现代化信息技术在医院教学档案管理中的应用研究

文/济宁医学院附属医院 辛五爱 蒋歆昶

医院教学档案是医院在一定时间内各项教学工作最真实、原始的记录，也是评价医院教育教学质量及其管理水平的重要依据。传统的医院教学档案管理以纸质资料的存档为主，随着国家对教学质量和效果要求的提高，以及现代化信息技术的迅猛发展，传统的管理方式已难以满足新时代的发展需求，现代化信息技术越来越广泛地应用于医院教学档案管理工作中，彰显出了良好的应用效果。但是，由于多方面因素的影响，现代化信息技术在教学档案管理中的应用仍然存在一些局限。基于此，本文分析了现代化信息技术在教学档案管理中的应用，综述了研究进展，旨在为医院教学档案管理提供参考。

一、现代化信息技术在教学档案管理中的作用与意义

（一）丰富了教学档案的存储形式和存储内容。过去医院的教学档案多以纸质资料为主，普遍在完成阶段性工作或学期末、年度末进行教学档案的归集，其弊端主要在于档案的存储形式比较单一、容易遗失、归集工作量大、需要占用较大的空间。而现代化信息技术具有媒介丰富、形式多样、存储量巨大、方便快捷等诸多优点，采用现代化信息技术进行教学档案管理，显著增加了教学档案的存储形式，如可以使用电子文档、照片、视频等形式，极大扩展了教学档案的存储内容，可以将海量的教学档案存储于少量的物理介质中。

（二）提高了教学档案的开发利用质量和效率。医院教学档案是开展教学活动的重要历史记录，具有较强的保存价值，主要包括文档、图片、视频等相关资料，尤其是在长期的教学活动中形成的各类教学档案，是教学档案管理工作的主要范畴。在纸质媒介为主的教学档案管理中，各类教学档案的采集、开发利用效率低下，部分教师在备课过程中可能放弃使用原本价值较高的档案资料。现代化信息技术在教学档案管理中的应用，不仅丰富了教学档案的存储形式，增加了存储数量，提高了存储质量，教师、学生和管理人员还可以更加便捷地获得高质量的教学档案，保障各种信息资源的有效共享，进而将宝贵的档案资料运用于教学与科研工作中。如复杂疑难手术的视频资料，可以通过视频播放的形式运用于医学生的临床见实习教学，这对提高教学档案的开发利用效果和效率具有促进作用和积极意义。彭芳坪等探讨了高校二级学院教学档案信息化管理，该研究认为教学档案信息化为教学资源共享提供了环境，为各级各类检查、考核及评估提供了数据支撑，为数据的开发利用奠定了基础。

（三）推进了医院教学模式及其改革的纵深发展。通过医院教学档案可以准确反映医院教学实践活动全过程，了解不同时期医院教学的目标、方向、方式、方法、内容以及教学效果，因此医院教学档案管理是医学教学活动的重要参考资料，也是推进医疗教学改革的重要依据。通过对医院教学档案的管理进行现代化信息技术革新，不仅能够有效促进医院教学工作的发展，也是推动医学教学改革和创新的迫切需要。赵曼等探讨了新时代胸外科学教学档案的数字化和信息化建设，认为数字化、信息化的胸外科等临床教学档案在传播与存储方面更方便、快捷，且容量更大，能够更好地发挥教学档案在教学工作中的积极作用。

二、现代化信息技术在教学档案管理中的应用局限

（一）对教学档案管理信息化的重视程度不够。目前，即使在教学医院，也普遍存在重临床和科研、轻教学的现象。在档案管理方面，院领导及行政部门人员关注的重点往往是病历档案、人事档案及科研档案的信息化创建，认为这些才是与医疗服务水平的发展有着直接关联的，因此教学档案管理普遍落后于病历档案、人事档案及科研档案管理的水平。对于医院教学档案管理信息化建设，在指导思想方面比较传统落后，往往只是局限于把教学过程的相关材料收集保存的层面，教学档案归集后，基本也就束之高阁，这就严重影响了教学档案管理建设工作的科学化、现代化和网络化进程，造成教学档案管理建设工作质量和水平不高。

（二）教学档案管理体系和制度不完善。教学档案管理是一项系统性的连续工程，但是多数医院的教学档案管理制度和体系不够完善，甚至没有明确的档案管理制度，对档案整理方式、整理步骤、整理要求都没有具体的规定，教学档案的管理普遍比较随意，没有进行分层次、系统的规整和管理。对于各个教研室提交的教学档案，档案管理人员未能准确区分，将档案混乱堆放在一起，甚至发生原始教学档案丢失的情况，这就直接影响到教学档案的总体质量，降低了教学档案日后的利用价值。

（三）教学档案管理人员的信息化意识不强。目前，多数医院尚未设立专职的教学档案管理人员，一般是由从事教学工作的教师在完成教学任务后，再进行教学档案的收集与整理工作，并在此基础上进行信息化的创建。也有部分医院将此部分工作交予教学管理办公室的管理人员，他们往往身兼数职，多数没有接受正规的档案管理教育，缺乏档案管理的业务理论知识和实践工作能力，难以及时有效地发现和处理教学档案管理工作中出现的各种问题，而且在现有职称评审机制下，教学档案管理人员亦缺乏工作的积极性、主动性和创造性，因此教学档案管理信息化的过程十分缓慢。

（四）教学档案管理的信息化程度和开发利用率不高。在信息化时代，教学档案管理工作如果依旧采用传统的管理模式，只承载了一些初级的信息，未能借助于新技术、新手段来提升档案管理工作的质量和效率，会导致教学档案管理工作的滞后。在信息化技术应用程度不高的医院，大部分教学档案还是纸质材料，未将其变为可进一步开发利用的电子档案材料，教学档案资料难以有效共享，也没有进一步对现有的电子档案材料进行深度挖掘。档案管理的效率和质量不高，导致教学档案再开发利用率较低。

三、现代化信息技术在教学档案管理中的应用进展

近年来，越来越多的教学医院着手开发档案管理的现代化信息系统，管理实践表明，获得了较为满意的应用效果和效率。朱邕俊探讨了医学院教学档案信息化的管理模式，研究认为首先需要分析用户的需求，这是创建信息化管理模式及前期工作的基础。根据教学档案管理的需求，多数教学医院可选用办公自动化OA系统，根据实际情况选择自主开发、联合开发、委托开发等方式，促使其逐步适应单位档案管理的现代化需求。实现信息资源集中管理、减少管理失误、提高管理效率、节省成本及空间等，是医学院教学档案信息化管理模式的主要目标。在管理系统设计时，应充分考虑安全性、先进性等原则，实现档案归集、档案录入、档案检索、档案开发利用等功能模块的设计，满足管理、使用与维护等方面的需求。王岚等报道了成都中医药大学附属医院后期临床教学管理系统的构建与实施情况，在教学档案管理方面，包括实习计划分配、教学活动发布及资料上传、实习档案存储、出科考核、教学评价、信息反馈等功能，形成了积极的、制度化的和全程实时控制的临床实习教学及教学档案全面质量管理的运行机制。熊瑞等报道了昆明医科大学第一附属医院教学管理系统的设计概要，该系统能够将各个医院的教学环节信息化处理，支持多端访问。在理论教学管理模块方面，从人才培养方案的导入开始，逐级生成学期教学任务、课程表、教学进度表、考试安排表等理论教学相关的信息；在实践教学模块方面，以实习大纲的制定，实习生分组及实习责任导师的确定为基础，通过系统能够实现实习轮转、排班、技能培训、出科考核等实习期间各项实践教学活动的安排以及考勤管理等；在教学评价模块，可以实现对教师或学生进行管理者角色的督查评价、教师间的同行评价以及学生对承担教学任务的教师评价，教师对班级的学风评价等。在教学档案管理模块，可以实现对从个人到各层级角色的统计，并提供查询及维护等功能。

四、信息化背景下教学档案管理的思考

（一）提高对教学档案管理及其信息化的重视程度。目前，多数医院仍以医疗为首要工作，其次是科研和教学，对教学信息化建设与教学档案管理缺乏足够的重视。在教学医院或综合性医院，若要做好教学档案管理及其信息化建设，首先需要获得医院领导和相关管理部门的支持，引导其积极更新对教学及其档案管理信息化建设的理念，注重教学档案信息化的创建，争取在经费投入、配备人员等方面给予积极支持，只有这样，才可能满足教学档案信息化创建的发展资源、满足教学中信息化创建的发展浪潮。值得注意的是，信息化建设是一个持续的过程，只有不断更新才能更好地满足信息化创建的发展需求。

（二）加强教学档案管理制度和机制建设。教学档案管理信息化建设的基础，主要是对教学档案进行数字化、标准化、规范化的归集、管理和开发利用。健全、科学合理的教学档案管理制度和体系是管理的基础保障，构建适合于本单位实际情况的教学档案管理制度，档案管理人员对现有的教学档案进行科学的分类，制定相应的归集管理标准、流程等，不同的教研室应结合统一的教学标准进行数字化管理模式的落实，旨在保证教学档案的完整性、规范性、真实性。

（三）提升教学档案管理人员的综合素质和业务能力。人才是第一生产力，这同样适用于教学档案管理。教学档案质量及其管理水平的高低与档案管理人员的综合素质和业务能力存在着最直接、重要的关系。因此，应积极为教学档案管理人员创造机会，努力提升其综合素质和业务能力，如可以采取“走出去”的形式参加非学历培训、继续教育、进修等，也可以采取“请进来”的形式邀请专家学者来院举办讲座等，培训的内容可以包括计算机技术、信息化技术、档案学知识等，努力培养出爱岗敬业的复合型专业技术人才，为教学信息化建设及教学档案管理奠定坚实的人才基础。

（四）提高教学档案的开发和利用效率。教学档案的归集只是管理的过程，而非目的，如果仅仅停留在归集的阶段，教学档案也就只有其物理属性，丧失了教学档案管理的精髓。教学档案的管理重在服务于教学、科研乃至医疗工作，具备条件的单位可以开展教学档案的开发与利用。教学档案的信息化为教学、科研等工作的开展提供了极大的便利，如教师或学生可以方便地运用计算机查找存储的教学档案信息，对存储的档案进行加工处理，或在此基础上进行科学研究，能进一步提升教学档案的知识价值。

五、结语

近年来，国家对教育和医疗卫生事业提出了高质量发展的要求，在此背景下，教学档案管理的信息化建设也日趋重要。目前，由于医院及部门重视程度不够、专业技术人力资源薄弱等因素的影响，教学档案的信息化程度普遍较低，多停留在归集、整理的初级阶段。随着对教学信息化建设及档案管理重视程度的提升，越来越多的学者加入研究探讨的队伍，相信随着各级部门对教学信息化及其档案管理重视程度的提升，教学档案管理制度和机制必将得到进一步健全与完善，教学档案管理人员的综合素质和业务能力也将迅速提高，更多的教学档案将被开发利用，这对提升医院的教学、科研和医疗工作具有积极的推动意义。