对干部人事档案管理与利用的研究

摘 要：干部人事管理中，针对干部人事的档案进行管理是其中的重点环节，为选拔、任用干部提供依据，也是反映干部个人经历、社会实践等信息的载体。近些年来，国家逐步完善了干部人事档案管理制度，干部人事档案管理工作引进先进的信息技术，提高了工作质量，推动了干部人事档案管理工作的转型和创新。本文对干部人事档案管理工作的特点进行了探讨，结合干部人事档案管理和利用的原则，分析了干部人事档案管理与利用的优化措施。

关键词：干部;人事档案;管理;利用

人事档案是记载干部个人经历的重要资料，反映干部的政治思想、工作能力等各项指标，在制定人事工作决策时，人事档案作为参考依据，发挥关键的价值。在干部人事档案管理工作的创新中，有必要合理利用干部人事档案，加强对干部人事档案的有效管理，充分挖掘和利用各种资源信息，对人事档案管理工作进行创新，挖掘干部人事档案的价值，提高其管理水平。

一、干部人事档案管理工作的特点

干部人事档案管理工作是将干部个人经历记录下来的资料信息，将干部的政治思想、工作能力反映和记载在人事档案中，用于制定人事工作的决策，是人事管理工作中的核心资源，充分利用人事档案，需要明确认识到干部人事档案管理工作的特点，制定完善的计划，提高干部人事档案的管理效率、利用效率。由于干部人事档案具有分散化的特征，整体的工作同时体现出流动化的特点，但是立档单位却是具有统一性的特征，干部材料的分散化，体现在干部人事档案管理工作的实施中，相关人员要对资料信息进行全面、准确的收集。例如，在一个机关单位中，人事部门担负着艰巨的任务，要将一系列的档案资料收集和汇总在一起，落实工作任务，其中涉及十分广泛的资料内容，有来自国家、省级以及单位发放的奖励材料等，此类不同等级的奖励材料，均需要进行系统收集、整合。

此外，还包括各部门对干部个体提出的工作评价。人事部门要全方位收集和有序管理复杂的干部材料信息，在归纳整合中进行分类辨别，干部材料的分散化给干部人事档案管理和利用工作提出较高的专业性要求。

档案流动化是干部人事档案管理工作中的另一大显著特征，主要体现在实体档案的流动化方面，人员调动、岗位调整等都会形成人员变动问题，人事安排在不断变化，因此干部档案管理工作也形成明显的改变。当出现干部配置变动或人事变动，涉及的机关单位不同时，干部人事档案会出现大量的调取、存入等操作。尤其是近些年来，干部人事制度逐渐完善，在改革和创新的新道路和新方向中进行了实践探索，一个干部可能会在多个机关单位工作过，工作部门存在着一定的差异化，这一客观背景也给干部人事档案管理工作提出更高的要求。结合人事档案的流动化特点，要在人事档案管理工作方面加快创新脚步，适应现代化社会的发展需求和环境的变化，才能够更好落实干部人事档案管理工作目标。

干部人事档案管理工作具有立档单位统一化的特征，因为通常情况下，是专业的工作人员统一完成立卷工作，如一个干部的人事档案履历资料中，既包括了个人的履历，也包括干部的学历信息、自我鉴定信息、工作中自我考核信息等，需要进行系统化的简介、整体评价，将统一化的立档单位和促进立档形式的统一作为基础，管理干部人事档案，有效利用干部人事档案。

二、干部人事档案管理和利用的原则

干部人事档案的管理和利用是干部人事管理工作中的关键环节，应遵循一定的原则，展开干部人事档案的管理和利用，为干部人才的选拔提供参考，利用干部人事档案的积极作用，按照分级负责管理原则，提高干部人事档案管理的工作水平。因为我国政府管理是实施自上而下的体系，不同级别的干部人事档案管理工作要由不同级别的工作机构进行分级管理，在分级负责的原则下，干部人事档案的收集、整理、管理要保证明确的监督审核流程，防止出现越级实施的问题，促进干部人事档案管理和利用的规范化、科学化发展。

同时，落实集中管理的原则，保证干部人事档案管理工作的准确性和有效性，在集中管理的原则基础上，落实分级负责工作措施，对不同级别机构的干部人員档案要进行集中管理的方式，防止出现乱堆乱放的混乱情况，强调方便利用、真实规范、安全保密的原则，为国家政府选拔人才、干部人员晋升提供参考依据，防止出现造假、档案空档等恶劣的问题。干部人事档案管理和利用要始终遵循分级负责、集中管理等原则，强调干部人事档案的真实性、规范性、安全性、保密性，推动干部人事档案管理的制度化建设与发展。

三、干部人事档案管理与利用的优化措施

传统干部人事档案管理过程中部分单位领导单纯认为，干部人事档案管理对于人事管理及单位发展作用性不强，导致在具体管理阶段对干部人事档案管理重视度不高，同时部分干部人事档案管理与利用责任意识较为落后，与新形势下我国干部人事档案改革与发展形成矛盾。对此，应积极革新与推动干部人事档案管理观念不断创新，紧扣加强干部人事档案的管理与利用为基础，以此实现助力我国干部人事档案改革深化。具体措施如下：

1.革新干部人事档案管理观念

首先，在干部人事档案的管理和利用工作实施中，为达到创新干部人事档案管理和利用的工作目标，提高干部人事管理水平，要在意识层面上进行创新，更新其管理工作观念，分管领导要形成正确认识，重视干部人事管理工作的创新和利用，明确认识干部人事档案管理和利用创新的重要作用，更新工作观念，将领导职责发挥出来，更加高效、有序地展开干部人事档案管理工作，实时跟进干部人事档案管理工作的现状和开展成果。其次，调动人事干部的积极性和主动性，使其参与到干部人事档案管理工作的利用和创新中，促进其管理工作质量和效率不断提高。分管领导还要在更新干部人事档案管理工作观念的过程中，建立奖惩机制，保证奖惩机制的科学性、合理性，采取适当奖励的方式，对优化干部人事档案管理工作模式的人员进行物质和精神上的奖励，激发人员的工作积极性、主动性，挖掘其内在的工作潜能，提高干部人事档案管理工作和利用的效率。人事干部作为一线的实践人员，要在干部人事档案管理和利用中主动将工作和先进技术相结合，加快现代化、技术化地建设脚步，提高干部人事档案管理工作的先进水平，保证干部人事档案管理和利用工作的顺利展开，有序进行干部人事档案的利用，提高干部人事档案的使用率和应用价值，推动干部人事管理工作的创新。

2.加快制度建设

从实质角度来看，因档案管理与收集归档等工作存在较大的被动性及波动性，通常多以领导统筹安排或上级为具体收集任务，相关人员才会去对有关资料进行收集，因时间较为仓促，导致资料收集不全面。对此，应加快档案管理制度，提高整体规范性。制度保障是干部人事档案管理和利用中必不可少的，现代社会背景下，干部人事档案管理和利用的实践探索，要建立起健全现代化档案管理制度，为干部人事档案的管理和有效利用打下坚实的基础，形成制度保障作用和制度支持作用。相关单位要加快制度建设的脚步，重视对现代化档案管理制度建设工作的实施，由专业人员参与到对干部档案管理和制度编制等工作中来，向着系统化、规范化、制度化的方向展开干部人事档案管理工作的各项内容，加快基础设施建设，将配套的硬件设施、软件设备等配置齐全，推动干部人事档案管理工作的系统化建设，提高内部建设水平。在自身的业务需求、基本条件等要素的综合考虑中，推进干部人事档案管理和利用的规范化、制度化，防止出现干部人事档案资料丢失、损毁等问题，防范突发事件的发生风险。

例如，在档案的储存和保管中，配置相应的硬件设施，设置适宜的温度控制设备，系统、有效地调节档案管理的环境温度。强调以人为本的核心观念，完善制度内容，真正为人民、为社会做实事，将干部人事档案管理和利用的思想高度提高层次。在干部人员的调动和岗位调整等各个环节，要保证将干部的履历资料、工作评价等资料信息收集完善，预先做好沟通、交接工作，加强对干部人事档案管理和利用的规范性建设、制度性建设。加强领导层人员对干部人事档案管理工作的重视，适当调整日常工作中干部人事档案工作的比重，由专门的专业人员进行干部人事档案的管理工作，及时将工作成果和工作现状整理、汇总，上报给分管领导，使领导了解干部人事档案管理和利用工作现状。中央部门针对干部人事档案管理工作拟定和下发了要求草案，其中对干部档案管理工作的效率提出更高的要求，相关部门要适应时代的发展脚步，结合具体的情况有序推进干部人事档案的管理和利用工作，规范、有序收集干部人事档案资料，提高管理效率，借助制度的支持作用，推动干部人事管理工作的高效实施。

3.强化干部人事档案管理和利用的规范性

干部人事档案管理和利用工作是以人才信息资源为基础展开的，从本质上来说，干部人事档案管理和利用要将人才信息资源价值充分体现出来，挖掘资源，进行充分的价值挖掘利用，为调取和多方利用干部人事档案，形成良好的环境。强调规范性地落实干部人事档案管理工作任务，发挥出干部人事档案的使用价值、内在价值，从各个环节强调规范性的管理和利用目标，提高干部人事档案调取工作的效率，实现多方利用，改变单一的静态存储模式，构建动态化的干部人事档案服务新模式，开阔视野，提高干部人事档案管理和利用效率。结合现代化社会发展和建设的需要，体现出干部人事档案管理和利用的核心价值，加强对干部人事档案管理和利用的规范性建设，与时俱进，引进科学发展观念，站在创新视角，探索有效的改革措施和创新思路，推进干部人事档案的管理和利用规范化建设，重点关注基础性的管理工作。对档案管理的创新发展必要性进行充分考量，站在现代化发展的角度，以实事求是原则，规范使用资料信息，提高干部人事档案管理和利用的规范性，利用电子化、数据化形式，进行干部人事档案管理工作。在收集归档、信息整合等各个环节，强化工作效率，及时对现有的资料档案进行更新，将档案的使用动态集中显示出来，工作人员可以在干部人事档案的电子化、数据化平台上，随时随地对各类干部人事档案资料的实际使用情况进行查询，为后续制订工作方案提供参考依据，落实干部人事档案管理和利用目标。

管理部门要重视信息化建设，借助先进的信息化技术，利用干部人事档案资源，提高现代化管理水平，将信息化建设的战略性发展地位凸显出来，整合档案管理和其他部门业务之间的工作衔接点，强调干部人事档案日常管理、收集、归档等流程的规范性，建立更加标准化作业形式，创建良好环境，提高干部人事档案管理工作水平与成效。借助计算机信息技术，完善干部人事档案的管理系统功能，在干部人事档案的管理和运用中，保证资料信息录入的规范性、准确性，切实提高干部人事档案管理工作效率。对于人为修改、编写等问题，要加强防范，对各类文件记录的准确性、真实性要进行全面掌控，用于人员聘用、岗位调动等各项工作，制订更加科学、可行的决策，在规范化的干部人事档案管理和利用中，真正利用干部人事档案资料的价值，发挥出其应有作用。

4.提高干部人事档案利用率

首先，转变服务理念，实现对干部人事档案管理工作的优化目标，应提高干部人事档案管理和利用的水平，促进干部人事档案管理和利用二者的并重发展，干部人事档案中记录了人事活动的开展情况，对于公共管理工作的实施起着保障作用。在干部人事管理和利用中，应重视其档案管理和利用，将干部人事档案的公共服务功能挖掘和利用起來，满足公共服务需求的同时，将干部人事档案自身的利用价值体现出来，形成积极的作用，用于政府选拔和任用干部中。深入了解干部的能力水平、工作经历，将干部人事档案的信息准确地利用起来，严格按照保密原则，提高干部人事档案信息的利用率，真正落实人尽其用、各司其职的干部人事档案管理和利用目标，防止出现干部人事档案信息更新慢、资料不全等问题。

其次，适应社会的发展变化、发展趋势，开发和利用干部人事档案信息，结合干部人事档案信息资源需求的不断变化，对信息资源进行高度集成，保证干部人事档案管理和利用工作的有序开展，提高档案管理和利用的服务效果，转变服务理念、服务模式，使干部人事档案资料发挥出应有价值，促进干部人事管理工作的顺利实施。

四、结论

综上所述，现代社会背景下的干部人事档案管理工作迎来了严峻的挑战，干部人事档案管理和利用作为一项系统性工作，要逐步适应时代发展脚步，进行积极创新，加快现代化的建设进程。结合干部人事档案管理工作的特点，应紧跟现代化的发展脚步，建立健全制度体系，实现对人事档案管理工作的规范化建设目标，将干部人事档案的利用价值挖掘出来，提高使用效率，促进我国干部人事管理工作顺利转型和创新，推动干部人事管理事业稳健发展。

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（作者单位：山东省淄博市淄川区人力资源和社会保障局）

作者简介：高华辉（1987—），男，汉族，山东五莲人，中级馆员，硕士研究生，研究方向：档案管理。