优化档案管理模式提高档案管理效益

摘 要：事业单位在新时代背景下逐渐开展了档案管理信息化建设工作，在新技术与新理念驱动下，事业单位档案管理模式实现了创新优化，继而促进了档案管理效益的提升。基于此，本文阐述了档案管理效益的内涵特点，指明了事业单位档案管理模式新举措，进一步提出创新档案管理模式提升管理效益的有效措施，旨在优化事业单位档案管理方法，规范管理行为，激发档案管理工作活力。

关键词：档案管理模式;事业单位;创新优化

面临新时代，事业单位迎合时代发展趋势而开启了创新转型之路，强调工作实效，增强综合效益。在此形势下，传统档案管理模式已无法满足事业单位发展需求，应结合事业单位实际情况优化档案管理模式，确保档案资料成为事业单位发展建设的依据，以档案管理为切入点，促进事业单位的可持续发展。

一、档案管理效益的内涵特点

档案管理对于事业单位的规范化建设具有显著的推动作用，以档案为依据提升管理决策针对性与有效性，继而更好地应对各类风险问题，借助档案管理模式优势提升管理效益。在新时代背景下，事业单位档案管理模式所带来的经济效益具有以下特征：（1）广泛性。档案是事业单位在长期发展中所积累的信息数据，能够为事业单位所有业务创新决策提供依据，节省事业单位业务创新所需的时间和精力，继而推动整个事业单位创新发展。档案内容并非仅针对某一业务工作，其具有显著的广泛性特征，即事业单位发展期间的所有业务历史数据均可被记录，形成真实案例资料档案，为后续业务建设提供保障。（2）多重性。多重性特征主要指档案资料是可重复性利用的，并非一次性资源，能够在特定范围内实现档案信息共享。承载着重要信息的档案能够在不同阶段内为不同业务事件提供依据，在多次查阅、调阅中实现高价值利用。（3）潜在性。事业单位档案并非自建立初期就能够被良好利用，其价值具有潜在性特征，可能在特定阶段或事件中发挥出不可替代的价值。在新时代背景下，事业单位历经改革变迁，档案管理见证历史，尊重历史，显得尤为突出和重要，在推动事业单位改革过程中，必须认识到档案管理的不可替代性。

二、事業单位档案管理模式新举措

在迎合多媒体互联网时代潮流，保障档案管理工作质量，档案管理模式趋向信息化、精细化发展。

1.信息化

各行各业在当前形势下纷纷开展信息化改革工作，事业单位档案管理工作也不例外，尤其在新《档案法》中肯定了电子档案法律地位后，档案管理信息化建设成为事业单位重点工作之一。

事业单位档案管理信息化建设要点如下：（1）转变以往管理思想，将传统纸质化资源扫描转变为电子档案数据，使档案管理工作实现线上与线下的统一，跳出空间桎梏，降低档案管理工作对档案室空间的依赖。在传统档案管理模式下，归档、调阅等工作受到时间与空间的桎梏而出现工作延误的情况，可借助信息化建设契机，搭建信息化档案管理模式，依托于互联网消除空间与时间的限制，使档案管理工作更为便捷高效。当事业单位人员产生档案调阅需求后，可直接在线提交调阅档案的申请，经相关领导审批同意后，可基于档案信息化管理系统，将相应的电子档案资料传输至相关人员，使档案管理调阅工作更为流畅，确保档案资源能够被有效利用。

（2）在以往发展中，部分事业单位存在重业务、轻档案的情况，导致档案在单位建设发展期间并未充分发挥其作用，且档案采集、整理、归档、调阅、监督检查等工作较为烦琐，当事业单位业务科室产生档案应用需求时，存在调阅审批慢、档案交接慢的现象，档案利用率持续下降。而在档案管理信息化建设后，能够基于档案信息化管理系统，将无调阅限制的基本档案进行共享，紧密连接档案管理部门与业务科室，在特定范围内实现档案共享，解决了传统档案利用延迟滞后的弊端，使事业单位档案在内部实现流通应用。档案管理模式信息化建设在一定程度上消除了档案管理部门与业务科室之间的壁垒，信息化建设工作为档案流通提供了新的在线传输渠道，进一步促进档案资源的利用。

（3）事业单位档案管理模式信息化建设并不意味着摒弃原始纸质资源，在档案管理建设中，部分原始纸质档案具有较大保留价值，不可将其取代摒弃，但可将其档案内容转变为电子信息，避免纸质档案资源在调阅期间被损坏，尤其是对于承载着事业单位发展重要节点的老照片、老资料，需将其良好保存。信息化档案的建立可保护原始资料，避免磨损、丢失等不良问题的出现，因此档案管理信息化建设必然是主流模式之一。

2.精细化

除信息化建设外，事业单位档案管理模式还具有精细化发展的趋势，通过细化分解档案管理工作，运用精细化管理思想开展各环节档案工作，以此更便于各档案管理环节的规范化发展，提升档案管理业务水平。对于事业单位档案管理模式而言，精细化管理能够突出档案属性，确保档案能够客观直接地记录业务信息，同时档案管理工作涉及内容多，并需长期持续推进，是事业单位发展的重要记录，因此为保障档案效益，其管理工作必须精益求精，杜绝以往粗犷式管理模式，力图真实、完整且规范地完成信息资料采集归档与整理。档案管理工作汇集了事业单位所有业务科室信息数据，为确保档案信息数据能够为事业单位业务发展提供一定支撑，必须将精细化思想融入档案管理工作，立足于细微之处，稳扎稳打，去粗取精，搭建高效档案管理模式，提升档案管理效益。

三、创新档案管理模式提升管理效益的有效措施

事业单位档案管理模式必然趋向信息化、精细化发展，为创新优化档案管理模式，要从多角度入手，切实提升档案管理效益，充分发挥出档案资源在事业单位建设中的积极性作用。

1.健全管理制度

档案管理模式的创新优化少不了强有力的制度支持，这就要求事业单位结合自身实际情况，健全档案管理制度，以此更好地应对由事业单位转型领导交替带来的档案管理不规范问题。第一，制订规范化制度框架，明确制度制订的方向，确保制度框架实效。第二，对制度框架进行细化，依据档案管理工作内容及各岗位职责标准，给出标准行为规范，对档案管理人员产生一定指导与约束。此外，以档案管理部门为主导细化制度，结合工作细节进行完善，突显档案价值，完成初步档案制度制订后，邀请业务科室结合自身档案应用调阅情况提出建议，对档案制度进行补充，以此提升档案管理制度实际效果，使后续档案管理工作能够在规范化制度指导下有序推进。第三，档案管理制度应具有一定约束力，约束档案管理人员的工作行为，并对其他业务科室人员的档案调阅行为产生限制，提升档案管理全过程对档案资源的保护，降低档案篡改、丢失、窃取隐患。第四，在规范性、约束性制度条例外，辅以绩效制度、激励奖惩制度等，赏罚分明，对于优异员工进行奖励，形成一定激励，对于管理失误犯错的员工，则需进行惩罚，借助绩效奖惩增强档案管理工作活力，调动档案管理人员工作热情，以此更好地促进高效档案管理模式的形成。

2.衔接管理模式

事业单位开展档案管理信息化、精细化工作，将形成更为高效的档案管理模式，为切实激发出新管理模式的优势，应做好新旧档案管理模式的衔接过渡。首先，在档案信息采集、归纳、筛选环节中，需保留传统档案管理模式对于基础业务工作的严谨态度，认真对待，但在此期间，可引入信息化管理手段，借助大数据技术提升档案信息采集效率，降低人工误差，坚守传统严谨态度，引进先进管理手段，取长补短，以此搭建更具实效的档案管理模式。其次，搭建一体化管理模式，明确传统档案管理模式与信息化档案管理模式的利弊，相互补充，以此形成更符合事业单位实际情况的档案管理模式。（1）传统档案管理模式对于档案室等固定空间的依赖性较大，但随着事业单位的发展，其产生的信息数据不断增加，面临庞大档案信息，传统档案管理模式将产生极大压力。而信息化档案管理模式可依托于互联网，将纸质档案转变为电子数据，降低空间存储压力，同时可按照档案重要程度或保存年限，对部分价值较低的纸质档案进行销毁，仅保留电子档案。（2）在安全保護方面，传统档案管理模式已形成了规范化体系，但在信息化档案管理模式下，电子档案面临网络安全威胁，此时应相互补充，进行异地存储，防止出现电子档案丢失现象。（3）在信息更新方面，传统档案管理模式较为烦琐，需消耗大量时间精力，此时可在信息化的管理手段下，基于档案信息化管理系统进行删除、添加、保存等工作，提升档案实效，确保事业单位内部员工所调阅档案均为正确真实信息，完成电子档案更改后，陆续调整纸质档案内容，以此提升档案管理模式效率。在新旧档案管理模式的优势互补与相互作用下，将极大提升事业单位档案管理质量，提升管理效益。最后，在新旧档案管理模式衔接过程中，要加强对档案管理实效的关注，对档案采集、补充、整理、鉴别、移交、借阅等主要工作内容进行详细记录与跟踪监督，结合管理模式实际应用情况进行调整，逐步优化，以此提升新档案管理模式的综合效益。

3.优化管理流程

事业单位在精细化档案管理期间，要对各个环节进行细节完善，优化管理流程，总结现有不足，进一步提升档案管理效益。首先，针对事业单位档案管理需求评估的流程有效性，对管理工作步骤进行调整，使档案采集、补充、鉴别、移交、借阅等关键环节更为精细化，借助精细化管理流程规范工作行为，降低领导交替对档案管理工作的不利影响。例如，对现有标准操作规范进行细化，在档案采集工作中，明确规定采集方法及资料形式;对档案进行补充时，要求做好补充记录，确保档案补充行为有据可查;明确不同类型档案的收纳标准，确保所归档资料均具有一定价值;移交与借阅均发生了档案转移，必须详细记录转移时间及经手人，并要求双方均熟悉移交、借阅要点。其次，根据事业单位档案管理制度及岗位标准，结合上级部门对档案管理工作的要求，进一步规范档案各级目录的管理，确保内部档案管理目录与上下级档案目录一致，以此便于事业单位业务工作的开展。例如，开展全面统查，核对上下级档案目录，确保目录一致。此外，若因业务变动而出现档案目录变化时，要及时上下传递，以此保障目录统一性。最后，在新时代背景下，事业单位逐步开展档案扫描工作，将传统纸质档案转化为电子档案，为后续档案利用提供便利，同时要注意保障档案安全性，重点针对档案移交、借阅工作进行精细化传输管理，通过多层加密确保档案能够安全完整传输，将精细化管理思想融入档案管理工作的各个环节中。

4.完善设施建设

在事业单位转型的过程中，档案管理存在资金紧张问题，继而出现了信息化设备短缺，面对该问题，要做好现有资源设施的利用，对于闲置或利用率低的设施设备进行调剂或出租，以此缓解因资金紧张引发的信息设备问题。对于现阶段档案管理而言，要以良好的硬件基础为支撑，确保档案管理工作能够顺利推进。第一，完善档案室基础设施，在室内设置无死角摄像监控，杜绝一切违规调阅行为，安装温湿度计量器，确保档案内部环境适宜，使档案在干燥环境下完整保存，避免潮湿与虫蛀。第二，积极引进档案信息化管理相关设备，如计算机、扫描输入输出设备、数据存储设备等硬件设施，为数据转化存储奠定基础。第三，引进先进档案信息化管理系统，为全面搭建信息化档案管理模式奠定基础，在此基础上引进检索系统、文件管理系统、鉴定管理系统，同时结合事业单位实际情况逐渐优化，以此推进事业单位档案管理模式的进步。

5.加强安全管控

事业单位部分档案具有保密性、私密性，要在档案管理期间加强安全保护，避免泄露，而在现代化档案管理工作中，已逐步开始了信息化建设工作，档案管理工作实现了线上、线下同步管理，在此形势下，不仅需做好线下原始纸质档案的安全管理工作，更需重视电子档案的网络安全，强化安全管控。首先，搭建健全高效的安全管理机制，制定档案安全制度，健全责任制度，完善追责体系，以此引起档案管理人员对档案安全的重视。其次，引入并落实现阶段行之有效的安全防范措施，改良优化传统防火墙，增加加密监控技术，消除病毒隐患，避免事业单位档案被恶意窃取或篡改。最后，形成规范化安全防控体系，定期组织安全检查工作，检查档案信息化系统运行环境及线路设备，判断其是否存在潜在隐患，在此基础上进行维护更新。此外，将病毒、木马的查杀工作视为日常工作项目，将安全防护措施落实到位，全方位提升事业单位档案管理安全性。

6.打造专业团队

人员团队在档案管理工作中起到关键性作用，其行为思想能够决定档案管理模式的优化情况，为切实提升档案管理效益，管理人员要具备过硬的专业技能及创新思维，主动应对新时代变革，引进先进管理思想与技术。事业单位在搭建高效档案管理模式时，要打造一支专业团队，做好档案管理人才培养工作，采用人性化管理手段使其认可自身工作，以此更好地投入到档案管理工作中。定期业务培训能够确保档案管理人员时刻保持先进管理思想，促进终身学习观念的形成，在不断学习中提升档案管理效益。首先，事业单位引进新管理方法或新技术前，要组织相应的培训工作，确保档案管理人员能够准确应用新技术与新方法，以此打造一支集创新思维、计算机素养、档案管理专业技能的高素质专业团队。其次，定期组织档案管理人员技术交流活动，还可带领档案管理团队到兄弟单位或上级单位学习管理方法，积累经验，通过走访调研开阔视野，为优化档案管理模式奠定基础。最后，定期组织档案管理人员考核，考核内容包括档案管理技能、信息化系统操作、职业理念与态度等，并以考核结果为依据予以奖惩，对其产生督促效果，以此不断提升事业单位档案管理人员素质，促进档案管理效益的增长。

四、结语

综上所述，事业单位在长期发展中逐渐加强了对档案管理工作的重视，现已认识到档案管理模式信息化、精细化发展趋势。在实际管理工作中，要立足于实际，健全管理制度，注意新旧档案管理模式之间的衔接，优化管理流程，完善设施建设，为规范化档案管理工作奠定基础。此外，应加强安全管控，打造专业化人才团队，全方位提升档案管理模式效益。

参考文献：

[1]于莹莹.新形势下加强档案管理建设探析[J].城建档案，2021

[2]刘林英.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革研究[J].办公室业务，2021

[3]郭莎莎.关于提升事业单位档案管理水平的思考[J].文化产业，2021

（作者单位：辽宁省鞍山市铁东区千山中路一号玉佛山管委会）

作者简介：王茹（1971—），女，汉族，辽宁鞍山人，本科，档案馆员（八级），研究方向：档案管理。