事业单位档案管理信息化创新研究

孙艳艳

（菏泽市行政审批保障中心 山东菏泽 274000）

社会发展日新月异，信息处理速度加快，导致我国企事业单位的档案成倍速增长，过去传统的事业单位档案管理系统已经不能满足现代档案管理高效、便捷的要求。档案信息影响着重大事件的决策走向，也对人才是否充分利用具有很大的影响。但目前仍有许多事业单位对档案管理信息化认识不清，导致档案系统相对混乱。对事业单位档案管理进行信息化创新研究已经是刻不容缓的要求。

1 事业单位进行档案管理的必要性

档案在事业单位的众多环节广泛存在，因此，进行档案管理很有必要。档案管理录入的数据在对制定决策具有影响性和指导性，这要求进行档案管理时必须做到从事实出发，实事求是。某一项决策制定之前都要进行实地考察，对数据信息进行参考，以调查决策实施的可能性，例如，警察局的案件记录会对案件的来龙去脉提供查询方向。人事档案包含着个人的成长记录，包括在受教育阶段的表现、表彰或处分，都进行了信息收录。某些企业或事业单位在进行人才招录时可以参考个人档案，做到全面掌握深入了解。并且将个人信息收录档案对个人行为起到了一定规范和约束作用。例如，个人的不诚信行为是会被收录的，影响银行贷款等行为。对于事业单位本身来说，档案会记录事业单位发展的方方面面，通过档案，可以完整地看到这个事业单位在某一阶段的发展趋势，如人员的调动或流失，能够使事业单位对自身发展有一个较为清晰的认知。

2 当代事业单位档案管理现状

事业单位档案管理是一项繁杂的系统工程，随着信息时代的来临和绿色办公的推动，档案管理无纸化、信息化要求快步提上日程。传统的纸质版档案管理存在诸多缺点，如填写空间有限，版面整洁度导致出现错别字需要重新填写、浪费纸张不环保等，一系列劣势导致档案管理更新不到位、查找资料困难。随着信息化进程逐渐加快，网络渗入社会发展的各行各业，事业单位档案管理面临的种种困境亟需解决。

2.1 缺乏档案管理科学观念

我国针对事业单位的档案管理专门制定并出台了《中华人民共和国档案法》，但事业单位中档案管理人员对法律的钻研和掌握并不深入，导致法律法规形同虚设；对待档案管理工作一味地重视档案系统中信息量的填充和堆砌，忽略了将信息进行系统化的整理，导致档案管理系统中的信息碎片化，影响相关事项的完成进度；从事业单位管理层到直接对档案进行管理的工作人员，都不重视档案管理工作，无专人负责，人员变动频繁，归档不及时，导致档案管理混乱。上述种种行为都体现出许多事业单位缺乏科学的档案管理理念，仅仅把档案看作是信息的收录，却忽略收录信息之后的一系列工作，导致档案管理不规范、不科学。

2.2 档案管理能力差

事业单位大多配备档案管理这一工作部门，但是并没有制定对档案管理的系统化要求与监管。当前，事业单位的档案管理人员并不专业，甚至不了解档案管理对工作人员的具体要求。档案管理人员不具备专业技能，事业单位领导层对档案管理也不重视，认为档案就是抄抄写写、保管的事务性工作。管理人员的工作能力不足及监管工作的缺失导致许多档案管理工作只拘泥于形式，甚至在录入、销毁档案中部分信息时，也没有做到按照法律要求进行录入或销毁，并没有严格建立档案管理信息库，导致档案信息中某些数据不正确，违背档案管理建立的初衷。

2.3 档案管理设施不完善

纸质版档案管理容易受各种因素的影响，如天气潮湿、外力撕扯、“六防”设备不配套等，种种因素会导致档案保管不善，造成纸张受损，信息缺失。虽然各行各业大都提高了信息化程度，但受各种因素的影响，如今事业单位档案管理信息化程度普遍不高。档案管理信息化有利于保存信息，除去网络因素之外，几乎不受过多外力因素影响，但受传统档案管理观念的影响，各事业单位并没有将档案管理进行信息化发展，不仅信息化录入设施不足，纸质化档案甚至也没有足够完善的空间和设施来进行妥善保存。

3 档案管理信息化优势

3.1 保存时间久

相对于纸质版档案来说，信息化档案管理只需要将数据录入网络，只需运用电脑和网络建立专门的档案管理信息库，就可以将庞大的信息录入，且不同于容易受各种因素而保存不当的纸张，例如，纸质版档案呈现在纸面上，在阴雨天气或长久保存之后容易发霉，导致信息缺失，很可能影响重大决策的实施。例如，警察办案时，重要信息的缺失很可能导致案件关键时候无法继续调查，使真相埋没在发霉的纸张中。而信息档案只要不进行彻底删除，信息将永远存在。信息的永久保存对于相关政策的决定有着重大参考影响，进行某一事件的调查时，永久保存的信息为查找远久信息提供便利。

3.2 信息化档案管理查询便捷

在实际操作中，若查询纸质版档案信息，需要去档案部门调取已存档的卷宗，就需要先申请查阅卷宗，经科室负责人、分管局长、局长审批，过程繁琐耗时。在查询纸质版档案时，要明确调取档案的发生年度，按年度在不同的档案柜中进行大海捞针式的查询和地毯式搜索，消耗大量的人力和精力，时间周期长可能导致错过事件办理的黄金时期，费时，费力，还会有出错的可能性［1］。而查询电子化档案时，只需要在电脑上输入关键词，就能在庞大的数据信息库中进行一键查询，省时省力，提高工作效率，也能最大限度地保障档案的完整性。

4 事业单位档案管理信息化特点

4.1 广泛性

事业单位储存的档案错综复杂，主要包括了影像档案、文书档案、政策档案、特殊档案及人才档案等一系列的档案类别。这些档案存在的本身就凸显了事业单位档案管理信息化的一个重要特点——广泛性。事业单位的档案储存时间久远、储存内容多，从档案系统建立之初甚至建立之前，档案系统就会不断收录各种类别的信息，且伴随事业单位的发展，与之对应的档案管理收录信息也在不断扩大，档案系统一直处于更新的状态，这就需要对这庞大且在不断发展的数据信息库进行强化数据处理功能，包括数据备份、扩大存储空间等。

4.2 隐蔽性

事业单位档案具有隐蔽性。事业单位的一些政策涉及单位个人、事业单位本身乃至社会整体的隐私性。网络是一把双刃剑，网络开放时代，信息的传输很容易遭受到第三方的监听与盗窃甚至是修改，造成安全隐患。这就要求事业单位工作人员在录入某些机密性数据时，要注意数据的隐蔽性，保证数据传输过程中不泄露。

4.3 标准性

事业单位档案系统具有标准化要求。事业单位收录档案内容广泛、种类众多，进行数据信息收录时，应注重收录方式程序的标准统一，如按“年度—部门—事项—经办人—保管期限”进行分类，以方便后续归档工作的进行。

5 事业单位档案信息化管理创新策略

5.1 提高档案管理科学理念

我国事业单位对档案管理信息化重视程度普遍不高，要想实现档案管理信息化的创新，需提高对档案管理的重视程度。事业单位的领导层要充分意识到信息时代档案管理的重要性，数据信息是一切决策的基础。要坚持所有决策都实事求是，改变陈旧过时的档案管理理念，加大对档案管理部门的资金投入，提高档案管理部门的基础设施，为档案管理信息化建设提供强大的硬件支撑，以保证在后续决策工作拥有正确且真实、全面的数据信息［2］。

5.2 提高档案管理人员专业素质

我国有专门进行管理档案的档案法，档案管理人员要对档案法进行深入研究，掌握档案管理的基础方法，提高自身知识素养。在事业单位档案信息化过程中，需要重点提高档案管理人员的计算机技术水平，要求管理人员具备基本的电脑操作技能，以便更好地进行信息化录入。在档案管理人员进入工作之前，事业单位要对这些人员进行工作技能和综合素质的培训，并进行结业考试，考试合格颁发档案上岗证，做到持证上岗。档案管理人员要重视档案管理工作，意识到做好档案的完整保存和准确录入工作是领导进行重大决策的前提和基础，对待档案工作认真负责，做到信息应收尽收，没有遗漏。事业单位要在一定时间段内对档案管理人员进行专门考核，建立“能者上庸者下”的用人导向，使档案管理人员时刻提高警惕，始终做到高标准严要求对待档案管理工作［3］。在档案管理的信息化建设过程中，档案管理人员起到不可或缺的作用，因此，对档案管理人员的高素质要求是必需的，档案管理要从思想到行为上都具备管理专业能力和要求。

5.3 提高档案管理信息化建设设施质量

档案管理信息化需要对储存设施硬件进行优化。信息数据在网络上运行，由于事业单位档案具有广泛性、隐蔽性特点，为充分保存档案信息，就需要提高档案管理储存设施的硬件。高质量的硬件设施须具备稳定性高、受外界网络影响小的属性，可以充分发挥电子储存的作用，有利于对档案管理的数据资料进行长久储存和便捷的管理，这对于后续一些重要工作的信息调查是有很大帮助的。事业单位要为档案管理部门提供质量良好的网络水平和硬件优良的计算机设施，这就需要加大对档案管理部门的资金投放力度，以便有效进行档案管理的信息录入和存储［4］。同时，事业单位档案管理人员在数据录入过程中，需注意隐蔽性，做到杜绝外来网络干涉，设置防火墙，对档案信息进行储存的设备进行定期的病毒查杀，保证档案管理系统中的信息完整性和正确性。

5.4 规范档案管理的标准

事业单位录入的档案信息数据庞杂大、错综复杂，为便利后续工作的进行，要对录入的信息进行标准化管理。制定明确的信息化管理标准和规范，规定信息录入的方式方法，对信息录入进行合理的监控和约束，不同的档案要规定各自明确的录入方式。例如，影像档案的录入要规定影像格式、压缩方式，文字档案的录入要注意书写格式、字体规范等。事业单位要根据自身的工作特点对不同档案的各个环节的录入进行明确规定。制定针对规范档案管理标准时，要注意多个方面。

首先，要注重前瞻性原则。进行信息录入、建立档案管理系统的目的是为后续工作打下良好的数据信息基础，要考虑未来调取信息的便利度［5］。

其次，还要注意兼容性原则。事业单位收录的信息关联到社会各行各业的相关发展，因此，在标准制定过程中，要注重与社会各界发展需求进行融合。

5.5 注重档案管理的安全性能

档案管理的信息化方便了数据储存与提取，但事业单位收录的档案信息很多是不便对外公开的，具有隐私性，如人事档案之类的信息，因此，要注重档案数据的安全性，警惕网络在便捷人们生活的同时会导致的隐私信息泄露问题。在建立档案信息库的同时，要注意防范外界不法人员对档案信息进行窃取。将防火墙技术与内外网技术进行结合，档案数据信息库不允许除档案管理部门网络地址以外的其他网络地址访问，对档案数据库设置最高级别的安全管理系统，建立只允许内部访问的网站系统，一旦有外界网络试图对内部网络进行访问，防火墙自动进行警报并关闭档案数据库。将加密级别放到最高，与特定角色访问技术进行融合，加密手段将档案管理系统中的信息进行加密保存，在传输档案信息时，运行特殊的网络路线，防止在信息数据传输过程中被外人窃取的可能性出现［6］。

6 结语

信息化时代给社会各行各业都带来了机遇和挑战，对于事业单位的档案管理来说，档案管理的信息化使档案管理更为切合时代需求，将档案管理进行信息化的创新是档案管理发展的必然趋势，是时代发展的必经之路。为此，事业单位需要革新档案管理观念，档案管理人员必须提高专业素养，同时，注重网络安全性，使档案管理水平走上更高的台阶，促进事业单位档案管理健康有序发展。