高校人事档案的价值及风险管理对策分析

文/武汉工程大学 范秀丽

高校人事档案管理涉及档案储存、档案交接、档案更新等多方面内容。近年来，高校人事档案管理措施发生了一些变化，同时也暴露出新的风险问题。目前，比较突出的风险问题主要有：人为失误风险、信息泄露风险、信息化办公风险等。基于这些问题，高校需要采取新的措施，优化人事档案管理工作，提升人事档案安全系数。在这个过程中，职业道德教育、安全管理机制、专业技能培训等，都是重点工作方向，有利于转变人事档案管理理念、营造良好工作氛围、推动高校人事档案管理工作不断进步。

一、高校人事档案的价值分析

（一）了解人员具体信息。高校人事档案汇聚在一起，可以形成一个规范化的“人事信息库”。对于高校决策者来说，只需要登录该信息库，就可以快速了解每位人员基本情况，安排合适的工作岗位，使资质、能力、经验与工作岗位相匹配，实现高校内部人力资源优化配置。而且，通过人事档案信息库，高校决策者可以详细了解每位人员的过往，包括：受教育经历、从业经历、研究和发明经历、获奖经历等。对这些经历的了解，可以形成比较系统化的观点，纳入工作人员考核、评价范畴，作为一项重要依据。

（二）便于高校统一管理。清晰规划人事档案管理，有利于高校统一管理各方面事务，提升内部管理水平。一方面，教职工生活管理。根据人事档案上的信息，高校可以合理安排教职工生活，为他们解决一些基本的生活问题，比如说，距离学校太远的教师，如何方便出行？外地特邀教师，如何安排住宿？家庭比较贫困的教师，如何申请补贴？解决好这些问题，有利于消除教职工的后顾之忧，坚定教职工的职业信念；另一方面，校内工作管理。通过人事档案上的信息，哪些教师擅长策划活动？哪些教师乐于创新教学？哪些教师实践能力强？高校决策者可以准确获悉。在后续的大型活动策划、创新竞赛、社会实践中，这些教师可以担当重任。这对教师来说，是自我展示，对学校来说，是管理升级。

（三）调动人员工作积极性。高校人事档案具有严谨性、权威性，是一种个人展示，也是一种对外介绍。高校人事档案上的信息会一直跟随教职工，对教职工的长远发展起到多方面影响。为了在人事档案中增添更多有价值的内容，教职工需要认真工作、突破自我，不断充实档案内容，让档案更具竞争力。从这个角度来说，高校人事档案的存在，可以起到一定的激励作用，激励广大教职工终身学习。除此之外，结合人事档案上的具体信息，可以横向分析教职工的成长阶段，理性判断教职工目前处于什么阶段，接下来可以迈向什么阶段，为教职工提供机会和平台，鼓励其朝着更高阶段奋斗。教职工在日复一日的校园工作中，要有危机意识、竞争意识，不能安于现状，需要有阶段性跨越、成长，这是教职工认真工作的动力。

二、高校人事档案管理改革现状

（一）信息化环境中的人为失误。在高校人事档案管理改革工作中，信息化条件的介入，并不能完全规避人为失误。举例来说，在人事档案管理工作中，由于人为失误或从在现有的档案资源中难以准确提取相关数据，而将不准确的文字、数据录入人事档案库。在后续的使用中，教职工很可能因为不准确的档案信息，错过重要的评比、晋升机会，影响自己的职业生涯。再比如，处理人事档案的过程中，由于工作人员效率意识不够，对于档案信息变更，做不到“及时”“高效”，可能会造成高校人事档案信息滞后。滞后的人事档案，难以成为一项可靠依据，不利于高校落实相关管理工作。

（二）信息化环境中的泄露风险。高校要重视人事档案信息泄露风险，尤其在信息化环境之中，要充分考虑各种可能性。目前，高校人事档案信息泄露风险的形成，主要表现在：一是工作机制不健全。有些高校尚未建立“人事档案管理机制”，对工作人员的工作流程、职业道德等，没有明确的约束，也没有严格的奖惩条例。在这种情况下，有些工作人员警惕意识不足，在与他人交流的过程中，不经意地谈及档案信息，会给相关主体带来干扰。二是加密措施不到位。有些高校并未强调加密措施，比较典型的现象是：工作人员整理档案信息之后，转身处理其他事情，没有及时加密。在档案信息“不设防”的情况下，任何人都可以查看，包括有竞争关系的人。

（三）信息化环境中的办公风险。在信息化环境中，不少高校尝试引入智能的信息化设备和技术。不可否认，信息化元素带来了深刻变革，但与此同时，也导致一些新的办公风险。目前，利用信息化设备储存人事档案时，有些工作人员不注意备份。也就是说，将所有人事档案只放在一个位置，没有进行多空间储存。一旦人事档案意外遗失，工作可能会进入僵局，难以通过其他渠道找回。除此之外，进行信息化办公时，有些工作人员只能接受正常的信息化环境，缺乏基本的应急处理能力。比如说，工作人员编辑人事档案时，突然遭遇病毒攻击，应该如何应对？应该向谁反馈？应该怎么求助？这些问题，都没有清晰的答案。如果病毒侵入高校人事档案库，可能会在很短的时间内，窃取人事档案，摧毁大量重要的档案信息，造成不可估量的损失。

三、高校人事档案管理的有效对策

（一）加强职业道德教育，降低人为失误。考虑到人为失误带来的各种风险，高校要进一步加强职业道德教育。比如说，开展人事档案管理严谨性培训，渗透严谨、专注意识，保证人事档案库的文字、数据准确无误，不影响后期评估和调取。再比如，组织人事档案管理高效性培训，强调高效率是一种职业能力，鼓励工作人员追求高效率办公，确保人事档案信息变更及时、精准，可以密切配合其它部门工作，实现人事档案高效对接，充分彰显高校人事档案管理部门的工作价值。

（二）建立安全管理机制，避免信息泄露。为避免人事档案信息泄露，高校要在各个环节渗透安全意识，逐步建立安全管理机制。一方面，要重视工作制度。针对安全问题，高校可以进一步完善人事档案管理部门工作制度，通过制度的约束，提前预防安全问题。比如说，在工作制度中，推行“一人一岗”“一人一机”，不允许工作人员以任何形式，破坏人事档案管理条例，泄露人事档案信息；另一方面，重视加密措施。为了突出安全性，高校要强调人事档案加密措施。比如说，定期检查人事档案管理部门的信息储存情况，判断各项信息是否进行加密处理，判断人事档案库是否安全，及时提醒工作人员设置合适的访问密码。

（三）开展专业技能培训，完善信息化办公。在信息化办公环境中，关于高校人事档案库的安全管理，需要通过一些技术性手段去维系。比如，高校可以组织人事档案备份技术培训，从技术性视角，讲解如何备份人事档案，提醒相关工作人员反思工作模式，养成“定期备份”的工作习惯。这样一来，即使某个储存空间的档案出现异常，工作人员仍然可以通过其他储存空间，快速找到完整的人事档案，不影响档案调取和工作对接。再比如，高校可以开展人事档案抗风险技术培训，通过信息化风险分析、抗风险技术演练、工作案例解说等环节，传达一些专业技能，指导工作人员正确应对信息化风险，提前制定科学的信息化风险紧急调控预案，在第一时间抵御风险、控制风险，减轻高校损失，保护信息化环境中的人事档案。

四、加强高校人事档案管理的保障机制

（一）制定监督体系。从保障视角出发，高校不能过于依赖办公人员的自觉性，要采取必要的监督措施，让自觉性与监督性相结合，形成一套完善的高校人事档案管理监督体系。在该体系中，首先，高校要明确指出监督工作的具体细节，包括：谁来负责监督工作、采取哪些监督形式、如何设置监督检查频率等等。一旦确定好这些细节，监督工作可以扎实地向前推进，不容易出现“搞形式”“搞特殊”的问题。其次，针对监督检查结果，高校要设定人事档案管理整改流程，有秩序地落实各项整改工作，强调“有监督”“有执行”。这样一来，高校人事档案管理监督体系才能产生明显效果。

（二）匹配相关设施。进行人事档案管理，仅仅依靠人工的时代已经过去。高校要积极采购信息化设备、系统，支持人事档案管理部门改革。一方面，定期更新信息化设备。高校要适当增加采购经费，解决硬件设施匮乏、落后等问题，让硬件更新成为一项常态化机制，归属于高校人事档案管理部门日常工作范畴，确保人事档案管理部门有新设备、新技术，可以率先应用新兴的管理模式；另一方面，定期更新信息化系统。除了硬件更新机制，高校还要密切关注软件领域的发展，判断什么时候需要更新软件系统，梳理软件系统更新流程。

（三）推行激励政策。高校应推行激励政策，让人事档案管理部门的工作积极起来，不断有新的突破。举例来说，高校可以设置优秀管理员每月激励奖，以月为周期，表扬认真工作、失误率较低、服务态度好的工作人员，让工作人员意识到付出会被看见、会被集体认可。而且，该激励奖项具有流动性，每一位工作人员都有机会获得，营造出良性的竞争氛围。再比如，高校可以设置创新管理员每学期激励奖，将评估周期拉长，重点评估工作人员在每学期的创新成果，如：管理制度上有什么创新？管理方法上有什么创新？管理理念上有什么创新？工作人员可以创新的领域有很多，在该激励奖项中，重点在于鼓励，提倡人人创新。“人人创新”是人事档案管理部门，硬件与软件同步更新、同步升级，才能达到一种和谐状态，能改善整个部门的办公效率、精神面貌。基于相关信息技术发展应用，高校可以进一步发展建设信息化档案管理体系，在人事档案管理中，为了完善相关人事的个人信息，帮助学校做好人力资源管理和配置工作，考虑到这其中还有很多涉及国家利益的部分，例如，教师退休社保问题，需要有完善的社保缴费记录，需要教师的从业年限计算等，这些都需要结合教师的个人档案记载来计算，而为了谋取利益，一些教师会利用职务之便，进行个人档案的修改，这就违背了人事档案管理的初衷，导致不实情况的存在，损害国家利益，因此，加强学校人事档案的管理系统建设具有很大的必要性。

五、结语

综上所述，关于人事档案管理细则，高校需要去考虑更多因素，尤其是风险因素，高校要有提前预防、灵活应对的能力。为了更好地规避各种风险因素，高校要重视职业道德教育安全管理机制，以及专业技能培训，不断完善高校人事档案管理体系。除此之外，高校还要采取一些保障措施，为人事档案管理工作的具体部署提供客观支持。比如，高校要明确制定监督体系、匹配相关基础设施、推行人员激励政策，从各个方面，突出高校内部人事档案管理工作的重要性。