浅析如何做好企业档案管理工作

田 晶 中国华油集团有限公司油气资源事业部

在现代企业中，档案管理工作在为企业制定合适的规章制度，为企业的发展提供各种有用的资源信息等方面起着重要的作用。现介绍档案和档案管理的定义，档案管理工作的主要内容和要求，阐述档案管理工作的重要性，对档案管理工作中出现的问题进行分析，并提出解决问题的建议和方法，为做好档案管理工作打好基础。

档案管理工作的本质是对鉴定后有用的文件、声像和实物资料进行收集和管理。要做好档案管理工作，推动企业持续健康地发展，企业管理人员就要了解档案管理工作在企业发展中的重要作用，重视档案管理工作，为档案资料的保存提供良好的环境并进行严格的安全检测，维护档案资料的完整，对档案管理工作人员定期进行培训，提高档案管理工作人员的综合素质，重视实物档案的保存和利用，以便更加快速、直观地通过档案了解企业的发展状况。

企业档案和企业档案管理的定义

企业档案指企业的员工在日常工作中形成的对企业具有保存价值的各种原始记录，包括纸质资料、声像资料和实物资料。

企业档案管理指档案管理工作人员对企业内部的所有档案资料和信息进行直接管理，并为企业的发展提供有效的利用服务，包括将档案资料存放在档案柜中保存和在网络系统中进行录入、保存两种管理方式。

企业档案管理工作的主要内容和要求

企业档案管理工作的主要内容为收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用。收集工作是按规定接收企业各部门需要保存的原始文件，要求所收到的原始文件完整、真实、清楚，并且其纸张、字迹、格式等严格按照企业的规定完成。整理工作的主要内容是对纸质文件进行整理，要求对文件进行分类、组合、排列、编号，然后进行基本编目。实物文件要求根据其来源、时间、类型等进行分类，要做到分类合适、目录清楚、摆放整齐。保管工作的主要内容是在档案库房对档案排架或档案柜上的档案进行保管，并办理相应的调入和借出手续，定期检查档案资料是否完整，要求装文件的档案纸盒、档案排架或档案柜符合要求，档案库房的环境符合存档要求，调入和借出手续完整。鉴定工作的主要内容为检测档案的有用程度，并根据其有用程度设定档案的保管期限，对过了保管期限的文件进行销毁，并对其进行登记记录，要求有相应的鉴定手续及要求，有相应的销毁手续及登记记录本。统计工作的主要内容是了解档案管理工作的现状并制作相应的统计报表，对数据进行分析，掌握档案管理工作的现状，要求统计报表的内容具有及时性和准确性。提供利用工作的主要内容为档案资料的查阅、复印和借出，要求有符合要求的查阅、复印、借出手续。

企业档案管理工作的重要性

企业的发展离不开档案管理工作

档案记录了企业内部重要的资源和资金信息，对企业实现良好发展起着关键作用，同时，档案也可以实现企业的内控。现代档案管理工作除了对传统的纸质资料、声像资料和实物资料进行管理之外，还新增了网络档案管理系统，将纸质资料、声像资料和实物资料在网络系统中进行录入、备份和保存。网络档案管理系统的应用可以帮助企业管理人员和决策者更加快速、准确地找到所需要的资料，从而提高档案管理工作的效率。

有助于企业快速、全面地了解自身现状

企业档案管理工作是对企业内部的所有档案进行合理的收集、整理和管理，方便企业的管理人员和决策者随时翻阅、查看所需要的档案资料，了解企业自身现状，制定企业经营计划。企业的管理人员和决策者还可以通过档案了解到企业的资源利用和资金管理现状，对企业内部的资源进行更合理的分配，对企业内部的资金进行更合理的利用，达到降本增效的目的，提升企业的经济效益，推动企业的可持续发展。

保证档案的真实性和保密性

企业档案既包含企业的正面信息，也包含企业的负面信息，因此必须确保档案的真实性，以充分发挥其作用，为企业的管理人员和决策者提供真实有效的资料，使企业的管理人员和决策者制定的各项制度能够对企业的发展起到良好的推动作用。档案管理工作要严格按照制定好的制度和流程进行，对档案进行科学的保管，确保档案的真实性。同时，由于档案的保密性，档案管理工作人员也应该签署保密协议，避免泄露企业内部档案的相关信息，确保企业在激烈的市场竞争中保持良好发展的态势。

提高企业的经营水平

企业档案真实记录了企业的各项经营数据和资料，为企业制定各项规章制度和发展计划提供了重要依据，是一种重要的资产。建立科学的档案管理工作规章制度体系和流程，能够更好地保存，更方便快捷地查阅、翻看各种档案资料，从而增强企业抵抗市场风险的能力。这也有利于企业的管理人员和决策者根据档案资料，制定出适合企业的各种经营策略，推动企业发展。

档案管理工作中存在的问题

不重视档案管理工作

部分企业由于没有完全了解档案管理工作的重要性，容易忽视对其的管理。档案管理工作大多由办公室的员工兼职，但其档案管理工作的专业知识有限，工作水平不高，还挤压了档案管理工作的时间，导致档案管理工作的质量难以提升。随着科技的发展，档案管理工作的现代化水平不断提升，但是有些企业不能紧跟时代发展的步伐，增添相应的档案资料种类，及时引进和学习新的档案管理工作技术，导致档案资料无法为企业的发展提供更多有用的信息，企业档案管理的工作效率也迟迟得不到提高。

没有良好的档案资料保管环境

由于部分企业对档案管理工作不够重视，没有为企业档案资料保存提供适宜的环境，缺乏符合档案资料存放要求的档案室和档案库房，仅仅将档案柜放置在办公室，而办公室环境的温度、湿度并不一定符合档案资料的保管要求。另外，有些企业档案管理的网络系统没有完全与外网隔离，甚至没有配置专门的电脑，导致档案管理工作的安全性和保密性较差。档案管理环境的安全性差，严重时可能会导致档案文件毁坏、丢失、泄密，给企业的发展造成重大的损失。

档案管理工作人员的业务水平不高

部分企业虽然设置了档案管理岗位，但其档案管理工作人员在上岗前并没有经过档案管理工作方面的专业培训，造成其认为档案管理就是管理企业的全部档案，交接工作时也只接收了一串档案柜的钥匙。档案管理人员专业素养的缺失会导致工作效率低下，甚至会造成档案丢失或者泄密，影响企业的发展，给企业造成损失。另外，档案管理工作枯燥乏味，重复性强，会导致部分档案管理工作人员对档案管理工作缺乏责任心和耐心。

实物档案的保存不到位

有些企业重视对档案资料中纸质文件的保存，但是对实物档案却不够重视，没有设置专门的实物档案存放点，更没有对实物档案进行分类、排放、编号、编制总目录，没有提供相应的实物档案保管技术指导，实物档案存放点的安全性也没有检查是否达标。有的企业只有极少的实物档案，没有每年按规定和要求对实物档案进行收集、管理。实物档案是企业工作和活动的一部分，反映着一个企业的工作水平以及获得的成绩，一旦丢失，难以找回。

企业档案管理工作中问题的对策

企业要重视档案管理工作

首先,需要对企业管理人员进行档案管理方面的相关培训，让企业的管理人员认识到档案管理工作对企业发展的重要作用，更有效地利用档案做好工作。其次，配备专职的档案管理工作人员，并定期对其进行相关业务培训，提高企业档案管理工作的效率。再次，每年对档案的总量、名称等基本信息进行系统的统计，并定期统计档案的借出、查看等利用情况，然后上报给主管部门。同时要定期检查档案是否受到损坏，若有损坏，要第一时间进行修复并上报给主管领导。最后，档案管理网络系统的应用应在企业中得到推广，并随着科学技术的进步不断进行系统应用的更新，这样不仅有利于实现部分公开档案资料的共享，还有利于通过搜索、语音等多种方式更加快捷方便地查找所需档案资料，节约时间，提高工作效率。同时，随着企业的发展，档案资料种类不断增多，对其的管理方式也应不断更新，以便更好地管理档案，为企业的发展提供依据。

加强对档案资料的保管，提升其安全性

要建立专门的档案库房，库房内每天要进行温度和湿度的监测并进行记录，温度和湿度要适合档案资料的保存，同时要对档案库房有严格的管理制度，例如利用现代化信息技术通过刷脸、指纹等方式对进入档案库房的人员进行身份识别认证，认证通过后才可进入，以提高档案资料的安全性和保密性。档案管理工作人员要有较强的责任感，工作中做到不坏、不丢、不乱。不坏指档案资料应完好无损，即使发现个别档案损坏，也应进行及时补救。不丢指保护档案资料的绝对安全性，不能因各种原因导致档案资料丢失。不乱指要按档案管理的制度严格对档案资料进行分类管理，做到档案资料一目了然，井井有条。档案管理网络系统可设置各种权限防止档案泄密，例如可以对企业的领导、主管人员、档案工作人员进行虹膜、指纹录入，作为登录档案管理系统的一道必要程序，当有陌生的虹膜、指纹企图进入档案管理系统时，会发出错误警告并发送短信给档案管理工作人员，使其提高警惕，从而保证档案资料安全。

加大对档案管理工作人员的培训力度

企业应每年为档案管理工作人员提供有针对性的档案管理知识培训。通过培训，首先使档案管理工作人员了解自身工作对企业发展的重要性和意义，增强其职业自豪感、责任感，提高其工作积极性。其次，由于档案资料对企业发展的重要性，档案管理工作人员应保障档案的完整性和安全性，并对档案资料的内容进行保密。再次，档案管理工作人员应跟上企业的发展步伐，了解档案管理技术的发展，通过参加培训和自学等多种方式不断学习档案管理知识，将档案管理工作做得更好。最后，档案管理工作人员应在工作岗位中做到不怕烦琐，不记功名，默默无闻，无私奉献。

重视实物档案的保存和利用

实物档案大多数为企业或企业各部门获得的奖杯、奖牌、奖状和各种荣誉证书，档案管理工作人员要根据企业内部的实物档案归档制度，与各部门及时沟通，确定实物档案的归档时间、类别和范围，对实物档案进行归档保存。企业内部要定期对实物档案管理工作进行检查和指导，主要检查实物档案的保存是否符合规章制度，实物档案是否完整，同时对实物档案的保存技术进行指导。由于实物档案的保存具有一定的科学性和技术性，除了企业内部定期的技术指导和培训外，档案管理工作人员还应通过自学等其他方式提高实物档案保存的水平。

单独的实物档案难以为企业的管理人员和决策者提供有利用价值的信息，需要和相关的文件或声像资料结合利用。因此，实物档案应不定期进行开放陈列、展览，供大家参观学习，主动为企业的管理人员和决策者提供有用的资源和各种信息，充分发挥实物档案的记录、教育等作用。此外，在网络档案管理系统中，可以为实物档案附加文字档案和声像档案，以使人们一目了然。

综上所述，做好档案管理工作，既可以帮助管理者了解企业的现状，又可以为制定企业今后的发展计划提供准确的数据资料参考，还可以总结经验，使企业少走弯路，加快企业的发展步伐。因此，需要提高企业对档案管理工作的重视程度，加强档案管理水平，加强对档案管理工作人员的业务培训，重视对实物档案的保存和利用，做好档案管理工作，以推动企业的快速发展。