新形势下电子档案管理路径的优化

文/山西省太原市烟草公司 郭薇

在大数据信息化管理的宏观背景下，企业内部的档案管理工作实现了由纸质向电子版的转变，烟草企业想实现高质量发展，顺应社会变革形式、优化电子档案管理路径成为必然的发展趋势。电子档案管理的优势良多，但仍存在诸多不足，要想最大化彰显其工作效益，需要对其管理方法进行创新与优化，基于纸质档案管理方法更新迭代，发展管理路径多元化，促使企业经营管理井然有序，为企业的可持续发展提供驱动力。

一、企业电子档案的内容

（一）企业电子档案的特点。在经济社会持续化发展的进程中，基于现代化企业日常经营的社会活动逐渐呈现高质量发展的趋势。因此，在办公流程中形成的纸质文档正在逐步缩减，转为通过电子文档开展企业交流与业务活动。电子文档和传统纸质文档的管理工作方法存在大相径庭的特性，在电子文件的归档存储与管理工作方面，诸多企业面临着新的挑战。随着计算机技术的日益发达，企业的日常办公逐渐趋向智能化，电子文档在管理工作流程中，既必须参考传统纸质文档的管理工作方法，又必须根据新时代计算机技术和大数据科技的发展趋势，在电子文件资源管理中要奉行择优而取的原则，既要借鉴传统纸质档案的优点，也要顺应新时代计算机技术和大数据科技的发展趋势，对电子档案实施信息安全认证和密码保障。比较传统的纸质档案来说，电子档案最大的特点就是易于被拷贝和删除，而纸质档案若想拷贝或是篡改，必须利用相应的载体，比如纸质，这样拷贝难度相当大；而电子文档的复制则不用其他载体，只需利用计算机网络形成一个文档群，实现电子文档的自由拷贝，达到信息资源共享。在企业的内部管理运作过程中，需要依托计算机为主要载体，形成一个完整的电子档案系统，落实信息资源的共享与传输。在企业开展社会经济活动的过程中，会产生一些内部经营的商业机密，若企业并未树立正确的电子档案使用认知，将会导致信息资源泄露，给企业造成巨大经济损失。由于电子档案通常保存在个人电脑中，因此员工在进行电子档案作业时容易在不经意间删除电子文档，由于网络信息化的管理特性，导致电子档案删除或丢失，极难在短时间内恢复，因此要重视电子档案管理中呈现的两个特点。

（二）企业电子档案管理的重要性。烟草企业档案是其发展革新的重要量化指标，在烟草企业开展的社会活动中产生的经济效益与管理效益，可通过档案管理工作得以承载与延伸。基于企业发展的基石，企业档案隶属于国家所有，确保档案的科学性与安全性，发挥烟草企业档案应用价值对新形势下发展的重要导向作用。尽管现阶段各大烟草企业品牌文化大相径庭，建设的历程各有长短，在烟草企业发展的历史长河中会受空间、时间、人文等诸多因素的影响。烟草企业在企业文化、科技、营销、服务等方面都积淀了大量宝贵的经验，别具企业文化品牌风格，也使中国烟草公司的经营管理体系和科技资源等方面积累了大量宝贵的材料，而这些材料和经验既是中国烟草行业迅速发展壮大的重要决策基石，也是整个产业的无价之宝和不能再造的资源。中国烟草行业必须在百年发展的历程中坚持变革发展的时代主基调，面对整个行业企业文化出现巨大变革的历史时刻，真实记载这种伟大的历史过程，才可以对中国的整个社会主义市场经济发展过程和产业前进步伐产生深远影响，这是新形势下电子档案管理的重要价值体现，所以要对其进行科学管控，保障工作顺利开展与技术革新进步。

电子文档的管理，能够协助企业管理者在短时间内完成文档的检索，提升信息的检索准确性。运用信息化的电子档案管理方法，管理人员能够轻而易举地完成对电子文档的归类与信息检索，进而提高管理的效能与品质。烟草企业在不断发展壮大的过程中，逐渐出现了无纸化办公的发展趋势，并多元化运用信息化技术手段实现了电子档案管理，在一定程度上给企业管理者使用电子文档带来了方便。电子档案不同于一般纸质文档，经过公司对电子文档严格的保密与备份管理，电子文档不至于由于管理者的个人问题而流失，能够减少管理者的个人损失。同时，公司还能够通过信息化技术手段，分析电子文档的有效信息，从而使整个文档的价值最优化。

二、企业电子档案的管理难点

（一）易被篡改。在电子档案管理工作中，由于信息资源的格式、字体、颜色、大小等都是呈现统一的形态，因此难以通过差异化的字迹进行鉴别，也无法获取被外界篡改的信息条件，由于电子档案运作的主要载体是计算机，基于网络信息技术扩展传播路径，因此在不同的计算机上呈现的效果也千差万别。企业内部的电子档案管理人员难以通过肉眼对电子文件内容进行鉴别，致使员工无法判断其内容的真实性与权威性。为有效解决此类问题，电子档案的格式、字体、颜色、大小等需要分门别类进行转变，部分电子档案载体因为使用的时间较久而出现老化的情况，会影响电子档案的长久存储性能，在资料交换的过程中，会破坏电子文档的内容。在企业内部的电子档案管理部门，通常情况下需要对电子文书档案的格式和结构进行转换，采用统一化的模板进行储存管理，如此一来，电子档案在长期保存过程中极易发生破损，从而形成打不开、乱码等现象。

（二）保密性差。电子档案因其自身的权威性与真实性，为企业开展的社会经营活动提供依据。但在实际管理过程中，部分管理人员缺乏对计算机系统网络安全的正确认知，并未对电子档案进行保密处理。网络信息的流通与开放，将导致在管理过程中出现信息泄露的风险，无法保障电子档案的有效性与权威性，带来诸多安全隐患。因此对电子档案进行保密升级与优化，是目前运用计算机技术开展电子档案系统构建时，必须突破的难题。随着信息技术环境的开放性，电子档案很容易被人盗用，甚至使用不合法的技术手段对文档信息进行修改。如果篡改成功，不但会对公司的日常运营活动产生负面影响，而且会影响整个公司电子文档体系的稳定性。

三、企业电子档案管理现状

（一）缺乏正确认知。首先，企业重视发展经济效益，因此管理的工作中心也放在追名逐利上，在此发展模式的长期指导下，个别企业对电子档案管理工作缺乏正确的认知，个别企业高管甚至认为建设电子档案不能增加经济效益，反而需要投入资金对档案管理室进行建设，需健全与完善电子档案相关的功能，但最终效果往往不明显。在以上浅显表面的思想认识影响下，企业档案室电子档案系统发展与构建进程较慢，效益无法达到预期值。其次，企业档案管理人员对档案室电子档案管理工作的了解和重视程度尚浅，对于电子文档的工作要求往往要超过以往，不少档案保管员工会因此产生消极怠工、排斥的工作心理。个别企业档案管理人员对于电子文档运用中存在的问题不以为然。诸如此类问题的出现，都源于企业内部的管理层与员工未建立科学的认知所导致的。

（二）管理机制尚未成熟。在现阶段的发展中，个别企业未构建与完善相关的管理机制，由此造成企业档案室的电子档案管理工作并不具备实际能力与效率。首先，由于没有树立起对企业档案室电子档案管理工作的统一标准与要求，导致企业档案室在实际的电子文档保管工作中杂乱无序。其次，公司没有与之相配套的电子档案管理人才信息化培养制度、考评激励机制、信息系统管理等相关制度来保证档案室电子档案管理的有序发展。最后，公司没有充分考虑到档案室电子档案管理中的风险隐患问题，也没有构建起有效的风险预警制度。

（三）人才资源匮乏。电子档案管理与使用随着社会的发展应运而生，对管理人员工作能力与水平有着较高标准，要求电子档案管理工作人员不仅要具有传统的档案整理、处理才能，而且还要掌握计算机科学、信息处理技能等。不过，个别公司档案管理人员难当大任，无法适应电子档案管理要求。一方面，是企业档案室及电子档案管理队伍构成不合理所导致的，不少年纪较大的档案管理人员对电子档案的了解程度和把握能力都不好；另一方面，由于企业档案管理人员本身缺乏自主学习精神，因此对于铺天盖地的电子文档准备不够。在现阶段的发展过程中，企业档案室电子档案管理方面，亟待解决人才资源问题，需要综合应用型人才提供源源不断的动力。

（四）缺乏安全意识。企业在开展电子档案管理工作时往往一味重视其发展优势，而轻视了其中的网络安全隐患。电子档案必须借助网络的依托才得以运行，但网络本身有着无法消除的安全隐患问题。所以，电子文档很容易发生个人信息资源被窃取、复制等情形，一旦公司的档案资料被窃取、复制，就直接导致公司信息数据的外泄，进而给犯罪分子牟利提供了可乘之机。诸多公司缺乏相关的职业安全意识，不能进行电子文档的安全管理，极大程度上制约了电子档案的发展与使用。

四、新形势下电子档案管理的优化路径

（一）加强基础设施建设。在新形势下，烟草企业内部的信息化管理已循序渐进得到全面应用，办公、财务、考核、绩效系统等已被量化应用，各类系统产生海量的电子信息资源，而此类资源文件正是电子档案管理中至关重要的部分。烟草企业在管理进程中，常采用软件与硬件并肩的应用原则，以技术应用为导向，优化电子办公系统与档案管理系统，配套使用电子签名、CA证书，并设立审核岗位，执行审核电子文件的工作，遵循新形势下的无纸化办公要求，进而顺应经济社会的发展形势，最大化彰显其工作效益。

（二）利用网络信息技术。基于大数据信息发展时代，应用先进、科学的信息技术提高电子档案的整合能力，对其电子信息资源进行整理分类，贯彻落实烟草企业“两烟”发展指标。在电子档案系统中，结合配套的电子签章、电子认证以及签名等技术进行使用，妥善解决其中的网络安全隐患问题，确保企业内部电子信息资源共享的科学性与权威性，实现档案归档的全流程管理，为了使烟草企业的档案得以长期有效保存，需利用网络信息技术创新构建保存机制，保障电子信息资源的保密性与完整性。

（三）确保签名的法律效力。《中华人民共和国电子签名法》规范了电子签名行为，确立电子签名的法律效力，从而确保带有电子签名的电子文件和电子档案的法律效力。为了最大化彰显其工作效益，烟草企业应在“部门提交归档—档案室接收—档案室保存”的工作流程中使用多人电子签名与电子印章，明确各个流程中员工的权责，能将工作责任追根溯源。此计划的落实可确保签名的法律效力，还可验证电子文件在传输的过程中内容的真实性与无变动性。

（四）依托政策环境支持。新形势下，为了符合趋势发展下的办公无纸化，《全国档案事业发展“十三五”规划》提出利于电子档案发展的措施。并在《数字档案室建设评价指标（征求意见稿）》中将“开展低价值电子档案单轨管理”列入加分项目。基于当前各级颁布的政策法规层面而言，电子档案的应用与优化已是大势所趋，为烟草企业实施电子档案管理提供充分的政策支持，依托政策环境的支持，烟草企业应勇于探索电子档案的优化创新管理模式，优化企业内部管理结构，科学统筹资源。

（五）注重人才建设工作。由于烟草企业电子档案的权威性与实效性是发展的重要依据，因此可借鉴公安机关相关的人才建设工作。国家档案局原局长杨冬权曾特别提到“人”的重要性。在电子档案的实操使用中，人是其中的决策因素，因此，电子档案的安全体系建设的侧重点应落实强化人的操作安全观。电子档案管理制度需要人进行规划与创新，实际的操作与使用的主要载体也是人。电子档案的安全隐患通常是由人导致的，预估人的因素比外部威胁更具挑战性。因此需要强化烟草企业电子档案知识的管培工作，革新管理技术人员的观念，更新其知识结构，烟草企业的电子档案管理人员应强化计算机应用技能，增强自身综合实力，熟练掌握电子档案管理知识。在实际操作中注重促进档案管理规范、标准的制订者，档案管理人员、信息技术人员等不同专业的人员紧密协作、多元化融合。由于电子档案依托于计算机，因此要与时俱进，提高档案管理的水平，增强风险防范意识，减少操作失误，未雨绸缪，避免网络安全隐患出现。高质素、专业化的烟草企业档案管理人才队伍，是保障企业合理开展社会经济活动、确保电子档案的安全与保密、提高风险防控的基本要素。

五、结语

综上所述，电子档案的应用与优化是烟草企业信息化管理的必然趋势。对于烟草行业而言，科学地树立对电子档案的正确认知，重视电子档案管理的优势与不足，顺应社会发展形势，结合现阶段烟草行业发展实情，健全完善相关管理措施与技术，优化管理的本质，进而提高新形势下电子档案管理的效率，为烟草行业的可持续发展打造坚实的基础。