工程项目在OA系统企业信息化管理的实践与应用

文/王金瑶（上海海得控制系统股份有限公司）

OA系统的全称是办公自动化管理系统，主要用于现代企业日常管理，是员工及企业管理者都可使用的开放系统，消除员工与企业管理者之间的沟通障碍，提高信息传输效率，OA系统具有人事管理、企业介绍、信息发布、物资申报等大部分企业日常管理功能，真正帮助现代企业实现无纸化办公，提升办公效率。

现代企业的高效管理一直是经营活动中的重点内容，信息化管理模式的成本更低，能够帮助企业降低管理成本、提升经济效益。究其原因，OA系统的出现集成了数据统一管理、资料共享、网上审批等重要工作，能够帮助企业实现信息化发展。基于上述原因，OA系统里面的工程项目模块可以实现全流程管理。

一、建立OA信息化系统目的和必要性

（一）企业建立OA系统的主要目的

OA系统通过企业现有ERP软件的基础上结合了质量管理、人力资源管理等多个方面，通过计算机网络提供的海量信息资源，以企业日常工作内容为基础，创建许多常用工作模块，使企业各个岗位人员能够在OA系统中快速共享并传递信息，促进员工之间的协同工作，如：OA系统的网上审批功能解决了纸质审批所带来的麻烦，提高管理人员的信息处理速度，并且不受环境和时间限制[1]。

基于OA系统的信息采集和处理优势，能够为企业发展提供可靠依据，帮助企业日常办公的规范性，最后实现强化管理成果、节省管理费用、加强员工沟通的目标，推动企业办公管理方式的创新。

（二）企业建立OA系统的必要性

在互联网时代下，各行各业发展离不开计算机技术的支持，随着互联网信息传输渠道的开通，传统的信息传输和搜集模式已经无法满足现代企业发展需求。企业加快信息化建设速度已是必然趋势，常见的有：网络会议、指纹打卡、企业微信等，这些都是互联网时代下，企业应用信息技术之后产生的新型管理手段。信息化建设不仅是为了提高企业内部管理效率，更象征企业是否具备市场核心竞争力。OA系统建设是信息化建设中的重要内容，能够解决企业管理中的时间束缚和地点束缚，帮助企业搜集并分析一切经营数据，让企业经营数据可视化效果更好，一旦企业发生经营状态异常可以及时发现。

二、OA系统的基本内容

目前，OA办公模块有如下内容：决策过程（投并购流程/投标）、日常管理过程（报销/付款财务流程，预算内外控制）、办公事务处理（周报日报）、电子档案存储、可根据需要开发专项模块（应收实时分发/工程项目全流程/预测/商机统计）等，每个内容中包括不同信息单元。

图2 个人工时统计图

三、工程项目在OA系统全流程管理

（一）开发工程项目全流程管理的必要性

OA系统的主要功能是对企业实行集中化管理、对各项工作内容实行分模块管理，提高工作效率，某些企业会根据需求定制开发此功能。通过此模块，可形成业务数据的可实时了解各个项目的进度情况；同时，考核上，需要将项目的材料/现场差旅费/人工工时费等全成本纳入考核范围。但一些财务ERP软件实现不了，如项目人工工作的分派和工时的统计。OA系统通过定制开发，目前是可以实现按项目的人工分派和按项目的工时统计的。

（二）工程项目全流程管理的内容

该内容如下：商机管理、项目投标、项目立项、项目预算、原理设计、下单采购、成套、发货、调试、验收、开票、收款统计、应收跟踪、质保跟踪、质保结束、知识沉淀等；同时，OA系统可以实现分业务类型、行业类型进行个性化管理，比如：根据不同的业务类型、行业类型进行不同的管理模式、不同的流程管理。

（三）项目工时和人工成本精细化管理

目前，人工成本占比愈来愈高，企业除了重点关注采购、物料、差旅、咨询等项目成本外，还需要关注每个项目人工成本。

但因分工不明确，分工渠道过多和混乱，以及人员在项目上的交叉等原因，项目工时和人工成本有如下管理痛点：（1）工时数据难统计，耗时长数据不精准；（2）项目员工的忙闲状况不透明，出现问题难以及时作出调整；（3）工作进度及成果不能及时展现，无法评估项目人员表现；（4）没有数据支撑，无法对项目及人员进行工作安排；（5）无法准确统计并分析人员、项目情况。

现代社会，现代服务业高速发展，“人工成本核算”是项目全成本管理过程中的重要组成部分，对项目人工成本进行有计划的科学管理是建立和完善项目过程及成本管理的有效途径。而核算此项目的人工成本需要有对应的工时数据，工时管理是人工成本核算的基础。目前，根据实际企业需求，通过OA系统的工时填报来自动汇总至每个项目中，通过工时填报，可以非常清晰地分析出员工工作的忙闲情况，也可以非常清晰的反映出每个项目工时的使用情况，通过工时的填报来解决我们项目工时管理的痛点，促进成本核算，基于此，企业管理层才会更加明晰每个项目的预算执行情况和投入产出毛利等情况。

（四）工程项目OA系统应用效果

OA系统的出现使企业信息化建设正式步入正轨，打破企业传统管理模式信息交流不畅的问题，信息交流呈现多渠道、多形式，企业每个部门间可及时开展信息分享，提升企业讯息管理质量，改革新时期企业信息管理方式。

根据企业管理需要，可以实现以项目为核心、多维度全面的项目信息展示，全面关联销售商机、应收账款、发票、预决算等，实现采购台账、工时填报、周报填报、财务决算等数据的互联互通。同时，项目的投标、立项、执行等审批流程也嵌套在内，方便快捷，提高了工作效率。

实时展现项目的基本情况和进度情况，多数据源的集合，实时数据分析，可按业务类型、行业类型等分类展示与穿透。OA系统涉及的管理范围和流程如图1、2。

图1 项目管理总图

点击人名就可以穿透到员工的工时组成，是由哪些项目组成，由此判断员工的工作量的饱和度；同时还有按项目维度统计工时，匹配人工成本，更有意义的是沉淀了历史数据，可以帮助领导层判断各种不同业务类型的工时情况、难易情况、时间成本等，以期在未来做更好的决策。

四、OA系统在信息管理中的作用

在企业信息管理过程中，以往多采用手工化办公，存在信息分享不及时、上报审批不及时等问题。然而，OA系统的运用从根本上改变这一系列问题，不仅使企业办公由手工化向自动化转变，还改变了以往的信息交流模式，充分展现了各部门分享讯息的优点，深入强化企业信息化管理能力，改善企业信息管理方式4．1 OA系统可有效提高工作效率

OA系统是一种统一管理模式，与企业传统管理模式相比较，改变了原先企业内部各业务部门相互独立、信息共享不及时的问题。OA系统不仅规范了企业各项业务处理、文件接受与整理等各个环节，还让各个环节为工作内容服务，彼此相互依托，很好的衔接了各部门间的工作，提升了信息数据的分享性。

以往的工作方式中，有关部门接受公司传达的文件或指示时，将其打印成纸质文件，并逐级上报，找相关层级领导签字，一旦领导临时出差，就会导致文件审批报备不及时，最终影响文件内容的发布和执行。OA系统中，关于文件审批这一问题，打破了传统模式的弊端，无论领导身处何地，只要携带手机移动终端，便可随时随地查看需要签发和审批的文件信息，当然，对于比较重要的文件，可设定一定范围的权限，规定可浏览对象。并且一些紧急文件和分发后停滞处理的文件，还可在系统中设定期限警惕提醒和监督提醒，体现OA系统运作流程的实时性、及时性以及跟踪性。OA系统不仅精简了工作环节，还节约了文件审核时效，大大提高了企业办公效率。

除此之外，OA系统中还设立了企业车辆调配、采购申请、财务审批、合同审批等方面的模块，规范了各项工作流程，节约了审核时间，提高了工作效率。

（一）OA系统提高了管理人员素质

企业在OA系统的运用过程中，不仅改革创新工作模式，还开拓了管理人员的管理思路，提高了其对企业全面信息化、智能化管理的认识。进一步提升了管理人员的管理经验，促使其管理方式和管理技能更为合理有效。企业针对OA系统的使用，深入拓宽令企业领导层的管理观念与思维，指引其运用更为先进、科学的企业管理模式和管理方法开展企业讯息化管理。OA系统的自动化数据处理技术，刷新了企业管理人员的信息管理观念，转变了管理战略，进一步提升了管理效率，从而为强化企业讯息化管理能力和管理人员整体素质打造牢固根基。

（二）OA系统提高数据库安全性

当企业开展信息化管理的环节中，或许会出现大批的数据讯息，而如何做好数据和信息的保密工作就显得尤为重要，甚至关乎一个企业的生死存亡。

然而，OA系统关于这类问题针对系统使用者权限展开了分级管理，各类权限的使用者实操的功能区存在差异，并对主要文档能够设置访问密码，防止非正常用户对企业数据信息的窃取。

此外，OA系统在数据承载和处理方面具有很强的性能，服务器具有较高的冗余性和安全性，对工作过程中的有关文档与数据信息能够开展及时追踪与检验，实现企业机密文档的管理，并达成数据管理的总结与信息共享，促使企业信息化管理步入自动化。同时，OA系统严密有效的数据保障举措，既能确保企业数据信息的安全性与完备性，又确保了OA办公智能化系统的真实性。

（三）OA系统实际成效

就整个OA系统而言，其健全的功能区结构符合企业实际业务办公需求，为企业节约管理投入费用，达成企业的信息化管理，提高企业自身OA水平。该系统通过网络移动终端，实现企业各部门信息共享，打破地域性限制，管理者可随时随地跟进项目情况，大大提升了管理人员工作的便捷性和实时性。

另外，系统界面实操简便，能使使用者迅速适应，极大提升有关业务操作者的业务能力与管理能力。系统内的数据讯息归纳、分析和反馈功能，为企业管理层和决策者提供可靠的数据分析，为企业发展指引方向。

五、OA系统的维护

当企业正式启用OA系统之后，系统维护也就开始，尤其随着企业OA应用的深入和时间推移，维护就显得尤为重要。

一般情况下OA系统公司的售后维护费用较高，从企业长远发展的角度来考虑，OA系统维护应尽量由企业自主完成，不仅降低系统运维成本，还保证系统的正常运行。下面将OA系统的维护项目分为两类：

一是专业管理维护。该类维护一般是由企业信息中心OA专业管理员完成，主要包括服务器检测（应用服务器和数据库服务器）、网络和防火墙检测、数据库备份、存储扩容、OA版本升级和OA并发数增加等工作。必要时也可请OA实施方或厂家提供技术支持，并且是免费的。

二是日常管理维护。该类维护一般企业OA系统管理员或者部门OA专员就可以完成，主要对OA账户管理（新员工OA账户开通和培训、员工离职或调动OA账户注销或调整）、OA公共信息管理（OA论坛和公告）、业务部门表单应用申请和公文管理审批流程调整等内容进行维护，操作简单，只要了解OA功能，熟悉操作技巧，就能做好维护。

最后，做好OA系统维护，还需要注意两个重要方面，数据信息安全和系统稳定运行。随着企业对OA系统的深入使用，时间越长，系统内容存储量越大，以至于后期运行速度减缓，因此，为保证系统的高效运行，相关维护专员和使用个人对数据库应采取定期清理的方式。

六、结论

OA办公系统以企业日常管理和基本办公内容为中心，鉴于CS方式下的高质信息管理系统，把OA理论知识与现代信息技术相结合，帮助企业实现信息化管理。OA系统在中大型企业中应用广泛，因为中大型企业的管理内容繁多，员工数量多、岗位种类多，OA系统提高了每个用户的积极性，按照使用者的工作性质和权限范畴，为使用者呈现不限空间、时间的文件咨询与阅读。

OA系统的整体结构先进，用户界面简洁，是目前较为完善的企业信息管理平台，帮助各部门、岗位之间进行信息交互、共享，为企业信息化、智能化发展提供帮助。