数字化时代高校档案管理信息化建设策略探究

文/郑州轻工业大学 张亚

高校是培养优秀人才的重要场所，学校教育、发展规划工作等均是重要管理项目，档案管理作为基础性内容，其管理效率将直接影响到上述工作，必须作为重点建设项目。目前，大多数高校为了迎合数字化时代的特征，适应海量档案信息，已经着手进行档案管理信息化建设，然而受到诸多方面因素影响，信息化建设期间还存在一些问题亟待解决，高校应予以高度重视。因此，联系实际分析数字化时代高校档案管理信息化建设策略是十分必要的。

一、高校档案管理工作概述

高校档案管理工作具有复杂性、系统性、涵盖内容广泛、周期性等特征，是对各类信息材料的有效记录与汇总，不仅要求对校内各类档案和有关资料获取、分类、整理、鉴定、汇总、统计与保管，还要做好档案开放和利用等工作。该过程中，整体工作难度较大，工作流程复杂。在传统管理模式下，高校档案管理通常是由人工方式来完成整理、收纳等系列工作，工作效率较低，且容易出现工作失误，工作质量受到管理人员自身因素影响较大，且后续查阅不便，档案信息利用率及有效性较低，在一定程度上影响到高校各项管理工作。进入数字化时代，数字化技术、计算机技术等进入校园，学校开始以信息化手段加强高校档案管理，形成纸质档案与电子档案相结合的管理模式，在便利工作的同时，也带有一定的挑战，需要高校进行有机协调，确保档案管理整体有效提升。

二、高校档案管理信息化的重要性

高校档案管理信息化建设是一个较为漫长的过程，具有极强的系统性，与数字化时代特征相符合，对于提高档案管理工作实效性有着重要作用。具体而言，其重要性主要体现在以下几个方面：

（一）满足档案管理业务拓展需求。由于近年来高校办学规模持续扩大，管理院校众多，人员数量不断增加，档案材料数量激增，这些都为档案管理工作带来较大难度，若仍然以纸质档案管理为主要手段，有效性较低，且效率不高。信息化建设能够将纸质档案转变为电子化档案，在管理上更为便利，利用先进技术，实现对档案类别的有效分类、管理、查询等充分发挥档案自身优势。

（二）为档案调取提供便利。信息化建设不仅是为学校管理提供便利，同时科学建立学生档案，充分了解学生自身的实际情况，教师也可以依据学生档案资料开展各项工作，进而帮助学校明确今后人才培养的具体方向，加大人才培养力度。

（三）有助于提高档案管理人员专业素养。信息化为档案管理人员提出了更高要求，学校必须加强人才队伍培训，管理人员自身也应当持续学习，保证个人能力能够较好适应高校档案管理工作，提高工作质量、效率，实现人才能力、技术更迭，进而打造出高素质档案管理团队，增加高校人力资源储备。

三、数字化时代高校档案管理信息化建设问题

目前，我国已经进入了数字化时代，数字化、信息化发展成为必然趋势。高校档案管理工作也要紧随时代做出转变。就高校档案管理信息化建设的实际情况来看，整体已经取得初步成效，相较于传统管理模式，信息化管理在一定程度上提高了管理效率，但仍然存在一部分建设问题难以有效解决：

（一）资金匮乏。对于高校建设、管理工作，其资金分配，通常集中在学校硬件设施建设，档案管理工作很难得到较大重视，信息化建设缺乏充足资金。由于高校档案管理工作本身具有系统性、全面性、复杂性特征，信息化建设不仅需要持续优化工作形式，还需对现有工作基础设施进行更新，这样才能较好满足管理需要。从硬件上来看，高校硬件设施配备不足，计算机、扫描仪、复印机等设备老旧，运行不畅，工作效率较低，再加上机房建设存在老化现象，增加了信息化建设与管理风险，一旦硬件出现损坏，电子化档案就会丢失、缺损，直接影响到信息建设的有效性。从软件上来看，软件整体开发不足，会出现管理不兼容的情况，适用性不强，给整体管理工作带来较大阻碍，部分计算机设备甚至存在漏洞，增加使用隐患。

（二）缺少专业建设队伍。由于高校档案管理信息化建设中，引入了一些先进技术，原有档案管理人员，通常是由非本专业出身人员担任，在适应传统管理模式后，很难较好应对信息管理模式，再加上缺少足够的理论知识作为支撑，导致这一部分人员虽然具有一定的档案管理经验，但难以及时作出调整、转变，信息化管理流于形式，积极作用难以发挥。此外，还有一部分高校档案管理部门与教学、人事部门融为一体，档案管理工作重要职能未被重视，从业人员缺少价值展现空间，最终造成人员流失严重的问题，难以组建一直高效率、高水准的档案管理团队，影响信息化建设进程。

（三）信息安全意识薄弱。网络是一个开放环境，数字化时代是基于互联网技术构建起来的，也正是受这一方面因素影响，即使高校内部设置有独立的局域网，也需要面对来自多方面的信息安全隐患。在数字化技术的支撑下，高校档案管理工作持续增强，为保证档案信息安全，管理人员必须具备较强的信息安全意识，一旦出现操作失误、危险操作，高校档案信息就会受到来自外部的网络威胁影响，出现安全问题，不利于高校建设与发展。由于高校档案信息关乎学校机密，一旦泄露危害性极大，为降低影响与危害，高校应在加强信息化建设的同时，还应注重引入信息安全技术、培养管理人员安全意识，这样才能从根本上规避信息安全问题，为信息化建设营造安全环境。

（四）档案管理参与意识不强。档案管理工作贯穿于高校经营管理的各个阶段，学校教师、学生都应参与其中，这样才能保证档案管理工作的全面性。然而，大多数教师、学生普遍不关注档案管理工作，对此类工作存在一定陌生感与抗拒感，很难认真对待，甚至有个别师生认为，档案会在一定程度上影响到个人隐私。在这种传统观念的影响下，导致高校部分档案信息、材料不具备参考价值与真实性，还有个别师生认为，档案管理较为复杂，调阅查询十分困难，导致出现师生参与性不高的情况，还需在今后加大宣传力度，增强师生对档案管理的认知，为档案管理信息化建设顺利进行提供保障。

四、数字化时代高校档案管理信息化建设的策略

基于上述分析，可以了解到目前高校档案管理信息化建设还面临着诸多困难，对其发展产生一定制约，必须在今后采取有效办法，加强信息化建设，为今后档案管理工作顺利完成奠定基础。

（一）增加建设资金的投入。资金是高校档案管理信息化建设的重要保障，在缺乏资金的情况下，各项工作很难有效推进。因此，高校在今后必须对资金合理分配，对信息化建设进度、进程进行科学把控，实现有限资金利用率最大化。高校必须重视档案管理工作，了解信息化建设所带来的积极作用，提高思想认识，根据管理需要，引入信息技术，确保信息化建设有序落实。在硬件设施建设上，应定期检查计算机、扫描仪、复印机、摄像机等专业设备，验证其是否能够完成指定工作项目，若存在严重损坏、性能较差，则需更新设备。淘汰后的旧设备，可以寻求有效途径变现，在一定程度上补充学校开支，为信息化建设提供资金支持。在软件上，应注意系统与档案管理软件的应用，构建现代档案管理系统平台，为管理工作提供便利，管理人员可通过定期上传、更新完成资料的录入、存储。查阅时，也可以利用平台检索功能，快速检索到针对性内容，实现档案资料的有效运用。在软件选择、使用上，则视需求而定，选择安全系数较高、适用性较强的软件，为档案管理信息化建设提供充足保障。

（二）组建专业建设队伍。信息化建设需要学校具备专业人才队伍，通过组建专业建设队伍的方式，加快建设进程，减少其中可能产生的一系列问题，为高校档案管理工作创造安全环境氛围。第一，加强校内档案管理人才培养，根据管理人员自身的实际情况，科学制定培训内容，其中应基本包括理论基础知识、计算机知识、安全意识、职业素养等诸多方面内容，从专业技能、知识储备、个人能力多个角度出发开展全面培训，确保这些管理人员在今后能够较好落实有关工作，规避管理问题。第二，可聘请专业人员，对现有的档案管理人员开展培训工作，全面提升档案管理人员的自身操作水平，切实保证培训工作效率。另外，当校内档案管理人才储备不足时，还可以通过外部引入人才的方式，扩充人才队伍，招聘时应对专业技能、知识、思想道德、工作态度、职业诉求等进行考核，判断人员是否符合高校人员招聘需要，以加强专业队伍建设。第三，学校可以为现有在职档案管理人员提供继续教育机会，提高个人学历，以进修的方式，提升职业能力，更好地服务于学校档案管理工作，加快信息化建设进程。

（三）加强档案信息安全管理。共享与开放是高校档案管理信息化建设的主要特征，虽然为管理工作带来极大便利，但相对的也会增加安全隐患。高校必须了解这一点，在日常档案管理工作中，增强安全管理，最大程度上保证档案信息安全。首先，培养档案管理人员的安全意识，在操作计算机时，必须严格依照各项规范完成操作，严禁出现私自访问风险网站的情况，禁止使用移动设备，避免病毒进入计算机内影响操作安全性。其次，科学运用防火墙技术与防病毒软件提高计算机的安全性，防火墙能够将内部网络与外部网络相互隔离，防止计算机受到外部病毒侵袭，可减少网络安全问题对学生档案数据库的影响和威胁。高校应安排专业人员定期检查计算机，验证是否存在漏洞，防火墙技术、防毒软件能否正常使用，一旦发现漏洞必须及时修复，减少信息安全问题。再次，加强身份验证，常规的验证方式主要有基本用户名与密码，主要被应用于学生状态文件管理信息管理系统。随着时代的发展，计算机技术更为复杂，木马病毒升级，若是想要较好防范，还需引入指纹技术、虹膜技术、面部识别技术等，升级身份验证手段，保证学生档案安全。最后，应用信息加密技术，主要是用于防止非公开学生文件的访问和保留，从而确保学生档案文件的安全。通过这种方式，保证学校档案信息不会被篡改、攻击，规避文件数据信息泄露情况，切实保证档案的安全性。

（四）加大档案管理参与宣传力度。档案管理工作主要是以教师与学生为服务群体，大多数师生并未认识到这一点，一方面是由于师生自身因素引起，另一方面则是由于高校长期以来，对档案管理工作较为忽视，宣传力度不足，致使大部分师生无法了解档案管理工作的真正含义，甚至存在一定的排斥、抵触情绪，需要高校在今后从多个层面着手，加大宣传工作，让所有师生全方位了解档案管理及其重要性，为信息化建设顺利实施，奠定服务群体基础。

此外，学校应建立共享平台中心，在如今这个飞速发展的互联网时代，要想跟上步伐，就要不断地改善档案管理的数字化信息，借助于发达的网络，建设档案管理数字平台，创建好高校的网站信息，把这些档案管理数字的平台和高校的网站信息融合在一起。已经整理好的师生档案，可以分类存放于文件夹中，通过完善信息共享、档案管理服务平台的方式，使这些档案信息能够随时被教师与学生群体查询、调阅，便于教师与学生日常使用。

若是高校档案管理工作中，涉及大众化信息资源，也可以利用这一平台进行分享。由于各个高校之间的网络具有独立性，无法相互查阅，而借助统一的共享平台就可以达到查询目的，有效提高档案管理处理效率，使档案管理工作更加简单、清晰，有助于所有高校连接成一个整体，推动档案管理信息化发展。

五、结语

综上所述，数字化时代为高校档案管理工作带来诸多挑战，尤其是随着高校规模的扩大、学生人数的增加、机械设备数量的提高，日常管理会产生较多档案信息、材料，传统人工管理模式很难发挥作用，需利用先进技术，加大管理力度，只有加强档案管理信息化建设，才能为其发展提供保障。因此，针对信息化建设期间存在的资金匮乏、缺少专业建设队伍、信息安全意识薄弱、档案管理参与意识不强等问题，高校必须通过增加建设资金投入、组建专业建设队伍、加强档案信息安全管理、加大档案管理参与宣传力度等策略加以应对，确保信息化建设有效，全面提高档案管理有效性，为高校教育、管理等工作持续优化提供保障。