秘书工作的张与弛

文/陕西师范大学 陈光栋

大学毕业在基层单位工作两年后，组织安排我到党委校长办公室担任主要领导秘书，从此走上了13年的秘书工作生涯。人生旅途中，十三个春秋或许不长，而从一个人的职业生涯来看，十三载光阴却也不短。回顾这段经历，有苦有乐，更有收获，庆幸的是在人生最有朝气、最为美好的年纪里通过这样一个平台，让自己得以提高站位、开阔视野、拓展格局、提升能力。回首过往，这段光阴为自己的职业生涯奠定了坚实的基础，真是充实而快乐。离开党委校长办公室后，常常在思考秘书工作于我而言到底是个什么样的岗位？具有什么特点？思忖间有了一点感悟，简而言之，就是“文武之道，一张一弛”。

秘书工作古已有之。秘书工作在中国的历史源远流长，杨剑宇先生在《中国秘书史》一书中写到“孕育于部落联盟的昌盛时期，萌发于夏朝，形成于殷商。”古时秘书通常被称为“太史令”“史官”“主簿”“书吏”等。虽然在不同时期的名称不同，但在历朝历代繁冗的管理体制中，他们都发挥着上传下达、联系左右的枢纽作用。秘书工作对国家和社会有着重要意义，我们党从成立之日起就高度重视秘书工作。建党初期，做秘书工作的都是经验丰富者。1923年6月12日至20日，中国共产党第三次全国代表大会在广州举行，毛泽东同志被选入中央局担任秘书。

秘书工作有广义和狭义之分。秘书是指领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务者，是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办会办事等为主要职能的领导者、决策者的参谋助手。根据以上定义，凡在办公室工作的人员都可称之为秘书。例如我们党委校长办公室，既有负责文稿撰写的文字秘书，又有负责文件流转的党务、行政秘书，还有负责综合事务的内勤、外勤秘书等等。在我看来，这是广义上的秘书。而我们通常所说的秘书大多特指狭义上的秘书，即具体辅助领导工作的人员。

相较于广义的秘书，狭义的秘书对从业人员综合素质要求更高。广义的秘书大多数时候只负责某一个具体方面工作，而对于狭义的秘书，工作职责是辅助领导工作，可以说是领导工作的延伸，与其打交道的人员众多，需要处理的事务纷繁复杂。主要领导同志的秘书更是如此，主要领导面对的事情涉及学校工作的方方面面，案头工作也是千头万绪，这个时候秘书不仅仅是端茶倒水、迎来送往的角色，更重要的是真正发挥出参谋辅助的作用。

一、文武之道

（一）所谓“文”，即文稿、文件、文秘，要完成文稿起草、文件把关。说得直白点，就是要有一定的文字功底，要对学校方方面面工作都有基本的了解。

首先是文稿起草。文以辅政，文达则政通，文稿服务是秘书的重要职责。我们党委校长办公室设有秘书科专事文字工作，对于很多大型文稿和可预见的文稿，基本上都由秘书科按计划推进。然而，在实际工作中，会有很多不可预见的临时文稿和领导个人文稿，比如说在陪同领导调研或出差中，遇到临时发言安排，而领导在繁忙的公务中往往分身乏术，这个时候秘书人员就应当为领导拿出一个讲话的初稿，由领导修改后参考使用。千万不要觉得写一个讲话稿很简单，谋篇布局、起承转合、段与段之间的逻辑关系，都是有讲究的，而绝不仅仅是文字的堆积。唯有对学校主要工作做到心中有数，这样才能写生动。党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央带头力戒形式主义、官僚主义，文风注重“短、实、新”，这就要求秘书知识广泛、政治敏锐、勤学苦练、精益求精，注重平时的学习、锻炼和积累，而不能靠临阵磨枪。高水平的讲话稿与领导思想、风格、语气要一致。关于讲话稿的起草，我有几点体会：一是领导在台上讲话，秘书不能在台下说“那稿子是我写的”，以组织名义公之于众的文稿是集体智慧和领导思想的结晶；二是不可马虎应付、做官样文章，要做好提前量，给领导修改讲话稿留出充分的时间，提交的文稿必须是你认为最满意的清样；三是讲话稿起草之前，如果领导和你谈了思路，那么领导定的框架不能变、不能走样；四是要善于积累资料，要留意当前热点话题；五是领导讲话中临机发挥出的观点和亮点一定要边听边记，特别是一些触景生情的灵光一现；六是要把领导讲过用过的内容及时整理出来，要不断跟踪领导思想观点的演进，日积月累定有收获。

其次是文稿和文件的把关。办公室其他人员和其他职能部门一般都是通过秘书向领导呈送材料或文件。作为秘书，你不仅仅是一个传递者，同时要适当发挥初步把关的作用。领导最关注的是什么事情、一直着重在做什么事情、最新要求是什么，秘书应当比其他同志更清楚。还应当熟悉相关领域法律知识，涉及合同、协议等文件，一定要防控法律风险，切实起到“前哨”作用。前置把关可以为领导和职能部门节省很多时间，也可以使领导将更多精力投入管理决策中去。凡是经手的文稿，从政策依据、背景资料、事实逻辑到文字表述、信息数据、行文规范，都要严格把关、极端负责，力求做到“文经我手无差错”。

（二）所谓“武”，即会务、接待、服务，这些案头之外的功夫展现着学校的形象、管理的水准，必须做好。会场会务和接待服务方面，绝大部分秘书都做得很好，有着很多成功的经验，不再赘述。关于为领导服务方面，有四点值得注意：一是适时请示汇报。要牢记“参谋不参政，守家不当家”，切勿替领导表态、承诺或决策。二是坚持主动服务。秘书工作难免加班加点，忙是常态。繁忙之中，不应囿于被动接受工作，而应“身在兵位，胸为帅谋”，思领导之所想、谋领导之所忧，从被动服务向主动服务转变，通过创造性、预见性地开展工作，提高服务质量。三是务必实事求是。要坚守“诚实是智慧的最高境界”，在领导跟前说的话都要有事实依据，不能为了迎合领导、取悦领导见风使舵、耍小聪明，误导领导决策，更不应在领导跟前以讹传讹，而要实事求是、知无不言、言无不尽，做到“知之为知之，不知为不知”。四是树牢保密意识。特殊的岗位决定了秘书会知道更多领导个人和工作上的事情，切记严守机密、守口如瓶，思想上时刻保持警惕，正确认识保密工作的重要性，不断提升防范意识和防范能力，力求做到“事交我办请放心”。

二、一张一弛

张和弛讲的是秘书的工作状态，做到有张有弛、张弛有度，才是一个合格的、有智慧的秘书。《礼记》云：“张而不弛，文武弗能也，弛而不张，文武弗为也，一张一弛，文武之道也。”原意是指治理国家要宽严相济，现在除了用来比喻生活的松紧和工作的劳逸要合理安排,还暗指一种做人的修养和智慧。从字面意义上讲，张是紧张、绷紧的意思，弛是放松、松懈的意思，一张一弛就要求秘书松紧有度，收放自如。

（一）工作节奏的张与弛。就秘书工作性质而言，往往都是大事要事交织、急事难事叠加，具有随机突发性、多样琐碎性、领导指派性等特点，日常性工作和临时性工作接踵而至、少有空闲，所以“张”是绝对的，“弛”是相对的。所谓的“弛”不过是在某时段的“必答题”答完后，“附加题”少一些而已。实际工作中，临时、突发工作是常常发生的，故张是常态、弛是偶尔。

（二）工作状态的张与弛。这里的张与弛主要体现在时间管理上，张指的紧急而能很快完成的事要快速落实，弛则是重要而徐徐图之的事要常抓不懈。协助领导工作，很小的失误都会导致不可预估的严重后果，所以要合理安排、科学分类。高效的秘书工作，要做到迅速而有条理，案前诸事，能分清楚轻重缓急，刻不容缓去办；常抓不懈的，及时跟进，做到不遗漏、不误事。要学会在交叉、交织、交叠中开展工作，很多工作很难一次性干完，如果一直耗着，容易造成时间的浪费，要提高时间的使用效率，就必须协同推进各项工作。在此背景下，把握好张与弛，就要求秘书有强烈的事业心、严肃认真的工作态度、一丝不苟的工作作风和科学高效的时间管理，张是不得不张、不敢不张，弛是不愠不火、不疾不徐。

（三）工作方法的张与弛。每一位优秀的秘书都有自己的工作方法。在我看来，他们的工作方法中有些是相同的，是必须那么做的；有些是独有的，是可以创新的。工作方法的张与弛体现在规范性和创新性上，“张”指的是必须要循规蹈矩、严格按照规范和原则做的工作；“弛”则是指那些可以自由发挥，凭借自己扎实学识和实践经验创造性地开展某些工作，谋求方法上的创新。

首先是规范性。在我国的学科体系中，秘书学学科是以秘书工作为研究对象，研究其主体与客体及其相互关系的一门综合性的应用科学。目前，很多高等院校开设了秘书学专业，为党政部门、企事业单位培养高级秘书人才，这就说明秘书工作是有系统性的规范和要求的。虽然现在实际从事秘书工作的很多同志并非秘书专业出身，但对于这些规范和要求，必须要学习和执行。因此，笔者建议打算从事秘书工作和从事秘书工作不久的同志，要系统学习理论知识，包括秘书学书籍、党和国家相关文件、政策法规等，确保工作合法合规。当然，除书本知识外，还有很多实际工作中出现的隐形的规矩规范，也要多向前辈请教，在工作中善于总结。

其次是创新性。秘书工作的独立性与灵活性决定了在规范性的前提下，秘书工作和其他工作一样，很多方面是可以创新的。只要不违背原则，可以运用创造性思维处理工作，不断创新秘书工作方法。在此过程中，应当把握好一个原则，创新一定是服务于工作需要的，是着眼于更好地推动工作，不能哗众取宠，为了创新而创新。实践经验告诉我们，短期从事秘书工作，不用创新是可以应付过关的；但长期从事秘书工作的，领导还是喜欢新颖的东西，同时也能给自己枯燥的工作带来乐趣。要想创新，一是要有创新的意识，具有战略的、发展的眼光，在繁琐的工作中经常思考，敢于解放思想，打破常规，敢想、敢做；二是具有科学、合理、开放、立体的知识结构，不断拓展思维的深度,这就要求始终保持广泛的学习兴趣；三是充分利用平台优势，秘书岗位比其他岗位更有机会接触高层次领导，要虚心学习不同领导在经年累月工作中养成的优点和长处。

还要强调一点，规范和创新并不是孤立的，更不是对立的，它们是有机统一的整体。就工作方法而言，严格的规范和科学的流程是创新的源泉，可谓张为弛来，弛为张的弹力。

最后要说明的是，人无德不立，世无德不兴。对秘书工作者而言，最重要的是德行，德行的好坏在秘书工作岗位上往往会被放大。切记要心存善良、不妄比、知感恩，摆正位置、遵纪守法、谨言慎行。