从档案管理到档案治理—新时期高校档案工作模式探究

宋本玉 齐鲁医药学院

新时期，在经济社会的不断进步与发展下，国家治理成为我国具有社会主义特色的一种新的发展模式，建立健全国家治理体系，可以促进国家治理能力的提高。因此，在高校档案工作中运用档案治理模式能够全面推进传统档案管理模式的创新改革，对提高档案管理质量具有重要现实意义。从高校的角度出发，浅谈从档案管理到档案治理提高高校档案工作质量的重要性，实现档案管理模式的创新，从而充分发挥高校档案工作的价值。

档案工作作为高校基础工作的重要组成部分，真实记录着全校学生和教职工的德、能、勤、绩，是高校各项管理工作的重要依据。比如，通过档案材料可以看到每一位教师在教学活动中的表现和成绩，如工作总结、科研成果、论文等，还能展示出每一位学生的学习效果。此外，通过对档案资料的合理管理和重复利用，可以对全校学生和教职工起到激励和鞭策的作用，增强学校决策工作的针对性和实效性，充分调动教师、学生和其他员工的工作积极性，为实现高校的高质量发展提供重要保障。由于高校档案工作具有一定的特殊性，相关工作人员需要及时更新档案管理理念，创新档案管理模式，以档案管理和档案治理为切入点，将高校档案工作与国家治理体系密切联系在一起，不断提升档案工作的地位和价值，在提升档案工作人员综合素养的基础上，提高高校档案治理能力和水平，从而为高校各项管理工作提供重要支撑。

新时期高校档案工作面临的机遇与挑战

档案工作的政治性逐渐加强

高校档案工作的服务方向以及管理对象决定了档案工作具有一定的政治性，根据我国新修订的《档案法》规定，档案与国家经济、政治和文化紧密关联。因此，高校档案工作作为国家档案工作的重要内容，不仅要遵守学校的规章制度，还要将实现档案治理法治化作为其发展目标，建立完善的档案治理体系，贯彻落实党的教育方针。在新时期背景下，高校档案工作的政治性成为其根本属性，只有站稳且保持正确的政治方向，才能有效实现档案工作的服务性、文化性、教育性、群众性等。因此，在高校档案工作政治性逐渐加强的背景下，档案工作人员要增强自身的法治意识，提高对档案政治属性的正确认知。但是，当前许多高校档案工作人员整体法治意识薄弱，其在工作中为了绩效、人情、面子等，并没有严格按照相关规定来完成档案管理流程，甚至出现私自篡改、伪造、买卖档案等违法行为，导致高校档案治理环境恶劣。

现代高校治理体系不断完善

在我国民生工程建设的背景下，为了做好服务保障工作和民生改善工作，高校在促进创新发展中需要凝聚广大师生的力量，始终坚持以师生为中心的发展理念，维护好广大师生的根本利益。档案工作作为高校运行发展中形成的具有保存价值的、真实性的重要文献资料，是学校管理工作的唯一凭证，具有一定的历史价值、教育价值和资政价值。随着现代高校治理体系逐渐完善，高校档案工作的服务作用与资政作用不断被挖掘出来，成为高校管理与决策的重要凭证。但是，由于部分高校对档案工作的重视程度较低，档案治理机制不齐全，沿用的还是以往制定的相关制度，导致高校档案治理工作缺乏严谨性，最终使现代高校治理体系中档案工作的服务属性减弱。

高校档案文化传承功能被开发

高校档案工作与国家档案管理始终保持同向同行的状态，在党的领导下，高校档案工作已经从原来的档案记录、服务功能转变为文化传承功能，成为高校校园文化建设的重要凭证，也成为高校文化传播的主要载体。高校在运行和发展过程中会形成自身的校园文化和校园精神，而档案正是记载和传承这些文化和精神的重要工具，加强档案文化建设可以实现校园文化和校园精神的进一步凝聚和升华。将档案作为高校重要的教育资源，发挥其在人才培养中的积极作用，以引领校园风尚。然而，当前许多高校档案工作人员还固守传统观念，缺乏对档案文化传承功能的正确认识，在进行档案资料整理、收集和利用时还是从教学活动、绩效考评、学习评价等方面着手，对档案资料的开发力度不够，导致高校无法通过档案资料来宣传本校的特色，忽视了档案文化成果转化作用，降低了高校的影响力和知名度。

现代化信息技术的开发与利用

高校档案工作的服务方向和管理对象决定了该项工作是一项操作性强、复杂性高的工作，为了增强高校档案工作的真实性、有效性和唯一性，需要通过现代化信息技术不断提升档案管理水平。在新时期背景下，现代信息技术不断被开发与利用，现代化、数字化、智能化程度逐渐加强，大数据时代应运而生。这使得档案工作的技术手段得到进一步发展，且借助信息技术可以实现档案工作模式的创新。但是，据统计，高校档案工作人员整体素质偏低，不仅法治意识薄弱，不能合理地运用档案管理制度来解决实际生活中的问题，而且自身运用信息技术的能力难以达到现代化信息技术水平，导致档案整理和利用的效率较低，无法挖掘出档案资料的潜在价值，最终影响了高校的档案治理水平。

档案管理和档案治理的内涵

治理的定义

在国家治理体系中，治理是国家管理工作中一种全新的管理概念，常出现在政治学领域，是我国政府部门常用的一项管理工具。除了代表政府的行为方式外，还可以借助某种手段来调节政府行为，所以治理与管理之间具有明显的差异性。治理一般指有共同目标支持的管理活动，其管理主体不只是政府，可以是不同社会组织、个人或机构管理同一种事物的不同方式的总和，能够对相互冲突的利益进行协调，并采取联合措施保证其持续运行。因此，治理工作的前提条件不是统治和管制，而是协调，以保证互动的状态可以持续。

档案管理与档案治理的相关概念

虽然当前国家治理现代化是我国治国理政的新模式，但是在学术界对档案治理还没有形成统一的理论和概念，针对档案管理和档案治理仍然存在许多争议之处。高校档案工作想要提高档案管理水平，采用档案治理模式是最有效的途径之一，这在教育领域中已达成共识。根据档案管理与档案治理之间的关系，档案治理是档案管理模式的一种创新和升级，是在国家治理背景下对档案功能和价值的挖掘和延伸，可以不断提升档案工作在国家治理体系中的社会地位。高校在档案工作中要正确认识档案管理与档案治理之间的关系，二者不是简单的替代关系，档案治理是顺应国家治理工作的必然选择，是在传统档案管理模式上的推陈出新。

我国对高校档案管理的定义相当明确，其是高校对相关信息资料进行整合和利用的统称，也是国家档案事业的重要组成部分。而档案治理则被定义为档案管理职能的升级，其核心内容是加强高校档案工作的法治化建设。因此，为了避免高校档案工作的管理行政行为，必须建立多元管理制度，组织社会力量、个人及档案室共同参与到高校档案工作中，并坚持依法行政、民主管理的原则，实现档案治理的目标，从而保证高校档案工作能够直接参与到国家治理体系的全过程中，提高高校档案工作的影响力和认可度。

高校档案工作在高校内部治理体系中占据着举足轻重的地位。高校档案治理主要是以高校为中心，将服务对象的根本利益作为核心，对各项管理活动进行系统化、规范化、现代化管理的过程。要想提高高校内部治理质量，需要充分发挥档案工作的保存、资政、教育功能，而高校内部治理体系的构建也会激发高校档案资政功能的实效性。因此，加强高校档案治理，能够充分发挥档案资料的真实性、凭证性和唯一性，还能在整合与利用档案资料中展现其资政功能，使高校内部治理水平得到改善，促进高校内部治理持续性发展。

新时期高校档案工作从档案管理走向档案治理的有效途径

更新档案管理理念，挖掘档案工作的功能

近年来，在习近平新时代中国特色社会主义思想的指导下，我国档案工作形成了“大监管、大征集、大示范、大服务”的“大档案”工作格局，“大档案”管理理念成为解决高校档案工作资源分布不均、信息难以共建共享、资源利用率不高等问题的新路径，是保证高校档案工作顺应大数据时代的必然要求。高校要想在各项管理工作中发挥出档案管理的保存、资政、教育功能，就要站在从档案管理到档案治理的角度，树立“大档案”管理理念，创建与高校内部治理体系、国家治理体系相适应的高校档案工作体系，真正挖掘档案工作以学校为主体的管理和服务功能，将高校档案室打造成高校资源保存室、高校信息服务中心、校园文化与校园精神宣传中心以及高校科研平台等。

首先，高校要建立完善的档案管理机制，并坚持“统一领导、分级管理”的原则，要求高校档案工作人员必须严格按照规章制度来规范自己的行为。其次，创建有效的两级管理体制，对档案收集、整合、归档、保存和利用等各个环节进行统筹设计，防止某一环节出现纰漏，影响档案资料的真实性。最后，增强档案工作人员的安全防范意识，不仅要保证档案资料的真实性，还要加强档案室的安保设施建设，要求相关人员在借阅后及时归位，并采取人防、物防以及技防措施，来保证档案资料的完整性和安全性。

借助现代化信息技术，构建档案信息化管理平台

新时期属于现代化信息时代，大数据、云计算等新兴技术的广泛运用大大提升了生产及工作效率。高校档案工作要做到与时俱进，利用现代化信息技术创建高校档案信息管理平台，以提升高校档案管理技术和管理水平，充分挖掘高校档案工作的潜在功能。高校档案室作为高校档案资料管理与服务中心，要想实现从档案管理到档案治理的全过程，首先就要将信息技术与档案工作进行有机结合，加强“智能一体化档案馆”建设力度。比如，高校需要在信息化管理平台上整合与备份档案数据，确保高校档案信息管理系统的优化与升级，加速与其他业务系统的无缝对接，从而真正实现沟通感知、资源管理、建筑设施和服务创新方面的智能一体化，这对解决传统档案管理工作中因纸质资料出现缺失、遗失、篡改、伪造等问题具有现实意义。另外，还要加大档案信息服务中心建设力度，实现档案管理的共建共享，以保证在高校教学活动、科研工作以及管理系统中发挥出档案工作的精准服务功能。

坚持“为师生职工服务”战略，提高档案治理质量

除了挖掘和整合学校信息资料这一功能外，服务与利用也是高校档案工作的重要组成部分，相关工作人员在实践中只有坚持“为师生职工服务”战略，才能提高档案治理质量。首先，高校要加强档案工作人员的教育培训工作，使工作人员树立正确的服务意识，激发工作人员服务的积极性，在整个档案治理过程中积极创新服务方式。比如，在档案智能一体化系统中，可以向全校师生和职工提供智能化服务手段，以为档案检索和在线查阅等工作提供便利。同时，为了及时解决档案工作中存在的各种问题，高校还应对档案工作人员进行全过程指导，全方位地对档案资料进行整理，严格按照规范对所有资料进行储存和利用。其次，为了提高档案服务水平，高校档案工作人员还要不断扩大服务范围，以高校内部治理体系为基础，始终以学术性为指导，为高校人才培养、科研工作、文化传承提供服务，将档案工作作为教育的辅助工具，做各项教学活动的真实记录者。最后，还要不断加深档案资料的利用程度，借助新媒体宣传和推广档案馆中的资源，打造高校的特色形象，提高全校师生和职工对档案工作的认知水平，让更多人参与到档案收集、整理和归纳工作中，并将档案工作作为文化传承的载体，向外界传播档案文化。

建立多元互动管理模式，完善档案工作考核体系

随着国家对档案工作高度重视，高校档案资政价值逐渐被开发利用。对此，高校需要建立多元互动档案管理模式，让学校其他部门参与到档案治理工作中，使各部门之间相互协调，形成有效的工作合力，提升档案治理效率，并在高校各项管理工作中发挥档案的功能与价值。另外，要不断完善档案工作考核机制，以体现档案工作的评价功能。档案资料是衡量与评价高校师生和职工的重要凭证，为提高档案资料的真实性和可靠性，高校需要加大问责机制建设力度，避免工作人员出现篡改、虚构、造假等违法行为。同时，还要对档案资料进行定期检查，及时发现归档资料存在的缺失、损害等问题，让工作人员在有效的时间内进行查缺补漏，防止在后期出现更大的问题。因此，高校应强化档案制度管理，通过制度保障来增强档案治理的执行能力。

综上所述，为全面推进国家治理体系建设，增强国家治理能力，应对高校档案工作提出较高要求，积极转变其以往的“边缘化”状态，坚持与时俱进，及时更新档案管理理念，结合档案工作的属性创新管理模式，在国家治理工作中展现高校档案工作的价值，真正实现从档案管理到档案治理全过程。