新常态下探析人事档案管理工作的新路径

李 好

（株洲市教育局，株洲 412007）

引 言

从字面意义上对新常态进行分析，就是对原有状态进行创新，使其产生一定的变化并形成新的形态。在新常态背景下，社会经济的发展思路和管理需求也发生了翻天覆地的变化。人事档案管理工作作为带动社会经济稳定发展的关键要素，需要充分做到与时俱进，紧跟时代步伐，在新常态下档案管理工作面临的机遇和挑战的基础上，进一步明确管理方向、创新管理思路、优化管理方法，使人事档案管理工作更好地适应新常态环境。为了实现这一目标，需要档案管理部门牢牢把握机遇，敢于迎接挑战，通过完善人事档案的相关法规，建立高素质管理队伍等方式，有效提高人事档案管理的水平，充分发挥人事档案的作用和价值。

一、新常态下人事档案管理面临的机遇和挑战

（一）人事档案管理工作面临的机遇

新常态是一种新环境和新趋势。在这一背景下，各种新型的管理思想和管理理念应运而生，为人事档案管理工作创造了广阔的发展机遇。具体来说，新常态下我国社会经济发展迅速，各领域面临的市场竞争压力与日俱增。单位间的竞争，归根结底是人才的竞争。而人事档案作为人才人生经历的记录，其重要性不言而喻。做好人事档案管理工作，在优化人才队伍建设、合理调动岗位等方面发挥着重要作用。因此，为了更好地适应新常态环境，有效提高单位竞争实力，需要直面新环境和新趋势，积极转变人事档案管理思想，有效提高人事档案管理水平。近年来，国家提出诸多创新发展战略，为档案管理工作指明了方向。加上互联网技术的广泛普及，使得人事档案管理工作逐渐向信息化、数字化趋势发展，为单位挖掘人才的潜在价值奠定了良好基础。在新时代，单位人事档案管理部门需要牢牢把握时代赋予的机遇，从创新角度重新审视和定位人事档案管理工作，加大信息化建设力度，引入各种硬件设施，招收更多的专业人才，为档案管理新常态奠定基础。

（二）人事档案管理工作面临的挑战

全面建设社会主义现代化国家、全面深化改革、全面依法治国、全面从严治党是党中央提出的全新发展战略。在这一背景下，各单位也面临着改革创新的需求，需要及时调整人事档案管理思路。众所周知，单位在改革的过程中，势必会经历部门融合、岗位调整等一系列变动，导致内部出现大量的“闲置人员”。为了降低现有资源的不必要消耗和浪费，应大力肃清“闲置人员”，在保证工作效率和质量的同时，为单位现代化发展奠定基础。这也在一定程度上增加了人事档案管理的难度，需要管理人员突破传统管理模式的弊端，有效提高档案管理水平。另外，在新常态下，社会主义市场经济体制打破了社会主义和市场经济之间的壁垒。在这一背景下，社会人力资源聘用制度也发生了巨大改变，强调维护人民群众的个人利益。这也给各单位的人事档案管理工作带来了新挑战，需要各单位及时了解全新的人事管理制度，提高岗位管理能力，严格落实合同制，从而为单位强化竞争实力提供保障。

二、新常态下对人事档案管理的要求

要想更好地适应新常态环境，需要明确人事档案管理的新要求。第一，提高对人事档案管理的重视程度。高效性是新常态的主要特点，需要各单位在人事档案管理工作中同时兼顾质量与效率。这就需要领导层提高重视程度，将人事档案管理工作上升到企业管理范畴，并将其作为员工岗位竞争、绩效评价的主要依据。第二，更新管理理念。结构性是新常态的又一特点，只有不断创新结构模式，才能更好地适应新常态环境。各单位在人事档案管理过程中，要不断创新管理理念、完善管理制度，同时加大力度建设档案管理队伍，提高管理人员的专业能力和责任意识，促进人事档案管理工作向规范化、标准化的趋势发展。在此基础上，还应及时更新人事档案信息，保证档案信息的准确、完整。除此之外，针对传统纸质档案资源，要加大保护力度，避免其受温湿度、虫害等因素影响而产生发霉、缺页、损坏等一系列问题。第三，创新管理方法。动力是新常态的第三个特点，寻找全新的驱动方式是提高人事档案管理水平的有效措施。各单位要充分做到与时俱进，积极引入现代化技术和设施设备，通过信息化管理提高人事档案管理的质量和效率。同时，单位内部要建立人事档案数据库，以此来提高提档、转档的工作水平，同时减轻管理人员的工作负担。

三、新常态下人事档案管理的常见问题

（一）管理方法落后

档案管理部门通常会从两个渠道获取人事档案，其一是由人力资源部门提供，其二是由国家人事档案管理机构提供。结合实际情况来看，这两个渠道普遍存在滞后性，人事档案信息更新速度较慢，无法真实地反映人才的实际情况，不利于为企业选人用人提供准确依据，容易导致企业领导做出错误决策。也正是因为人事档案管理方法落后，导致人事档案利用率不高，无法充分发挥其作用和价值。

（二）档案缺乏真实性

缺乏真实性是人事档案管理工作普遍存在的问题。具体来说，在传统人事档案管理模式中，档案填写工作需要由管理人员手动完成，一名管理人员要完成多人份人事档案的填写工作。在此过程中，受人为因素影响，不可避免地会产生错误或失误，加上很多管理人员轻视人事档案管理的重要性，导致档案录入不规范，使得档案内容严重失真，不仅不利于发挥人事档案的作用和价值，还会浪费大量的人力、物力和财力。另外，一些管理人员在填写人事档案的过程中，会着重突出人才的优点，尽量掩盖其缺点，导致人事档案缺乏客观性，无法为人才选拔、岗位调动提供准确依据。

（三）改革不到位

随着社会经济的飞速发展，各领域对人才数量的需求也逐渐增多，使得人才流动越来越频繁。在这一背景下，要想合理配置人才资源，就必须不断加快人事档案管理市场化改革的速度。当前，档案管理市场改革还不到位，导致档案管理缺乏市场竞争力，这也成为制约人才资源市场化配置的关键因素。

四、新常态下探析人事档案管理工作的新路径

（一）强化领导，提高对人事档案管理的重视程度

单位领导及档案负责人需要充分认识到人事档案管理的重要性，应设置明确的管理目标，同时制定切实可行的档案管理方案。在此基础上，应明确人事档案管理工作设施设备的需求情况，并制订设施设备引进计划和维护检修计划，协调好经济性和适应性之间的关系。同时，要做好现场指导、调研、检查等工作，结合工作经验来总结人事档案管理存在的问题，有针对性地采取措施防范。另外，各单位要将党中央提出的全面建设社会主义现代化国家、全面深化改革、全面依法治国、全面从严治党作为人事档案管理思路创新的契机，对管理人员进行系统化培训，以此来提高管理人员的责任意识，使其有意识地规范自身行为并安心工作。在此基础上，引导管理人员认真研学相关法律法规，大胆创新管理方式，促进人事档案管理工作更上一层楼。

（二）构建信息化人事档案管理系统

在新常态背景下，科学技术发展迅速，将信息技术引入人事档案管理工作中，已经成为单位创新改革的大势所趋。通过构建人事档案信息化管理系统，可以实现数字化管理目标，有利于及时更新人事档案信息，同时满足档案资源实时共享的需求，从根源上解决信息报送不及时的问题。另外，信息化档案管理还能够使所有员工了解自己最新的档案情况，同时可以对档案资源进行合理分类，有利于为单位选人用人提供便利。除此之外，这些信息还具有重复利用的价值，能够为单位发展奠定良好的基础。众所周知，数据统计、数据分类等工作具有复杂性的特点，需要相关部门发挥出自身的最大价值，真正实现人事档案信息化管理的目标。

（三）健全人事档案管理的法律法规

任何工作的开展都离不开制度的支撑，因此完善人事档案管理的相关法律法规至关重要。这样才能够在保障员工权益的同时，为人事档案管理工作的有序开展提供保障。合理管理档案库房是保证人事档案安全性和完整性的有效措施。对此，需要管理部门做到“三室分离”。所谓“三室”，即档案管理人员办公室、阅档室及库房。同时，各单位要引入防火、防盗、防高温等设施设备，为保证档案资源的安全性奠定基础。在此基础上，还要严格履行国家保密制度，落实由上到下分级管理的原则。这就需要档案管理人员在人事档案收集、整理、统计、鉴别等环节中，严格按照规章制度操作，从根源上降低档案资源破损、失真等隐患。

（四）完善人事档案管理体系

在健全人事档案管理制度的基础上，要进一步分析现有管理体系存在的问题和隐患，并结合管理经验和管理方案实施效果，找出影响人事档案管理水平的因素。只有满足以上需求，才能够进一步优化管理体系和管理机制。同时，管理人员要不断创新管理观念，在人事档案管理中始终遵循“以人为本”的原则，建立相应的服务机制，为管理制度的优化和完善奠定基础。除此之外，还要定期对人事档案管理制度的实施情况进行考察，促进管理工作有序进行。

（五）创新人事档案管理模式

人事档案管理工作主要为社会发展、国家建设提供服务。在新常态背景下，需要创新社会化管理模式，有效提高人事档案的利用率，充分发挥其功能和价值。为了满足这一需求，管理部门需要实施多样化人事档案管理模式，始终将社会化作为核心。通过制定健全的人事代理制度，为社会化管理模式的有效落实提供保障。另外，应明确人事档案的公开对象和公开范围，通过优化服务方式，赋予个人一定的权力，包括档案管理知情权和建议权，从而保证人事档案的真实、完整。与此同时，还应进一步提高档案资源的开发能力，构建档案数据库及信用系统，通过网络平台为社会发展提供全面服务。

（六）鼓励人事档案管理机制的创新

管理机制的创新是保证人事档案管理工作有序落实的前提和基础。为了提高档案资源的安全性和完整性，需要构建档案资源储存、检阅牵制机制，使二者能够相互依存、相互制约，在分级授权签署的情况下提高人事档案的管理水平。众所周知，人事档案会随着人才的变化而变化，这也使得人事档案中的很多信息存在过期的现象。对此，需要管理人员及时销毁过期档案，保证档案更新及时。除此之外，人事档案详细记录了人才的人生经历，为了避免人才个人信息的泄露，需要提高档案管理的保密性。这就需要管理人员在工作过程中不断积累经验，积极创新管理方式，将潜在隐患杜绝在根源处。为了调动管理人员的创新性和积极性，可以推行奖惩机制或创新鼓励机制，对创新能力强、专业水平高的管理人员给予一定的物质奖励和精神奖励，从而在推动人事档案管理创新和发展的基础上，使档案管理工作更上一层楼。

（七）构建专业的人事档案管理队伍

构建专业人事档案管理队伍，需要从以下几个方面入手。第一，落实公开招聘人才选拔模式，明确人事档案管理工作要求，提高人才选拔门槛。可以与高校强化合作，将相关专业的毕业人才推荐给档案管理部门，为档案管理队伍注入新鲜血液。第二，做好人才培训工作。无论是新招聘的管理人员，还是具备一定工作经验的管理人员，都要进行系统化培训。首先，要重视思想政治教育，以此来提高档案管理人员的责任意识；其次，要重视专业教育，重点灌输现代化档案的管理理念、管理知识和方式方法；最后，要提高信息化水平，重点培训信息化系统的操作方法。第三，实施奖惩机制，定期对管理人员进行绩效考核，将考核结果与薪资待遇挂钩，以此来提高管理人员对人事档案的重视程度和工作积极性。

结 语

综上所述，在新常态背景下，人事档案管理工作面临着机遇与挑战并存的发展局面。要想提高管理水平，就必须牢牢把握机遇，积极应对挑战。通过优化管理模式、创新管理机制、健全管理体制、构建专业人才队伍等方式，全面提高人事档案的管理水平。