基于网络环境下档案信息采集与安全管理的思考

文/开远市国家综合档案馆 李俊谕

随着互联网技术的不断发展，通过网络能够进行档案信息的快速采集以及有效传播，大大方便了医疗人员日常的工作。因为网络环境是虚拟的，空间容易受到病毒及黑客的攻击，容易导致网络环境下保存的档案信息和资料损坏。所以，如何有效利用网络技术进行医疗信息采集与安全管理，是现阶段急需解决的问题。

一、档案信息采集在网络环境下体现的技术特性

（一）双向性。在传统的医疗档案信息采集工作过程中，通常表现为单向的采集和传播方式，因为其需要单个或一定数量的用户进行档案信息的采集，其中的沟通较少，用户较难通过收集系统进行相关信息的了解。所以在传统的医疗档案信息采集工作中，用户进行的体验较少，自身对于档案利用以及信息需求难以得到满足。但是通过网络环境进行医疗信息的采集，不仅能够大大扩充单一时间内进行采集的人数，提高收集的效率，同时还能够通过平台搭建等功能实现档案利用者对于信息的需求，实现从单向传播到双向互动的过程。

（二）异地共享性。网络环境下档案信息采集所存在的异地共享性，是指能够通过网络技术进行档案信息的实时共享，可以令异地的档案利用人员在需要时共享档案信息。在传统的档案信息采集和管理过程中，通常是通过实物来进行档案信息的记录，而实物记录所具有的缺点之一是其具有唯一性。实物记录的唯一性导致多个档案利用人员或者异地出现档案利用人员时，无法立即进行档案信息资源的共享。同时实物档案在保存的过程中也十分困难，一旦出现一定的损坏，就会出现信息的永久性遗漏。但是通过引入网络技术，可以实现实物档案与网络档案的并存，既方便了实物档案的管理，避免因为日常查阅而出现信息的损坏，同时，网络档案还能够通过网络技术实现信息的实时下载与分享。

（三）高效性。相较于传统的档案信息采集和管理工作，网络环境下的档案信息采集与管理工作具有更加高效的特征。这是因为网络环境下进行的档案信息采集与管理，能够通过互联网技术搭建的渠道来进行信息的高速收集以及利用。这样在互联网渠道下，信息能够进行高速的流通和传播，提高了日常信息收集的效率，使得档案信息的采集更具高效性。

二、档案信息采集在网络环境下的问题与不足

（一）没有构建统一的档案信息资源管理体系。在现行的互联网工作背景下，档案信息采集和管理工作通常通过互联网技术构建的服务网站为档案信息的利用者提供相关的调阅服务。通过互联网技术构建的档案服务网站，虽然为档案管理工作者提供了工作上的便利，也为档案信息的利用者提供了便捷的服务。但是在实际的工作中，由于没有构建起统一的档案信息资源管理体系，所以在不同院方的档案服务网站上存在着不同的服务功能，没有进行统一，相关的管理规范也不一致。这不仅制约了医疗档案信息采集和管理工作水平的提高，同时还使得相关的服务网站在运行过程中存在着一定的安全隐患。

（二）档案信息管理人员没有树立起档案重要性意识。随着网络技术在档案信息采集与安全管理方面的应用越来越深，虽然相关人员对于技术的应用越来越深入，但是在实际的工作过程中，档案管理人员传统的档案收集和管理思维没有被转变，没有树立起档案信息资源重要性的意识。在传统的思维模式中，档案管理人员通常认为档案信息与安全管理的重点在于对已经收集好的档案进行管理，但其实工作的重点在于如何通过网络信息技术进行档案信息的全面收集。档案管理人员对于档案信息收集方面不重视，会大大影响档案信息收集和管理工作的效率和进展，必须尽快在档案管理人员中树立起档案信息资源重要的意识。

（三）档案管理部门缺少专门的技术性人才。除了上述几点之外，阻碍网络环境下档案信息采集与安全管理工作水平提升的另一个原因是，档案管理部门缺少技术性人才。随着网络信息技术在档案管理部门的应用越来越深入，其对档案管理部门工作人员提出了更高的业务要求。传统的档案管理部门工作人员虽然具有较高的工作素养和意识，但是对于互联网领域的了解较少，对于信息技术的应用较差。在网络技术进行深入应用的过程中，缺乏推动档案信息收集和管理网络应用水准提高的能力。当档案管理部门的系统或数据库出现故障时，不能够进行及时维护。

（四）档案管理信息建设工作较为缺乏。想要提高网络环境下档案信息采集与安全管理的工作水准，必须加大对于档案管理信息建设工作的投入，如果投入不够，就会降低档案信息采集与安全管理方面工作的效率。例如，如果不能够通过资金投入来进行相关系统和数据库的维护，不能够采购相关的设备来进行信息建设的基础性工作，就无法进行网络背景下档案信息收集与安全管理工作。所以必须加强对于档案管理信息建设方面的投入，大力推动档案信息资源建设与信息共享。

三、提高档案信息采集和安全管理水准的策略

（一）转变档案管理人员思维，强化服务意识。传统的档案信息收集和管理工作都是单向的收集和传播，所以传统的档案管理工作人员缺乏一定的服务意识，同时传统的管理思维存在欠缺树立档案信息资源重要性的缺点。因此，为了提高网络环境下档案信息收集和安全管理工作的水准，必须转变档案管理人员的思维。首先，需要在档案管理人员的心中树立起服务意识，从过去的单向传播转变为双向互动，加强对于用户的服务意识，真正满足用户的档案信息需求。其次，档案管理人员应该认识到档案信息资源收集对于单位管理的重要性。

（二）进行档案资源的整合管理。现阶段档案信息资源缺乏统一的管理体系，为了提高档案信息采集与安全管理的水平，档案管理部门必须构建统一的档案信息资源管理体系，使用统一的标准对信息的采集、存储以及后续的管理进行规范。对档案信息资源进行整合管理能够提高资源保护的安全性。例如，可以通过构建安保性能较高的交互平台，加强信息共享以及保存方面的安全性。还可以建立安保系统，通过档案信息的保密程度进行划分，在安保系统内进行由低到高的全方位防护，确保档案信息资源的安全。除此之外，对于重要的公文或是保密程度较高的档案信息，在共享的过程中，院方应该做好加密传输的相关措施，避免在共享的过程中出现信息的泄露，降低安全隐患。

（三）加强档案管理人员的业务能力和专业素质培训。如前文所述，在现阶段的工作背景下，档案部门缺乏同时精通档案管理工作与网络信息技术的复合型人才。所以在相关的管理工作中，应该加强对档案管理人员的业务能力和专业素质的培训。首先，应该对档案管理人员进行档案管理能力的强化，做好自己的本职工作，提高自己的政治思想觉悟，强化职业道德素养。其次，应该对档案管理人员进行信息技术的培训和提高，确保其在互联网技术应用越来越深入的当下，适应部门信息化的发展，为档案信息采集与安全管理工作提供越来越多的复合型人才。

（四）进行档案部门在线服务平台建设。通过网络技术的不断发展，档案信息采集与安全管理已经从单向的收集和传播转变为双向的互动，用户能够通过网络技术进行信息的查阅，满足自身的信息需求。在这样的背景下，进行档案部门在线服务平台建设，能够满足民众对于信息获取的主流诉求。通过服务平台的搭建，能够构建更加容易进行信息资源获取的渠道，通过这样的在线服务平台，民众可以更加便捷地进行信息的查询，与单位进行相应的沟通。在线服务平台将成为民众与单位之间的沟通桥梁，通过信息的传播和查阅，加强两者之间的互动。

（五）推动档案部门信息共享平台建设。在网络技术背景下进行档案部门信息共享平台建设，不仅能够加强网络背景下信息的高速传播，同时还能够加强单位部门之间的信息流通。通过信息的传播和共享，加强部门之间的联系和共同发展，不仅能够更好地为患者提供服务，同时也能够促进单位管理水平的提高。

四、结论

综上所述，虽然网络技术在档案信息收集与安全管理方面进行了较为深入的应用，但还存在着一定的问题。只有不断进行档案管理信息化的建设，加强人员业务能力的培训，构建统一的管理体系，才能够推动档案信息化管理水平不断提高。