科研档案管理存在的问题和改进建议

文/南京市江宁区科学技术局 秦彩霞

随着社会经济的快速发展，科研工作也日益成为社会经济发展过程中的核心驱动力，而科研档案作为科研活动过程的真实记录，可为科研工作提供有益的决策和研究文献支持，同时也是科研管理工作及科研工作合法合规开展的重要基础，因此必须重视科研档案管理质量的提升。

在2020年颁布的《科学技术研究档案管理规定》及新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）中，明确了科研电子档案的法律效力，同时也提升了科研档案管理的地位，指出科研档案管理具有国家层面的指导作用。在这样的情形下，更加迫切地需要从上自下、从宏观到微观地建立起科学完善的科研档案管理制度体系。

一、科研档案管理的相关内容

（一）科研档案的内涵。科研档案指的是科研单位在科研活动中以视频、音频、图表、数据等各种形式所记录的信息资料，而这些信息资料具有较强的专业性和规范性。科研档案管理，则是基于统一管理原则基础上，对科研档案进行完整、系统、安全、准确地管理，以发挥出科研档案在服务生产建设、科学技术研究及经济建设中应有作用的一项管理活动。

（二）科研档案管理的特征。首先，不同于其他类型的档案，科研档案具有系统性和成套性的特征，这主要表现为在科研档案中每个环节环环相扣，并由此组成一个统一的系统和整体，如果某一个环节缺失，那么就会影响科研档案的完整性。其次，因科研档案的专业性较强，包含有大量的科研数据及科技文献，且涉及的研究领域也较广，因此使得科研档案的类型较为分散，这要求在对科研档案管理时，需要充分做好科研档案的分类工作。最后，科研档案还具有较强的阶段性特征，这是因为每一种档案均是在某一个领域内针对某个个体进行的专项研究，因此也要求在科研档案管理过程中，必须要确保档案文献的完整性，并在保管科研档案时，按照顺序进行排放，避免出现缺页、少页的现象，进而确保科学研究按照阶段进行。

（三）科研档案管理的重要性及意义。对于科研单位而言，科研档案发挥着重要的作用，是科研单位高质量开展科研工作的必需条件，也是科研单位实现发展的重要基础。所以必须加强对科研档案的管理。在科研项目管理中，科研档案贯穿于项目管理的整个环节，包括立项论证、组织实施、检查评估、验收鉴定、成果申报等多个环节，可为科研单位的工作业绩及科学发展提供第一手资料，进而保障科研单位科学研究的发展。可以说，没有科研档案，就没有完整的科学研究，科研档案是维持科学研究延续性的有力工具。在科研工作中，科研人员需要充分利用科研档案提供的信息资源，汲取前人的科研成果、科研经验及教训，并在此基础上进行创新和发展，才能有效促进科学研究的持续发展。另外，科研档案也是进一步进行学习交流的必要素材和条件，随着科学技术的不断发展，如今现代科技关联学科的渗透性日益增强，要想广泛推行学术交流，并实现准确及时的情报互通，需要充分利用科研档案这一可作为传递和交流的有力工具。

二、目前科研档案管理中存在的问题

（一）缺乏完善的档案管理制度。基于科研档案的重要性及价值，科研单位逐渐重视科研档案的管理，但从现实情况来看，科研档案管理制度不完善仍是大多数科研单位普遍存在的问题。具体表现为：个别科研单位的干部职工档案意识较薄弱，对于科研档案的重要性及意义缺乏全面的认识，所以在实际工作中没有将科研档案管理工作作为一件重大事项去完成和落实，也未建立起完善的科研档案管理制度，科研档案管理工作的开展无章可循，这一结果导致在实际的科研档案管理工作中存在档案丢失、管理不规范等问题；而有的科研单位虽然制定了较完善的档案管理制度，但存在执行力度不足的问题，档案管理人员在开展工作时随意执行，不仅导致科研档案管理不够规范，而且也使得档案管理制度流于形式。

（二）缺乏统一的归档标准。一些科研人员不具备档案归档的意识，从而导致科研档案无法及时、完整地归档，大大降低了科研档案管理的质量。主要表现为：一些科研院所的工作者更重视具体操作、论文发表及成果申报等，但对于《档案法》等相关法律法规的了解并不深入，而且为了以后方便使用，通常会将科研课题材料紧握在手中，并没有主动归档的意识。另外，科研单位虽然设有专门的科研档案管理部门，但是缺乏统一的归档标准，导致科研人员在科研项目实施过程中，对收集的文件范围及归档要求不甚了解，容易忽视过程性文件如进展报告、实验数据、阶段报告等资料的收集归档。在整个档案工作中，档案收集是最基础的环节，随着科研项目的不断推进，也会产生越来越多不同类型的档案信息和材料，如果没有一个统一的档案收集标准，也势必会影响科研档案的完整性和连贯性，许多具有重要价值的档案材料无法及时归档，进而影响后续的科研成果利用。

（三）科研档案管理方式较落后。随着科研单位的不断发展，科研档案的数量也会越来越多，为了满足档案存储的需求，科研单位只能是一再扩大档案管理的库房。但是面对日益庞大的科研档案信息，若仍然依靠传统的档案管理模式和管理手段，不仅会使得档案管理人员的工作任务繁重、工作效率低下，而且还容易出现错漏，在很大程度上制约了科研档案工作的发展。目前仍然有许多科研档案的管理方式以人工操作为主，缺乏信息化管理手段的应用，导致实际工作效率较低，即便认识到科研档案信息化建设的重要性，但也只是当作一句口号在进行，存在走形式、走过场、应付上级检查的现象。另外，有的科研单位虽然进行了科研档案信息化建设，但也只是停留在工作要求层面，未能从最大化利用科研档案这一内容出发，也未充分结合单位整体的战略目标及职能定位进行提前规划，导致科研档案信息化建设的效果并不理想。

（四）存在信息安全隐患。科研档案记录了科研活动的全过程，对于科研单位而言，是非常宝贵的财富。加强科研档案信息的安全保护，更是科研单位义不容辞的责任，这事关国家安全与利益。随着网络信息技术的快速发展，电子科研档案在科研单位档案中的比例不断上升，且计算机技术及网络技术的应用，更是为科研档案的开发利用带来便利。但任何事物都有其两面性，网络信息技术的应用带来诸多便利的同时，也给信息安全带来了较大挑战。目前有一些科研单位所配备的网络安全设备并没有设置相应的权限，也未能有效应用防入侵、防病毒等技术进行网络安全防护，存在较大的外部攻击风险。同时，也有一些科研单位未使用加密技术对科研档案数据库进行防护，使得数据存在泄露风险。除此之外，个别科研单位缺乏档案信息安全管理的认识，缺乏明确的安全管理目标、原则及组织框架。这些问题的存在，均使得科研档案信息面临着较大的风险。

（五）缺乏科研档案管理人才。科研档案管理人员素质水平的高低，更是直接对科研档案管理工作的质量产生影响。目前大部分科研单位的档案管理人员综合素质较低，普遍存在专业知识更新意识缺乏、信息化专业技能不高的问题。而在大数据时代背景下，进一步提高了对科研档案管理人员的要求，但大多数科研档案管理人员仅具备基本的档案整理技能，对于计算机、信息资源管理、专业统计学等多个学科的专业知识缺乏，很大程度上制约了科研档案信息化、专业化管理的进程。

三、完善与优化科研档案管理工作的建议

（一）制定科学完善的科研档案管理制度。科学完善的科研档案管理制度，是科研档案管理工作高质量开展的重要基础，科研单位必须要充分认识这一点，从而建立起科学完善的科研档案管理制度，如此才能够让科研档案管理工作有章可循，才能够提升科研档案管理的规范性。对此，科研档案领导层应从自身做起，要及时转变滞后的管理观念，充分认识到科研档案管理的重要性，结合《档案法》及科研档案管理的法律规定，制定适合本单位发展的科研档案管理制度。在此基础上，进一步加大内部宣传力度，使单位内部人员也能充分认识到科研档案管理的重要性，严格遵循档案管理制度并开展工作。在这一过程中，必须要严格落实科研档案材料的“三不”“三严”的规定，“三不”指的是不接受未审核合格的科研档案、不归档不符合归档要求的科研档案、不提供不符合查阅归档的科研档案；“三严”则是严格保障科研档案信息的安全、严禁科研档案学信息造假、严防科研档案信息泄露。通过有效落实“三不”“三严”制度规定，提升科研档案管理的合法合规性。另外，针对科研档案管理制度执行不足的问题，需要建立有效的监督机制，可通过建立档案管理责任制，明确档案管理人员的职责，制定科学有效的档案管理流程，并采取有效的管理措施，以保证科研档案管理制度有效落实，进而提升科研档案管理的水平。

（二）制定统一规范的档案归档标准。在完善科研档案管理制度的基础上，制定统一规范的科研档案归档标准，并明确科研工作人员的责任意识，落实责任人负责制，使其能够充分认识到科研档案工作的重要性，主动进行科研档案的归档。同时，应在档案分类的基础上，制定切实可行的科研档案归档办法，对不同类型的档案进行规范严格的归档，充分保证科研档案的完整性。

（三）实现科研档案的信息化管理。科研档案信息化管理，不仅有助于提升科研档案管理的效率，也有助于后续科研档案的充分利用，可让科研档案发挥出其应有的作用。为此，需要科研单位重视科研档案信息化管理，应与时俱进地革新科研档案管理模式和管理方式，加强先进技术的应用，并建立起完整的科研档案信息化管理平台，帮助档案管理部门更好地开展科研档案管理工作。在具体的工作中，需要科研单位结合自身的发展战略目标及职能定位，强化信息平台的顶层设计，包括配备专业化人员、工作部署、管理考核等多个方面。首先，需要科研单位具备正确的信息化管理意识，提前进行谋划，化被动为主动，充分做好科研档案信息收集、整理、归档等各环节工作。其次，在引进大数据、云计算等先进技术的同时，落实档案管理人员的技术培训工作，让档案管理人员主动且熟练地运用先进技术进行档案管理，既能有效推动科研档案的数字化进程，也能实现对科研档案管理全过程的跟踪管理。最后，要加快纸质档案转化电子档案的进程，重视历史档案的保护，同时依托信息化平台进行电子档案的存储，全面保障科研档案资源的完整性，进而为后续的高效利用奠定良好的基础。

（四）严格落实保密制度，加强档案信息系统安全防护。信息化时代，在推进科研档案信息化管理进程的过程中，不可忽视科研档案信息的安全防护。一方面，需要科研单位严格执行档案保密制度，依据保密法等制度文件，并结合本单位实际情况，建立起完善科研档案信息保密管理制度，加强信息安全防护，严格落实相关人员的保密责任等；另一方面，需要科研单位进一步加强科研档案信息系统的建设，应采取各种网络安全措施，增设网络系统防病毒、防攻击、防瘫痪等功能，并定期检查安全防护情况，及时修复和处置网络安全漏洞。另外，要加强科研档案信息化系统保密管理情况的检查，采取有效的保密防范措施，确保无泄密事件发生。

（五）加强科研档案管理人才队伍的建设。一方面，科研单位应加大档案工作人才的引进力度，充分结合科研档案信息管理的要求及单位实际情况，进行人力资源规划，由此组建起一支高素质、高水平的档案管理人才队伍，切实满足当前科研档案管理工作高质量开展的需求；另一方面，加强现有科研档案管理人员的培训教育，制定针对性、系统的培训方案，有效落实档案专业知识、信息化操作实务、网络安全知识等培训内容，并结合科学的绩效激励机制，不断提升档案管理人员的服务意识、培训效果及工作能力，进而有效提升科研档案管理工作的效率与质量。