档案安全管理文化建设探析

■岳红博 王伟红

“文化是民族的血脉，是人民的精神家园。”全面建成社会主义现代化强国，实现中华民族伟大复兴，提高国家软实力，必须推动社会主义文化大发展大繁荣，兴起社会主义文化建设高潮，发挥文化在引领风尚、教育人民、服务社会、推动发展方面的作用。档案安全管理文化是档案文化建设的重要组成部分，在档案安全管理过程中发挥着不可估量的作用。建设档案安全管理文化，提高档案安全管理的“软实力”，对于加强档案安全管理，保证档案实体安全具有重要的现实意义。

一、档案安全管理文化的概念

文化是什么？这是一个看似简单，实际上又很难界定清楚的复杂概念。查阅资料发现，国内外学者从不同学科、不同层次、不同视角对文化进行了考察，关于文化的定义有很多，令人眼花缭乱，莫衷一是。那么文化到底是什么呢？余秋雨先生在研究、总结前人成果的基础上，经过长期深入思考给出了文化的定义，他认为文化是一种成为习惯的精神价值和生活方式，它的最终成果是集体人格。简言之，文化是某一群体在价值观念和行为规范上的共同默契，一种是深入到潜意识的本能。从本质上讲，文化是在价值观支配、影响下的人的行为和活动。由此，我们认为：档案安全管理文化是以档案安全管理价值观为核心的，档案保管单位及其工作人员为实现档案实体安全所实施的一系列经常性安全管理实践活动的总和。档案安全管理文化规范和约束着档案安全管理的所有工作，对档案保管单位实现档案实体安全发挥着举足轻重的作用。

档案安全管理文化同其他文化一样，是由档案保管单位及其工作人员在长期的实践过程中形成和发展起来的。它除了一般文化所具有的共同性、整体性、继承性、发展性和创新性的特点，还有其自身的特性。主要体现：创造主体的特殊性和实践领域的特殊性。档案安全管理文化是由档案保管单位及其工作人员这一特定主体在对所保管的档案实施安全管理的过程中共同创造的、特有的一种文化形态，其形成和发展不仅受到我国民族文化传统的影响，还受到国内先进文化特别是档案文化建设的影响。

从文化的归属讲，档案安全管理文化是档案文化的一种亚文化。它的核心是档案保管单位及其工作人员档案安全管理价值观念，其表现方式主要有两种：一种是主观的、无形的，集中体现在档案保管单位及其工作人员档案安全管理的认识评价、行为模式和思想观念；一种是客观的、有形的，即通过安全管理活动表现出来的认识评价，用制度规范、操作流程表述出来的行为模式，用文字、图像等表达出来的思想观念。

二、档案安全管理文化的层次结构

档案安全管理文化的结构形态可以概括为三层一体结构。所谓“三层”就是档案安全管理文化由于表现载体、表述形式的不同呈现出物质文化、制度文化、精神文化三种形态，由此构成了档案安全管理文化的物质行为层、制度准则层和价值观念层。所谓“一体”就是档案安全管理文化作为一个整体，它的三个层面处于互涵共摄、互观互照的状态之中，我们所能“看”到的只是它的状态、它的基本形式和它的表述方式，也就是档案安全管理的现状、档案保管单位及其工作人员的安全管理行为以及文字或图像化的安全管理制度与规范。

物质行为层是档案安全管理文化层次结构的最表层，是我们可以通过视觉、听觉等感官直接感受到的一个层面。作为档案安全管理文化的外显，物质行为层是档案安全管理文化建设发展程度的外部标志和形象。它主要包括两个方面：一是通过不断完善和发展的安全建设将安全管理价值观凝结到安全设施设备诸如消防警报器、烟感探测器、监控系统、防盗防爆装置等实体硬件中；二是档案保管单位及其工作人员在档案安全价值观的指导下，通过安全教育与训练、安全保卫、安全检查与监督、安全评估、安全警示等把安全行为准则、思维方式、行为模式等表现出来。档案保管单位及其工作人员实施档案安全管理的行为模式、过程和结果里沉淀了、蕴含了他们的安全管理价值观。档案安全管理文化的发展变化也首先在物质行为层上得到体现，它扮演着“开路先锋”的角色，是其他两个层面存在的物质基础。

制度准则层是档案安全管理文化的中间层。它是档案安全管理文化的文字化、图像化实现，以规章制度、法规、条例、标准、操作规程的形式呈现档案安全管理价值观。《档案馆通则》《档案馆建设标准》《档案工作突发事件应急处置管理办法》《档案馆防治灾害工作指南》《关于进一步筑牢安全防线确保档案安全的通知》《档案馆安全风险评估指标体系》等有关档案安全管理的文件，充分体现了档案安全管理的价值观念，规范着档案保管单位及其工作人员在档案安全管理活动中的行为，使档案保管单位及其工作人员的档案安全管理活动有章可循、有据可依。制度准则层介于价值理念层和物质行为层之间，与价值理念层互为表里，是档案安全管理文化中带有强制性的部分，具有实现聚合和控制的功能。它对档案安全管理文化的充实、更新和发展往往起着巨大的推动作用。

价值理念层是档案安全管理文化的核心层。它是档案保管单位及其工作人员在长期的档案安全管理实践中产生的或约定俗成的沉淀于档案保管单位及其工作人员思想中的集体无意识的档案安全管理行为准则、价值观念。“安全第一，预防为主”的安全工作方针，“档案安全是档案工作的生命线”等都是档案保管单位及其工作人员档案安全管理价值观的反映和体现。价值理念层是档案安全管理文化中最核心的部分，是档案安全管理文化形态大厦的“基石”。

从档案安全管理文化的“三层一体”结构形态关系看，价值观念层是档案安全管理文化的核心，居于主导地位，支配着其他两个层面；制度准则层是价值观念层、物质行为层的中介，反映着档案安全管理文化的价值理念，引导和规范着档案保管单位及其工作人员档案安全管理活动；物质行为层则是档案安全管理文化的具体实现，是价值理念层、制度准则层的体现和反映。

三、加强档案安全管理文化建设的意义

（一）是保证安全发展理念落到实处的有力举措

2018 年9 月2 日晚，巴西国家博物馆发生重大火灾，馆内2000 万件藏品约90%毁于一旦。2019 年4 月15 日，法国巴黎圣母院发生严重火灾，852 年历史的中轴塔在火中倒塌。近年来国内也多次发生火灾、爆炸等安全事故，一次又一次给档案安全管理工作敲响了警钟。档案是历史的原始记录，是党和国家的宝贵财富和重要资源。当今时代，文化越来越成为民族凝聚力和创造力的重要源泉，越来越成为综合国力竞争的重要因素。作为记载历史、传承文化载体的档案其重要性越来越得到世界各国的重视。确保档案安全，事关党和国家核心利益，事关档案事业永续发展，是每一名档案工作者的重要政治责任，在任何时候任何情况下都不能有丝毫疏忽和放松。各档案保管单位及其工作人员处在档案安全管理的第一线，是档案安全的“第一责任人”。管好用好档案，使档案始终处于安全状态，不仅仅是各档案保管单位的基础性、经常性的主要工作，还是事关档案事业安全发展的“头等大事”。档案如果使用得当、管理有方，就能发挥“存史资政育人”的作用，激发出强大精神动力，产生利国利民、惠及千秋万代的效能；反之，一旦档案在安全管理上出现了问题、酿成事故，不但发挥不出应有的效能，反而会给国家文化建设带来灾难性的后果。我们档案保管单位、工作人员就是历史的罪人，愧对党和人民的信任。由此可见，加强档案安全管理文化建设，增强档案保管单位及其工作人员对档案安全管理的价值认同和共识，不仅是促进档案安全管理工作实现良性互动，保证档案事业安全发展的需要，也是保证安全发展理念落到实处的有力举措。档案保管单位及其工作人员必须把档案安全管理文化建设抓紧抓好抓出成效，打牢档案事业发展的基础，以适应新时代档案工作的需要。

（二）是实现档案安全管理手段创新的必然选择

完美的管理制度是不存在的，完全依靠制度管理来保障安全也是不现实的。预防档案安全管理事故不仅仅是技术问题，也是管理问题，更是深层次的认识问题，归根结底还是档案安全管理文化的问题。管理学“大师中的大师”彼得·德鲁克说过：管理以文化为基础。从广义上讲，管理本身就是一种文化现象。档案安全管理文化与档案安全理论、安全规章制度、安全设施设备一样，都是档案安全管理的一个基础性要素。短期安全靠运气，中期安全靠制度，长期安全靠文化。档案安全管理借力档案安全管理文化，将档案安全管理提升到文化的层面，发挥在档案安全管理中的“软实力”作用，为档案安全管理手段创新提供了一个全新的思路。档案安全管理文化建设不是另起炉灶，而是对档案保管单位及其工作人员在长期的档案安全管理实践中优良传统的一种传承，探索和总结档案安全管理的核心本质，把档案安全管理的各要素综合起来发挥作用，激发档案保管单位及其工作人员的能动性，变“要我安全”为“我要安全”，变他律为自律，突破了传统的安全管理模式，使安全管理更趋规范化、常态化。这是提升档案安全管理的新境界，也是实现档案安全管理手段创新的必然选择。

（三）是推动档案安全管理科学发展的内在要求

虽然“突击式、运动式”的档案安全管理能够在短期内迅速改善档案安全管理的基础设施、基本条件等外部环境，纠正存在的一些不安全行为，但是无助于实现档案的长久安全。当今世界是不同社会制度、思想体系和价值观念并存的世界，各种文化碰撞交融，各种思潮相互激荡。处在档案安全管理一线的档案保管单位及其工作人员不断受到各种社会因素的冲击和影响，价值取向多元化、个性多样化、行为潮流化的趋势日益明显。仅靠单纯的说教、严格的管理、先进的技术手段并不能从根本上提高对档案安全管理的重视程度。加强档案安全管理文化建设，不仅可以明确档案安全管理的目标，影响档案保管单位及其工作人员在档案安全管理活动中的安全价值判断，约束档案保管单位及其工作人员的安全管理行为，激发在档案安全管理工作中主动性、积极性和创造性，还可以为档案安全管理确立一套价值标准，促使档案保管单位及其工作人员树立正确的安全价值取向，把被动的管理转变成为一种自觉、主动的行为，保证这种安全价值观渗透到档案安全管理的方方面面，弥补行政管理与技术管理所达不到的“角落”。另外，档案安全管理文化作为一种文化形式，一旦形成就会有一个稳定、保持和发展的过程，对于保证档案安全具有管根本、管长远的作用。

四、加强档案安全管理文化建设的几点思考

（一）把握实质，规范行为，训练养成

“化于心而形于外”是对档案安全管理文化的形象描述。建设档案安全管理文化，首先，档案保管单位及其工作人员要有高度的文化自觉，弄清楚档案安全管理文化的概念和内涵，准确把握其精神实质、各档案保管单位要在收集整理档案安全管理发展历程的基础上，深刻领会档案安全管理文化的内涵，提炼档案安全管理文化的核心价值，最终形成既继承档案安全管理的优良传统，又充分体现本单位档案安全管理特点、特色的核心价值体系。其次，要实现法规制度和操作流程的标准化。档案安全管理的行为规范是档案安全管理文化的具体体现，也是档案安全管理文化建设的基础要求。为了确保拥有能够达到和维持档案安全的管理系统，必须有效控制档案保管单位及其工作人员的行为。行为规范的建立和执行应体现档案安全管理价值观。档案保管单位及其工作人员要参与规范系统的建立，引导全体工作人员理解和接受建立行为规范的必要性，细化有关档案安全管理的各项规章制度和操作流程，制定行为规范，让档案安全管理行有依据、做有准则。最后，要大力开展行为模式训练。“约其行，方能束其心。”档案保管单位要按照档案安全管理规范化、模式化的标准，坚持不懈地对全体工作人员进行行为模式训练，如消防演练、突发事件应急处置演练等，矫正工作人员档案安全管理中的安全价值观缺失、安全意识不强以及不安全行为，使行为模式由强制执行、自觉遵守到认同、到内化，并以此形成档案工作人员档案安全管理行为与价值观的统一。

（二）明确责任，完善机制，审核评估

档案安全管理文化建设具有长期性、动态性和艰巨性的特点，运动式、突击式的档案安全管理文化建设是不能取得实效的。从制度机制层面入手抓好档案安全管理文化建设，把完善制度机制作为档案保管单位安全管理的“奠基工程”，作为档案安全管理文化扎实推进、深化转化的基本方法手段，作为确保档案安全管理取得长效实效的重要保障。一要明确领导责任。档案保管单位要肩负起创建档案安全管理文化的领导职能，按照《档案馆通则》《档案工作突发事件应急处置管理办法》《档案馆防治灾害工作指南》《档案馆安全风险评估指标体系》的规定对全体工作人员的职责加以明确，清晰界定岗位安全责任，保证所有与档案安全相关的活动均采用了安全的工作方法，确保全体员工充分理解并胜任所承担的工作。二要建立档案安全管理文化制度化机制。档案安全管理文化制度化是要将档案安全管理价值观所反映的内容用法规、标准和操作规程的形式予以规定并体现出来，实现用档案安全管理价值观统领、指导和管理档案保管单位及其工作人员的档案日常管理行为，培养档案安全管理的意识。三要定期组织审核评估。档案保管单位应对自身档案安全管理文化建设情况进行定期的全面审核，应定期组织评审档案安全管理文化建设过程的有效性。对工作人员在安全价值观念上的任何提升、日常行为方面的点滴进步、创新发展档案安全管理文化的成绩和贡献给予记录，并在此基础上定期进行总结、奖励，用树立榜样、立功授奖、文艺宣传等方法给予肯定和鼓励，把上上下下的积极性调动起来，把各个环节的工作衔接起来，努力创造各司其职、齐抓共管的档案安全管理文化建设新局面。

（三）多措并举，点滴渗透，合力共育

档案安全管理文化建设的核心是采取各种措施、利用各种途径，培育档案安全管理价值观，让档案保管单位及其工作人员认识到档案安全管理的极端重要性，把保证档案安全当成一种共同责任和自觉行动。首先，要加强档案安全管理价值观的灌输。要将档案安全管理法规制度、光荣传统、典型事迹等纳入经常性安全教育，鼓励广大工作人员积极参与档案安全管理，对档案安全管理中出现的问题及时组织讨论，教育内容要在档案安全管理中付诸实施，出现的问题要在教育中反复强调。通过持续不断地思想灌输，让广大工作人员深切认识到保证档案安全的重要性，牢固树立“安全第一，预防为主”的安全意识，增强爱档管档的荣誉感和使命感。其次，要强化文化环境熏陶，构建浓厚的培育氛围。文化理念的精神渗透是最强大、效果最佳的渗透。档案保管单位要利用文化传播媒介，将包含档案安全管理价值观的名言警句制成标牌、宣传画和条幅，在档案库房、办公场所、门厅、餐厅广泛张贴、悬挂，使工作和生活空间成为档案安全管理教育“延伸的课堂”，让一面面墙壁、一件件设施都成为无言的“老师”，使得所有进入这个环境的工作人员都置身于良好文化和精神环境的感染和熏陶之中，在耳濡目染中把档案安全管理价值观“内化于心”。最后，要把文化艺术活跃起来。文艺活动没有强制性，但有很强的渗透性和感染力，它改变了传统的说教灌输方式，将安全管理的价值理念通过直观生动、喜闻乐见的微视频、动漫等形式展现出来，易于理解便于接受，实现入耳、入脑、入心，潜移默化育人的目的。因此，档案保管单位要把档案安全管理的文化艺术活跃起来，保证档案安全管理价值观更好、更快地融入广大工作人员的灵魂、固化入血脉、落实到行动。