信息化时代国有企业档案管理措施

文/中国空间技术研究院 张耀欣

档案是人们从事社会活动中形成具有保存价值的材料，国企档案是企业的珍贵财富，信息化时代对国企档案管理提出更高的要求。当前国企档案信息化管理存在许多问题，各方面因素使得企业档案管理工作未能高效开展，档案价值未能得到有效发挥。目前有关国企档案信息化管理研究较少，研究信息化时代国企档案管理措施具有重要的现实意义。

一、信息化时代国企档案管理概述

随着互联网信息技术的发展，国企在国家经济发展需求推动下进行数字化转型，信息化时代是我国经济发展重要转型机遇期。利用信息技术打通行业数据壁垒是国企实现业务转型升级的重要途径。档案是企业开展业务活动的基础资源，国有企业档案管理信息化建设非常迫切。档案事业发展规划推动档案工作信息化管理，信息化时代国企档案管理要加快数字化转型，研究国企档案信息化管理需要相关概念理论。

（一）国企档案信息化管理。1978年以前，国企是政府主管部门附属单位，计划经济下企业人力物力财力依赖于政府行政指令。改革开放后，国企向现代企业转型。我国不同部门对国企有不同认定标准，发改委指出，国企是国有股占比〉50%的企业；统计局认定标准为，国有控股占比100%的非公司经济组织；财政部指出，国有股占比〈50%的企业根据股权结构等方面综合认定，普遍认为国企是国家控制大部分资产的企业。随着我国市场经济体制的改革，国企经营所有权分离，需要对企业档案管理进行改革。

国企是国民经济的重要支柱，企业档案是企业的软实力，国企档案具有经济性与封闭性的特征。随着国企改革的不断深入，企业档案特征发生变化，档案管理要求遵循精简、高效、规范、标准等原则。企业档案信息化要求档案管理中以信息技术为平台，对档案文件等信息资源分类管理整合开发，使信息得到充分利用，实现档案工作为企业管理提供优质服务。企业档案信息化管理成为衡量企业档案管理成功的重要标志。

（二）国企档案信息化管理的意义。随着国企的不断发展，生产经营中形成很多档案材料，因此必须做好国企档案管理工作。信息化时代，企业档案管理在完善市场经济体制等方面发挥着重要参考凭证作用。加强企业档案信息化管理对促进企业发展，推动市场经济发展具有重要意义。企业档案信息化是复杂的工程，要求档案工作者强化信息意识，不断提升档案信息化管理水平，及时向企业管理者提供数字信息为形式的档案利用服务，为企业发展作出贡献。

国企档案信息化管理关系到企业的健康发展，企业要重视档案信息化管理的重要性，档案管理是将经营管理中数据信息及时记录，帮助企业经营管理层应对面临风险科学评估的一项工作，企业有效开展档案数据管理可以根据档案信息准确判断企业运行状况，促进企业市场竞争力提升。开展档案信息化管理可以有效梳理企业发展过程，有利于提升员工的综合素质。当前计算机信息技术在社会各方面渗透，涌现出大量电子文档等形式档案资料，反映国企经营等活动的开展情况，为企业在激烈市场竞争中提升实力提供充足的信息保障。

二、国企档案信息化管理现状

当前信息化时代国企档案信息化管理成为必然趋势，档案管理人员要做好充足准备，档案信息化在设备设施、管理方式等方面需要不断提升，要求跟随时代发展更新设施设备，根据管理信息系统，档案工作人员进行改善优化，为信息技术提升做好准备。

（一）国企档案信息化管理的变化。近年来，大数据在各行业领域得到广泛应用，档案部门在国企改革中发挥重要作用，为跟踪企业运作管理提供信息数据支持。国企要加强对信息技术的应用，实现生产力快速提升。企业档案信息化管理有利于提升档案工作效率，适应企业改革发展要求。在国家深化改革推进中，国企档案管理发生变化，国企中集团对二级企业上下级关系转变为资本支撑新型关系，导致企业档案管理部门职能拓展。

市场经济不断完善对企业发展提出更高要求，需要企业建立现代化管理制度。我国国企内部管理结构类似事业单位，现代化企业管理制度要求实行独立管理，国企档案管理部门与其他部门切断连贯不利于档案工作开展。国企内部结构具有复杂性，迫切需要打破当前档案管理标准组织形式，建立统一的档案管理标准制度。随着信息技术设备的更新，国企信息化建设不断深入，企业信息化水平在提升中，忽视了档案管理工作，国企在抗风险能力等方面存在很多不足，需要在企业建立档案管理系统，切实提升企业档案管理水平，促进国有企业健康发展。

（二）国企档案信息化管理中的问题。现阶段物联网等数字化技术浪潮冲破行业边界，成为企业业务模式转型的关键利器。信息化是利用信息技术促进知识交流共享推动社会经济转型的过程。国企档案数字加工提升档案管理利用效率，但档案利用者获取档案内容无法实现可视化预览等功能，随着企业信息化建设速度的加快，企业档案管理人员无法及时利用档案管理数据资源，导致档案资源价值未得到有效挖掘。当前国企档案信息化管理中存在整体管理水平落后、缺乏信息化建设规划、档案管理工作投资不足等问题。

国企档案信息化建设改变了过去档案单一化管理模式，实现无纸化办公。档案进出库可查可控，档案信息生成电子文件，改变过去档案管理职能，档案管理部门工作重心落在为企业发展提供优质服务上。目前，许多国企领导与档案管理人员未认识到档案信息化管理的意义，档案信息化建设中缺乏部门积极参与支持。国企档案信息化建设水平不均衡，部分企业努力实现档案资源数字化，信息服务网络化；一些国企缺乏足够资源能力，有的企业档案信息化建设尚未启动，很多档案管理工作依靠传统手工操作，服务效率水平停留于较低层次，使得很多国企档案管理部门资源无法共享，档案使用查询繁琐。

国企档案信息化建设需要人才支持，档案管理人员要具有专业信息技术知识，很多国企缺乏档案管理专业人员，档案管理人员经简单培训上岗，影响国企档案信息化建设发展。国企档案信息化建设中存在影响安全性的因素，导致档案信息安全体系脆弱。威胁档案安全性的因素包括病毒攻击等人为恶意破坏、管理人员保密意识不强导致信息泄露、硬件设备故障等，综合作用下档案系统可能受到多方面攻击。互联网时代发达的信息技术提升了企业档案管理的便利性，有的国企未积极开发符合实际的服务器，档案管理部门未借助网络完成档案信息收集汇总等工作，部分企业档案管理部门操作依旧借助纸质文件，无法保证档案信息的准确性。

三、信息化时代国企档案管理措施

国企档案信息化管理方向是向数字化模式转变，用数字技术赋能档案管理的过程，信息化时代国企档案数字化转型受到宏观经济形势和行业竞争环境驱动，加快企业档案信息化管理是保障企业运营的基础，是深化档案服务的必然选择。企业管理人员需要认清国企档案信息化管理存在的问题，厘清企业档案管理现状。目前国企档案信息化管理面临认知协同与监管等方面的困境，国企档案信息化管理要求明确发展目标、坚持技术适用性、安全保密与全面统筹等原则；通过树立档案信息化观念、加强基础设施建设、创新企业管理流程等措施提升档案信息化管理水平。

（一）企业档案信息化管理方向。国企档案信息化建设目的是对档案信息资源开发利用，需要完成资源建设与管理改进方面的目标。档案信息化是档案管理工作的根本规范，国企档案信息化资源建设要完成存储方式转换，拓宽对新档案信息资源的获取方式，对新归档档案进行电子文件归档，使国企档案信息化资源建设得到更准确的同步更新能力。档案信息化建设的核心是利用互联网技术对档案信息资源转换利用，以计算机技术为企业档案信息化工具，完成对企业档案信息化技术的提升。同步处理旧有档案信息形态转换等问题。

国企档案信息化管理要遵循用户需求引领、有效推进等原则。档案信息化建设需要从统领结构做好规划工作，对信息化档案资料做好数据转移，划分不同类型档案信息化顺序。档案信息化中要指定统一的数据格式标准，选择管理信息系统，应对信息化建设中未来功能的拓展。保证对内网已有文书档案电子文档等信息进行转移，考虑出现新技术避免功能增减信息转移困难。档案信息化建设中要对归档时间设置区间等易出现操作错误的功能设置限制条件。国企档案信息化目的是向用户提供便捷的档案资料，通过计算机方便获取所需信息，有力推进档案信息化进程，方便档案管理人员对新系统的操作，使档案管理系统使用者更好地适应。

国企档案信息化方案内容包括档案资料获取方式、网络保密审批、个性化档案资料推荐等。档案资料库管理信息化中需要解决管理人员借还手续大量签字登记问题，要建立档案管理系统录入档案资料，建议使用RFID技术对档案资料准确借还。解决用户对往返档案室不便的问题，要改变信息传递方式，大量档案资料可以电子文件形式通过公司网络获取，减少用户在路途上付出的时间。用户进行档案资料查询可以使用主题字段进行简单检索，也可以选择具体资料库类型进行全库搜索，检索界面简单功能使用门槛低，有利于培养用户使用检索系统的积极性，推进信息化的实际应用。

（二）国企档案信息化建设保障措施。为推进国企档案信息化建设，要从计划组织控制等多方面作出相应措施。各部门要明确档案信息化建设目标，对档案信息化项目实施中出现的问题进行评估。需要树立档案信息化观念，加强基础设施建设，创新企业管理流程，增强档案人员职业素养。国企档案管理信息化建设需要得到领导的重视支持，将档案管理纳入企业日常管理工作，考虑档案管理效力呈现需要较长时间，要确保档案管理工作的持续性。

国企高层要意识到档案管理工作的重要性，采用全新的策略进行档案信息化管理，积极学习有关档案管理信息化内容。国企应与其他企业档案数据合并形成大数据平台，实现企业无障碍沟通。国企建立档案管理制度可参照国外优秀经验，立足于企业实际进行资源整合，有利于企业日常维护工作开展。目前我国各大高校开设档案管理专业，大多数国企对档案管理逐渐重视。信息化时代对档案工作人员能力提出更高的要求，需要具备高超的专业素养。信息化时代的档案管理人员要具有超强的服务意识，具有不断汲取新知识的能力，更好地为企业发展出谋划策。

四、结语

国企是国民经济的重要部分，随着国企改革加快，为企业发展带来新的活力。随着信息化时代的发展，信息技术渗透到社会各行业，新时代对国企发展提出新的挑战，迫切要求企业适应数字经济时代的新要求。档案工作是企业业务活动开展的基础，要融入信息化工作进程中。国企档案信息化管理是提高行业竞争力的有效手段，国企要重视加强对档案信息化管理，针对当前国企档案管理存在的问题，从人才队伍建设、档案信息系统设计、管理制度完善等方面采取有效措施，不断提升档案管理水平，充分发挥档案管理对企业发展的促进作用。