据信息展示与管理系统等数字档案系统，不仅推动了南京城墙的保护研究提供，还进一步提升了观众观赏过程中的互动感以及体验感。

五、结语

综上所述，博物馆档案管理工作应当顺应信息时代发展趋势，以原有的传统档案管理模式为基础，融入现代化的数字技术，建设博物馆档案数字化管理模式，充分发挥档案数字化管理优势。面对博物馆档案数字化管理模式建设过程存在的主要问题，应当注重数字档案室的搭建、档案数字化管理制度的优化、复合型档案人才队伍建设工作的推进以及数字档案开放利用率的提升。