大数据时代医院文书档案管理工作优化探索

■王泽蓓

一、医院文书档案管理与大数据技术

医院在进行各项决定、修订有关制度、开展各项管理及举行各种临床研讨会的过程中，都需要通过文字方式记录一系列内容，这些医院在各个时期发展的政策、制度和党群、人事等各类文件，以及临床记录、科研日志等内容共同组成了医院文书档案，医院文书档案在医院档案建设与管理中具有非常重要的地位和作用，是医院建设发展历史与临床科研开展的重要基础条件。

在大数据时代，计算机技术、网络技术和移动技术已经渗透到了社会各个领域，是人们生活与工作中不可或缺的部分。大数据技术依靠其巨大的数据体量、多样的数据类型和迅速的处理速度已经成为提高各行各业核心竞争力的关键因素，在医疗领域，通过大数据技术对大量临床医疗信息进行处理，能够更好地分析病人情况，提高诊断精确度。除此之外，大数据技术在医院行业的应用还应有更多拓展，新形势下，医院在发展过程中，文书档案因其数量大，类型丰富，管理难度变大，为此，医院在文书档案管理中也要加强对大数据技术的应用，在文书档案的收集、整理、储存和利用等一系列流程中发挥重要作用，做好科学规范的医院文书档案管理工作,有效推进现代医院管理体系的发展。

二、医院文书档案管理工作的主要问题

当前，一些医院对文书档案管理的重视程度不够，其文书档案管理工作依然采用传统的管理方法，不能满足医院现代化发展的要求，主要存在着以下方面的问题：

（一）分散管理，不便归档

医院文书档案包含丰富，在内容上既包括以人为记录对象的人事档案，也包括以医院诊疗、科研、管理为对象的业务档案，因此，医院文书档案是由多个部门形成的资料而整合的，在这个过程中便有可能产生分散管理的问题。各个部门独立管理本部门所需档案，设置专人对档案进行保存，再加上多个部门之间信息交流不及时，对部分信息会进行重复收集和整理，这就造成了人力、物力和空间的浪费。除此之外，不同的管理主体对文书档案的管理标准和规范不同，加之部分部门的文书档案管理意识薄弱，能力较低，很容易造成文书档案管理的混乱。在报送至医院档案机构进行保存时，也会加大机构人员的工作压力，机构人员进行完善时也可能会因为内容的专业性造成信息误差，既不便于归档，也会对文书档案的利用产生不利影响。

（二）人工管理，效率低下

医疗卫生事业是民生大事，现代医学各项新技术突飞猛进，各大医院积极引进先进设备与技术提高医疗水平。但从医院目前的档案管理情况来看，大部分医院文书档案管理的模式仍处于传统阶段，纸质档案同电子档案的融合率较低。虽然计算机技术已经在文书档案管理工作中普及，但在实际工作过程中，部分医院只是单纯地使用计算机进行资源的存储与归档，在对所需档案信息进行检索时，仍然使用人工查询的方式，本质上仍然是人工管理的模式，大大降低了文书档案的工作效率，这不仅是对时间和精力的消耗，还有可能对文书档案的准确性与下一步工作的开展造成影响。

（三）延迟管理，容易丢失

在传统管理阶段，医院文书档案工作具有延迟管理的特点。一方面，文书工作与档案工作具有相对独立性，文书是档案的开始，档案是文书的终点，在医院各个部门的文书档案管理工作中，从文书转为档案是存在时差的；另一方面，各部门档案递交至医院档案机构并不是实时的，往往是在某项工作安排结束后，或者是定期处理完某一阶段的事务后将过程中产生的档案一同报送至档案机构。因此，档案的生成和移交保存都是延后的，这也会不可避免地导致文书档案的丢失或失真，影响医院文书档案的整体质量与利用。

三、大数据技术在医院文书档案管理中的应用探索

针对上述问题，主要是源自传统文书档案管理模式与方法带来的弊端，在数字化时代背景下，医院文书档案管理工作应自上而下进行创新变革。在宏观上，第一应加强对医院文书档案管理工作的认识，医院领导提高对医院档案机构的重视，促使机构人员转变传统的文书档案管理理念，从主观上提高机构人员的积极性；第二应完善医院文书档案管理制度，设计科学合理的档案处理流程，更新文书档案管理工作方式，提高机构人员工作能力，从客观上规范文书档案管理工作的开展。而在具体的变革措施中，着力点便是发挥大数据技术在文书档案管理工作中的优势，从理念、制度、流程和方法等方面探索大数据技术的应用，进而解决上述问题。在大数据技术具体的应用上，主要有以下几点要求：

（一）统一文件标准

医院文书档案既包括纸质档案，也包括电子档案，运用大数据技术对文书档案进行管理，首先要推进所有纸质档案到到电子档案的转化。另外，无论是转化的电子档案还是原始电子档案，均应有一套规范的记录标准，这便要求医院档案机构根据不同部门的实际情况进一步规范记录标准，包括文件命名、字体、样式等，保证医院内部档案文件格式的一致性。各个部门在整理文书档案的过程中也应遵守统一制定的记录标准，对待同类型的文件要保证记录一致，在文书档案的移交过程中做好标注，方便档案机构对收集完成的文书档案进行统一分类、编目和保管。

统一文件标准是利用大数据技术的前提，也是减少人力浪费、提高工作效率和质量的必要条件，有利于文书档案的归档与利用，

（二）提高信息化能力

大数据技术为医院文书档案管理工作转型提供了便利的技术支持，以电子计算机为核心的各种新技术逐渐应用于档案管理中，这不仅要求医院要加大硬件设施投入力度，增加信息化设备，提高档案机构信息化水平，还对档案机构人员的信息化能力提出了要求。医院在聘用文书档案管理工作人员时，可以适度引进有计算机专业背景的人才，侧重对其进行能力的考核，录用后也要定期进行专业培训与指导，确保其具备医院文书档案管理工作的基本素质。同时也要加强医院文书档案管理工作队伍的建设，定期举办专业的信息技术培训活动，引导其掌握计算机有关软件和信息化平台的操作方法。为保证工作人员学习信息化技术的积极性，医院可以设立对应考核机制与奖惩机制，提高其能动性，培养档案理论知识与信息技术兼具的管理人才。

培养档案管理工作人员掌握信息化技术是利用大数据技术的保障，文书档案信息化管理过程中，档案管理人才是其中重要的组成部分，高专业素养和计算机水平的机构人员能够有效提高工作效率。

（三）建立文书档案管理系统

建立医院文书档案管理系统能够密切档案管理机构同其他各部门的联系，对档案管理机构而言，该系统能够实时汇总医院各个部门需要归档的电子文件，按照不同部门、不同文件类别自动分类储存，成立电子档案资料库，减少了不必要的工作量，更有力地保证了文书档案工作的准确性。对医院各部门而言，工作人员直接通过系统录入数据信息，能够实现文书档案的实时整理及上传，降低了工作失误可能性，同时该系统设置目录和检索功能，对医院内各部门提供相关档案资料的查询和利用服务，保证各部门之间的档案资源信息共享与交换，提升档案服务质量，为开展各项工作提供了便利条件。另外，该系统作为网络平台，能够极大程度地节省存放空间，提高医院空间利用率。