企业干部人事档案的收集与整理对策分析

文/中陕核工业集团二二四大队有限公司 宁晓艳

干部人事档案主要是企业对干部个人的学习情况、工作情况以及思想作风等进行真实记录的工作。对干部人事档案材料进行收集与整理是干部人事档案管理工作中的重点内容，也是其档案管理工作有效开展的前提。因此，在收集与整理过程中，应考虑到材料是否全面、整理方式是否符合其实际发展情况、能否直接体现出企业干部工作人员的工作情况、是否能对干部人事档案管理工作起到积极的影响作用。

一、人事档案的收集与整理

（一）人事档案的收集。个别档案收集工作人员存在工作责任意识淡薄、材料管理意识不足等问题；个别工作人员在收集资料后，不能及时对资料进行整理，或者不能及时将收集到的档案移交到档案管理部门。导致档案材料信息被破坏或者缺失，影响档案管理效果。为此档案管理人员应密切关注人事档案材料中产生的信息，并主动与各个部门工作人员相互配合，防止产生被动等待材料上交等情况。同时，还应及时建立档案材料上交制度，防止材料上交前等待时间过长或者由于不能及时收集材料，导致档案材料丢失。

根据档案的不同类型，能将其分为履历档案、自传材料、考核材料、学历材料、政历材料、党团组织材料等。档案管理人员按照不同材料的分类情况，对其进行收集与整理，防止材料散落在不同部门工作人员手中，影响档案收集的完整性。

档案管理人员最应该注重的是个人基本信息材料的收集工作，在工作中应及时掌握企业干部人员的变化情况，提升其工作效率。对待新入职的企业干部，应认真对其基本档案进行核实处理，一旦发现其档案材料存在缺失情况，应及时与相关工作人员取得联系，并对缺少的资料进行及时补录，防止产生材料缺失或者材料无法正常归档等问题。

（二）人事档案的整理。档案整理工作开展的基础环节是将归档的材料进行鉴定，保证材料格式以及内容的规范性，确保材料是真实有效的。对于需要归档的材料，应先确定材料上有公司、组织或者个人的签字或者盖章。对于经过核实发现材料内容不真实、材料中字迹潦草，无法准确辨认或者不能对干部的工作生活经历进行全面反映，没有相关干部工作情况的档案材料，不能让其进行归档。对于不是属于归档材料范畴内的材料，应根据企业规定或相关政策，对其进行销毁处理。对于故意上报虚假信息，应坚持拒收其档案材料，以确保档案的准确性以及真实性。

在确定档案真实性以及规范性后，应对档案进行相应的处理。对于不符档案规格的材料，应对其进行加工，通过包边等方式对其进行整齐划一，并在其左侧留出装订线，装订后的材料，其上下左右包边后应与其他材料规格一致。通过上述整理方式，能让每卷档案尽量保持完整，提升档案资料的精简性，能对归档工作的开展奠定基础，之后逐步进行档案整理以及登记归档工作。对于不属于档案的材料，应根据不同情况，对其进行特殊处理。对于应销毁的材料，应将销毁情况进行严格记录，并保留记录，由专业负责销毁档案的工作人员进行审核与签字，并对其进行统一销毁处理，任何单位或者个人均不能以任何理由进行档案的擅自销毁工作，防止产生材料丢失等问题。

材料整理完成后，应对其进行录入工作，录入应及时有效，并根据其录入情况制定目录。档案目录应根据其整理情况进行定期更新，保证档案的目录与档案内容相符合。并且档案管理过程中不能单纯地进行纸质档案的归类，更应将其录入到电脑中。对于常规档案材料，例如干部工作人员的绩效考核情况等，应将其进行统一整理。对于档案中不定期产生的资料，应及时进行处理，并尽快进行装订入册，防止产生材料丢失以及材料完整性缺损等情况。

二、企业干部人事档案收集与整理过程中存在的问题

（一）干部人员档案管理意识薄弱。人事档案管理工作贯穿于企业工作的全过程，是对企业运行过程中产生的档案进行全程管理。人事档案在形成过程中，企业工作人员一般不会接触到本人的档案资料，因此，可能会出现档案管理责任意识不足等情况，认为档案管理应由专业部门的工作人员全权负责。因此，企业员工在工作中就不会注重档案管理工作，对于档案管理的流程以及档案管理工作的范围不清楚，不能根据档案管理人员的职责及时地对其工作情况进行配合。在这一思想影响下，部分工作人员存在学历材料、奖惩材料等由个人保存，不能及时上交给档案管理部门的情况，导致企业干部人事档案收集工作不到位，影响档案完整性。一份档案的残缺会导致对企业干部综合素质反应不全面、对干部人员综合素质评价不到位等问题。

（二）材料收集困难。企业干部人事档案材料涵盖的范围较为广泛，在企业运行的各个部门中都会产生与人事档案有关的材料。例如：企业人力资源提供的薪资材料、职称材料，企业党群部门提供的各种奖惩材料，企业研发部门提供的科研成果等，均能构成企业干部的人事材料。当前社会发展速度越来越快，企业为适应社会发展的需求，对其内部员工的需求也逐渐提升，企业干部在工作中能实现对不同部门的整合，其参与的活动以及工作也较多。因此，在进行材料收集与整理的过程中，应从不同部门的运行情况入手，对发现的材料进行归纳与汇总。人事档案材料在企业的这一发展背景下，会更加分散，也具有多样性。因此，也加大了企业干部人事档案收集难度。

（三）材料真实性丧失。材料真实性是人事档案收集与整理工作运行过程中应遵守的基本特征，但是在企业干部人事档案材料收集过程中，可能会存在部分干部工作人员故意修改档案材料，或者恶意篡改个人档案信息的情况。尤其是工作人员在不同时期档案材料填写的过程中，可能会产生前后不一致等问题。例如：企业干部在填写出生日期以及工作时间时，会产生前者越填越晚的情况，后者会产生越填越早的情况。还有部分干部工作人员在填写学历的时候，存在越填越高的情况。很多企业员工在进行材料考核的时候，多采用官方套话的方式进行档案材料填写，导致其材料内容千篇一律，影响企业员工个性化的体现，对于企业人才选拔工作的顺利开展产生的影响是消极性的。以上现象均会在一定程度上影响人事档案的真实性，也导致档案资料无法发挥其根本作用，不利于档案对企业干部人员的管理。

（四）材料缺失情况。材料采集与整理工作开展的过程中，最应该注重的是材料的完整性，需要通过材料的整理，从整体上体现出企业干部工作人员的综合素质。但是，在部分档案管理工作运行过程中，存在档案材料不全等问题。人事工作人员在整理档案的过程中，常常会发现员工的党员材料存在残缺等问题，有的档案材料缺少入党申请书、入党志愿书等资料。部分企业干部人员在填写档案的时候，缺少专业部门工作人员审核批准的公章以及签字等。甚至部分工作人员的人事档案存在成套缺失的情况，包括学历材料、奖惩材料等的缺失，或者部分干部工作人员档案种类齐全，但是成套的材料中有部分缺失。产生该现象的主要原因是档案管理工作人员工作任务较重，在整理材料的过程中，不能对员工以及工作人员进行催促，工作人员还存在不熟悉档案管理流程以及档案收集所需具体材料等问题，导致档案收集工作不及时，影响材料完整性。最终，部分干部人事档案管理人员不能进行有效汇总，导致档案卷宗管理效果低下。

三、企业干部人事档案收集与整理的对策

（一）提升档案管理工作信息化水平。先进的科学技术，不仅会对社会发展产生积极的推进作用，更对企业的运行产生引导作用。在信息化技术不断发展的背景下，档案收集与整理工作也应积极予以利用，确保企业档案管理工作符合社会发展需求，能更快、更加准确地进行档案的收集与整理。因此，档案管理人员应针对企业档案管理工作的开展现状，对其管理目标进行及时地调整。在管理过程中，应立足企业发展现状，从长远的角度入手，促使企业立足当前社会，认真完成档案管理信息化建设，积极使用信息化技术，解决档案管理过程中产生的问题。

（二）加大宣传力度。档案管理宣传工作的有效进行是对企业员工以及企业干部思想意识进行引导的重要方式，在宣传过程中，企业工作人员以及企业干部的档案管理意识得以提升。第一，企业应通过班报、座谈会、专家讲座等方式宣传档案管理工作的重要性，并通过网络宣传的方式向企业工作人员以及干部宣传有关档案管理工作的法律法规。在宣传教育过程中，企业应主动告知员工自身利益与档案管理情况之间的关系，并在此基础上提升企业员工与企业干部的档案管理意识，让他们意识到其在档案材料收集与整理过程中的作用，积极参与到该工作中，并能辅助企业档案管理工作人员，进行档案材料的收集与整理。第二，企业领导人员对于档案管理工作的意识尤为重要，应加强对企业管理人员的意识引导，让其从根本上认识到档案管理工作的重要性。只有这样，企业领导人员才能更加关注档案管理工作，提升档案管理质量。

（三）建全档案管理制度。档案材料收集与整理工作并不是被动接受就能完成的工作，档案管理人员必须注重进行档案材料的收集工作，在收集与整理过程中保证档案质量。第一，企业应注重网络技术的应用，通过信息化技术进行信息获取，并将企业各个部门之间进行联系，积极利用各种制度，对其进行约束，让企业员工与干部人员均能积极参与到档案管理工作中，保证材料的完整性。第二，企业应建设完整的档案接收制度，企业员工与干部提交材料时，应对材料的各种信息进行及时登录与提交。第三，建立完善的档案材料鉴定技术，从材料收集的起初，对档案的真实性进行核实，防止错误、不规范材料的收集，并且对于特殊材料如专业技术考核成果等材料，需要为其制定专业的管理制度，保证相关管理部门工作人员能及时进行提交。对于由于个人原因导致的材料错误情况，应积极发挥档案管理人员的主观能动性，督促各个部门工作人员与领导人员提交有价值的档案资料。

（四）提升档案管理队伍素质。档案管理工作人员的管理队伍建设情况是对档案管理情况产生影响的关键性因素。企业在运行过程中，需要挑选综合素质过硬的工作人员参与到档案的收集与管理工作中。第一，档案管理人员需要有较强的责任感，能以端正的态度参与到材料收集整理中。第二，档案管理人员需要有较为专业的档案管理技能，能实现在最短的时间内对档案资料进行整理，也能合理使用信息化技术进行档案归类。第三，档案管理人员还应严格保证档案管理工作的延续性。同时，企业工作人员应注重对于档案管理人员的培训，构建较为优秀的档案管理队伍，让其积极配合，提升档案管理能力，熟练掌握档案管理知识，提升档案材料收集与整理的效果。

四、结语

综上所述，企业档案收集与整理是一项较为复杂的工作，需要工作人员具有专业的素质，并能实现对企业各个部门之间的统筹协调。企业的每一个员工以及干部人员均能对档案管理工作的运行情况产生影响，因此应积极配合档案管理工作。企业也应在内部对工作人员进行积极引导，提升其使命感与责任感，为档案管理工作提供优质人才，保证档案材料的真实性、完整性。