大数据时代职业院校人事管理工作信息化探究

蒋文吉

（常州刘国钧高等职业技术学校，江苏 常州 213025）

0 引 言

对于职业院校来讲，人事管理部门作为一个管理机构，日常事务涉及的范围比较广泛，工作也十分复杂和烦琐；不论是教职工的管理、薪资的发放，还是教育资源和教育设备的管理，都需要人事管理部门。面对如此庞大的信息量和数据量，如果只是采用传统的人工操作，根本无法完成处理数据效率的提升，也不利于职业院校人事管理工作的发展与创新。职业院校要高度认识到目前人事管理工作中所存在的问题，加强信息化建设，进行有效的信息化管理，才能让职业院校的人事管理工作更加高效与顺畅。

1 大数据时代职业院校人事管理工作信息化建设的重要性

在职业院校人事管理工作中运用信息化的管理模式是当前大数据时代职业院校人事管理发展的必然趋势。要想进一步做好职业院校人事管理工作，必须要认识到信息化管理的重要性，认识到信息化是提升职业院校人事管理工作效率的唯一途径。职业院校人事管理工作信息化的重要性，主要体现在以下几个方面。

1.1 有效提升职业院校人事管理工作的效率

职业院校人事管理部门所要负责的工作内容比较多，再加上每天的工作量非常大，工作人员每天都从事着复杂的工作，并且有些工作还是重复性的，在传统工作模式下，需要花费大量的人力和物力去完成每天的工作，极大地考验着工作人员的耐心程度与细心程度，所以有些时候一些数据的准确性就很难有保证。在大数据时代，面对着信息技术的不断发展，要想从根本上提升人事管理工作人员的工作效率，就必须加快信息化建设，这样就可以将过去部分人工操作的工作交给计算机去处理，这样不仅减轻了工作人员的工作量，还能够很好地提升工作效率。最主要的是计算机数据处理准确性高，大大减少了人为操作失误情况的发生。

1.2 有利于人事工作的公开公正

在职业院校中，人事管理部门工作的政策性是比较强的，其中会涉及很多关系到职工切身利益的相关工作，如：职称评定、人事调动、绩效考核等。建设人事管理信息系统，实现人事管理信息化，可以提升人事管理工作的透明性，职工不仅可以通过人事管理信息系统平台随时掌握人事调动信息、职称评定的相关资料，还能够通过平台去了解人事管理的相关规章制度，实现人事信息资源的共享。人事管理信息化平台的应用不仅能够体现出人事工作的透明性，也能体现出人事工作的公平公正性，在平台上每个人都可以看到教职工队伍的情况，能够很好地帮助学校选拔优秀人才。

1.3 促进工作流程的规范化

在以前的工作模式下，职业院校人事管理工作都是通过人工操作来完成的，有时由于工作量加大，会出现操作流程不规范的现象，数据的统计也不准确。人事管理信息系统的运用，不仅能够实现人事管理流程的规范化，而且对于教职工的管理、入职离职、学习培训都可以实现在线利用计算机去有效管理，很大程度上促进了人事管理工作流程的规范化。

2 大数据时代职业院校人事管理工作存在的问题

2.1 管理者在思想上认识不足

目前，职业院校人事管理工作信息化建设还存在着一定的阻碍。因为管理者在思想上还没有完全转变，对信息化工作的认识不明确，认为信息化办公只是在工作的硬件设备方面进行了更换，没有充分认识到信息化管理能给人事管理工作带来什么样的便利，是怎样提升工作效率和工作质量的，是如何提升人事管理工作的水平的。

2.2 人事管理信息系统不完善

一个良好的人事管理系统可以很好地提升职业院校的人事管理工作水平，通过对人员加强管理，进而实现工作效率的有效提升。其实一个学校信息系统处理能力的好与坏能够直接反映出这个学校信息化建设水平的高低。从目前实际的工作情况来看，职业院校人事管理信息化工作还存在着很多不完善的地方，因为目前很多职业院校人事管理信息化建设还处在刚刚起步的一个阶段。在日常的人事管理信息化工作中经常会出现数据的审核不严谨、信息不完整、很多资源达不到共享的要求等等一系列的问题，所以在日后的工作中一定要对人事管理信息化系统进行不断的完善和技术的提升。

2.3 职业院校人事管理理念落后

随着大数据时代的快速发展，人们的工作方式和生活方式发生了巨大的变化。所以，人事管理工作在管理理念上也要有所突破，有所创新。但是不少职业院校的人事管理部门受传统管理理念的影响比较深，对信息化管理的理念不能积极地接受，他们认为职业院校的人事管理工作只有与教职员工进行面对面的交谈才能对工作有比较深入的了解，以便于及时发现问题，第一时间解决问题；他们认为利用信息化的管理手段会使管理人员与教职员工之间产生隔阂，没有面对面的接触，比较容易拉大人与人之间的心理距离，非常不利于以后人事管理工作的开展。

3 大数据时代职业院校加强人事管理信息化建设的有效措施

3.1 提升管理人员素养

现在很多的职业院校已经能够充分认识到人事管理信息化能给学校带来的价值，在计算机硬件设备和网络通信设备上统一加大了投入的力度，这也为人事管理信息化的发展奠定了坚实的基础。信息化管理模式的优势日益凸显，使得管理人员对信息化的认识也有了思想上面的大转变，因为他们知道，信息化管理系统的引入可以有效地减少他们与日俱增的办公业务量，而且还能通过资源的整合，实现数据的有效共享，不仅能够为学校的发展提供决策依据，还能在工作效率与服务质量上得到很大的提升。比如：职业院校在进行人事管理部门人员招聘时，要求应聘人员必须掌握数据信息处理技术，在日常的工作当中能够熟练地运用信息技术去处理人事方面的相关问题；要求应聘者在熟悉人事管理工作的流程和规范之后，能够结合自身的实际工作，对现有的信息系统进行不断的优化，能够合理地、有针对性地改进工作流程，根据工作需要提出合理的意见和建议，使业务工作和系统功能同步发展。

职业院校要注重加强人事工作人员的信息化意识。根据调查发现，现有职业院校人事管理部门的人员对人事管理理论知识的认知比较深刻，在这种情况下，就需要加强人事管理工作人员信息化、数据化方面内容的培训，增加与其他院校交流的机会，只有通过真实的感受、学习、交流，他们才能开阔自己的视野，工作思路才会有所转变，进而达到思维的创新。在工作之余，职业院校可以邀请系统开发工作人员去院校进行技术方面的指导，根据院校人事管理的实际情况，进行有针对性的信息化管理方面知识与技能的培训。基于现有的技术，深入挖掘日常工作中使用信息化管理功能，充分发挥人事管理信息系统的使用价值。

3.2 完善人事管理信息系统的功能

为了减少资源的浪费，职业院校的人事部门在进行信息化设备配备的时候，以实用和适用为基本原则；不仅考虑在基础设备的建设上要有完整性，同时也要充分考虑硬件设备的使用寿命及质量问题。要从职业院校的实际情况出发，考虑到院校以后的发展趋势，在使用的软件方面采用定制的软件，专门用于满足人事管理工作的需求。为了避免管理数据的碎片化，职业院校人事管理部门需要遵循数据的统一性原则，比如：统一数据的录入标准、建立网络资源共享数据库、实现数据的互通与共享；同时完善人事数据的收集、整理、归档、借阅的管理制度，完善人事管理信息系统的各项功能。比如：在“一站式”服务模式的建立方面，通过各部门数据共享的方式，合理设计办事流程，严格管理办公权限，可以让教职工少跑很多的弯路，并且能够实现在电脑屏幕前就可以把合同签订完毕，还能办理请假销假的手续，也能在线打印在职证明等等，不仅提高了办公自动化的水平，也使出错的概率大大降低。通过采用数据库抓取并核对信息的方式，很大程度上减少了教职工填写个人信息的次数，实现教职工“一键式”填写个人表格，有效减轻了填表的负担。表格内容看似简单，但是每次在让教职工填写的时候，大家都心生不满，因为有些表格都是很多数据的重复，这样不仅浪费了时间，还降低了教职工的满意程度。

综合查询功能。教职工每年提交录入的相关信息材料，可以根据不同的需求输出结果，打印各种统计报表。比如：职业院校各学院、各部门的行政人员可以根据系统的数据实现自动统计，并且能够有针对性地汇总教师教学、科研、社会服务工作量的一些数据，这样既能避免人工统计数据不准确，又能保证统计的真实性，这就是采用了最简单快捷的信息化方法获得全面、准确的数据材料，从而提高数据查询、统计工作的效率。其实这项功能在教师职称评定审核工作中表现得更为突出，职称评定所需要的所有数据和材料都可以通过信息化平台进行调取和打印，而且省略了各职能部门会审的复杂过程。

计算监督功能。人事管理信息系统后台能够根据人事管理部门所需要的不同的数据进行有针对性的收集、加工、分析、统计和计算。比如：针对每年的年终绩效考核，通过对教师教学、教研、社会服务三个方面的总体工作量进行量化，不必对这三个方面分别进行数据统计工作，不仅工作时间得到了很好的节省，同时最后得到的结果也更加直观。定期对数据进行汇总非常有利于营造一个良好的监督环境，能够培养民主监督和公平竞争的意识，对教职工以后的工作也产生了很好的激励作用。

决策导向功能。院校的领导也可以通过数据系统实时了解院校内各项工作的实际落实情况和一些比较薄弱的环节，如学校需要对某项工作作决策的时候，如人事改革、师资建设，就可以通过数据平台调取相关资料，提高决策的科学性。

3.3 引进年轻人才，提升管理理念

在当今社会，信息化技术被应用于各行各业，不少的职业院校也充分认识到信息化管理理念的重要性，快马加鞭地进行信息化系统建设。让每一位教职员工感受到组织的温暖和重视也是人事管理工作的一部分。比如：教职工队伍的年轻化发展，90 后群体是在互联网背景下成长起来的新一代，他们不论是在日常的生活中还是在工作中都习惯于运用互联网软件来表达自己的想法或者与人沟通，所以职业院校人事管理部门应该引进年轻人才，使人事管理工作真正树立起信息化管理理念，多为他们提供信息化应用平台，让他们不仅能够避免当面沟通产生的尴尬心理，也能通过职业院校提供的信息化平台去收集、整理、分析应用数据，及时了解人们的思想动态，从而达到增强年轻教职工对于学校的向心力和凝聚力。为了有效缓解与日俱增的人事管理业务量带来的工作压力，实行信息化管理势在必行。因为从目前的工作内容与工作量来看，传统的工作模式已经无法满足现如今工作快速发展的需要。人事相关数据需要信息化管理才能有效发挥其价值，传统的工作方式不仅无法应对庞大的工作量，同时人工操作的错误率也是不断提升。所以职业院校人事管理部门应该顺应时代的发展，更新理念，不断丰富自己的知识储备量，提高自己的工作能力和业务水平。

4 结 语

职业院校的人事管理工作是保障学校竞争力的核心力量，能够直接影响职业院校的发展前景。随着信息化技术的不断发展，职业院校人事管理信息化模式能够有效地提升工作效率，不断完善人事管理工作，推动人事管理工作向着科学化、规范化的方向发展，适应职业院校发展的需求。