信息化时代如何做好医院档案管理工作

文/北京积水潭医院 常青

信息时代的到来，我国很多医院也充分利用信息技术进行医院的管理工作，特别是医院中的OA办公系统、HIS系统的应用，对提高医院管理质量和管理效率有重要意义。档案管理在医院管理中占据重要的地位，其发展过程中会遇到很多的问题，要针对档案信息化管理现状以及存在的问题进行分析，制定合理的规范及改善对策，保证档案管理对策的合理化和科学化。医院档案作为医院中医疗服务形成的重要资料，内容涉及的方面包括临床医疗、科研研究、行政管理等。档案资料的形式有文字资料、图片资料、影音资料等，记录好医院的整体发展进程，在医院改革、管理、科研工作中都发挥着积极的作用。信息时代的到来，电子化档案成为档案管理的主流方式，纸质档案被取代，有利于促进医院档案管理朝着信息技术、智能化方向发展。

一、信息时代医院档案管理的应用价值和特点

（一）信息时代档案管理的应用价值。得益于信息技术的发展，信息时代形成了多种多样的信息收集方式。在医院发展中，信息技术的应用推动了医院各科室、各部门的沟通交流及团结合作，同时也促进了档案管理工作呈多样化发展，完善了收集档案资料的相关途径。以信息化时代为背景，合理应用计算机技术推动医院档案管理工作的发展进程。促进档案管理工作信息化发展能够帮助医院各个部门为医院整体发展贡献自己的力量，也能为患者提供更加到位和优质的服务。信息化发展提高了医院管理工作的质量及效率。计算机、互联网等技术在档案管理中的广泛应用，形成了不同的储存方式，转变了传统管理中的单一储存模式，同时也扩大了对档案的储存范围，延长了档案保存的时间，对保证档案储存安全性也有极大的优势。

（二）医院档案的特点分析。现代社会信息化节奏不断加快，对档案管理也提出了较高要求，因此在信息时代，利用信息技术开展医院的档案管理工作有重要意义。针对档案的归档情况分析，医院档案的特点包括以下几点：第一，档案形成周期较长。医院的科研项目需要经过课题确定申报、立项、鉴定、成果推广的过程，医院很多项目的档案管理是一个经历周期较长的过程，所涉及的材料和内容较多，时间跨度也非常大且涉及面较广。第二，具有专业性强的特点。医院根据专业学科进行分类，比如内科、外科、儿科、妇科等，同时还包括生理、生化、病理等基础学科，涉及的档案基本根据自身专业自然形成，根据专业的不同针对档案做好归档工作，因此医院档案具有专业性较强的特点。第三，综合性较强。医院档案中具有极强的专业性，很多学科相互交叉共同发展，多学科联合的情况时有发生，比如一些重大课题基本都需要多学科交叉以及边缘学科的参与，相互联合以此达到研究的效果。第四，载体形式多样化特点。医院很多档案内容较为复杂，记录实验结果的方式也的多种多样，比如标本、病历、化验单、检验结果、照片、视频或音频等。

二、医院档案开展信息化管理的意义

传统的医院档案管理工作属于有形介质的管理手段，其中存在问题主要有：第一，采用纸质档案存放，保存中纸张很容易出现破损、遗失、褪色的情况，因此纸质档案很难永久保存。第二，纸质档案的应用不够方便，在调取和应用的时候，需要将档案进行人工复印，这种方式费时费力。第三，保存难度较大。随着纸质档案数量的增多，需要选择合适的环境进行保存，那么需要提高储存量并且派遣专业的档案管理人员，导致管理成本无法有效控制。第四，档案中包含的信息很难实现共享。由于缺乏信息化的检索手段，导致档案的应用率较差，因此研究成果很难被转化。这些问题都严重阻碍了医院档案的完善和发展，信息化技术、大数据技术等为构建一个安全、可靠的档案管理信息化机制提供了保障，也是推动医院档案管理效果的重要手段。

医院档案的信息化建设就是从计算机、信息技术作为主要手段，根据信息社会和档案管理的相关要求，积极开展档案的收集、整理、保存、统计和应用等工作。医院档案实行信息化管理，能够节约大量的档案储存空间，同时储存也更加便捷和安全，有利于提高档案检索的效率，查找资料更加方便，从而有利于实现资料的共享和应用。档案信息化建设也有助于减少档案管理人员的工作量，提高档案信息的准确性和实用性，能够更加快速和高效地开展信息处理，充分满足医院及各个专业人员的需要，保证了档案管理的工作质量。

三、医院档案管理信息化建设及应用中存在的问题

（一）未构建信息化档案管理意识。在很多医院中，虽然实施了信息化档案管理工作，不过档案管理人员受到传统管理模式的限制，在传统思维的限制下，医院领导未能认识到信息化管理应用的重要性，认为信息化档案管理就是通过计算机来实施资料的管理工作。医院的档案收集、管理等工作都是由行政人员及其他科室人员兼职，这些人员都未接受专业的专业培训，对档案管理的认知比较欠缺，无法推动安全档案管理工作的实施。

（二）管理软件类型分散，管理流程混乱。医院各个科室与相关部门主要考虑自身需求，导致不同的部门有不同的管理系统：比如人事部门采用人事档案管理系统；后勤部门采用的为后勤档案管理系统。另外，档案管理标准未能完善构建，导致管理流程非常混乱，不利于档案管理质量的提升。

（三）档案的检索能力较差。传统的档案检索工具已经无法满足时代的发展要求，慢慢将被取代。很多档案的查询依然通过编号进行检索，然后找到纸质的档案，这种检索方式费时费力，对档案管理工作的效率也造成极大的影响。

（四）投入力度不足。当前，很多医院对档案管理工作依然无法给予高度重视，导致信息化建设的投入力度较差，硬件配套设施的应用较为落后。这一问题主要表现在以下几个方面：第一，缺乏完善的管理配套设备，比如专业的扫描仪、档案管理专用机房等。第二，我国很多医院都未能构建档案管理局域网络，从而给医院的信息化档案管理的发展进程产生了一定影响。

四、医院档案信息化管理的应用对策

（一）积极加强档案人员的信息化管理意识。医院的管理过程中重视档案的信息化建设，为保证档案管理效果奠定了基础。医院各级人员需要根据《档案法》以及《医院卫生档案管理办法》中的法律法规和具体内容，对档案管理的重要性有全面的认知，尤其是提高医院领导人员对档案管理工作的重视。档案负责人以及领导人员都要提高对于信息化档案建设的重视度，并且做好信息化档案管理的宣传。从而将档案管理的信息化意识渗透到各个科室人员中，档案室工作人员要积极向领导讲解档案管理对保障医院整体档案管理工作的重要性，可以收集优秀的档案管理案例作为指导，提高医院领导对档案信息化管理建设的重视度，投入更多的精力和资金，帮助档案管理人员构建合理的信息化档案管理对策。

（二）准备完善的档案管理设备。配置稳定、可靠的高性能硬件设施作为档案信息化管理的技术支持，对信息化档案管理工作中保证采集工作和资料应用效果都发挥积极的作用。在实际操作阶段，医院要了解自身发展的实际情况，尽可能给予档案管理工作更多的资金投入，通过配备先进的计算机等设备，保证服务器、网络交换设备有效稳定运行，还可以配备扫描仪、刻录机以及数码摄像机等设备。构建医院档案管理平台，将数字档案储存在专门的服务器中，检索工作站要设置专用网络访问权限，为医院内部人员提供资料查询、资料更新等服务，还可以提高档案管理工作的合理性和科学性。医院还要根据自身实际情况，尽可能给予更多的资金支持，通过设置专门的技术设备，构建完善的档案管理网络平台，为用户查询和应用资料提供帮助。

（三）构建高素质档案管理团队。医院要通过多种多样的培养方法提高档案管理人员的综合素质及工作责任心，严格按照相关要求积极开展档案管理工作。同时，工作人员应根据档案管理岗位的需求来提高自身专业水平。通过积极接受专业的培训，掌握更多关于档案管理工作的知识，尤其是加强计算机以及互联网知识的培训，将其与档案管理工作协调起来进行管理，有效提高档案管理的信息化建设进程。

（四）加强档案管理的信息化建设。档案信息化建设的重要内容就是针对档案信息资源实施合理建设。医院档案信息资源的内容主要包括电子病历、财务数据、收费系统、科室检查数据等多个部门的数据信息，要将各个科室的资源信息收集起来，保证数据安全保密的前提下进行统一管理，促进资源的共享。在整合信息资源的情况下构建档案管理平台，保证档案信息查询的便捷性，而且信息查询工作不会受到空间和时间的影响，能够通过网络实现远程查询，构建虚拟电子档案室推动档案管理工作质量。

（五）构建完善的档案管理机制。要积极完善档案管理基础工作的管理机制，为资料的收集、形成、管理、运转、检索和安全管理等工作制定统一的管理规范，保证档案管理工作能够有证可循、有法可依。要提高信息技术应用的合理性和规范性，及时将电子档案归档并且做好管理，同时还要针对档案的开发、档案数据结构以及数据库构建等工作进行完善。档案管理工作人员是否能够按照规章制度开展工作也要纳入岗位绩效考核和责任制评估中，不仅能够调动工作人员的工作积极性，还能约束员工的行为，提高的档案管理的规范化。

（六）构建电子档案信息化网络系统。计算机网络技术在电子档案的数据库管理过程中，就是将分散的计算机通过软硬件设备互联，以此来促进档案资料的信息共享。这一问题需要满足以下两个条件：第一，互联网技术。合理应用中继器、路由器以及网关等设备将计算机设备连接起来，按照专门的网络互联协议开展工作。第二，网络管理。针对计算机网络配置、应用状态实施合理管理。同时计算机还具有监控、测试等各种网络资源的作用。利用网络信息技术，医院的科研工作人员与档案管理部门相互联系、相互合作，保证电子档案收集、鉴定、归档、处理及检索等工作变得更加便捷，还能促进档案数据库资源的共享和合理应用。

五、结语

随着我国互联网技术的发展，推动了信息技术和智能化技术的发展，人们的生活和工作相比之前有很大的不同，信息化成为各个行业发展的必然趋势。档案信息化建设还处于初期发展阶段，因此在发展中依然存在很多的问题，面临巨大的挑战。档案资料的形式有文字资料、图片资料、影音资料等，都将医院历史、发展进程记录下来，为医院的持续医疗改革、管理、科研等奠定充足的保障。档案管理作为医院现代化管理中的重要组成部分，虽然属于医疗服务工作的后勤保障，但也是医院领导决定发展决策的重要依据。信息技术在各个行业中的广泛应用，表明档案管理工作朝着信息化方向发展，是医院发展的必然趋势。