企事业单位保密管理工作问题研究

文/中国船舶集团有限公司综合技术经济研究院 仇富伟

近几年来，我国保密工作的形势变得越来越严峻，信息化改革提高了企事业单位的工作效率，但也容易导致机密数据外泄，因此企事业单位需要不断强化保密管理，不断提升保密管理水平，以此提高企事业单位发展质量。

一、企事业单位保密管理工作概述

保密管理工作是指为了达到保守秘密的目标而采取的一系列管理手段。企事业单位内部包含许多秘密资料和文件，这些资料和文件关系到企事业单位自身的发展，同时也关系到整个国家的发展，因此企事业单位需要强化秘密资料的保管工作。一般而言，企事业单位强化保密工作具有以下几方面的重要意义：

（一）确保秘密不被泄露。企事业单位加强保密管理可以确保各项秘密文件始终处于秘密状态，不会被随意泄露到社会上，以此不断提升企事业单位秘密保管水平。

（二）提升企事业单位的发展水平。企事业单位加强保密管理，可以确保各项资料的机密性，同时也可以提升企事业单位自身的发展水平，有助于提高企事业单位的发展质量。

二、企事业单位保密管理工作存在的问题

（一）定密管理不严密。第一，程序执行不够规范。在实际工作中，企事业单位内部缺乏保密意识，在转发上级涉密文件时并没有按照涉密要求在小范围内转发，存在擅自转发扩大知悉范围的情形，容易导致一些秘密缺乏管控。一些企事业单位设置按照要求进行的文件转发，但是并没有履行保密手续，没有经过责任人的审核，影响秘密的监管质量。第二，存在公开报道秘密事项的违规行为。我国已经颁布了信息公开条例，有序推动我国政府公开的各项信息，旨在不断提升信息宣传效果，提升企事业单位的办公效率，同时也方便广大民众查取信息。但是，公开信息也存在一些泄密风险，一些企事业单位在公开信息前并没有做好保密审查，相关领导也没有做好保密管理。例如，一些企事业单位在互联网上公开文件时并没有履行保密审查程序，将一些涉密文件电子版向公众发布，容易造成秘密外泄，影响国家安全。

（二）保密日常管理监督不到位。第一，文件档案管理存在漏洞。企事业单位涉密档案大部分是以纸质形式保管，文件档案保管也是保密工作中最为传统的一项内容。但是，企事业单位在管理涉密文件时并没有严格遵循保密规定的要求，有些涉密文件存在随意传看的情形，有些涉密文件甚至随手放置在公共场所，无法有效控制知密范围，同时也无法有效确保涉密载体的安全性。在复制和摘录涉密文件时没有完善的手续管理，甚至有些文件在复制时会隐去秘密级别的标识，导致涉密文件泄露。第二，涉密文件在传输储存过程中存在漏洞。在信息技术的影响之下，企事业单位的文件采用了电子化的管理模式，这种管理模式有助于提高文件的传输效率，但是也可能会导致文件在传输时内容外泄。在企事业单位内部，一些工作人员并没有按照要求传输涉密内容，甚至有些工作人员随意使用普通U盘拷贝涉密内容，一些企事业单位没有做好涉密文件传输管理要求事项，企事业单位的计算机也没有做好涉密安全保管，这些都会严重影响涉密文件的安全性，导致文件在传输时信息外泄。第三，保密检查覆盖力度不够。在企事业单位内部，针对保密文件的覆盖检查力度不够，无论是检查频率还是检查质量，都难以落实《保密法》的要求，难以实现对企事业单位各部门的全方位覆盖。与此同时，由于违反《保密法》的处罚力度不大，对违规人员的警示效果并不理想。

（三）对保密认识和态度存在偏差。第一，保密工作认识不到位。在企事业单位内部，许多工作人员认为保密工作与自身的工作内容关系不大，甚至有个别工作人员认为与自己的工作没有任何联系，因此很多工作人员没有树立基本的保密意识，没有根据涉密文件的要求做好保密管理工作。在一些领导看来，涉密文件的保护主要是不窃取相关的文件资料，并不会主动关注单位内部在涉密文件保护方面的漏洞。第二，缺乏保密的自主性。企事业单位并没有做好涉密工作自查自纠管理工作，许多单位常常只是应付差事。目前，企事业单位对于涉密工作的积极性并不高，缺乏完善的涉密保管标准，没有完善涉密管理工作的基本要求，单位内部并没有做好保密检查工作，例如没有规范保密文件传阅流程，保密工作实际情况并不乐观。第三，保密工作要求落实并不到位。企事业单位并没有做好保密管理工作，很多企事业单位存在敷衍了事的情形，在保密管理工作落实时存在着讲空话、说套话的情况，并没有结合自身工作实际出台保密条例。与此同时，企事业单位也没有做好保密工作的硬性要求，企事业单位的很多电脑并没有做好基本的保密工作，一些涉密电脑甚至还连接互联网，并没有在内网系统中运作，这导致一些保密工作落实不到位，很可能会导致机密信息外泄。第四，存在逃避应付检查的问题。《保密法》规定，企事业单位需要配合保密部门做好检查工作，但是很多企事业单位平时保密意识并不强，保密管理非常松散，担心在保密检查中出现问题而遭受处罚，在得知需要作出检查时，常常引导检查人员使用一些使用频率较低的计算设备，导致检查人员无法真实了解企事业单位保密情况。与此同时，一些企事业单位临时抱佛脚，在检查之前编造各种各样的记录和档案，甚至修改文件内容，给涉密文件保管带来了负面影响。

（四）保密队伍建设存在薄弱环节。第一，人员数量不足。目前，企事业单位用于涉密文件保管的工作人员人数并不充足，有些工作人员属于兼职性质，很多工作人员并不精通涉密保管工作，也没有接受过相应的培训，致使涉密人员保密工作效率不高。与此同时，由于人员数量并不充足，涉密人员的工作负荷过大，很可能出现忙中出错的问题，在工作忙乱时很可能导致涉密内容外泄，忽视了涉密隐患的排查。第二，涉密人员上岗审核流程不完善。根据保密法的相关规定，涉密工作人员必须热爱祖国、忠诚可靠、政治信仰坚定。但是，企事业单位涉密人员上岗之前往往没有做好资格审查，没有做好背景调查工作，致使一些不合格的人员担当了涉密文件保管人员，最终会影响涉密文件保管质量。

三、保密工作问题分析

（一）制度机制不完善。第一，一些规章制度欠缺可操作性。虽然我国颁布了《保密法》，企事业单位也出台了内部保密条例，但是法律法规和保密条例的执行力度并不强，大部分法律法规和条例是大框架式规定，缺乏针对不同背景下泄密行为的追责，同时也没有规定不同机密储藏的方式与方法。由此可见，现有的法律法规以及规章制度可操作性并不强，没有跟上时代发展的潮流，因此未来需要提高法律法规的可操作性。第二，考核机制并不完善。企事业单位保密考核机制并不完善，无论是重视程度还是执行力度都没有达到应有的要求。目前，一些企事业单位并没有将保密工作纳入年度考核范围中，仅仅由保密部门做好保密检查工作，致使企事业单位的各项工作没有和保密工作有机融合在一起，难以做到考核管理的同谋化，影响考核质量。同时，也影响企事业单位保密管理工作的实效。第三，保密制度落后，缺乏针对性。完善的保密制度可以提高保密效果，可以确保企事业单位的各项保密工作高效可靠。但是，企事业单位保密制度的制订缺少与时俱进，没有根据信息化时代的要求不断完善保密制度。在一些企事业单位内部，仅仅是在公共场所悬挂保密条例，存在着“重形式而轻时效”的问题，一些企事业单位的保密条例甚至从互联网上照搬，并没有与自身的实际工作相结合。

（二）软硬件保障薄弱。第一，办公经费和办公场所非常紧张。目前，个别企事业单位没有设置专项保密经费，保密工作的经费主要是从办公经费中挪用，因此企事业单位对保密经费的保障力度并不够，一些企事业单位甚至难以确保基本的保密设备正常运转。例如，一些企事业单位并没有单独设置保密室，影响文件机密保密效果。第二，涉密设备使用频率较低。企事业单位的涉密文件需配置相应的涉密设备，例如保密防护系统、涉密打印机、涉密粉碎机等等。但是，很多企事业单位并没有使用或者购买这些涉密设备，许多机密文件在流转时没有采用涉密设备，而是采用普通工作设备，致使涉密文件存在较大泄漏风险。

（三）工作人员和工作量并不相符。第一，企事业单位保密管理工作涉及到方方面面，很多工作内容非常细，因此需要大量的工作人员。但是，企事业单位涉密人员数量较少，现有的工作人员常常需要身兼数职，致使工作人员的数量和工作量并不相符，影响企事业单位保密管理工作的实效。第二，缺乏激励手段和保障措施。涉密人员在上岗之前需要经过多方面的审核，同时还需要接受各种各样的保密培训，因此涉密工作人员的素质比一般的工作人员更高，人员挑选也更加严格。但是，企事业单位并没有制订针对保密管理人员的奖励和保障机制，并未落实涉密人员日常补助制度，影响涉密工作人员工作的积极性，同时也容易出现保密管理漏洞。第三，人员流动非常频繁。企事业单位内部保密管理工作人员的流动性较为频繁，一些工作人员在找到更好的发展机遇之后纷纷调离岗位，人员流动的频繁性也会导致企事业单位保密管理工作的时效下降。

（四）宣传教育不到位。第一，缺乏宣教活动。目前，企事业单位的宣教活动覆盖率并不高，很多工作人员表示并没有接受过系统的保密管理培训，企事业单位内部的保密宣传教育活动频率并不高，并没有做到每人每年参加一次以上的培训活动，而且培训活动的内容覆盖面并不完善，致使企事业单位保密管理工作时效下降。第二，宣传教育活动更注重形式。目前，企事业单位的保密宣传教育活动并没有注重时效，许多宣传教育活动常常只是形式上的活动，并没有真正触及员工的实际工作内容，也没有根据不断变化的客观形势调整宣传教育活动内容，存在走过场的现象。例如，企事业单位的宣传教育活动存在照本宣科的问题，保密宣传教育活动长篇大论，难以抓住保密工作的核心和重点，无法真正提高保密宣传教育活动的质量。第三，缺乏针对责任人的宣传教育。在宣传教育的过程之中，责任人的宣传教育必不可少。但是，个别企事业单位并没有针对责任人做好宣传教育管理，导致责任人的保密意识下降，影响企事业单位保密管理工作实效。

四、企事业单位保密管理工作的建议对策

（一）完善保密管理制约机制。第一，将保密工作纳入领导班子考核内容。为了提高企事业单位保密管理水平，企事业单位可以将保密工作纳入领导班子的考核内容之中，实行一票否决制，使企事业单位领导重视保密管理工作，一旦出现机密信息泄露，取消当年评优评选的资格。同时，还需要追究领导班子人员的责任，以此不断提高领导班子的保密意识。第二，明确违规行为的追责方式。为了提高保密水平，企事业单位需要明确保密信息泄露责任追究方式与方法，针对不同级别秘密的泄露采用不同的追责方式，同时严厉惩罚对抗保密监督检查的行为，不断提高保密监督检查的可操作性，以此提高保密管理质量。第三，建立风险管理机制。为了提高企事业单位保密管理水平，企事业单位需要创建风险管理机制，根据保密级别划分风险等级，避免出现一刀切的情形。为此，企事业单位需要做好风险的规范与评估，同时还需要不断强化风险识别，不断完善风险应对政策，以此不断提升保密风险管理质量。

（二）优化人力资源管理。第一，严格资格审查流程。为了提高企事业单位保密管理水平，企事业单位需要加强人员的审查，确保将素质高、能力强、责任心强的人员安排到涉密岗位之中，以此不断提高企事业单位保密管理工作的质量。第二，设置涉密人员级别。为提升企事业单位涉密管理水平，企事业单位可以设置涉密人员级别，按照初级、中级和高级做好人员级别划分，以此提升涉密人员管理质量，提高涉密资料管理水平。第三，加强对工作人员的管理和培训。为了不断提高企事业单位岗位管理工作水平，需要加强对现有工作人员的培训与管理，需要通过轮训强化人员培训管理工作，以此不断提升企事业单位人员管理实效。

（三）增强软硬件保障。第一，统一管理涉密设备。为了提高企事业单位保密管理水平，企事业单位需要统一管理涉密设备，确保涉密设备在有限的范围内实现共享，以此确保各项机密不会被随意泄露。第二，不断强化各项电子公文系统的功能。为了提高企事业单位保密管理水平，企事业单位需要不断强化电子公文的保密性能，以此提升企事业单位保密管理的质量。

（四）加强宣教培训。第一，丰富宣传方式。为了提高保密管理质量，企事业单位在进行教育时需要采用多种多样的宣传方式，可以采用图文并茂的宣传方式，摒弃以往传统的理论灌输式宣传方式，让宣传教育内容更加贴近工作人员的工作实际。第二，加强针对领导干部的宣传教育培训。为了提高企事业单位保密管理工作水平，企事业单位需要强化对领导干部的宣传教育培训，使领导干部树立保密意识，提高保密管理的关注度，以此提升企事业单位岗位管理工作水平。

五、结语

综上所述，为了提高企事业单位保密管理工作质量，企事业单位需要不断完善保密管理约束机制，优化人力资源管理，增强各项设备保障，同时还需要加强宣教培训，以此不断提高企事业单位保密管理质量。