“互联网+”时代档案馆档案信息化建设研究

摘 要：由于近年来中国信息化建设的高速发展，在“互联网+”时期怎样高效进行档案信息化建设成为人们关注的重要问题。根据相应研究分析，“互联网+”时期正确进行档案信息化建设，要建立“互联网+”思想，根据档案馆档案信息资源的应用要求构建科学、合理、完整的文档信息管理体系，通过网络管理系统进行对文档信息资源的分门别类、整合、运用及科学研究，以促使珍贵的档案信息资源得以高效运用。文章对“互联网+”时期档案馆的档案信息化构建系统进行详细、深入研究，并给出具体的研发思路，希望可以起到借鉴作用。

关键词：互联网+;时代档案馆;档案信息化建设;研究

档案管理系统是中国社会管理体系的重要组成部分，对于促进中国档案管理技术的水平发展，具有重大意义。今天，档案管理已成为人们以电子信息和纸质文书为载体记录单位内部的重要事务，对于人们在总结管理历史经验、推动现代化建设、创新管理理念、提升管理品质等方面都具有意义。“互联网+”时代，是社会经济和社会产业共同发展的大趋势，网络已成为良好的信息沟通媒体和最主要的信息传递途径，对经济产业和社会消费群体的有效互动和横向交流产生了良好影响，将其运用于现代的档案馆管理系统建设中，提升现代管理具有积极意义。

一、档案及档案信息化建设的概念

1.档案的概念

根据新修订的《中华人民共和国档案法》，档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案具有重要的凭证作用以及参考作用，受到各界广泛关注，成为处理各种纠纷所必不可缺少的依据。

2.档案信息化建设的概念

档案信息化工程，即在国家档案管理机关的统一组织下，对机关单位、企业所产生的各种纸质文档实施数字化加工，同时对已归档的电子信息资料实施信息管理。档案管理信息化主要分为建设规范化、存储数字化和使用网络化。档案资料管理只有利用信息化，才能实现档案信息资料的使用价值，是确保档案资料数据真实可信、有效提供服务机关单位、企业的必需条件，同时对于促进国家经济的高速发展，也有着非常关键的意义。在科学技术高速发展的今天，档案信息化成为一种不可逆转的趋势，有关方面投入大量人力以及物力，提升档案信息化水平，为提高档案管理效率奠定坚实基础，也能够进一步增加档案使用者的满意程度。

二、档案信息化的重要性及意义

1.档案信息化的重要性

（1）随着中国社会信息化进程的加速，电子信息资源也开始作为人们社会生活与生产经营活动中的重要战略资源，电子档案逐渐成为社会原生的重要信息技术资源。作为档案工作人员要进一步掌握现代科学技术，做好档案信息化，了解现代电子计算机为档案信息化工作服务内容。在经济世界一体化形势下，档案管理信息化可以突破传统信息使用者之間闭塞的技术壁垒，加速推进信息资料的开发、使用、储存与传播，以达到信息技术资源的有效共享。结合我国实际情况，档案信息化有助于实现各单位之间的信息共享，全面提升交流效率，为其他各行业的快速发展奠定坚实基础。

（2）纸质文档作为一个原生的信息资料，同时有着原生性和简单性的特征，档案数字化建设工程，是顺应时代发展趋势的新举措。电子文档管理实现了无纸化办公，节约了电子文档周转的时间流程，便于检索。通过文档数字化管理和电子文档的高效整合，使电子档案管理职能逐步由封闭迈向公开，由电子文档的管理和使用职能逐步向信息收集、管理和服务等职能过渡，给使用者带来了高效、优质的服务。通过档案管理信息化建设，能够最大程度弥补纸质档案管理不足之处，提升档案信息使用效率，让广大使用者获得全新体验感。

（3）档案保管信息化建设，是档案事业发展的新起点。原有的档案管理方式，已经无法满足当前的发展趋势，因此档案工作人员需要突破传统陈旧的管理思路，主动淘汰影响档案管理网络信息化发展的弊病，并运用更适宜于档案管理信息化发展的工作结构，让其和经济社会整体发展相互协调一致。

随着档案管理信息化建设进程的加快，新型档案管理形式不断涌现，为档案管理工作注入新鲜血液，也能够全面提升档案管理工作水平。

（4）档案管理信息化是改革进步的新特点。过去的档案管理工作，大多是利用人力对档案进行采集、整理、保管等，虽然人力资源投入较大，但工作效率低下，现代档案管理信息化不但增加了档案的保存量，还极大释放了人力资本，大大提高了效率，更符合现代经济社会高速发展的需要。与此同时通过档案管理信息化建设，能够最大程度避免档案管理失误，降低档案使用者的损失。

三、档案信息化建设的现状以及存在的问题

1.档案信息化建设的现状

（1）文档信息化建设已初现规模，从以前的纸质模式发展到现在，新增数字照相机、数字化摄像机、扫描仪以及数字、视频资料存储交换的装置，同时又配备了适应于互联网数据传输的复印机和打印机，逐步完成了现代计算机技术在文书归档工作中的运用，为实施现代文档的数字化管理工作打下基石。同时部分档案管理单位借鉴国内外先进经验，对现有技术及设备进行全面升级，进一步提升档案管理工作效率。

（2）国家档案信息化网上传输平台已初步建立。建成后启用了国家档案局域网，在网络上还专门建立了政务信息、办公服务、业内要闻、省市县资讯、公告消息、专题节目、网络展厅等专栏，一个功能齐全、性能平稳、使用便捷的国家档案信息传播、运用网络平台已初步建立，为国家档案局的信息化建设奠定物质基础与保障。国家级平台的建立，对于促进档案管理工作全面发展具有重要现实意义，也能够进一步促进各档案管理单位之间的交流与沟通，实现重要档案信息共享，让档案管理工作更好适应新时代基本需求。

2.档案信息化建设存在的问题

（1）没有统一的技术标准和技术规范。目前，政府部门在建设档案信息化过程中往往只注重发展先进的通信设施和购置高端计算机，而忽略了档案信息系统资源标准规范化建设。

例如，计算机软件研发过程没有规划性，软件系统在通用性、实用性等方面都出现了很大的缺陷，电脑及相关装置型号不同，配备档次不齐，未能建立统一的硬件环境，档案信息资源标准化统一的分级编码标准不健全、不统一。同时，由于没有对信息技术的法律保障和系统管理，以及对计算机网络技术的支持，因此没有统一明确的管理性、业务性和技术性规范，这些都约束了信息技术交流的范围和程度，也直接影响了档案信息化建设的步伐。

（2） 软件及其应用较弱，工作基础不好。有些档案馆尽管配备了硬件设施，但其软件应用水平和效率并不高，主要以单机或者简易的网络运行方式，局限于进行单一的资料检索与使用，而不是真正发挥作用。

（3）对数据保护存在的风险。目前，国内档案安全的维护大多通过不断提升技术手段，设置复杂的密码和防火墙，但仅从技术手段角度保障，只是被动处理问题，无法长期、全方位的规范、维护安全。而且部分档案管理单位缺乏专业化人才，不能及时维护单位内部网络安全，对于档案管理信息化建设工作造成严重不利影响。

四、“互联网+”时期档案馆档案信息化管理模式建设

1.档案信息资源建设

“互联网+”时代档案管理模式构建，要重视以纸质文书为主的资料使用主体构建，包括档案记录、归档信息收集以及独具特色文档资源建设等。文档资源建设面向不同的业务群体提供资料支撑服务，在各自职能发展过程中要充分发挥出独具特色文档信息资源的优点，让其满足每个人的使用需要。首先，充分考虑到档案管理机关的人力、物力资源，以文档资源共享为核心内容的档案管理模型构建要解决文档信息检索需要;其次，要满足归档文献检索需求。同时，针对不同政府部门的文档信息检索需要，可协调其他信息管理业务组织机构和政府部门，为相应的政府部门利用文档信息资源共享提供服务保障，并面向文档信息用户进行资料开放获取业务，与社会上各领域的文档信息化业务相互区别，以满足不同需求用户的资料索取需要。

2.国家档案资料存储信息库建设项目

在“互联网+”时期，档案信息化管理部门逐步以信息使用者的开放获取资源利用业务为核心内容，并在文档信息资源使用行业领域迅速崛起，档案管理部门逐步成为文档资源利用体系的关键基础部门，在面对不同部门开展相应文档信息检索业务的基础上，更加侧重于档案资料储存数据库系统建立，以相应的储存数据库系统面对使用者，开展高质量的文档资源利用业务，为适应不同文档管理者需要，在整合了大量顶级OA网络资源的基礎上建立了cornell档案库。针对各方面的文档资料进行了长期储存业务，与社会科学网站互动合作，既实现文档资料的高时效性价值，又着力拓展相应的文档资源共享业务，让文档更能满足使用者的个性化需要。

3.面向不同档案资料的收集、加工、储存

在不同层次和应用领域，分散的档案数据资料都是档案管理的主要部分，而面对大规模资料的整合和应用服务，“互联网+”时期文档数据库模型的建设更应着眼于对不同层次分散的文档资料的收集、加工、储存，特别是对面向重大开放性的科学技术数据信息加以收集，并在海量的科学技术信息资源数据信息中提炼高价值的信息内容，再经过更深入的聚合优化工作，将之变成有价值并可供广大使用者参考咨询的文档信息系统。这方面可参考美国密苏里州政府的企业档案管理经验，通过科学数据收集技术针对散落于不同网络空间和应用领域中的科学技术档案资料加以收集，并通过分布式科学数据库技术继续保存，从而建立大规模的科学数据丰富馆藏资料系统，为使用者创造了大批专门的学科数据资源，形成了CENC共享网络。通过与企业档案用户共享档案资料，将所收集的科学数据变成企业档案管理的重要内容。

五、“互联网+”时期档案馆及档案信息化建设的实施路径

“互联网+”时期要切实搞好档案馆服务工作会牵涉诸多法律与体制层面的因素，唯有抓好各项保障性工作，明晰责任，方可为今后更好地彰显人文理念夯实基石，扫除阻碍。抓好档案馆服务的顶层设计工作，以促进档案服务更加规范化和规模化。

1.构建文档信息资源服务管理制度

在新网络环境中，根据档案信息化建设体系的实现需要构建文档信息资源服务管理制度，并重新定位自身职责。一方面，文档保管部门的传统服务管理模式要围绕新时代进行数字化需求快速转化，并运用信息化手段建立更加完善的档案管理业务制度。比如，开放式的资源信息库、移动客户端系统服务等。文档保管部门要紧密结合元数据规范对文档信息资源深度研究，并根据使用者需要进行建设档案信息资源服务管理制度，建立特色化的业务模型。

在档案资源服务管理制度构建过程中，要兼顾使用者的档案资源服务需要，以促进归档保管部门和使用者形成良性、开放的信息交互。抓好文档公开使用中的法规体制建立工作，以进一步明晰档案馆主体与文档使用者的权责关系，抓好有关政策措施研究与机制保障工作，构建好文档公开使用质量评价系统，以有效促进公开文档的高效获取。

2.建设文档信息资源咨询服务导航系统

“互联网+”时期档案信息化注重新技术工具的应用，建设了文档信息资源咨询服务导航系统，以充分发挥文档信息资源管理系统在资料收集、数据整合等方面的技术优势，为使用者带来全方位的文档信息检索、查阅、定位咨询服务。档案信息化要根据文档信息资源实行全方位梳理、细分和检索，使用标记系统对文档信息资源予以详尽标识，使档案资料直观展示给使用者。文档资源共享业务导航系统要科学、合理的设计管理系统，选择合适的计算机语言实施管理，并明确设计目标，在统一设计目标的协调作用下，围绕文档资源利用管理要求构建好文档管理系统，以促进文档资源的有效运用，使文档资源共享使用的模式满足管理要求。

3.在档案利用服务中体现人文关怀

“互联网+”新生态环境下，随着公民对档案信息资源利用的需要在广泛性和深层次上呈现出的新变化，其对综合档案室的管理方式和管理水平自然给出了更多诉求。首先，充分尊重用户自由利用文档的权力;其次，群众档案使用业务必须坚持便民原则。事实上在不少地方，如上海、浙江、青岛等地通过将线下群众档案业务窗口前移、一站式业务窗口设置等，都已在便利群众档案使用方面进行了尝试。“互联网+”环境为进一步优化档案局线上线下业务，创造了更大的创新空间，创造出融用户、馆员、文献、设备、服务、网络为一身的全新空间形态，包含了资讯共用空间、专业共享空间、知识共享空间设计等。

六、结语

“互联网+”时期档案馆的档案资源管理形式已经出现了全面变革，人们不但越来越重视对档案资料的整合分类和高效使用，而且也越来越重视对档案资源管理系统的优化，通过运用各种信息技术推动档案信息化系统构建工作，在满足个性化使用要求的基础上推进档案资料有效使用和系统建设管理水平，利用数据挖掘技术深度发掘档案资料，使之具有更高的使用价值。

参考文献：

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（作者单位：新疆博尔塔拉蒙古自治州精河县档案馆）

作者简介：张淑玲（1968—），女，汉族，河南长垣人，本科，副研究馆员，研究方向：档案信息化。