“云端”的电子发票

文/郭 娜 吴安彤

近年来，随着电子信息票据的产生及多领域广泛应用，开展企业电子发票电子化报销、入账、归档管理试点工作对国家深化改革、社会经济发展和企业高效运营具有越来越重要的意义

西咸新区北控环保科技发展有限公司对原财务核算系统及时调整，打通电子发票报销、入账、归档财务流程，并搭建税务云、档案管理系统，实现电子发票的全流程线上管理。作为中小企业，试点工作的顺利完成，相信可以给较多的中小型企业一定启发并消除其对实施过程的一些顾虑，为国家对电子发票电子化报销入账归档的全面推开起到示范推广作用。

一、试点前电子发票管理痛点难点

1.电子发票的验真、验重难以有效监控

试点前电子发票真伪识别需进入税务平台，手工录入代码、号码进行查验；电子发票验重需财务人员手工录入发票代码，票号及发票其余信息登记台账，对虚假发票、重复报销发票的查验耗时耗力，难以进行有效监控。

2.电子发票电子化存档及后续管理存在困难

根据《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》财会[2020]6号文，第四条单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存该纸质件的电子会计凭证。电子发票作为原始凭证如何进行电子化的归档及后续管理成为不仅是我公司也是大多数有电子发票业务公司需要考虑突破的难点。

3.电子发票在企业间如何安全、高效地流转及储存

在电子发票大力推行的同时，电子发票如何安全、高效地流转及储存也成为重中之重，为了响应国家档案局规范电子发票的管理，电子发票的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现，电子发票在企业间如何安全、高效地流转及储存是企业面临的问题。

4.电子发票固化于纸，实现企业信息化进程受阻

电子发票试点前，电子发票的数据仅体现于纸质资料中，为企业信息化带来更大挑战，大量电子发票数据仅以纸质资料形式在企业堆积，难以开展大数据分析、发票风险把控。

二、试点目标、整体解决方案

1.试点目标

结合我公司实际业务需求以及联合工作组试点要求，我们将本次的试点目标确定如下：

（1）实现对电子发票的准确查验、查重，提高查验工作效率，降低电子发票税务风险；

（2）实现对电子发票的电子化归档，降低企业整理、储存成本；

（3）推动企业信息化进程，为企业运行数智化工厂，开展大数据分析及智慧运营奠定基础；

（4）为电子发票电子化报销入账归档示范推广，并为档案电子化进行摸索探寻。

2.整体解决方案

由于原有财务系统功能薄弱，不能支持进一步财务工作需求，我公司本次试点计划更换原有财务系统。通过前期与用友、和讯、百望等服务商持续沟通试点目标及实施内容，最终确定选用用友公司为系统支持服务供应商，以其YonSuite系统及税务云、档案管理系统作为本次试点的软件支持系统。

此次电子发票试点工作，综合考虑公司整体人员数量及办公环境，行政人员及领导办公地点集中等情况，确定签批单据仍维持线下签批，采用YonSuite系统及税务云、档案管理系统进行试点目标的实现。试点成功后，可直接在系统中上传电子发票版式文件，系统自动解析版式文件、自动去重及真伪校验，更好地把控税务风险，最终实现电子发票版式文件与电子会计凭证、报表等建立匹配关系，装册、归档、后期上架及借阅、移交等功能。

三、电子发票归集、报销、入账、归档各环节的具体做法

1.电子发票归集

业务经办人在报销单签批至财务会计人员时提供电子发票版式文件，通过PC端电子发票版式文件的上传完成电子发票的验重、验真、归集。采集发票信息可通过版式文件上传、微信扫码、外扫描设备三种方式实现归集至系统报销台账中，以提高电子发票验重、验真的效率，提升员工报销的简便性。

2.电子发票报销、入账

电子发票验重、验真通过后，电子发票数据保存至系统报销台账中。财务人员收到业务报销人签批完成单据进行账务处理并进行付款，经过审核、记账后采集会计凭证、会计报表至电子档案系统，同时将电子发票版式文件上传至电子票夹中与会计凭证进行关联、匹配，后续可实现电子发票与会计凭证的双向联查。(图1)

图1 电子档案系统中会计凭证与电子发票版式文件匹配图示

3.电子发票归档及上架

电子档案系统形成待装册会计凭证后，对会计凭证进行勾选装册，选择末级目录勾选要装成一册的档案。装册会自动将勾选的档案按文号顺序排列转成一册。按照按数量装册、按凭证类型的方式装册，装册完成后勾选进项归档，对每册分配案卷号，归档后可对已归档的成册档案上架到不同的档案室档案柜中，纸质档案与实体档案实现同步管理，后续可支持档案查询、档案借阅、档案下载、档案外借及归还、档案移交、档案鉴定、档案销毁等。（图2）

图2 档案装册-归档-上架（与实体档案匹配）流程

4.档案归档、上架后的使用

（1）档案借阅

档案归档、上架后，借阅人员提交借阅申请，输入需要借阅的资料，审批通过后即可查看借阅档案。(图3)

图3 档案借阅流程

（2）档案移交

会计档案满3年后移交公司档案管理部门，移交经办人提交移交申请，输入需要移交的档案资料，审批通过后即可移交至公司档案管理部门。（图4）

图4 档案移交流程

（3）档案的鉴定及销毁

会计档案销毁前需各部门对档案进行鉴定，鉴定完成后方可销毁。（图5）

图5 档案销毁前的鉴定流程

四、取得的效益

试点工作在陕西省档案馆、财政厅、商务厅、税务局的领导下，已完成既定计划相关财务软件和应用的开发，截至验收时点，电子档案系统已存储2021年7-10月会计凭证531份、电子发票版式文件42份（其中电子专票4份，电子普票38份）、会计报表9份。规范了电子发票电子化业务流程和日常管理，提高了工作效率、降低管理成本。主要成效包括：

1.实现高效率的发票查验查重，降低企业税务风险，加强电子发票管理规范性

经过试点工作中的系统更换、新增等功能，我公司已经实现电子发票的批量验真及查重，无需再登录税局网站单张手工录入信息逐张查验，消除了电子发票重复入账的可能，有效把控了与此相关的税务风险。

电子发票的电子化节约了企业的储存成本及空间，实现了国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知中：纸质打印件作为报销入账归档依据的同时保存纸质件的电子会计凭证的要求，也提高了电子发票日常管理的规范性。

2.提高档案管理效率及安全性

电子发票实现电子化存储后，可以进行档案的智能查询，提高海量信息的分拣时效、规范化管理，满足了调阅者方便快捷的查阅需求和信息共享。

本次工作最终形成的系统可对数据进行全面性备份和关键数据备份，并采用多备份、异地备份等方式，保障数据的存储安全。后续也可通过本地应急系统、容灾系统与生产系统相互配合共同保证整体业务连续性及信息安全性。

3.加强项目组成员沟通协调性，提高项目组成员项目管理经验

电子发票电子化试点项目的推进，增长了财务及档案管理等相关人员的项目经验。本次的电子发票试点，帮助我公司财务人员及项目组工作成员对系统基础数据的搭建及运转原理提高了认识，对于电子发票电子化的目的、流程、要求也有了深刻的了解，对于如何进行项目管理、项目推进丰富了实践经验。

4.推动企业信息化进程并为电子发票在中小型企业的电子化运用进行成功示范探索

本次电子发票的电子化试点，促使我公司升级了信息管理体系，提高了公司对电子化业务的认识，引领性的财务及档案管理实践对我公司的信息化进行起到了极大的推动作用。同时，也为我公司运行数智化工厂，开展大数据分析及智慧运营业务奠定了基础。

鉴于我公司的实际运营规模以及项目在人力、物力、财力及时间上的投入、试点工作的顺利完成，相信可以给较多的中小型企业一定启发并消除其对实施过程的一些顾虑，为国家对电子发票电子化报销入账归档的全面推开起到示范推广作用。