“双高”背景下高职档案信息化建设

文/宁波职业技术学院 蒉姝捷

我国于2019年4月18日正式实施“双高计划”，这对高职院校的建设赋有重要的意义。教育部联合财政部，针对高等职业院校的专业化建设提出了若干意见，意见中指出：我国的高等职业院校要符合中国特色，具有完善的治理体系和治理章程，能够自主管理、自我约束，拥有符合现代化职业院校要求的治理能力。丰富的档案资源既在高职院校的进一步发展中起到重要的意义，也是“双高计划”中不可或缺的“重要成员”。在当前领域，对于档案信息化建设有较多的研究，但通过“双高计划”的实行，研究高校档案信息化建设的甚少。当然，档案的管理及信息化建设能推动“双高计划”运行，所以更应被重视。本文研究有一定的价值，不仅能落实“双高计划”，而且能完善档案信息化建设及管理工作。

一、介绍

高等职业院校的档案是学校的重要资料，记录了学校的发展和演变，记录了学校的积累与变迁，为学校的重大决策提供了原始信息的依据和参考，并为全校师生提供重要的个人档案原始信息凭证。近年来，随着高校招生规模的扩大和档案标准化建设的推进，高校产生的档案数量和质量指标均有所增加，对档案管理工作提出了更高的要求。档案服务的对象是在教学、科研、管理以及其他有关活动中需要利用档案信息的组织或者个人。教学政策、教学大纲、优秀学生的毕业论文、科研项目的应用与总结等是教师和科研人员常用的档案资料。学生使用的很多档案是学籍材料、学历证书等。其他公共档案的使用不是很普遍，但他们需要各种各样的档案。笔者认为，传统的纸质文件管理存储量大、信息分散化等问题，无法解决。因为时间和空间的限定，传统纸质档案资料没法迅速、普遍地为服务目标提供服务。档案如果不能得到很好地利用，就会失去档案的价值和管理的意义。

2002年，我国颁布了《国家档案信息化建设实施纲要》，明确了档案信息化的概念。作为一项系统工程，高校档案的管理由传统的手工管理转向计算机等软件管理，高校的档案管理正式迈入了信息化时代。拥有较为简单的管理工作内容，借助网络对档案进行快速检索，对档案内容进行查询。所以，高校档案信息化建设是基于发展教育事业的一项必然的需求，也是实现“双高计划”的重要因素之一。

二、高校档案信息化建设成为主流趋势

（一）我国档案信息化建设的主要表现。站在宏观的角度进行分析，在人类社会当中，因计算机以及互联网的存在促使人们进入信息发展时代。在这种环境下，各种新闻、数据和信息呈爆炸式增长，社会发展对数据和信息的使用要求越来越多样化。明确提出了各行业、各领域信息化规划的必然选择。档案信息化规划是新《档案法》的一大亮点，集中体现了国家对档案信息化规划的高度重视，为新技术应用环境下档案管理工作指明了前进方向。高校档案资料信息化规划是我国信息化规划全过程的直接体现，也是推动高校健康发展的必然举措。

（二）师生获取信息的实际需求。从外部经济的角度来看，在信息时代，迫切需要省时省力的方法，从海量数据中获取所需的特殊信息内容。高校档案管理工作始终围绕高校各个阶段、各个行业展开，与高校的每一位成员息息相关。高等学校必须对海量数据进行合理组织、管理和挖掘，涉及档案资料的收集、整理、评价、存储、检索、整理、研究、应用和统计分析。根据档案资料信息化基本建设，选用现代化的存储和管理方法，将这些必需的、靠谱的、总数极大的档案文件信息熟练掌握起来，立即、精确、详细、高效率地提供给利用者，有益于提高档案工作服务效能和现代化水准，扩展档案工作服务能力，逐步推进分层级、多渠道为师生提供服务。

三、高职档案信息化建设在“双高计划”中的地位

档案最重要的价值是利用价值。在“双高”背景下，要想将这一价值发挥到极致，需做到如下几点：首先，应该将高校的档案管理工作与高校的发展计划紧密结合，不断规范档案管理工作；其次，要对高校的档案实施有效整合，通过整合、研究，提高档案的服务价值。本人深刻地领悟到档案管理工作在高校建设的方方面面发挥的巨大作用。首先，档案可以作为高校的数据支撑，为建设具有中国特色的高水平学科提供坚实的基础。由于高校的档案馆内储藏着大量而丰富的历史资料，其中不乏学校的发展历史和学科建设的发展历史，这些都为学科的进一步发展提供了有力的支撑；其次，档案管理涉及学校治理的方方面面，只有学校的各种管理水平都具有一定的规范性，档案的数据资源的治理体系才能快速、高效建立起来，才能利用档案推动高校建设；再次，只有快速建立资源化的档案信息系统，才能从本质上提升档案管理的信息化水平，较好地保存档案资料；最后，通过建立特色档案，提高学校与企业间的合作能力。高职院校具有明显的职业性，这既是学校的优势，也是学校的特色。

2008年8月，教育部联合国家档案局发布了《高等学校档案管理办法》（第27号令，简称《办法》）。其中，对高校档案管理的具体方法和高校档案管理信息化建设提出了具体要求。《办法》要求高校顺应时代要求，尽快建立档案信息管理系统，促进档案管理基础业务发展和基本建设，使档案管理与高校管理相适应。

站在高校层面对其进行分析可以得知，创建档案信息数字化模式，在校园当中实施自动化模式的办公，属于非常重要的发展趋势，办公自动化模式持续提高发展，无纸化办公的背景将产生大量的数字信息、磁盘等相关存储载体，并形成各种动态的数字文件信息。档案数字化是指利用数字信息技术，以统一的标准记录和保存不同形式的档案，实现档案信息资源的快速传播，大大降低了人工劳动强度。

从档案管理的角度看，数字化信息化是加强档案现代化管理的必然结果。高校的档案量逐年增加，档案馆的空间却在不断缩小。档案的载体形式多种多样，占用了大量的空间。传统的档案管理已不能满足用户的需求，档案信息数字化建设应运而生。数字档案可以大量保存和获取。节约了档案信息资源的管理成本和使用成本。节省了网络空间和档案预约的实际空间，降低了档案压力和网络空间档案信息资源的存储情况。因此，档案数字化管理是教育改革、社会发展和时代变迁的最新要求。加快档案数字化建设，使高校档案更好地为社会服务。

四、高职档案信息化建设存在的问题

（一）没有充分对档案信息化建设的重要性进行认知。学校各种辅助教学部门当中包含档案，通常情况下，学校对其重视程度较低，甚至个别学校仅把档案部门当作安置和分配员工的地方。个别学校领导认为，高校档案工作就是做好档案资料的收集和整理工作，没有必要进行信息化建设。在数字化校园总体规划建设中，没有规划档案信息化建设。所以，学校的档案部门不会主动完善相关的规章制度。

（二）资金不足。目前，困扰高校档案信息化管理的首要问题是资金的匮乏，进一步导致办公硬件设施和软件平台建设滞后。目前，许多高校仅依靠计算机对档案目录进行编辑和整理，不能直接利用计算机对档案进行查阅和共享。同时，高校缺少后期维护的成本，导致档案信息管理平台没有较高的效率、质量，甚至可能出现闲置的问题。

（三）高校档案管理系统软件缺乏。目前，国内广泛使用的档案管理系统包括：益都档案管理系统、瑞能达档案管理系统、简普档案管理系统、情报档案管理系统等。考虑到数据库配置的简单性和安全性，这些系统是功能性的，但购买和维护成本很高。学校缺少文件管理体系系统，软件系统比较老套，系统的专业化模式较为复杂，没有较强的兼容性，系统不能共享信息，也不能满足用户的实际需求。

（四）档案管理专业信息人才匮乏。档案管理人员不仅要有专业的管理能力，还要有较高的计算机运用水平。高校急需掌握信息技术以及档案专业知识的人才，但是在现实生活当中，缺少复合型人才。通常情况下，高校档案管理人员本科以下学历较多，一些工作人员不属于专业的档案管理人员，缺少专业技能的培训。长久以来，档案工作者的工作模式较为传统化，没有先进的思维模式，所以需要在实际的档案管理当中，对其进行不断培养和引导。否则的话，会对档案管理信息化工作造成阻碍。

（五）档案管理信息宣传不足。高校缺少对档案管理广泛深入的宣传，高校档案信息资源得不到用户的重视。教师、学生和其他工作人员只想到学校图书馆查找书籍，或从图书馆网站的数据库中检索。但实际上，他们可以从档案中检索。但有很多师生不知道大学的档案存在哪里，也不知道有这样的服务。

（六）档案管理的文件功能不完备。现实生活中，个别档案管理者对工作的重要性认识不足，尽管有详细的信息储备在档案室内，如不能完整建立相应功能，会造成档案利用效率低下。许多人认为档案管理是无用的，对学校档案工作漠不关心。高校现有的档案学方法未能顺应档案学的发展趋势，不能充分利用档案资源。一些高校档案在其他方面的功能也存在不足，仅仅把档案作为管理和保存的工具，不能满足师生的需求。

五、高校档案信息化建设的策略

经过调查分析可以得知，高校档案信息化建设过程当中，缺少对档案管理的重视，缺少充足的资金投入、缺少实用的软件体系系统、缺少充足的档案网站数量、缺少档案信息人才、档案信息公开不足。在“双高计划”的背景下，提出提高信息化水平的建议。

要进一步加强对档案信息化建设的认知，加强高校领导者对档案重要性的认知程度，引导全体师生对档案信息化建设的关注。一方面，需要将成本费用进行充分节约；另一方面，领导要认识到高校档案信息化建设是一项复杂而艰巨的工程，需要建立全面、规范、科学的档案管理体系。通过加大资金的投入力度，配备齐备的硬件基础设施，购买先进的系统软件。

在高校档案信息化建设过程中，档案信息是核心部分。包括传统纸质文件和数字化文件，期间要对图纸、照片等纸质文件进行扫描，对磁带和其他音视频数据进行模数转换，并对其他物理文件进行数字化转变。文件目录数字化是指文件目录数据库建设。高校各部门应当建立统一的信息化标准，通过资源共享与资源整合，共同建设信息化的档案管理系统。确保资源系统与文件管理系统对接，实现传统载体文件与电子信息资源同步归档。

档案工作者是档案信息化建设的执行者，是档案信息产品的生产者和经营者，他们的管理能力和素质的高低决定着档案信息化建设的质量。所以，在档案信息化建设过程中，培养档案管理人才是非常重要的工作，高校可以不断安排人才培训，进一步促进培训效果不断加强。与学校其他教师一样，将档案员纳入整体培训计划，有针对性地组织培训，提高档案员的能力，确保档案员的可持续发展。需要使用调查交流、专题讲座等模式，使得档案工作者对档案信息化建设有充分的了解。同时，对档案管理人员的观念进行转变，让他们在工作中与时俱进。

随着信息技术的不断提高，高校档案信息化安全问题日益突出，安全成为档案信息化建设的关键节点。为了确保档案信息化建设的安全性，必须建立严格的保密制度。为那些不该被看到、不该被记住、不该被说出来的人保守秘密。档案管理人员要将每个文件采用传统载体和数字载体共存的方式进行保存。对数字文件信息采取多重备份、远程备份等方式。可以采用秘钥等方法限制使用者的权限，也可以设置有效的防火墙、防病毒、防入侵等软件功能，及时封堵系统漏洞，解决潜在的网络危险，确保档案信息的安全性。

六、结语

综上所述，在高校档案管理的过程当中，信息化建设属于必然发展趋势，虽然档案信息化有较多好处，但是也存在较多的问题。本文根据档案信息化建设当中存在的问题进行分析，针对问题提出对应的解决方案。首先，高校需要对信息化建设的重要意义进行明确，对打破传统档案管理的束缚有着积极的作用，也是信息时代高校档案管理变革和发展的途径和方向；其次，高校应在以上基础上提出一系列建设建议和策略。如高度重视档案信息人才队伍建设和档案管理规范化。各高校应根据自身的具体情况进行合理调整，针对智能档案库建设中出现的问题，思考解决策略，以提高管理效率，提升高校档案管理的信息化水平。