国有企业干部人事档案专项审核中的问题及对策

文/中铁十五局集团第一工程有限公司 殷婷

党的十八大以来，党中央始终将党的作风建设作为一项重点工作，深入开展党要管党、从严治党的工作，中组部于2014年6月12日、8月27日分别下发《关于进一步从严管理干部档案的通知》《全国干部人事档案专项审核工作实施方案》，明确提出在全国范围内开展干部人事档案专项审核工作。干部人事档案是全面了解干部的重要信息源，是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，对企业的发展有着重大的意义。干部人事档案专项审核就是将档案中记载的各方面信息按照规定整理成书面材料，是人事工作的一项基础性工作，是做好干部工作的基础和前提。通过开展专项审核工作，确保其归档材料的准确性、真实性、完整性，对了解干部、考察干部以及合理选用干部具有十分重要的参考价值，对保证企业、社会、国家的健康发展具有长远的意义。

一、干部人事档案专项审核的意义

（一）提高干部管理体系的准确性。一定时期内，企业的员工总数是相对有限的，企业的发展需求是持续的。如何挖掘每一个员工的潜力，做到知人善用、选贤举能，发挥他们在所擅长的岗位上的效能，对于任何一个企业来讲，不仅是管理学研究的重点，也是人力资源档案管理追求的目标。在人事档案的重要记录内容中，包括了员工从初中、高中到大学的学籍资料、家庭成员情况以及入职以来在企业里的每一次的岗位调整、待遇提升、工作经历、考核鉴定、政审情况、政治面貌、培训记录及奖惩情况等。干部人事档案专项审核对档案记载有一个标准的、规范的判断，对于提高干部管理体系的准确性具有重要意义。只有保证干部档案的精确与完整，才能准确展现出干部的真正实力，以此为基础，从而提升人力资源档案工作的时效性，提升人力资源价值，进而促进施工企业内部人才与岗位合理化配置。

（二）反映干部档案真实性的依据。党的十八大以来，习近平总书记在系列重要讲话中都着重强调了党要管党、从严治党和严惩腐败的决心和信心。从严治党从源头抓起，从选人用人开始，中央组织部结合习近平总书记的重要讲话精神，在全国部署开展了干部人事档案专项审核工作，坚决整治干部人事档案涂改造假问题，坚持政策面前人人平等、一视同仁，不让造假者得利，更不能重复得利，确保干部人事档案真实、准确、完整、规范，维护干部人事档案的严肃性和公信力。

（三）干部选拔任用的重要基础。组织人事部门在提拔任免干部时的一个重要环节就是查阅干部人事档案，人事档案主要负责记录员工的基本信息及在企业中的每一次进步和教训，能确保记录的客观、真实与全面，为企业选拔和培训人才起到非常重要的、关键的资料参考作用。干部人事档案工作应坚持“凡提必审”“凡进必审”，干部管理权限发生变化的“凡转必审”，以此对干部的基本情况、工作表现、党风廉政建设等做出综合判断。

二、干部人事档案专项审核中存在的问题

（一）档案中资料缺乏准确性、完整性、真实性。1.缺乏准确性。在干部人事档案专项审核过程中发现，档案资料记载的信息出现多重化，由于干部填写需要归入人事档案的资料时意识淡薄，未意识到资料的重要性、严谨性，填写表格时随心所欲、前后不一、字迹潦草、随意涂改，不注重资料的质量及准确性，档案质量参差不齐，比如出生日期、参加工作时间、入党时间、学历、工作履历等信息会出现多个版本，人事部门历年在收集档案资料时，未对资料进行审核，在进行专项审核时发现问题查缺补漏时间周期非常长，不能及时、准确反映当事人的具体情况。2.缺乏完整性。人事档案资料缺失或更新不及时，部分人事档案中存在资料缺失严重。比如有的档案里资料记载后取学历，但档案中没有后取学历学籍资料；有的档案中入党资料不完整，档案中有入党志愿书，但是没有入党申请书及入党转正申请书，甚至有的档案没有任何入党相关资料但其他资料记录是党员；有的档案中有职称聘任文件但无职称评审表；有的干部本人实际任职过多个项目，但档案中无任何能体现其履历的材料；由于时间久远，出现断档，查找起来非常困难，尤其是外部调入人员的档案，有的会出现原单位已经不存在及相关资料无法查补的现象，反映不出这部分时间的工作履历、奖惩等情况。3.缺乏真实性。少数人事档案中会出现假年龄、假学历、假履历等，比如为了上学、入伍、招工等其他原因，在填写资料时将出生日期进行改变，有的档案最早记载出生日期资料涉及涂改无法认定的，有的档案中还出现假学籍资料，还有为了丰富自己履历而随意填写不属于自己的履历等各种问题，极大阻碍档案审核的进度，加大档案管理的难度，影响档案本身的真实性，降低档案整体的质量。

（二）档案管理队伍有待加强。干部人事档案管理看似简单，但对档案管理人员的专业性和技术性要求极高，而且档案管理工作十分繁琐。档案管理人员首先要清楚了解国家、企业对干部人事档案工作的相关政策和规定，掌握干部人事的档案专项审核的规范和标准，熟知干部人事档案的分类整理、查缺补漏、审核认定等业务流程和工作内容，对档案中每一份资料的信息能及时作出准确的判断，对缺失的材料能及时发现并记录在册，按照要求进行查补，这就要求人事部门必须配备专职且素质强、能力强、有耐心、有责任心的人员负责档案管理工作。但目前部分国有企业领导对档案管理重视程度还不够，配备档案管理人员多数以兼职为主，且档案管理人员上升空间狭窄，加上缺乏长效的考核制度，在工作中也逐渐失去上进心及耐心，专业素养逐步落后，档案管理人员更换频率，造成档案管理工作十分被动，档案管理人员培养处于阶段性停滞状态，人力资源的利用水平也得不到提升。

（三）档案管理方式落后。2016年8月，国资委企干二局下发了《关于加快推进干部档案数字化工作的通知》，干部人事数字档案是按照国家相关技术标准（GB/T33870-2017），利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成的数字图像和数字文本。但是目前部分国有企业的人事档案管理工作还未建立信息化管理方式，录入档案信息、目录、检索和查阅工作依旧由档案管理人员手动操作完成，纸质化的档案管理方式广泛的存在，这不仅影响档案管理的效率，还不利于档案的保存和管理。档案管理手段的落后，导致人事档案信息化程度较低，档案管理工作效率很难提升。

三、应对策略

（一）强化档案意识，严格规范收集档案资料。1.从根源上杜绝不规范资料，控制档案资料质量。干部人事档案工作是一项政治性、政策性、保密性、服务性很强的工作，要充分认识做好干部人事档案工作的重要性。在干部填写将来需放入人事档案的相关资料时，比如：1999版干部履历表、入党志愿书、职称评审表、大学生转正、评优评先申报表等，将重要性、严肃性宣贯到干部本人，并在接收资料时严格审核，没有问题且符合档案要求的方可归入人事档案。2.从过程中及时查补缺失资料，完善档案。在审核档案过程中，发现存在缺少资料的情况要及时反馈到干部本人，限期查找相关缺失资料，在补充来相关缺少资料时，必须要核对资料是否符合档案审核要求，是否经相关证明人及相关组织单位签章，是否真实后方可归入人事档案；对于需要人事部门配合查询补充的资料，档案管理人员应及时查找台账，多方调查，在确保有依据的前提下出具相关资料的说明并签章。在日常工作中要定期和各部门沟通，在各部门移交、传递需要归入人事档案资料时，要按干部人事档案要求进行规范审核、及时归档，防止因人为操作导致档案资料丢失、档案资料舞弊等情况发生。3.严格审核，坚持原则，还原档案真实性。在审核干部的“三龄二历一身份”等信息时，严格按照2015年2月4日中共中央组织部《组工通讯》2764号《关于干部人事档案审核工作的问答》进行审核，对存在疑义的信息要积极查找相关资料进行印证，坚决杜绝主观臆断、歪曲事实的做法，要坚持原则，还原档案真实性，在初审完后交由档案经验丰富的人员进行复审把关，对两次审核结果不一致的档案，要共同研讨确定，确保审核出来的信息真实无误，为选人用人提供真实可靠的参考，确保档案审核工作顺利进行，为企业的发展提供必要支持。

（二）加强干部人事档案管理队伍建设。干部人事档案管理是一项极为繁杂的工作，要求管理人员需要熟悉相关政策，具备相应的专业、技术能力。档案管理人员主导着整个档案的审核过程，如分类整理、查缺补漏、审核认定等，对档案管理者的工作能力、素质、耐心、态度等都有较高的要求。一是在人员配备上，应选择政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的党员干部从事档案管理工作，不能把干部人事档案工作岗位作为安置性岗位，从源头上保障干部人事档案工作人员的素质和水平。二是对档案管理人员定期开展党性教育和业务培训，提高业务水平和工作能力。新时期形成的干部人事档案材料种类多样，分类经常出现不统一现象，要结合新时代企业对档案管理的实际要求，加大对档案管理人员的教育培训，优化培训方式和内容，加强档案人员的技能水平，提高工作效率，并在管理的过程中不断优化培训内容，使他们在档案管理工作中不断改进管理的技术和方法，特别是对新调整的人员，必须先进行档案业务培训后才可上岗，从而保证档案管理工作正常运转。三是建立考核机制，从严管理，加强激励保障，提高档案管理人员的重视程度与主动性，对考核成绩达到一定程度人员给予一定奖励，并注重培养使用，适当拓宽档案管理人员晋升通道，借此来正面引导档案管理人员工作的主动性、积极性，加强档案管理人员对档案管理工作的认同感，从而避免档案管理队伍人员的流失。

（三）加快干部人事档案信息化建设。干部人事档案要紧跟时代发展脚步，要敢于打破传统的档案管理模式，结合企业实际需要，建立干部人事档案信息管理系统，坚持纸质化和数字化紧密结合的档案管理方式，在不改变传统纸张档案形式的前提下，使用文字、图文、声像存储使用和读取数据，采用扫描、电子存档等模式进行资料整合，严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致，实现资源共享，健全档案预警机制、完善档案认知流程。培养创新意识，不断为档案审核管理工作注入新的血液，将新方法运用在干部人事档案审核中，伴随着现代化、信息化的发展，不断完善人事档案审核管理系统，提高档案管理工作效率，为人事决策提供强有力的支持，促使企业稳步、健康发展。在推动干部人事档案管理信息化建设的过程中，还要注重人事档案管理信息安全问题，建立人事档案信息安全管理制度、加大制度落实力度、确保人事档案信息安全，同时对档案人员进行安全教育、提升档案管理人员的安全意识、落实好安全措施和责任。

四、结语

干部人事档案管理是一项长期、复杂、艰巨的任务，尤其是对国有企业而言，干部的提拔考察、岗位调动、退休等都是以干部人事档案为依据。国有企业档案管理需要有健全的管理制度，严格的审查制度，完善的管理机构，来推动数字化建设，方能不断提高干部人事档案管理工作的水平。要以干部人事档案专项审核工作为契机，高度重视，不断在实践中总结经验，探索新思路、新方法，全面提高干部人事档案管理工作的制度化、规范化、科学化水平，为人力资源发展做好基础服务工作。