大数据时代水利企业科技档案信息化建设管理

文/甘肃省水利水电勘测设计研究院有限责任公司 王静媛

在大数据时代，现有水利企业科技档案数量与种类已经变得越来越多，水利企业科技档案的价值有待进一步开发，传统的科技档案管理形式已经无法满足水利企业发展的需要。水利企业科技档案的种类以及数量也在不断增长，传统的科技档案管理模式亟待升级与优化。总体而言，企业科技档案管理工作正朝着现代化与智能化的方向发展，广大企业科技档案管理人员应该重视自身的工作，更好地推动企业发展。

一、水利企业科技档案概述

（一）科技档案。科技档案是甘肃省水利水电勘测设计有限责任公司的重要信息资源，包含企业的管理、经营、生产、交流等众多内容。在生产流程中需要及时存储，方便日后对外交流合作、企业自身经验提取、同时生产环节中产生的过程资料存档也是对企业员工的一种无形保护，甚至对特色水利项目的管理功不可没，是为后人留下的一笔财富。随着时代的发展，信息化档案建设迫在眉睫。

（二）水利科技档案的特点。1.较强的专业性。水利行业的发展是老一辈工作者通过野外勘测、设计、实施等一系列扎实的专业知识与经验提升的结果，其中要存贮的内容相对较多较杂，是针对特殊领域的研究与实验结果。水利项目从测量与地质部门的勘测数据到设计阶段的项目规划、可行性研究、初步设计等对比方案研究，其中还穿插着试验检测、水利工程、电气化等不同专业的配合，从而体现在施工图阶段的各项图纸与报告等成果中，甚至水利项目的专项验收，都要求水利档案存储的精简性、专业性。2.多样化特点。水利企业的科技档案涵盖内容较多，有着多样化的特点。水利企业中因为设计模块与方向不同，所承担的各水利项目的要求也不同，进而启用的设计专业不同，例如：常规的水利项目，我们启用测绘专业为辅、水利工程专业为主的方式配合生产；新能源项目我们启用测绘专业为辅、电气专业为主的方式配合生产。另外，针对测量与地质专业，我们还设立专门的保密办小组，专项地形图、地质图由档案室实施专人专责保密化管理，这样的过程要求科技档案的记录更加多样、更加困难。这对水利科技档案的管理工作提出了更高的要求，增强了科技档案的多样化管理。

二、大数据时代水利企业科技档案信息化建设

企业科技档案的信息化建设建立在多种学科基础知识之上，是现代专业技术技能统筹与融合的产物，其在运作的过程中，不仅需要企业内部各个部门的支持与配合，还需要建立相应的系统，满足企业运营过程中科技档案管理工作的横向与纵向需求，实现科技档案管理工作的网络化与信息化发展。

在大数据分布数据库的辅助下，科技档案实现了信息资源的云存储。在云存储技术的辅助下，档案信息数据库能够实现档案信息数据的合理分配。当用户想提取科技档案资源信息时，只需通过终端，利用业务服务管理层级功能模块的控制层，即可实现检索、安全等级评估等操作，提升科技档案的管理效率与管理质量。水利水电勘测设计研究院有限责任公司自2010年启用北京施惠特科技有限责任公司研发的信息系统办公软件，并通过ISO9001质量认证，成立至今，一直服务于工程建设领域企业级信息化建设。

三、水利企业科技档案信息化建设的内容

（一）基础设施建设。要想推动企业科技档案的信息化建设，必须对企业原有的档案管理设施进行更新。如果企业的科技档案管理基础设施无法满足信息化建设的需求，那么无法推动科技档案管理的进一步发展。基础设施是实现科技档案信息传递与交换的基础，也是实现水利科技档案资源信息共享的重要基础。提升基础设施的质量，建设更加完善、可靠的基础设施，有助于推动企业科技档案信息化建设水平的有效提升。甘肃省水电勘测设计研究院成立于1958年，水电院档案部门成立于1963年，为了更好地管控各个水利项目所产生的各阶段、各专业的科技资料，如今我们按照三段式档号对科技档案进行管理：根据水利项目的地域分布，将项目一级划分进适合我们甘肃的8大流域（分别为：黄河、黑河、渭河、泾河、长江、党河、渭河、石羊河），每个项目的各阶段、各专业进行二级划分并给予代号，三级划分为序列号。例如：档号为黄308-0815-001的科技档案可解读为黄河流域第308个项目甘肃省引洮供水二期非农业配套工程的施工图阶段（代号08），水工专业（代号15）的第1卷。我们有着大量的科技实体档案作为基础，随着信息系统的启用，将已有各个档案条目录入信息系统，完成档案库模块的基础信息建设，我们再将经营源头部分实现网络化管理，最终网络数据管控表现为经营部门下达任务→线上管控、上传各阶段、各专业成果→线上归档，这三大步骤完美提升了企业科技档案信息化建设水平。

（二）综合管理信息系统的建设。应用系统是保障科技档案信息化建设质量的重要内容，应用系统也是收集、管理、应用企业科技档案资源信息的重要途径，其与科技档案信息化建设及服务管理的效果有着密切的关系。北京施惠特科技有限责任公司研发的信息管理系统具备多项不同的功能，大幅推动了水利企业科技档案管理的信息化建设，实现了档案业务的全面化管理。其不仅推动水利企业科技档案管理水平的有效提升，还实现了档案管理业务与水利企业办公管理业务、项目管理业务的有效对接。利用该信息管理系统，档案信息能够实现自动归档与采集，大幅推动电子档案库的智能化、自动化、信息化发展。除此之外，该信息管理系统还具备访问权限功能，能够根据访问人员的等级，提供不同范围的阅档与浏览权限。

（三）标准规范的建设。标准规范建设包括了电子文件的形成、电子文件的归档、电子档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、传输管理等方面内容，针对上述内容，制订相应的标准与规范，并进行指导与实施，即为标准规范建设。标准规范建设是保障科技档案管理信息化服务安全性与信息化建设成效的重要工作。

（四）信息资源的建设。科技档案的信息资源建设由多部分内容组成，其中包含了数据库的建设、数字化档案的整理、电子文档的采集与收入等方面工作。信息资源建设需要的时间较长，是一项持续性较强的工作。信息资源建设是深挖企业科技档案价值的重要途径，其能够反映一个企业科技档案的信息化建设水平。

（五）人才队伍建设。人才队伍建设的主要内容是引进与培养综合型人才。随着水电院档案事业的发展，我们逐渐意识到档案是一门学科，具有一定的专业性、技术性及较强的逻辑性，这就要求从事这门学科的人员必须具备一些基础性的专业知识与保密意识。我们逐渐减少兼职人员，加强专业技术人员的培训与业务能力的锻炼，如今水电院档案室的专职人员共7人，包含1名副研究馆员，3名馆员、3名助理馆员，分别从事统筹档案管理、文书档案、科技档案、涉密档案、实物档案及其他类型档案的管理。与此同时，全员助力档案信息化建设，在公司信息平台的帮助下，为日后数字化档案室建设添砖加瓦。

四、推进水利企业科技档案的电子化

档案电子化是推进企业科技档案信息化建设的重要工作。档案管理工作人员要加强原始电子档案的接收与归档工作，重视企业内部档案的电子化归档工作。结合档案的利用率与利用方式，有机融合档案管理与业务处理。在开展企业科技档案电子化工作的过程中，要结合后续档案的使用需求，对档案处理流程进行优化，可以在流程管理中引入大数据技术，实现全过程信息化档案管理。科技档案信息管理系统已经能够实现专利、科研、项目档案的电子归档，大幅减轻了档案管理人员的工作量。

（一）强化水利档案管理系统的安全性。档案信息资源在应用的过程中还存在着一些安全问题，机密档案一旦被泄露，就会为水利企业带来严重的损失。为解决水利企业科技档案管理系统的安全性问题，企业利用权限控制、访问密码等措施，提升档案管理系统的安全性与机密性，为档案信息资源的安全提供保障。企业员工均有个人账号与密码登录信息管理系统。普通员工在登录个人账号后可在信息系统档案库模块检索与浏览已归档的各项目、各阶段、各专业的科技档案文件，档案管理人员在应用信息管理系统时，需输入自己的账号与密码，在系统核查无误后，才能根据自己的权限，提取与整编档案。例如：普通员工在完成电子借阅流程后，所需的电子科技档案会自动发送至借阅人的系统邮箱中；档案管理人员在普通员工权限的基础上，还具有整编档案的权限，但没有删除档案的权限；企业的管理人员拥有提取、整编、删除等所有权限。充分利用档案信息管理系统的身份验证功能、访问权限功能、账户密码功能，既能保障档案信息资源的安全性，又能减少档案管理人员的工作量。除此之外，还可以根据员工所处的部门不同，对档案进行分类，对不同部门员工开设不同档案，设计部门的员工拥有提取项目档案、技术图纸等信息资源的权限，但不具有提取财务档案、人力档案的权限。档案信息管理的系统大幅提升了用户检索与借阅电子档案的效率，相较于传统档案管理模式复杂的申请流程，信息化企业科技档案管理模式效率更高。除此之外，为了避免用户提取档案后无意或恶意泄露档案。档案管理人员要严格控制的档案的使用流程，对于密级程度较低的档案，用户完成借阅流程后允许下载档案；对于密级程度较高的档案，用户需完成上级部门领导及保密办主任审批流程后，方可前往档案室采用线下借出方式借阅；对于机密档案，要求用户必须执行档案申请流程，获取机密档案临时使用许可后，在档案管理人员的监督下阅读档案。机密档案严禁在线使用，不提供任何下载与保存手段。总而言之，企业要根据档案机密性不同、员工权限不同，严格规定档案的访问权限。合理规划档案的开放区域，并利用大数据技术实时记录员工提取档案、阅读档案、下载与保存档案的台账记录，跟踪档案文件的信息流，严格记录档案的流向，谨防档案泄密事故。

（二）提升档案管理人员专业技术能力。档案管理人员作为企业科技档案信息化建设的主体，其专业技术能力的高低将对信息化建设的质量与效率产生重要影响。档案管理人员积极学习最新的信息技术，将信息技术与档案专业管理技术进行结合，通过不定期的信息管理档案模块升级，与施惠特公司数据处理专责人员保持联系，通过传帮带的方式进行内部培训，完成信息技术的知识更新，我们还定期与甘肃省档案局申请线下指导，参与档案专业的继续教育。我们在企业内部营造了良好的档案管理氛围，企业内部始终坚信科技档案信息资源的安全与甘肃省水利水电勘测设计研究院有限责任公司的发展有着密切的关系。所以档案管理人员在开展日常工作过程中，都能够意识到档案管理工作的重要性，愿意自觉地更新自身的专业技术能力，主动学习档案管理相关的最新知识与技术，为企业科技档案的安全保驾护航，推动甘肃省水利水电勘测设计研究院有限责任公司健康可持续发展。

五、结语

企业科技档案与企业的发展有着密切的关系，随着大数据时代的到来，企业科技档案呈现出了信息化建设发展趋势。企业科技档案的信息化建设由多部分内容构成，其包括了基础设施、应用系统、标准规范、信息资源、人才队伍等多方面内容。企业科技档案管理人员从上述方面入手，从多方位推动企业科技档案的信息化建设。企业通过选择合理的信息化建设路线、推动企业科技档案的电子化发展等，多方面措施推动档案管理工作质量与效率得到提升，实现企业的健康可持续发展。