浅议“互联网+”背景下高校人事管理中的信息共享

文/湖南大学机械与运载工程学院 胡洁

人事管理在高校管理中处于至关重要的地位，称得上是复杂的系统工程，而人事管理各部门之间、校院之间、团队之间以及教师之间畅通的信息共享共用更显得尤为重要，不仅可以显著提高工作效率，也为各种决策提供有力的参考与依据。“互联网+”是兼具跨界融合、互联互通、开放共享等特征的一个有机生态圈，“互联网+”背景下高校人事管理信息共享呈现出新的特征，也被注入新的生机与活力，为管理者突破旧有落后的工作方式提供了创新性的思维与开拓性的视野。

一、现状和问题

高校人事信息涉及面广，本身体量也很大，人员流动频繁，各类信息关联度高且更新较快，很难保持各个端口的一致性与准确性，这为信息资源的共享增添了难度。虽然近年来国内各高校逐渐开始应用人力资源信息系统，并不断进行完善与更新，但由于各方主客观条件的约束，现代信息手段未能在其中发挥最大的作用，人力资源信息共享仍存在着诸多问题。

（一）理念滞后，管理多于服务。现代互联网信息技术日新月异，但高校人事管理的理念大多还未能跟上技术的步伐，传统的人事管理理念关注业务完成度多于服务对象，很难适应新时代的管理需求。在高校人事管理人才引进、薪酬管理、职称职级晋升、年度考核等方面，普遍存在工作流程复杂、效率较低等问题，老师们难以及时了解工作动态信息，服务效能不高。同时，许多人事管理者受过往理念的影响，工作存在随意性与人为性，不利于统一的信息共享的顺利开展。

（二）数据冗余现象突出，收集多于分享。高校人事系统内涵丰富，任务繁杂，各类基础数据五花八门。同时，由于上级领导或不同部门数据需求的多样性，统计的各类信息也存在重复建设现象，导致形成看上去相似实则不尽相同的大量冗余信息。缺乏统一标准，导致人事管理工作紊乱，极大制约了管理水平的提高。另外，管理人员因为工作需要，更加重视信息的收集和统计，而忽视对外分享，数据交互与信息共享模式不健全，由此加剧了信息的冗杂状况。尽管这两年随着高校人事信息资源系统的建立，这种情况已经有所改善，但仍然存在着信息集中于少部分机构，不同科室信息互不相通，难以获取权威准确信息的状况。

（三）系统兼容性差，权限与壁垒阻碍。高校人力资源信息系统现存的一个显著问题是：人员招聘、报到入职、薪酬管理、职称职级等各子系统的建设、应用时间以及归口的部门不一，系统间函数、规则、字段、应用程序接口等缺乏统一的规划，再加上人事信息保密性较强，不同系统被权限要求限制，难以实现兼容与对接，只能“各自为政”，给信息共享的顺畅开展带来了巨大的困难。系统不兼容间接阻碍了数据的动态更新和系统的技术维护，导致数据准确性、实时性、可用性不高，从而打击了信息共享的积极性。

二、必要性

“互联网+”的核心为创新，自2016年两会提出“互联网+”以来，党和国家高度重视这一概念，并逐步纳入国家发展战略体系，高校人事信息化建设可以说是人事管理的基础，“互联网+”高校人事信息共享理所当然成为新时代的必要选择，是当前“双一流”建设背景下高校走好内涵式发展道路的必然趋势，也是体现高等学校管理与服务水平的重要标志。

（一）提高工作效率的基础保障。以信息共享为基础的自动化人事信息管理可以更好地规范工作流程，进一步提升工作效率。教师自主查询薪资、职称以及其他基本信息，可以大大减少人事部门管理人员与二级学院人事干事的工作量，让他们从一般事务型、重复操作性的工作中解放出来，把更多精力投入精细化管理与其他人性化服务中，形成一个良好的工作循环。

（二）促进工作协同的必然途径。人事信息面向全校各职能部门、人事部门各科室、各二级学院、教职工之间的共享，可以有力打破“信息孤岛”问题，各方可以直接自主筛选出对自己有用的数据并自行加工，为决策层、相关职能管理部门的工作提供支撑和依据，为二级学院开展学科评估等相关工作提供信息查询与统计分析便利，也为不同单位在有业务交集时提供基础的连接和纽带，从而带动业务上的协同合作，深化管理内涵建设。

（三）提升自主管理的有效手段。高等学校的教师从事的是一种学术性职业，他们倡导自由独立的精神，因此对自主管理的需求也相对较强，“互联网+”为高校人事管理的多元化、灵活性管理模式提供了更多可能性，教师可以通过共享的人事信息参与到管理过程中，能够随时随地通过移动端自主查询个人职称职级、薪资、绩效、考勤等信息，也可随时关注或接受业务办理动态提醒，更大限度地提高教师的主人翁精神与价值感，起到激励作用。

三、路径和方法

鉴于当前高校人事信息共享面临着诸多问题，本文试图从组织、制度和技术三个维度探索如何在“互联网+”背景下进一步加强高校人事管理中的信息共享，促使高校人事管理更快实现与新时代的“交叉融合”与“更新迭代”，释放出新的生机与活力，助推双一流建设。

（一）从组织维度看，应当在领导支持、人员培训与业务重组方面加强人事信息共享。一是加强领导支持，高校决策层需要充分认识到加强人事管理信息资源共享的必要性，投入人力、物力、财力等方面的资源支持，利用“互联网+”环境下我们所能调动的一切信息化资源，推动与促成这一工作顺利开展，为信息共享提供有力保障。二是强化人员培训，不仅要对管理人员的信息化素质、互联网意识进行培训，使其熟练应用人力资源信息的软硬件系统，增强信息共享共用的具体操作能力，也要增强其信息共享意识的培训，强化其全局观念，同时培养并营造一个互助、可信、开放的工作氛围。三是再造服务流程，要实现顺畅的信息共享，不可避免地需要与之配套地开展相应的业务流程整合与优化重组，着力增强人事管理各项工作流程的一致性与统一性，将教职工基本信息管理、人员招聘管理、报到入职管理、绩效考核管理、转正定级管理、校内异动管理等模块在互联网环境下实现有机统一。这是一个牵一发而动全身的复杂系统工程，需要全校各职能部门与二级学院各方投入其中，减少无效的信息收集工作，为信息资源共享奠定良好基础。

（二）从制度维度看，需要建立一整套实施机制，保障信息在横向与纵向之间的共享共用。这套机制应包括但不限于信息安全、部门合作、考核激励、责任归属等内容，例如在人力资源系统构建与维护过程中，应将安全性、可靠性、稳定性着重考虑。相对应的，需要建立起“互联网+”背景下的人事信息定期维护制度与人事信息安全保密制度，与相关人员签订安全保密协议，区分好保密信息与可共享信息，明确信息的开放程度以及范围等；部门之间的信息共享与合作涉及许多复杂具体的问题，其间责任如何划分、如何激励各单位主动开展共享等问题，都需要有一定的规章制度来进行规范和推动。当然，一套制度的建设与实施过程不是一蹴而就的，需要一批批人事管理人员在互联网的大潮中开展前仆后继的实践，并且在实践过程中进行经验教训的总结，不断进行修正、改进与完善，才能形成人事信息共享的长效机制，从而促进人事管理的可持续性发展。

（三）从技术维度来看，应当进一步夯实人事信息共享的系统基础。首先，标准化是打破“孤岛”、实现全员共享的基础途径，人事相关数据的标准化存储形式、统一业务系统接口以及访问调用方式，是促进人事信息共享、增强高校管理与服务效能的必然之路，应当将人事信息按规范的格式与一定的组织方式进行系统存储。其次，应从信息技术角度，打破系统壁垒，增强子系统之间的兼容性。二级学院录入的信息也要力求准确，并保持动态更新，做到二级学院、各部门端口数据的动态调整与准确一致。另外，不同身份应当拥有相应形式的数据共享接口，高校人事数据库一般涵盖基本信息查询、信息修改与维护、数据统计与分析等功能，学校领导、人事处管理人员、二级学院人事干事、普通教职工等不同用户、不同身份应分别拥有不同查询与管理的权限，从而形成不同的数据展现形式与主题分析结果。这样，充分发挥互联网实时性、高效性的优势，获得信息资源及时更新的便利，减少滞后信息的干扰和部门间繁复的对接工作量，更好地服务于全校“双一流”建设。

四、结语

面对“互联网+”飞速发展的时代趋势，高等学校人事信息管理还存在管理理念落后、信息冗余突出、不同系统壁垒严重等问题，加强信息共享既是顺应潮流之举，也是提高工作效率、推动工作协同以及促进自主管理的必然选择，高校应积极从组织、制度以及技术等维度推进信息共享。首先，加强领导支持与顶层设计，为推动信息共享提供人、财、物等资源支持，着力于实施人员培训，让基层工作人员树立信息共享的理念，并善于在实际工作中进行应用；其次，要不断完善相关配套制度，保障信息共享的长效发展；最后，应着重夯实人力信息共享的系统基础，应当进行标准化支持，加强数据的动态更新与系统运维，并且大刀阔斧进行系统改造，增强不同子系统之间的兼容性，按需进行权限设置等。这样多措并举，增强“互联网+”背景下高校人事信息共享的发展质效，推动教育现代化发展和决策科学化进程。