城市管理档案归档整理问题与对策

文/泰安市城市管理综合服务中心 马丽

城市管理档案的归档整理工作在城市发展等方面起着重要的作用。在城市管理的过程中，档案管理非常重要，城市档案工作的实施效果直接关系到城市管理的水平，加强对档案资料的应用，能进一步推动城市建设发展，便于做出正确的决策。但是就当前城市管理档案归档整理工作的情况来看，有些方面还需要加以完善，所以这就需要工作人员提高对城市管理档案归档整理工作的重视度，同时采取有效的措施实施这项工作，加强对档案管理系统的建立，进而保障城市管理档案归档整理工作顺利的实施，不断提高工作水平。

一、城市管理档案归档整理工作的重要性

城市管理档案就是在城市管理中形成的文件档案，此档案以文字和图片以及视频的形式为主，其中文件主要是城市规划建设和城市管理内容。对于城市管理档案进行分析，其实是一种客观资料，还应从城市资源入手全面分析，并做好整理工作。与此同时，城市档案针对以后的工作起着非常重要的作用，同时也说明了城市管理档案归档整理的重要性，其中具体表现在以下几个方面：

（一）给城市管理执法带来参考依据。在当今社会，随着经济水平的不断提高，加快了城市化进程，转换了人们的思想观念，给城市管理带来一定变化。城市管理人员在实际工作的过程中必须严格按照相关要求。城市管理人员应尊重公民权益，并落实责任，根据工作的实际情况提供最真实可靠的资料，如果出现问题能够提供做相应的凭证。城市管理档案归档整理工作记录的及时性和准确性直接关系到工作实施的水平，并将相应的依据提供给执法部门，相关部门投入相应的人力或是物力上的支持，进而形成新的城市管理执法模式，通过实施档案归档管理，不断提高业务水平。

（二）指出城市规划的未来发展方向。通过合理规划促使业务有效实施，而且规划落实程度无法直接关系到城市的发展，为了使其得到解决，必须要投入大量的人力和物力。对于城市规划工作进行分析所涉及的内容比较多，实施起来较为繁琐，相关方面需要考虑周到。以往在实际规划过程中，只是从宏观方面进行，进而致使所规划不符合具体业务。通过有效实施城市管理工作，使得此问题得到完善。在城市管理中，加强档案归档管理，增强对城市相关情况的了解，进一步提升质量和设计水平。基于此，档案工作人员必须要高度重视档案归档整理工作并将其落实，从而提高业务水平。

（三）促进城市管理水平的提高。当前一些城市管理人员在实际工作的过程中，态度不够端正，再加上从业人员没有进一步强化业务能力，进而在整体发展的过程中还应加以完善。基于此，为了保障城市管理的工作顺利进行，还应让工作人员的综合素质不断提高。通过档案的归档管理，实施城管工作并紧密结合发展的实际情况，进而促进业务模式改革，这离不开工作人员的参与，还应不断提高他们的业务水平。有效实施城市管理档案的归档工作，能够进一步推动城市的发展。

二、城市管理档案归档整理存在的问题

（一）对档案管理工作重视程度不够。档案管理部门与其他部门进行比较，最主要的区别是难以使得自身的价值得以展现。在经济不断发展的背景下，个别领导只是盲目让业务部门早日地实现经济效益最大化，所以对档案部门缺少足够认识。由于没有意识到档案归档整理工作的重要性，一定程度上直接影响到档案管理人员工作的积极性，再加上监督管理力度不够，给档案管理归档工作带来一定影响，难以提高工作水平，无法提高档案数据信息的准确性。

（二）文书档案管理工作缺少保密性。机关单位文书档案管理工作保密性做得还不够，要想加快文书档案管理工作信息化的进程，不断提高建设的水平，必须要实现档案电子化，将以往纸质档案转换掉，但是在具体实施的过程中，信息很容易发生被修改的情况。与此同时，还会影响到电子数据的存在形式。在修改等层面上进行分析，电子档案和传统纸质档案相比前者更容易被修改，所以纸质电子数据可靠性不高。此外，文书档案包含着各个部门的信息，如果工作人员没有及时收集好各个部门的档案信息，将会影响到档案的保密性。

（三）管理档案信息收集渠道不丰富。收集的信息如果没能提高其准确性，会给城市档案管理工作带来不利的影响，无法获得良好的管理效果。在当今社会，随着经济水平的不断提高，也使得科学技术得到发展，并逐渐渗透在城市管理档案归档工作中，促使城市管理档案管理工作顺利实施，城市管理档案资源等方面会呈现出一定的问题，其中最主要的问题就是资源不够，还有就是不能满足城市管理档案的实际需求，进而会影响到城市管理档案管理工作实施水平。就当前城市管理的情况来看，城市管理档案基本上都是以纸质的形式呈现，并没有实现电子化，但是这种情况很容易受相关因素的影响，致使档案发生破坏，尤其是自然灾害和人为因素的影响，无形中给城市管理档案带来困难。

（四）管理的软件不够透明。在信息技术的不断发展下，使得互联网技术得到发展并逐渐渗透在各个行业中。但是就当前的情况来看，文书档案管理工作在有些方面还需要加以完善。比如：虽然将一些软件渗透在文书档案管理中，但是不如发达国家软件先进，最重要的一点就是难以适应现代化的要求，软件透明度不高，文书档案管理工作在有些方面还应不断改进，而且以上的情况还会影响到档案管理事业的发展。所以对于文书档案管理人员而言，还应强化自身各方面能力，加强对文化档案管理软件的研究，为此保障档案管理工作的有效实施。

（五）工作人员综合素质不高。城市管理档案整理工作的实施必须要有优秀的人才，但是就当前情况来看，还存在一系列的问题，其中最主要的问题主要体现在以下几个方面：1.城市档案管理人员比例的问题。在城市档案归档管理的过程中，工作人员的综合素质不高，学习积极性低，现有的知识不符合档案专业信息化。而且在信息化时代背景下，对档案管理人员提出了相应的要求，要求在掌握相关知识的同时，还应熟练地应用计算机，进而落实好档案一系列工作。但是当前档案管理人员比例存在失调的现象，这种情况直接关系到新时代城市管理档案归档整理工作实施的水平；2.工作人员综合素质存在差异性。就现有的城市管理档案整理人员进行分析，其来源基本上都是其他机构分流的富余人员，还没有熟练掌握相关知识，各方面能力不强，难以胜任城市管理档案归档整理工作。再加上对城市管理档案整理工作认识程度不够、综合素质不高，进而致使城市管理档案归档整理工作存在漏洞。

三、城市档案归档整理方法

城市档案需要全面及时地收集相关数据信息，在具体进行过程中，保障将这项收集工作落实，同时，针对收集工作还应防止盲目实施的现象发生。1.由相关单位在加强对城市文件整理的基础之上，落实好相应的管理工作；2.当项目顺利完成之后，与主管领导进行联系并及时上交，由上级领导来审核，进而档案管理部门落实管理工作；还应确定档案文档资料的各个方面，尤其是线条和图像等，在具体书写的过程中一方面要注重纸张的问题，另一方面应注重笔的运用；3.在归档这一环节，应从城市文件资料入手，并按照相关的要求进行相应的规范，同时加强对归档目录的编制并落实好这项工作。

四、城市管理档案归档整理问题的解决对策

（一）提高档案管理意识。在信息时代背景下，已经出现靠机器的代码型载体，以往传统的档案管理模式已经被知识管理模式替代。同时，还需要进一步的完善管理流程。对于城市档案部门而言，在实际工作的过程中，需要摒弃以往的理念，运用最佳的方法提高并向工作人员强调城市管理档案归档整理工作的重要性，从而增强他们这方面的意识。1.提高城市领导人员对档案归档管理工作的认识程度，促使他们给予高度重视，并运用合理的宣传方式向城市领导积极宣传，让档案归档整理工作成为工作的重要部分；2.加强对舆论模式的应用，进而促进档案部门领导更快熟悉档案工作的具体内涵，针对档案归档管理工作，提供资金上的支持，进一步推动档案归档整理工作的实施。

（二）规范文书档案管理工作。为了保障档案管理工作的顺利进行，必须要落实规划实施这项工作。但是在具体工作的过程中，还应加强对管理制度的完善，确保此制度更加完善，在实际完善时还应充分考虑好当前档案管理工作实施情况，并将档案管理工作的相关内容渗透在此制度中，进而使其获得良好的管理效果。同时，从档案管理信息化平台等方面进行分析，还应提出规范化管理的相关要求，进而在进行档案管理时，充分展现出应用信息化管理平台的价值，促使各项工作规范化实施，不断提高档案管理工作水平。

（三）提升档案管理人员的综合素质。城市管理档案管理工作人员的综合素质直接关系到工作实施的水平，所以在新时代背景下，还应不断提高工作人员的综合素质，并加大培训力度，开展各种培训活动，以定期或者不定期的方式来培训档案管理人员，可将档案归档整理相关知识和技能作为培训内容，促使档案管理人员全面掌握，熟练应用信息技术，让档案管理人员综合素质不断提高。除此之外，还应加强对奖惩措施的制定，适当激励工作人员，进而促进他们主动参与到工作中，保障城市管理档案归档整理工作的顺利开展。

（四）打造多元信息渠道。在城市管理档案归档整理工作的过程中，还应注重信息化，加强对多种信息渠道的应用，不断提高城市管理档案归档整理工作的实施水平。在具体工作的过程中，还需要与各个部门保持密切联系，出现问题，及时解决，明确好业务流程。除此之外，还应加大宣传力度，将城市管理档案归档整理工作作为宣传内容，进而增强对社会各界的认知。在城市管理档案归档整理工作的过程中，加强对媒体技术的应用并展现出技术的使用价值，积极收集相应的信息并全面进行整理，从而有助于城市管理档案整理体系的建立。

五、结语

总而言之，城市化进程不断发展，要想进一步推动城市的建设，应意识到城市管理档案归档整理工作的重要性，并给予高度重视。清楚当前这项工作存在的问题并采取有效措施加以完善，加快信息化的建设进程，不断提高信息化建设的水平，充分展现出档案的应用价值。除此之外，还应强化档案管理人员各方面能力，提升档案管理人员的综合素质，促使城市管理档案归档工作的实施更加规范化。