新形势下铁路建设项目档案信息化建设浅议

■刘 骅

随着我国铁路建设的规模不断扩大，档案管理工作的重要性越来越明显，铁路建设项目档案管理工作开展时应该根据实际情况综合运用信息技术，优化和改进档案管理方案，从而不断提高档案管理的效率与质量。同时信息化管理技术的应用还可以提高档案信息管理的全面性和精准性。此外，管理人员应该结合铁路建设项目开展的总体情况熟悉掌握信息化管理技术，确保项目档案管理工作可以顺利开展。

我国铁路事业发展的速度比较快，并且铁路工程项目的建设规模在逐步扩大，铁路建设的过程中我国投入了大量的资金，主要为了保证区域经济和社会的稳步发展。但是，随着铁路建设项目的增多，铁路建设项目档案管理工作开展的难度越来越大，为了提高项目档案信息管理的总体质量和效率，管理人员应该根据铁路建设项目档案管理工作内容综合运用大数据技术等先进的手段，提高铁路建设项目档案的管理水平，这对铁路建设档案价值的开发也十分有利。铁路项目档案管理相关部门必须加大对信息技术应用的重视力度，科学规范地运用信息技术，优化和改进铁路建设项目档案管理方案，推动铁路事业持续稳定的发展。

一、铁路建设项目档案信息化建设的必要性

（一）提升档案管理效率的重要保障

铁路建设项目档案信息化建设工作的开展可以提高档案管理的效率。虚拟化档案管理平台的建立可以有效实现资源的整合，最大化提高档案管理资源的利用率。信息化管理平台的建立，相比于传统的人工检索方式，大大提升了档案检索的效率。采用信息化管理的模式可以将纸质、图像等信息转化为数字信息，减少了纸质等材料占用的空间。通过数字化管理平台管理人员可以对档案进行分类和查阅等，大大提高了工作的效率，实现了档案管理物理空间的利用率。以信息化管理的方式对档案进行管理，减少了管理人员的工作量，提高了信息更新与优化的速度，对信息的关联性进行调整，提高了档案信息管理的总体质量。

（二）档案管理工作的重要发展方向

随着大数据技术研发力度的加深，将其运用于档案管理工作中可以有效改善当前档案管理的质量，档案管理信息化的建设也是当前档案管理工作的重要发展方向。铁路建设项目档案信息化管理模式的应用可以将铁路档案人力资源释放出来，优化档案人力资源，这对于档案资料收集以及档案信息服务质量的提升有积极影响，大大提高了铁路建设项目档案的真实性以及可靠性。此外，信息化管理模式的应用还可以实现对铁路建设项目档案资源的优化配置，使得铁路建设项目档案管理的科学性和合理性提高。信息化管理模式的应用还可以拓宽铁路建设项目管理的服务范围，整合档案管理的资源。

二、铁路建设项目档案管理特点

（一）成套性

就目前铁路建设项目档案管理的情况看，该工作表现出突出的成套性。项目的档案内容比较多，从项目立项到最后的施工竣工验收完，各个施工工序之间工作的关联程度比较高。因此，项目档案管理工作贯穿于铁路建设项目的全过程。

（二）专业性

铁路建设项目档案管理工作开展大部分是根据《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》进行的，其中要求所有的铁路建设项目涉及到的档案信息必须全面收集，并且保证数据信息的可靠性，确保数据信息能够反映出铁路建设项目的真实情况，从而提高铁路建设项目施工的质量。相比于其他工程项目铁路建设项目档案管理工作的专业性更高，要求管理人员必须扎实掌握档案管理相关知识。

（三）动态性

铁路建设项目竣工后，管理人员需要对铁路工程项目运营的安全性以及可靠性进行全面的检查，并且做好铁路的试运营工作。同时，加大对技术改造的力度，制定合理的线路维护技术，及时解决铁路工程项目中存在的问题，提高铁路运行的安全性。此外，以动态化管理的方式开展铁路建设项目档案管理工作，提高档案收集的全面性。

（四）周期长

铁路建设项目施工需要较长的时间，因此，项目档案管理工作的开展具有突出的周期长的特点。开展的过程中管理人员应该做好施工现场的勘察，并依据勘察所得的数据做好项目设计以及施工计划等，保证施工能够顺利进行。此外，有些铁路的跨度比较大，这种情况下铁路的施工周期就会延长，增加了项目档案管理的难度。

三、铁路建设项目档案信息化管理内容

铁路建设项目档案信息化管理工作的过程中主要是通过使用先进的信息技术，实现对数据信息的获取、传递、整理以及存储等，借助信息管理系统，管理人员可以了解项目施工的具体进度，并且能够实现对铁路建设项目质量的分析目标。信息化管理模式应用时管理人员可以对数据信息进行扫描和压缩，构建健全的数据库，实现项目建设档案资源共享的目标。

（一）实行数字化信息加工

铁路建设项目档案管理工作开展前管理人员应该对数字化信息进行合理的加工，保证项目档案信息化管理工作能够顺利开展。数字化信息加工包含三方面的内容：第一，存量项目档案的数字化，该工作开展时工作人员需要对数据进行收集和鉴定，做好数据的整理和归档工作。针对需要纳入档案管理范畴的纸质项目档案，管理人员应该对其进行扫描加工，将纸质资料进行数字化加工，从而延长项目档案的保存时间。由于铁路建设项目涉及到的档案数据信息比较多，在开展管理工作时可以与第三方专业机构进行合作，保证铁路建设项目档案信息化管理工作更好地开展。铁路建设项目档案管理工作开展时针对新增的项目档案，管理人员应该制定日常维护和管理措施，并且建立健全档案管理数据库，提高项目档案信息化管理的水平，做好纸质档案和电子档案的数字化录入，提高数据的完整性。第二，建立电子文档。项目档案管理建设时工作人员应该做好纸质文件和电子档案的整理，并将纸质文件进行扫描，从而保障电子档案可以保留更长时间。同时，按照《纸质档案数字化规范》以及《数码照片归档与管理规范》等相关的文件，制作电子文档，并检查电子文档的真实性。第三，数据挂接验收。铁路项目档案管理工作人员可以根据实际情况建立健全项目档案管理系统，及时将项目电子文档接入到项目档案管理系统中，做好项目纸质档案的验收。同时，按照《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》开展档案管理工作，明确项目档案归档范围，检查扫描文件的准确性，保证与纸质材料保持一致。电子文件应该存储到专门的档案管理系统中，并且做好电子档案的加密工作，避免出现电子档案丢失等问题。

（二）开发信息化管理系统

就目前的情况看，当前市场中档案管理系统的种类比较多，但是大部分档案管理系统都是根据市场的发展建立的通用型档案管理系统，使用时缺少必要的灵活性，并且没有根据铁路项目建设有针对性的管理系统。铁路建设项目档案管理工作具有突出的特点，采用通用性的档案管理系统无法提高档案管理的质量，并且档案管理工作中遇到的问题没有办法及时解决。因此，必须全面分析铁路建设项目档案管理的特点，建立有针对性的项目档案管理系统。第一，系统构架。铁路建设项目档案信息化管理工作开展的过程中，管理人员应该构建系统构架，对项目管理系统和项目档案管理系统进行合理的对接，保证数据信息的可靠性。项目建设管理系统包含的内容有很多，其中主要的有铁路项目建设信息库和实施计划等。项目档案管理系统建设时管理人员应该做好目录以及电子目录数据的接收，并且做好项目档案归档组卷以及项目档案查询等相关工作。设置数据接口，为信息的传输提供保障。第二，功能设置。铁路建设项目档案管理系统的复杂程度比较高，并且其功能具有多样性，其中主要包括文书档案、声像档案以及科技档案等，管理人员应该对档案进行分类处理。技术人员应该加大力度开发档案自定义功能管理系统，对档案进行科学分类，从而提高档案自定义功能管理系统的可靠性。自定义功能系统应该对字段进行定义，并对功能属性进行设定，结合档案管理体系使用的情况对界面进行定制。根据项目档案信息化管理需要，实现档案管理系统集成。具体来说包括三个层级：一级包括科技档案、文书档案、声像档案等等。二级是在一级基础上的再细分。如，项目科技档案包括项目工程前期文件、建设管理类文件、施工文件、验收资料等等。在一二级基础上，再在系统中设置案卷级目录参数和文件级目录参数，如案卷题名、文件题名、立卷单位、档号、文字说明等为三级。第三，库房管理。铁路建设项目档案信息化管理工作开展的过程中应该规范开展库房档案管理工作，以卷为单位，保证项目档案真实可靠地被录入到系统中。明确档案存放的位置，对库房板块进行模拟，为后期档案查阅等工作的开展提供保障。

（三）夯实网络化管理基础

铁路建设项目档案管理信息化建设的过程中，管理人员应该夯实网络化管理基础，为档案信息化管理工作的顺利开展提供保障。同时，结合网络技术发展的情况，从项目档案管理效率提升的角度进行分析，加大对互联网和局域网综合应用的力度。项目档案管理体系建立时可以适当地添置计算机以及扫描仪等设备，为了保证项目档案管理体系中数据信息的安全性，管理人员可以设置防火墙等，避免“不法分子”的侵入。

四、铁路建设项目档案信息化管理对策

（一）提高思想认识，健全组织保障

铁路建设项目档案信息化管理工作质量提升的前提条件是提高工作人员的思想认识，并且健全组织保障体系。深入对项目档案管理信息化建设的认识，并且强化业务辅导，保证项目档案管理各项工作能够顺利开展。项目档案管理人员应该严格落实各项管理规章制度，明确项目管理工作的重要意义，按照项目档案管理计划完成各项管理工作。此外，管理人员应该注重自身的学习，不断提高思想认识，明确自身工作职责，保证项目档案管理工作有序开展。铁路项目档案管理部门管理人员应该做好相关的监督与管理工作，加大对信息化系统运转的管理力度。提高项目档案管理人员的综合素质水平，结合项目档案信息化管理的总体情况，制定档案管理工作人员培训计划。

（二）实行统一管理，完善规章制度

铁路项目档案信息化管理工作开展的过程需要经过较长的周期，并且工作内容复杂多样，因此，项目档案管理工作的开展必须建立约束机制，从多个方面出发对项目档案信息化管理规章制度进行调整，提高制度的实用性。同时，项目档案管理人员应该对施工合同等进行综合全面的分析，从项目立项开始直到最后质量审核工作完成，项目档案管理人员必须全面收集相关数据信息，做好数据的整合与分析。

（三）加大投入力度，提升管理水平

铁路建设项目档案管理工作开展的过程中应该加大资金投入力度，保证项目档案管理工作需要使用的硬件以及软件设施更新换代速度更快，提高系统运行的效率，促进项目档案管理信息化建设工作更好地开展。同时，加大对工作人员业务培训力度，提高档案管理人员的业务知识水平，为档案管理信息化建设工作的顺利开展奠定基础。

（四）档案资料收集的信息化

铁路建设项目档案管理信息化建设的过程中必须要有真实可靠的数据信息为依据，通过网络技术等多种不同的先进技术，管理人员可以开展在线信息收集与管理工作。同时，随着网络技术的不断提升，可以对审签流程进行电子化处理，做好项目档案管理的全过程记录。同时，将电子化技术应用到工程验收阶段，可以大大提高工程验收的效率以及质量，减少铁路建设质量问题出现的概率。

（五）档案信息数据的标准化

铁路建设项目档案管理工作开展的过程中管理人员应该明确档案数据信息收集的标准，不断提高档案信息数据的标准化程度。项目档案管理信息化建设的过程中管理人员可以通过使用先进的技术对数据信息进行归档、分类和保存，及时找出不可靠的数据信息，并对其进行矫正，避免后期档案管理工作的顺利开展受到影响。同时，建立项目档案信息化管理的统一平台，根据项目内容，设置不同的版块。

（六）档案信息化管理平台的建设

首先，铁路档案信息化管理平台的开发需要明确系统架构。一般而言，铁路建设项目的信息化管理系统分为项目管理系统和档案管理系统并行，依靠标准的数据接口进行互联。前者包括项目建设的信息数据库、项目进度计划、档案归档计划、实施全过程管控、项目验收管理、成果展示与归档、项目考核等；后者包括档案管理的目录、信息数据的接收、档案归档组卷、档案查询、档案借阅、统计分析、价值开发，依靠标准化的数据接口进行两个并行系统的信息传输。其次，铁路档案信息化管理平台的功能。该系统主要有三级功能：一级功能是将档案进行大类划分，如声像、文书、科技等。二级功能是将一级分类进行细分归划，如声像档案是将多媒体、声音、图像等电子信息进行收录归档。三级功能是将一、二级功能进行目录编制、卷宗编制、文件名编制、档案号编制等。最后，将库房管理纳入信息化管理平台。一般从卷入手进行档案录入，档案卷在库房的位置要在系统中标明，系统模拟库房进行案卷管理，方便后续使用和开发。

（七）档案信息安全的保障

项目档案管理人员应该结合实际情况不断提高档案信息的安全性，保证档案信息管理工作更加顺利地开展。第一，全面检查硬件设施的质量，并且对硬件设施的功能以及使用性能等进行全面的分析，确保硬件设施在安全的环境中运行。第二，建立多元化保障防护系统，在系统中安装合适的杀毒软件以及防火墙，明确管理权限，数据信息共享的同时，提高对项目档案信息保护的力度。