大数据时代地质档案管理浅析

文/湖南省地质矿产勘查开发局407队 姚艳

地勘单位将内容与工作方向进行梳理之后形成地质档案资料，可以直观地反映地勘单位的工作成果，可以将勘察过程真实展现出来，所以档案资料历史价值极高。在大数据时代，勘察手段、探测技术等发生了一定的变化，推动地质档案管理方式的更新换代。优化地质档案管理工作可以使档案信息更加现代化，其原因在于信息化管理地质档案，可以有效提升档案资料的使用率。

一、大数据时代优化地质档案管理工作的必要性

信息数据的获取与存储对地质勘察工作有很大的影响。其一，由于许多地质资料留存的年代较为久远，且当时科学技术不发达，都用纸张记录，随着时间的推移，墨迹被晕染，字迹难以辨认。部分参考资料是独本，频繁被人们使用，表面已出现磨损痕迹，这为地质勘察工作带来了一定的局限性。其二，地勘和工勘是重要的支柱产业，受工作性质影响，相关技术人员与负责人经常出差，不能及时与档案管理工作人员进行对接，而档案管理工作具有保密性，因此他人不能代签与浏览。也有个别人员借阅资料未及时归还的情况，这使得管理工作不能如期进行下去。其三，网络管理体系不够完善，由于档案管理体系没有为勘察人员提供实质性的帮助，导致档案资料不能全面录入数据资源库内，地勘人员缺少完整、准确的数据库进行参考。

二、新时代视域下优化地质档案管理工作的策略

（一）规范化执行档案管理工作。规范管理档案可以促进勘察工作升级，使得档案管理更加有序，不仅可以为地勘单位的勘察工作提供保障，还能有效提升档案管理的工作效率。对湖南省地矿局四○七队的实践工作进行总结，可以从以下几点进行优化管理：1.档案管理职能信息化。在开展地质勘察工作时，需要组建档案管理小组，让其负责地质档案管理工作涉及的诸多事宜。该小组需根据定期开展的会议内容进行思考，提出优化意见以改善档案管理工作中存在的问题。以此为基础，制订具有实质性作用的档案管理工作规划。2.调整地质档案管理制度。全方面对地质勘察工作与档案管理工作进行思考，确保管理制度能符合现实要求，便于档案管理人员参考。有关单位应切实关注社会发展变化，紧跟社会变化形势，与时俱进地更新管理制度、调控管理流程，促使地质档案管理工作与地勘单位交叉业务有机融合，保证勘察效率与管理进度有大的变化。档案管理制度能规范人员的工作行为，可将其置于公示屏上。3.定期检查归档工作。要使检查工作趋于常规化，然后根据地质档案管理存在的问题制定针对性的措施。4.地质档案管理工作规范化。规范化管理理念，让员工积极配合地质档案部门的管理工作，进而提升地质档案管理工作的效率（详见表1）。

表1 规范管理地质档案文档

地勘档案 3059 2900 172卷3059工勘档案 968 950 218卷968实物档案 399 0 399声像档案 207 0 207文书档案 2537 2514 6卷2245文档类别 接收数（件） 扫描数（页）归档数（件） 备注

（二）建设地质档案管理室。大数据时代背景下，需要对地质档案管理工作与管理室进行升级改造，以此促进档案管理工作顺利开展，这是数据时代的趋势，也是地勘单位可持续性发展的必然选择。地质队对建设档案管理室投入更多的精力，将有效提升档案管理工作效率。优化建设档案管理室的建议如下：第一，在管理室原来布局的基础上进行重新规划设计。要扩增档案管理室使用空间，增加室内面积可以保证新布局更加合理，在一定程度上可以使得新旧档案分门别类，让有关人员在局部空间内统一管理所有档案。第二，根据档案管理工作的实际需求引入新设施。为助力地质档案合理存储，可增加橱柜、全自动密集架等。室内需要同时引进防磁柜、温度计、防虫害等基础设施，这是保证地质档案管理室内资料与数据安全的基础。第三，计算机软件配置。应在计算机中创建档案管理系统，把勘察队监测的所有地质资料导入电脑中，使其转化为电子版，依据其特点进行分类，并保存于档案管理系统中；充分运用数据时代的信息技术，可保证检索档案资料更便捷，办公方式更加自动化，进而推动地质档案管理工作的升级。

（三）精细化管理档案业务流程。近年来，职能部门针对地质档案管理工作提出了很多要求。因此，地勘单位在对地质档案进行分类管理时，必须明确参考要求与实施管理标准，在对工作水准与地质资料进行上报时，必须精细化管理业务流程，以此快速将繁杂的地质资料进行分类。各省市地质队伍在上报地质资料时，要以某省市某年管理来命名年报，可有效加强档案管理部门的工作效率。某地质队在工作实践中，定期对地质档案安全管理进行专项检查，可以及时找到工作过程中可能存在的问题，然后顺着业务流程进行精细化管理，拟定有针对性的解决方案。在实践勘察的过程中，地勘单位可以组建专项检查小组，让其对档案管理工作的业务流程进行精细化排查与筛选，以优化管理步骤，提高地质档案资料管理流程。同时，还要与有关单位年度排查进行结合，对地质队的档案管理过程做专项检查，以规避安全隐患。与此同时，专项检查小组还要对测绘中心保存的地质档案资源进行检查与校正，以保证数据具有真实可靠性。在完成检查后，需要对检查的项目进行分析，对存在的问题展开探讨，总结出一条优化档案管理流程的策略。为使档案安全管理工作更加规范，检查人员需综合考虑档案专项检查现状与实际管理水平，然后提出切实可行的建议。修改业务流程时有一个前提条件，即有关人员需要保证检查与整改同时进行，一旦出现问题能及时止损，使得档案管理工作顺利开展。档案管理工作需由安委会进行监督与指导，官方提出的整改意见可使档案管理方向更加明确，并召开会议，讨论整改较大的问题。以此方式可以推动地勘单位档案管理工作持续向精细化管理方向发展，地质档案管理工作升级之后可提升勘察单位的整体工作水平。

（四）开发利用地质档案管理系统。基于当今时代“互联网+”背景可知，对地质档案管理工作进行升级很有必要，能推动档案管理方向发生变革。有关人员若在原始档案基础上搭建信息化管理系统，可以保证人员在操作使用时更便捷。建设信息化的地质档案管理是地勘单位发展的必然要求。某地质队构建了档案管理系统，将勘探的有关数据资料进行导入，实现了档案资料信息化管理。利用地质档案管理系统将促进档案管理基础工作的有效升级，以人事档案为例，可以优化组卷、填写、盖印、切裁、装订等多道程序，同时也可以对基建、声像、实物、会计、设备和图书资料分别进行分类、整理、编目并录入电脑保存。亦能使得文书档案的录入工作更加顺利，便于人员将行政、党群、业务合同、资质证书和奖状（牌）等各类资料进行录入。研发数字档案管理系统，可以确保地质资料的收、存、用等六大功能充分发挥出来。当档案管理人员在系统检索栏中输入关键词时，系统会根据初始设置的查阅权限进行身份验证，验证之后就可以调取档案资料，为地质档案管理提供了支持。此外，地质队还需要与国土资源部门紧密联系，保障勘测数据及时导入网站与信息服务系统中。国土资源业务网的地质资料信息管理服务系统汇集了全国范围内的地质信息，所以在构建信息化档案管理系统时加强联系，可进一步提升地质档案的服务水平。

三、结语

大数据时代使档案管理工作有了全新的进展，而地质勘查行业若优化档案管理工作，将会为地质资料的存储、地勘与工勘工作的衔接、网络管理体系有更好的推动作用。数据时代的先进技术不仅保障了地质档案的管理质量，还使得档案的服务种类更丰富、编研工作更顺畅。实际上，地质档案管理工作还有进步空间，若从地质档案管理的业务流程与管理系统等进行考虑，可使地质档案业务趋于现代化。