建立企业内部控制的信息沟通系统

冉 明 成都轨道交通集团有限公司

随着我国信息化水平的提升，信息沟通系统开始被广泛地投入到我国的各类企业当中，系统发挥出的效用也十分显著，有必要就信息沟通系统进行深入地探究。结合当前信息沟通环境下企业会计信息系统内控的变化状况，做好各项风险防范基础处理工作，构建更完整的内部控制管理体系，尽可能地消除各类安全隐患，减小企业的经营风险系数，使得企业的经营管理能力变得更强，不断提升市场竞争实力。利用信息沟通系统，给企业内部管理搭建出一个更为专业化的信息平台，有利于及时沟通并解决企业内部控制过程中出现的各类问题。交通运输类企业在我国的经济发展中扮演着重要的角色，其因产业链条较长、技术要求较高、资本运作较复杂且监管趋严而更需要加强适应外部环境发展和调整变化，并要求在建立和优化内外部信息系统方面更具灵活性，从而需要根据市场变化和业务变化修订和调整内外部信息系统与沟通要求。现代社会已进入信息化的时代，自从国家对交通运输业推行营改增政策，国家对交通运输行业发展动态进行高效的数据化监控，企业任何不规范行为都将被监控以及2020年疫情以来极严重影响交通运输企业发展，急切地要求交通运输企业建立和优化信息与沟通管理模式。外部环境的变化使得交通运输企业信息管理更具挑战性，稍有不慎将面临外部监管风险和内部信息管理安全风险。规范的信息与沟通管理办法有利于交通运输企业更加有效地应对国家政策和社会发展变化。

一、规范交通运输企业财务信息系统与沟通的必要性

(一)保障信息的及时性及沟通的有效性

因信息存在时效性，及时有效的信息很可能为公司提供发展机遇，如何建立筛选和甄别有效信息成为企业管理的重点和难点。信息及时性是指在人们需要时拥有的信息。有效的沟通从广义上的定义是信息的纵向和横向的传递与反馈。同时，与外部关系诸如与客户、供应商、消费者、监管部门等也需要有效的沟通。信息沟通过程中发现的问题，应当及时报告并加以解决。

(二)保障信息内容的真实性和完整性

信息的真实完整有利于充分保证信息的可靠性，从而使管理者做出有效的决策。信息系统不仅处理企业的内部信息，还包括与经营决策和对外报告相关的外部事件、外部行为和条件等。如果企业信息系统有缺失、无法发挥信息的功能和作用，那么很有可能影响公司经营的正常有序进行。信息真实性应当包含对信息的来源进行判断，及时并详细地记录内容，并对伪造的信息予以鉴别，使其避免虚假记录。信息完整性当包含保证信息的一致性，同时做好恰当的分类，并防止数据被非法用户篡改，不存在重大遗漏。

(三)保障信息决策的有用性

充分有效的信息将提高企业管理层决策的有效性和科学性，提高企业的核心竞争力。如果信息传递不通畅、不及时，很可能导致决策失误，甚至制定的决策无法有效执行。企业建立有效的信息系统与沟通，提高信息决策的有效性，这要求建立完善信息系统建设和沟通管理办法，应当包括记录整个过程信息以及管理层履行职责对公司经营业务和资产负债及投资者权益的影响。管理层所需要的经营报告相关的信息系统应当与企业的业务管理过程相匹配。业务流程信息包括本企业客户沟通、招投标、采购、过程、后期服务等一系列活动。与经营报告相关的信息系统所生成信息的质量，对管理层能否做出恰当的经营管理决策有重大影响。

(四)保障企业资产的安全与完整

资产作为企业经营管理的重要资源，是企业实现战略目标的物质基础。信息系统建设有利于企业做好事前计划、事中控制、事后反馈，保障企业资产安全与完整。企业资产安全贯穿企业经营管理全过程，建立有效的信息系统与沟通管理办法，有利于加强公司资产管理体系建设，及时反馈经营管理过程存在的问题和管理缺失，强化资金安全管控，避免公司资产流失，防止经营数据资料被盗取，落实相关人员的责任，降低企业的经营管理风险。企业应当加强对信息系统过程维护和升级、访问权限、数据录入与使用、网络安全管控等方面的管理，保证信息系统运行的安全和稳定。企业可以通过财务资料、聘请专家获得分析报告、行业内部刊物等渠道获取行业内部信息；也可以通过行业协会、业务往来单位、领先企业的市场调研以及有关监管部门等渠道获取外部信息。综合分析运用内部信息和外部信息，促进企业发展，保障企业资产的安全与完整。

二、基于信息沟通系统环境下企业内部控制存在的问题

(一)认识不统一导致沟通成本增大

信息沟通系统的使用会使得企业原本的操作模式以及结构产生改变，同时还会增设一些管控的环节，这就使得原本内控缺乏、管理透明度较差的企业无法较好地运行信息沟通系统。大多数的企业在使用信息沟通系统的过程中，其所遭遇到的干扰性因素都比较强烈，实际的实施效果较为薄弱，随着时间的流逝，产生的不良影响也会越发显著。产生该问题的主要原因就是由于企业内部对先进管理工具的认知和使用缺乏一定的统一性，互相不配合的问题也比较严重，导致企业内部控制更加混乱。

(二)缺乏信息化人才

信息沟通系统的管理平台具有较强的信息化特性，在实际的实施过程中，要求企业的操作人员需要具有较强的计算机以及网络知识，只有这样才可以较好地应对企业的发展以及变化，满足信息沟通系统各项模块的管理要求。想要较好地应对管理要求的变化，就需要二次开发人员，做好系统的维护工作。但是在实际的工作中，大多数企业内部的信息化人才数量都比较少，虽能借助培训以及招聘的形式处理该问题，但同时也会大幅增加企业的运营成本，使得信息沟通系统的推进实施工作难度加大，以致后续数据的维护和安全也无法保证，不能完全达到系统运行的要求标准，其预期的内控效果也会大打折扣，甚至导致整个项目的半途而废。

(三)信息沟通系统与内部控制脱节

信息沟通系统的应用会给企业内部管控工作的开展带来较大的影响，它可以使得企业内控工作进展得更为规范和透明，这就要求系统在使用时期，必须和企业内部管控流程较好地融合在一起，让其在业务流程、控制节点等层面保持高度的一致性。现阶段，虽然我国大多数企业都已经陆续开始实行了信息沟通系统，但是对系统流程的构建还不能和内部管控较好地融合在一起，可能会出现多人管却无人负责，或者谁都不管的矛盾现象，导致企业管理秩序反而混乱，内控标准不统一。

(四)忽略流程梳理工作

企业管理者过度关注销售目标的实现。在企业的实际发展过程中，大多数企业内部管理工作会把实现销售目标作为唯一导向，忽视了相关部门在经营过程中的流程梳理工作，并未很好地将事前统筹防控、事中跟踪矫正、事后应对总结工作进行合理地融合，这些问题会直接导致生产安全隐患和税务、法律风险存在，使得企业内部控制工作形同虚设。

(五)忽视系统安全管理

企业的众多管理工作中，安全管理是保证企业可持续发展的重要工作之一，所以在整体管理过程中应当时刻健全安全管理理念，培养居安思危的安全意识。通过不断更新网络技术来对实际的管理工作进行技术升级。但很多企业管理者对安全问题往往存在侥幸心理，重视程度不够，未能及时地进行维护管理，没能检测出系统存在的漏洞，导致系统运行中出现数据泄露，甚至丢失，给企业造成无法弥补的伤害。

三、加强信息与沟通，建立健全信息管理的措施

(一)全面加强信息与沟通对企业发展的意识建设

交通运输企业项目管理是动态的，要求公司所有人员的工作及思想协调统一。对于公司的高层决策者，应意识到信息与沟通的重要性，加强信息沟通意识将提高信息沟通的有效性，有利于管理者充分分析内外部环境的变化以及自身资源能力的适应性，从而做出有效的决策。而作为公司员工，应意识到自身每天接触的信息对公司和个人发展的重要性。良好的信息沟通建设对企业来说是一种投资，是企业的无形资产，并有助于形成一种企业文化。加强信息与沟通管理有利于企业发展和建设，有利于企业及时并准确地收集、报送与经营相关的信息，确保信息在企业内外部得到充分有效的沟通。以近年来企业倒闭原因来看，失败的原因基本可归结为，由于公司未形成完善的信息系统与沟通意识，监管系统升级而公司管理无法升级管理而被淘汰，对未来过度乐观和宏观调控理解不深而盲目投资和扩张而导致公司失败，对资本市场信息掌握不充分因货币政策紧缩而导致资金断裂。

(二)建立有效的信息传递流程体系和管控措施

在内部信息系统建设方面，企业应当根据其自身的发展战略规划，规范内部组织结构和管理，建立信息系统收集、分析和评价指标体系，制定严格的信息传递沟通流程，规范信息审核程序和审核权限，充分利用人工智能或计算机技术，强化内部信息报告的生成管理并及时上报到对应的管理决策者。在外部信息与沟通方面，企业应充分分析项目的种类，所需配备的人力资源和管理能力及项目地的人才结构，了解供应商、班组财务能力和管理能力，形成对外部合作人员规范化管理办法，充分利用公司的管理模式及优势，及时有效地收集外部环境及信息的机会与风险，建立信息沟通反馈渠道，形成一套适应项目管理所需的信息管理体系。企业建立信息系统的评估管理制度，应定期或不定期地进行全面评估内外部信息系统的使用和效果，评估信息系统的安全，关注信息使用的及时性和有效性。为了能够全面、综合、有效地把企业运营风险降低，首先，应当梳理出企业内部控制在各个环节会出现的问题，尤其是和多个相关部门发生联系的流程需进行重点控制，保障管控的全面性至关重要。事前完成相关的约束条件设计，针对实际的环节完成合理地设计，及时地将相关风险都降到最低。其次，应明确权限管理内容，对于可能出现的有关的内容变化都要做好记录，更好地完成对实际变化的综合处理，使得可能发生的风险点都能进行有效的管理，综合地将相关的管理风险降到最低，防止重复出现类似的风险问题。最后，应从企业的整体建设角度入手来完成实际的设计和安排，对各个部门的管理人员进行培训，全面强化内控制度。

(三)建立有效的信息沟通奖惩机制

为加强企业有效的管理信息系统与沟通，离不开公司实施切实执行奖惩制度，对需及时传递信息的相关人员进行与绩效考核体系挂钩。在奖惩制度建设方面，企业应结合公司实际情况，使用物质奖励、精神奖励，建立融洽的组织气氛，鼓励员工参与管理，定期做好自我评价总结的激励机制，使企业文化得到良好发展并得到员工认同。加强企业内部管理，内部信息报告使用及保管制度，强化反舞弊机制在信息系统建设中的作用，通过建立职权分离、适度授权分工等手段防止企业秘密泄露或被利用。企业建立反舞弊机制时，应强调预防为主、惩罚为辅，明确反舞弊工作的工作重点、明确内部相关机构或人员在反舞弊工作中流程和职责权限，防止信息舞弊，促进信息沟通的有效运行。

(四)加强相关人才队伍建设

人才建设是企业一项无形资产，是公司的组织资源。人才队伍建设，首先是人才的来源应当遵循择优选取，以发展的视角不断改进人才引进管理办法，加强自主培养人才并积极向外部吸纳人才，好中选优，不断提升员工的素质；其次应当考虑人才培养遵循深度专业化，现代企业管理越来越趋于专业化，要求积累经验提高专业水平能力，在专业领域内进行研究创造和技术创新，提高生产效率和管理效率，降低成本，实现资源优化配置。

(五)优化系统建设

信息沟通系统管理主要是对企业生产进行事前、事中以及事后的管控，企业需要对各类业务数据信息进行综合管理，同时还需要集中化的调配各类资源，企业要重新构建适宜的管控措施，划分好各项权责义务，对数据信息进行安全化的防护，使其内控制度更加地规范化。首先，需要优化工作流程，让系统和企业内部管控制度二者维持一种良好的协同性。其次，企业需要就现阶段所具有的业务类型以及工作流程等进行梳理和调整，依据信息沟通系统建设的需求，完成项目的改进以及优化处理任务，明确分配权限，构建不相容职务分离制度。最后，对数据进行备份化处理，就系统软件等层面去保障信息沟通系统的安全性能，指派专人去负责信息沟通系统的维护管理，做好各项数据的备份、加密等安全任务工作。

(六)注重系统安全管理和维护

系统安全管理和维护工作，可以从以下几个方面入手：第一，企业可以单独设置一套网络管理应用软件来跟踪企业内部控制在实施中的具体情况，能对系统的不足和风险进行提前预警，管理者可以及时采取有效措施去处理和解决，以免系统被现在已知的各类网络攻击手段入侵。第二，对相关人员的权限设置要谨慎，避免出现包括越权管理以及管理形式化、不明软件被恶意安装等问题。第三，需要对企业人员进行内部控制管理工作的培训，强化员工的安全管理、维护能力，把风险解决在萌芽状态。

四、结语

为达到构建有效的信息系统与沟通，需要企业管理者明确信息沟通的目的和方向，并围绕其核心内容进行充分讨论，进行一系列的组织结构调整和制度体系建设。企业内部有效监管工作的顺利开展可以更好地顺应时代的发展趋势，同时也是企业正常开展生产经营活动的必要性条件，把信息沟通系统和企业的内部监管较好地融合在一起，构成一个整体，使得企业的内部监管工作可以开展得更为顺畅。在这个大数据时代中，企业要想把握好稍纵即逝的市场机遇，可以充分利用信息沟通系统的信息共享性，得到有效数据，规避风险。依据该系统的特性，结合企业的发展现状，编制出更符合自身发展的内部管控模式，优化并创新管控内容，让企业可以更健康态、长远化地发展。■