探究如何在信息化条件下改进档案管理工作

赵建梅

（河北省水文工程地质勘查院 河北石家庄 050800）

信息化时代，各行各业都广泛应用了信息技术，其除了对经济产生较大影响之外，还影响了精神文明方面的建设。信息化条件下，企业档案管理同样需要紧跟时代步伐积极创新，下面，结合档案管理工作，探讨信息化条件下的档案管理改进策略。

1 新时期档案管理的要求

1.1 从管理向服务转变

传统档案管理工作中，管理人员仅需要收集和整理档案，若其他人员需要借阅档案，就必须按照相关手续办理档案的借阅登记，这样的管理模式很显然满足不了信息时代的发展需要。档案是档案管理的主要对象，且服务于群众。因此，从管理理念上分析，档案管理理念从以往的管理朝着服务转变，满足了时代的发展需要，而且不断提高了档案管理质量，最大程度地发挥了档案管理的价值。

1.2 对档案管理效率的追求更高

现如今，档案管理工作基本上都是保留纸质档案和电子档案，对档案管理人员而言，增加了管理难度；同时，在社区管理服务不断开展的今天，人们对档案管理效率的要求显著提高。例如，传统的工作模式先是由其他部门和群众提高使用档案的要求，然后由档案管理人员查找档案，并及时填写借阅表，之后在规定的期限内将档案归还，这个过程中，档案的管理相当复杂繁琐，需要耗费较多的时间，且整体工作效率不高。信息化条件下，逐步投入了新设备和新技术，为高质量、高效开展档案管理提供良好的条件，且追求高效、优质的服务也是当前时代档案管理工作的开展方向。

1.3 档案保持和挖掘价值同等重要

保持档案资料的安全性和完整性是早期档案管理工作的核心，降低档案出现丢失、破损问题的发生率。但是，档案除了借阅之外，还具有一定的使用和参考属性，这个过程中，档案管理人员可在信息化条件下合理分析、整合与利用档案资料，充分挖掘档案的价值，让档案资源的服务价值充分发挥出来。由此可见，当前时期背景下，档案管理人员要发挥信息技术的作用，加快档案管理转型的步伐，提高档案资料的完整性，充分挖掘档案的价值，这也是预期的目标。

2 信息化条件下档案管理工作存在的问题

2.1 档案管理人员水平有待加强

企业要想更好地转型升级，有必要优化人力资源并加强管理。企业管理人员要想构建现代化的档案管理系统，就必须具有充足的与档案管理信息化相匹配的优秀技术人员。但是，传统档案管理工作中，基本上都是只能实现纸质文档的数字化，档案管理人员综合能力不高，甚至有很多企业都没有专门的档案管理部门和档案管理人员。档案管理人员对档案管理软件的了解不足，最终在档案管理工作中仍然应用传统的方法，对企业档案信息化管理产生不利影响。因此，要想促进档案管理人员综合技能和素质的提高，让其技术能力达到计算机水平，企业必须花费大量的经费和实际系统地培训员工，但这无疑给企业造成较大的经济负担。

2.2 档案管理信息化意识不强

企业开展业务活动时，主要以利润最大化为终极目标，这些问题容易导致企业领导者对档案管理存在较大的偏差，错误地认为档案管理无法给企业带来直接的经济效益，因此，对档案管理的重视不足，更不注重投资档案管理。这样，在未来企业不断转型的过程中，存档设备过时、档案管理人员短缺的问题比较突出，甚至还可能出现档案管理人员缺乏工作积极性，对提高档案管理效率产生不利影响。此外，企业档案管理中，除了管理层不重视档案管理之外，档案管理人员信息化意识不强也会影响档案管理信息化水平的提高。一方面，档案管理人员并没有深刻意识到档案管理工作的重要性，错误地认为档案管理就是简单地收集和整理档案，员工工作缺乏热情。另一方面，档案管理人员信息素养不高，并未深刻认识档案管理信息化，对答案管理的认知不足，以此将档案管理当做整理归档纸质资料划上等号，更不了解以大数据为基础的档案管理对企业经营管理重要性的认识，对企业档案管理信息化发展造成较大的影响。

2.3 缺乏完善的基础设施

我国档案管理中保存纸质档案仍然是主要的一种方式，这就意味着档案管理需要耗费较多的人力、物力。基于档案管理人员工作能力的差异，每个员工的工作效率不同，自然无法提高档案管理效率。但是，信息化条件下，我国档案管理工作改革的过程中需要大量的档案管理设备，受到缺乏资金影响，不利于提高档案管理信息化建设效率。也有部分企业在信息化建设方面投入较多，但是信息技术人员并不了解档案管理工作，开发出来的档案管理软件实用性不强，满足不了当前时代档案管理信息化建设的需要。最后，我国大多数档案管理机构档案管理信息化的过程中仍然以单机为主，不同档案管理机构还未完全实现数字化管理。

2.4 缺乏健全的管理机制

档案管理工作中仍然存在换机构管理和档案运输的问题，这无疑加大力度档案管理难度。具体表现为以下几点。一方面，未明确职责。目前，仍然有很多档案管理机构没有完善的档案管理工作制度，缺乏统一且规范的档案管理，如此一来，就会在档案运输或换机构管理时存在重复收录信息的问题，造成不必要的人力物力浪费。另一方面，档案管理方法有待完善。目前，仍然有很多档案管理机构堆放储存材料，差别档案时再统一转递和移交，整理档案和归档时基本上都是有需求再整理，档案管理效率不高。

3 信息化条件下改进档案管理工作策略

3.1 提高档案人员的综合能力

针对当前阶段档案管理缺乏人才的问题，企业很有必要从源头上加强档案管理信息化建设，也就是加大建设档案管理人员队伍，提高档案人员的综合能力。具体来讲，可从3个方面改进。

第一，不断强化档案人员的信息化意识。企业管理者应意识到档案管理信息化建设离不开人才的支撑，这就需要企业从外界引进具有较高的计算机水平且对档案信息技术相当熟悉的专业人才。加强培养档案管理人员的信息化意识，在提高其意识的基础上，调动档案管理人员档案信息化管理的积极性。

第二，招聘档案管理人员时，应全面了解员工后续岗位是否适应和软件系统的应用相关问题，之后，从档案管理信息化的需要出发招聘员工。为了建设一支可以适应现代档案管理信息化的人才队伍，必须为档案管理人员提供良好的条件。

第三，加大培训力度。企业管理制可以立足当前时代信息化技术发展和自身需求，定期开展与信息化技术有关的培训班，并在日常工作中发送案例资料、信息化技术和理论有关的资料，为档案管理人员提供参考，提升档案管理人员综合素质。如此一来，档案管理人员参与培训的过程中不断提高自身计算机水平和电子文档操作能力，提高其学习积极性，增强其对档案安全包含的了解，促进自身综合能力的提高。

3.2 加大制度建设

制度建设是档案管理信息系统中重要的一部分内容，具体包含安全、监控和管理方面的制度。

首先，从管理及监控制度方面分析。为了促进系统的正常运行，管理人员应结合特定的监督方法，并给予和档案管理有关的利益者制定明确的奖惩制度，但必须对奖惩的标准与对象进行明确。同时，为了推动档案管理系统的平稳运行，必须警告和处罚违规违法的员工。加大力度监督员工，确保工作任务的安全性，调动员工工作积极性。

其次，从安全管理制度方面分析。对安全的责任进行明确，让安全措施不断规范。档案室应及时配备各种类型的安全设施，并由专人管理，确保不会发生意外事件。此外，企业要以自身情况制定相关的制度，例如，查询和注册文件，直接严格按照相关计划对文件储存系统进行升级，促进档案管理工作更具稳定性和安全性。同时，保障数据的安全性，管理敏感数据时，可利用加密技术，由多人同时保管，并共同开启储存文件的密钥，避免竞争对手采取非法手段获取数据给企业造成较大的经济损失。

3.3 改进档案管理信息系统

档案信息化这一目标的实现很有必要健全档案管理系统。首先，设计档案信息化系统的软件功能时，应合理利用文件处理流程。其次，在信息系统中，健全内部控制制度，确保档案的安全。最后，使用电子档案时，需要注意几个问题：第一，电子档案的安全。计算机快速发展使得电子档案的范围逐步扩展，数量也显著增加，尤其是计算机网络的发展速度相当惊人，但是也面临主动黑客攻击、计算机病毒的防范等问题。第二，电子档案的真实性。因为电子文件从生成到归档的过程中并没有进行程序化和规范化管理，仍然存在草稿性电子文件自生自灭的问题，且绝大部分档案管理还未形成统一的管理方法，电子档案的储存载体耐久性不足对档案的可靠性和完整性都产生影响，最终影响其真实性。第三，电子档案法律效力问题。一般情况下，都是通过相关载体确定档案的法律效力，但是电子档案的载体是不固定的，因此，增加了法律认定条文的复杂程度。

3.4 整合资源优化档案管理模式

为企业提供良好的生产经营服务是企业档案管理的目的和责任，这是满足企业生产经营过程中信息需要的关键，而且也是确认工作有效性的关键。目前，企业档案管理常见的方法有分散管理和集中管理两大类，很显然两种模式都满足不了企业生产经营中相关数据的需要。这就要求企业以一体化管理系统切入改革档案管理系统，促进档案背景资料、档案资料和其他方面信息的融合，促进企业生产中各方面需求得到满足。为了发挥大数据技术在企业档案管理创新方面的作用，企业档案管理人员应结合实际问题进行改革，创新档案管理工作时，以提高管理效率为主，健全管理体系，确保准确、完整地录入档案，配备专业的数据监督，并健全追责制度，保证发生问题时可以找到相应的责任人，从源头上解决存在的问题。如此一来，在完善相关制度后，管理效率显著提高，数据泄露的风险也相应地降低。

3.5 融合知识把握档案管理发展方向

企业档案管理工作的开展目标为满足企业经营活动中相关信息的需求，因此，很有必要发挥现代化技术如大数据技术等整合、分类和开发档案信息的作用，为企业提供良好的服务。从知识管理的角度切入，除了要提高档案管理人员服务意识之外，还要加强提高其创造意识和理解知识信息的能力，充分挖掘有效的档案资源。当前时期正处于创新的时代，企业档案管理人员应深化档案改革，促进企业档案管理工作和企业发展的高度融合，使企业档案管理部门在企业生产经营的各个方面融入档案信息管理。因此，企业管理部门要加强收集信息，从多个渠道收集有效的信息，之后分类整理并再挖掘，过滤掉无用的信息，选出有效且有规律的档案信息。档案管理部门应采取有效的方法挖掘、整合和再排列信息，提高信息的有序性和有效性。与此同时，还要确保档案的完整性和安全性，避免档案泄露或档案流失。最后，还要注意增强自身服务意识，对各类档案进行了解，借助自身工作经验对用户使用行为进行预判，从档案使用者的角度思考问题，为企业提供良好的服务，让企业生产经营活动对档案管理的需求得以满足。

4 结语

总而言之，档案管理是一项紧跟时代步伐工作，需要管理人员紧跟时代的步伐积极创新。当前时代，信息技术对各行各业都产生较大的影响，加大档案管理信息化建设，有利于推动档案管理事业的发展。同时，加大力度培训档案管理人员，加强信息管理硬件系统建设，保障电子档案的安全。做好这些工作，才能将档案管理信息化优势充分发挥出来，给档案管理人员做好档案管理工作奠定基础，提高档案管理效率，为档案管理事业的可持续发展提供支撑。