企事业单位文书档案收集与归档路径研究

尤建军 郭利平 吴俊洋

摘要：归档文书是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。档案收集和归档工作是否合理在一定程度上决定办公室工作能否顺利开展。有鉴于此，本文关于书档案收集和归档工作的路径进行了分析，归纳，总结，以供参考。

关键词：文书档案;收集归档;企事业单位

引言

文书档案收集和归档工作作为企事业单位的基础性工作内容，为企事业单位相关工作的开展提供了较为完善的数据和资料支持，对于企事业单位发展有着非常重要的作用。文书档案中涵盖的内容较多，以基本工作文件为主，还会涉及企事业单位一些重大事件或者发展进程文件，这些材料具有较高的参考价值和现实意义，对于企事业单位发展战略的制定有着决定性作用。文书档案中涵盖的重要资料包括计划任务书、审计报告、评定审核方式等内容，对其进行收集和归档管理，能够帮助企事业单位更好地处理日常工作中存在的问题，为企事业单位各阶段发展目标的实现有着很好的助推作用。由此可知，文书档案收集和归档工作对于企事业单位的发展有着重大意义，应加强对其重视力度。

1办公室文书档案收集及归档工作的重要性

办公室文书档案收集以及归档工作能够收集企事业单位发展过程中的各项资料，作为企事业单位发展的重要见证以及记录，人们能够通过翻阅各种办公室文档的方式获得基础性的资料，了解企事业单位运行实际状况。同时档案也是企事业单位发展变化的见证，为领导层决策提供了重要的参考。

2文书档案收集和归档中存在的问题

2.1重视力度较低，管理意识差

档案管理人员对于文书档案收集和归档重视力度普遍偏低，工作积极性堪忧，使得管理工作落实存在较大问题。加之很多管理人员自身管理意识的缺失，在档案管理中只注重重要文件，忽略了其他文件资料的作用，导致档案收集和归档存在不全面、不完善性，影响了文书档案管理的效率和质量，降低了档案的真实性和有效性，并致使文书档案的实际作用得不到充分发挥和体现，对工作的开展带来了一定影响[1]。

2.2档案信息资源的渠道来源不够畅通

信息资源采集工作需要得到信息提供者的大力支持与积极配合，才能确保信息资源的真实性与有效性。办公室档案管理人员为了确保信息资源的意义价值，需要对所有文书资料进行定期规范采集，但许多资料信息具有极强的关联性和流动性，一个文书档案资料就有可能需要得到多个机构部门的配合，才能将有价值的资料信息采集整理完畢，然后才能进行归档管理，才能为今后的经济活动与管理决策提供参考依据。这种文书档案资料关联多个机构部门的工作利益，因此需要它们积极沟通合作，对相关信息材料进行补充与完善，最终形成科学规范、合乎标准的文书档案。但在实际管理过程中，许多分支部门严重缺乏对档案管理工作重要性的认识，对档案资料收集工作应付了事，不予认真配合，导致单位的档案信息渠道来源受到极大阻碍，难以实现信息资源的有效沟通，致使一些重大信息资源缺乏连续性与完整性，档案资料的质量难以得到有效保障，对单位的规范运行和建设发展产生极为不利的影响。

2.3文书档案收集和归档力度较小

文书档案收集方式较为单一。归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。目前很多企事业单位在进行文书档案收集过程中，仍采用传统较为单一的方式，这对于少量的文书档案收集来说，不会带来较大影响，但是随着企事业单位业务的不断拓展，文书档案数量也势必会增加，此时再应用传统的收集方式，难免会增大文书档案收集的难度，影响档案管理的水平，阻碍企事业单位相关工作的开展[2]。

2.4相关管理人员素质低

相关管理人员的管理素质较为低下，决定了办公室文书档案收集以及归档工作的水平不高。单位的领导必须要提高对于办公室工作人员素质的重视，这样才能够有效利用档案进行决策，提升自身实力。因为办公室文书档案管理人员多为退休人员或是家属，本身素质不是很高，缺乏对办公室文书档案管理工作的重视，许多办公室员工因为工作环境较为安逸，缺乏进取心，对于单位的发展现状了解不到位，思想水平不高，不利于办公室文书档案收集以及归档工作的开展。

3办公室文书档案收集与归档工作的优化发展措施

要想使办公室文书档案收集归档管理工作能够有效适应全新发展形势的要求，彻底打破档案信息收集管理工作困境，办公室文书档案管理人员就必须不断提高思想认识和业务能力，建立科学完善的档案管理制度，形成信息资源规范管理体系，对文书档案管理工作进行优化创新，不断提高其质量效率，充分发挥其意义价值，从而为整个档案管理工作体系的稳定和持续发展作出积极的贡献。

3.1强化管理人员的培训质量，加强管理人员的意识水平

文书档案收集和归档工作的开展需要专业的管理人员辅助方能实现，因此企事业单位需要加强文书档案管理人员的培训力度，加强工作人员对文书档案收集和归档的重视力度，并熟练掌握工作的具体流程事项，按照相关规定开展工作，提高文书档案管理的整体水平。同时还要学习和引进较为先进的档案收集和管理方式，提升档案收集和归档的工作效率，保证文书档案的完善性。例如，通过信息技术的应用建立电子档案，以此来提升档案收集和归档效率，减少问题的产生。此外，培训活动的开展也能够帮助工作人员找出自身存在的问题，进而不断提高自身的能力，提高文书档案管理的效率[3]。

3.2建立实施科学完善的创新管理制度和标准化工作流程

在当前发展时期，办公室文书档案资料的内容形式更加丰富多样，纸质存储媒介与计算机存储媒介并存，信息流通更富时效性和广泛性，因此需要办公室档案管理部门制定科学完善的创新管理制度，以对整个档案管理工作进行约束与规范。严格执行档案管理工作流程，实施标准化操作管理，明确划分档案管理工作各环节步骤的责任义务，确保有价值的文书档案资料从收集到形成、从归档到使用、从保管到交接等各个方面都合规合法、严密高效，从而促使档案管理人员提升管理意识、增强管理能力，以此确保重要文档信息形式内容的规范性、归档工作的严密性以及交接工作的时效性。同时，档案管理部门还要注重加强对办公室文书档案收集归档工作的标准化操作，促使整个档案管理工作流程标准合规、科学高效，信息资源跟踪管理工作落实到位，档案信息管理质量效率得到不断提升。

3.3提升临时性文书档案材料的收集效果

目前很多文书档案管理人员都是以临时人员为主，其在调动或者离职过程中很容易将很多档案遗留在手上，这时就需要加强对这些临时文件的收集和归档力度，保证档案的完整性和可靠性。如在进行重要会议时需要通知相关部门及时收集和整理会议资料，针对已经离职和调动的人员，单位需要及时与他们进行沟通，并移交手中的文书档案。

结语：档案整理过程中要全面分析文书档案管理中存在的问题及其产生原因，并采取有效的改善措施，可以最大程度地确保文书档案的收集完整和准确，进而促进文书档案归档工作的顺利开展，并推进文书档案管理工作迈上新台阶。

参考文献：

[1]陈倩.对办公室文书档案收集与归档工作管理研究[J].兰台内外，2019（28）：41-42.

[2]林炳贤.办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析[J].企业改革与管理，2019（18）：29+35.

[3]焦娜.探讨办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2019（13）：159-161.