新时代档案个性化服务研究

■晏 周

随着经济社会的发展和科学技术的进步，当前社会已经进入到了一个信息快速增长的时代，传统的档案服务方式已不能满足用户信息需求层次的变化，档案信息化以其管理和利用的便捷性越来越受到各单位的重视。2019 年，中共中央印发的《中国共产党党校（行政学院）工作条例》指出，党校应重视运用现代信息技术，加强档案信息的采集、整理和开发，积极推进数字资源共建共享工作，充分发挥信息化在教学科研和日常管理中的重要作用。面对新时代对档案工作者提出的新要求，本文以安徽省直机关工委党校为例，就创新开展档案个性化服务谈谈自己的几点粗浅认识。

一、档案个性化服务定义、特点和前提条件

党校档案既包括学员在校整个培养过程的真实记载，又涵盖老师教学及科研成果等重要内容，也能反映出教学管理人员科学管理的水平。在新时代，党校的档案人员应不断提高服务主动性，努力把握用户需求，为他们提供定制服务，增强服务针对性，进而更好地体现档案的服务价值。

（一）档案个性化服务的基本定义

档案个性化服务是为用户“量身打造”的信息服务，所有的服务都是根据用户的设定或是通过满足用户需求的方式来实现。党校档案个性化服务就是学校档案部门运用现代技术手段，在对学员、教师及教学管理者需求特点进行分析的基础上，对相关的档案资源进行收集、分类和整理，主动向服务对象推送个性化信息服务，逐步满足党校教学科研和日常管理的实际需要。

（二）档案个性化服务的特点

1.档案个性化服务强调以用户为中心。首先要明确用户的实际需求，并在细微处体现为用户着想的理念。区别于传统的标准化服务，档案个性化服务注重用户需求的收集、整理、分析，最后再进行匹配和输出，因此，数据的收集和分析在这一过程显得尤为重要。其次与传统档案管理模式相比，党校建立学员个性化动态信息档案，以学员、教师及教学管理者为中心，运用现代信息处理工具，依托校内信息网络平台，对档案管理信息系统实现实时动态更新，从而达到党校对学员培养过程的精确需要，逐步提升教师及教学管理者的工作实效。

2.档案个性化服务依赖网络环境。在如今的网络环境和条件下, 档案人员不仅可以一如既往地为传统对象提供服务, 而且能使分类整理后的档案信息被不同层次的用户不受时空限制地实现统一检索、享受实时服务。党校档案信息化致力将档案资源转化为数字化档案信息，通过计算机管理方式对教学管理数字档案进行收集、整理、保管、查询、利用等工作，形成档案信息数据库，为开展档案个性化服务、实现服务师生的目标夯实基础。

3.档案个性化服务突出针对性。档案用户的多元化, 决定了档案需求各有不同。这就要求党校档案部门要不断加强档案资源体系建设，逐步实现对档案利用服务模式的提升，此时的档案信息服务将与传统的档案调阅工作不可同日而语。档案部门将主动获取不同用户的个性化信息需求，并通过互联网和校园网络平台将查找到的信息及时推送给用户，实现主动服务用户的目标。从这点不难看出，党校档案个性化服务既包含了档案部门在创新科技手段帮助下，通过建立全新的个性化信息服务平台，主动开展的针对性引导服务，还包含了按照师生提出的需求提供相应信息服务的内容。

（三）实现档案个性化服务的前提条件

政策引导、资金支持及技术保障等因素都是实现档案个性化服务的前提条件。伴随当下网络与信息技术的飞速发展，档案信息化建设已经作为党校现代化管理的重要内容和衡量党校信息化水平的重要标志，摆上了党校领导的重要议事日程。党校要把握这一机遇顺势而为，充分利用自身的人才和技术优势，在认真听取档案主管部门和有关专家意见的基础上，尽快构建基于大数据的档案管理系统，以便为学校各方面工作提供更好的个性化服务。

二、实现档案个性化服务面临的困境

（一）档案信息化建设推进迟缓

目前，不少党校对档案信息化建设重要性认识不够，没有将档案信息化建设纳入学校信息化建设的“总盘子”同步建设和发展，而且管理体制过于单一，基础设施比较薄弱。主要表现在档案信息系统兼容性不足、信息化设备较为落后，已经远远无法满足档案管理工作的现实需要。在大数据时代网络技术发展日新月异、硬件更新不断加快的背景下，党校应当在档案信息化硬件配备上根据自身特色进行选择，不能一昧求新求好。在软件方面，则要对档案信息化建设的重点和方向有足够重视，依托档案数据核心进行构建研究，面对用户群体较小的个性化服务，可选择第三方云技术公司提供设备支持。

（二）档案专业人才十分匮乏

长期以来，由于对档案工作重视不够和“看门守摊”思想的影响，不少党校专兼职档案人员专业素质较低，年龄偏大的同志对计算机知识知之甚少，这些都影响了档案信息化建设的发展。为了适应档案个性化服务这一创造性和挑战性并存的创新工作，首先要求党校档案人员通过岗位培训、技能实训、学习取经等形式，不断提升其业务水平、技术处理能力，积极创新档案服务，切实提高档案数据资源的利用率。其次，基于档案个性化服务连续性和保密性的特点，党校应积极转变管理理念，在优化档案人力资源配置的同时，注意保持档案专业人才的相对稳定，避免由于人员调整给档案工作带来不利影响。

（三）档案信息安全面临挑战

开展档案信息化建设，档案信息系统安全和档案信息内容安全是值得关注的重要环节。大数据时代，伴随着档案信息化的发展，档案信息平台暴露出数据意外损坏、数据遗失以及黑客攻击、数据被非法获取等安全问题，在党校档案信息化建设过程中也不可避免。众所周知，党校教学培训对象里有很大一部分学员来自省直单位各个不同的领导岗位，他们的相关档案信息的开放利用必须经过严格的审查。为确保学员档案信息安全保密，党校在提供档案个性化服务过程中应当采取严格的管控措施和技术手段及时排查隐患，确保信息安全，同时也应防止相关档案被过度信息化。

三、档案个性化服务模式构建

在当今快节奏的生活方式下，人们对获取信息的方便程度也有了新的认识和需要。党校构建档案个性化服务的目的就是通过档案管理系统和党校网站，让用户一次性输入个人需求从而长久获得个性化的档案信息服务。个性化服务模式的构建首先要符合以人为本的原则，将为用户提供优质高效服务作为档案部门的工作重心。其次，个性化服务模式也要符合动态调整的原则，切实做到数据实时更新。我们在构建档案信息个性化服务模式的过程中，应当特别注重各类数据库的内容更新，并随着用户需求的变化及时更新模式，为用户提供实时档案信息服务。最后，个性化服务模式的构建要符合开放包容的原则，档案信息资源的高度开放是个性化服务的基本保障，没有档案的开放，利用和服务便无从谈起。

根据以上构建模式的原则，笔者初步设计出适合党校档案信息个性化服务的四种模式:

（一）数据库定制个性化服务

这一模式主要是通过分析档案信息资源的利用情况来完成，包括系统界面定制、系统资源定制和系统资源检索定制三种形式。党校数据库定制个性化服务注重以人为本，分析的主要依据是学生进校注册信息的管理及相关资源的保留、共享等，也可以根据党校教学、科研工作的需要, 对科研成果展示、名师公开课、精品课视频进行特色展示。教师的课件及研究成果、教学管理者的制度和流程、行为信息设置等内容，以及整个教学管理全过程等信息服务类型和服务方式，都可以通过动态的数据库定制高效优质的用户界面和服务功能，以获得“量体裁衣”的信息服务。为了给党校不同的用户提供准确、快速的服务，使大家获得更好的服务体验，各个数据库之间实现管理统一，保持衔接顺畅显得尤为重要。

（二）信息推送个性化服务

推送服务模式需要党校打造一个信息主动推送的智能平台，该平台应针对不同用户构建用户模型，尽力收集用户可能会需要的信息，经分析将经过整理的档案信息通过平台自然呈现于用户眼前。这些信息与用户需求相吻合，用户既可以借助平台进行交流，也可以随时随地收到自己想要的信息，极大提高了档案信息的流通性。与此同时，平台还可以提供推荐服务，推送服务器将匹配用户的检索命令与用户数据库, 然后将提取的结果传送到档案信息资源数据库,最后将数据库中对应的档案信息推送给用户，充分体现了其智能化的优势。

（三）信息检索个性化服务

为使档案信息的获取更加快速、准确和便捷，信息检索个性化模式要求党校档案部门开发高效的检索工具，将档案管理系统与党校网络平台融为一体，档案用户再也不必亲自到档案部门去查阅档案资料。鉴于有的用户习惯用关键词在平台上检索、造成查准率降低的情况, 用户普遍希望接入党校网络平台的档案管理系统登录程序便捷、检索服务高效,便于他们快速准确获得所需信息。个性化信息检索功能就是用户在党校网络平台的档案数据库检索界面上输入要检索的信息，随后在充分集中各类档案信息资源的基础上，运用现代信息检索技术，对检索的结果进行匹配，并将检索结果发送给用户。党校网络平台应当注重提升在线数据库检索系统的性能，不断优化档案数据库检索系统主页版面，完善检索方式与途径、检索帮助与指南等相关模块，为学校不同类别的用户提供更准确、更精准的服务。

（四）远程利用个性化服务

为了更好地服务党校中心工作，档案部门可以在开展广泛深入调研的基础上，推出符合学校管理需求的远程利用个性化服务。比如根据学员档案管理的需要和发展,提供实时在线服务，方便学员办理档案借阅、归还、借阅人查询、分类查询等。特别是在疫情期间，档案部门可以通过电话、学校网络平台、微信公众号等渠道，充分运用档案信息化成果，按照权限管理的要求，为学员提供方便快捷的远程查阅和教学服务。此外，党校在利用多媒体技术、开展远程音视频服务、网上法治宣传、举办网上展览等方面也大有可为，通过扩大档案工作的影响，逐步提高全员档案意识和法治观念，充分发挥档案资源的文化教育功能。

四、档案个性化服务模式实现策略

（一）转变传统观念，夯实业务基础

对于传统的党校档案工作来说，信息个性化服务是新生事物，如何将这项服务做好做出彩，是摆在大家面前的重要课题。因此，新时代党校档案工作者必须适应新时代要求，围绕学校中心大局，增强创新意识，关注用户需求，以创新思维来激活档案工作。以学生档案管理为例，作为学生在校期间各科成绩、党性教育，外训活动中形成的具有保存价值的原始记录，应当确保档案信息的真实性和完整性。因此，在开展学生档案数字化过程中，档案部门要确保存储的电子文件内容与纸质文件内容相统一，并采用现代技术手段保证电子文件在拷贝、传送中保持原有的面貌。

（二）整合档案资源，提升服务水平

档案信息化建设作为党校信息化建设的重要组成部分，要求党校档案部门对建校以来的档案信息资源进行分类整合，尽快完成海量信息的基础梳理和数字化工作。为了更快实现档案个性化服务这一目标，从根本上改变传统档案工作效率低下和程序繁琐的局面，党校档案部门需要大量采用现代信息技术，并依托学校网络平台完成个性化、实时更新的档案管理信息系统建设，将经过加工、有针对性的档案信息及时呈现给用户，切实提升档案工作管理服务水平，充分满足党校师生员工对档案信息特定的个性化、专业化需求。

（三）开展互动交流，加强协同合作

档案个性化服务要求党校档案部门充分利用全省党校系统的互动性属性，在党校档案资源建设和服务需求征集上加强与用户之间的信息交流和协同合作。档案用户可以根据自己的实际需求定制档案信息服务，档案部门针对用户的个性特点以及定制的服务内容，积极主动为用户匹配最合适的资源并加强信息的动态调整。协同合作主要有以下三种路径：一是加强内部分工协作, 共同完善学校档案信息资源数据库，共同开发档案网络服务平台；二是加强与兄弟院校合作，合作开发信息化处理工具、签订档案异质异地备份协议等,进一步提升服务效能，保障档案信息资源数据库安全；三是与上级党校以及同级党校开展协同合作,实现网上服务平台的互联互通，提供“异地查档,在线出证”等远程利用服务。

（四）突出平台建设，拓宽服务领域

为了更好地发挥党校档案信息资源的作用，首先需要利用最新的科学技术来对网上服务平台进行及时的升级，完善现有功能、消除安全隐患、提高服务效率。其次要注意在构建基于社会化媒体的档案信息个性化服务模式的过程中，加快数据库的内容更新步伐，要随着用户需求的变化来更新用户需求模型，进行跟踪服务。最后档案部门要想用户所想，通过分析用户特点预判其需求，努力实现档案服务变被动为主动，全方位、多层次为用户提供个性化服务。

随着现代信息技术的飞速发展，档案用户的实际需求也在悄然发生变化，档案个性化服务能否有力有效，将对档案事业创新发展、高质量发展产生影响。本文围绕党校档案个性化服务的风险挑战、服务模式以及实现路径展开阐述, 以期更好满足党校不同档案用户的需求, 最大程度发挥档案资源的社会价值和经济价值。为更好地贯彻落实新修订《档案法》的有关规定，党校应进一步加大对档案信息化建设的投入，在提高档案人员综合业务素质、加强档案资源深层次开发的同时，不断强化网络服务平台的维护和监管，准确及时地处理信息安全暴露的问题和漏洞，实现为党校用户提供更加方便快捷服务的目标。