会计信息化背景下高校智能差旅平台应用的探讨

孙瑜 李映青

（中山大学财务处 广东广州 510275）

国家对教育事业的重视使得高校经费量逐年稳步递增，财务报销工作量随之增加，各类报销问题更为突显。差旅报销业务因其制度复杂、情况多变等特点，是最繁琐的财务报销业务之一。随着大数据、云计算、移动互联等信息化技术的发展成熟，高校具备了运用信息化手段建设优化财务报销系统的条件，可以通过建设智能差旅平台，运用智能化技术解决差旅报销业务现有问题，简化差旅业务的报销流程，减轻高校师生的报销负担，有利于提升高校财务报销效率和管理决策水平。

一、高校差旅费报销现状

（一）报销流程

差旅费传统报销模式以“垫付-审批-报销”为主，具体见图1。

图1 差旅费传统报销模式

1.预定行程。出差人通过网络订票平台或校内票务公司等提前预订交通、住宿、用车等相关行程，使用公务卡/个人银行卡完成付款。

2.收集票据。出差人在出差途中需妥善保管发票、票据，待行程结束后按差旅费报销制度的要求打印、粘贴相关票据。

3.发起报销。报账人登录网上报销系统手工录入本次行程的出行时间、路线、出差人、费用等详细信息，填报完成后打印网报单，并将整理好的票据资料作为附件与网报单一并提请项目负责人审批，项目负责人签字同意后，将网报单投递至财务部门。

4.审核网报单。财务部门审核人员接收网报单后，依据相关制度进行审核，如果资料存在问题，会提出退单或补单的要求；报账人根据反馈的问题重新补充、提交材料。

5.完成报销。财务部门审核人员接收补充资料并审核无误后，完成记账凭证的审核，最后由出纳人员进行支付信息核对并完成支付手续，至此本次差旅费报销流程结束。

若高校对部分教职工公务出差有额外的报批或报备要求，传统差旅费报销模式在“预定差旅行程”之前还需要增加“公务出差审批”这一步骤。实际操作过程中，有的高校业务部门允许出差人事后补批，所以“公务出差审批”也可能发生在报账人整理网报单附件环节或重新补充材料环节。

（二）存在的问题

1.报销难。出差人出行前需要根据职级、经费项目等要求预订交通、住宿等行程，不熟悉差旅制度很容易出现超标、超舱等违规预订的情况；出行中涉及的交通、住宿、用车等报销票据繁多，在保管过程中存在丢失的风险；出行后需要在网上报销系统人工录入所有出差人行程起止、交通工具、金额等诸多信息，填报复杂。出差人或者二级单位聘用负责财务报销的助理通常忙于本职工作或者需要同时处理多份报销业务，并且缺乏对差旅制度系统性的学习，导致差旅业务的报销问题单量在各类业务报销中高居前列，报账人经常需要耗费时间补充问题单材料，人力及时间成本高。

2.审核难。高校差旅制度规定条款多、明目细，每份差旅报销单财务人员都需要检查判断诸多审核要素，如行程是否连贯完整、舱位选择是否合规、食宿标准是否超标、补贴领取是否合理等。在年末及预算节点单据量激增、报销繁忙的情况下，仅依靠财务人员人工检查，难免会出现差错。

3.管控难。报销属于差旅行程完成的事后环节，出差人出差前是否依据学校制度履行了相关审批程序、是否经项目负责人批准同意出差行程等不属于财务部门的主责范围。部分高校的财务制度要求报销时提供出差审批文件，但在实际处理过程中，存在相关业务部门允许出差人事后补批的情况，因此从报销环节倒逼实现对差旅业务的事前管控是比较困难的。

4.分析难。高校目前的网上报销系统核心功能在于手工录入各项信息后，与其对接的会计核算系统可以便捷自动生成记账凭证，但财务人员对差旅数据开展统计分析时，一方面要在网上报销系统导出数据，人工汇总分析，另一方面只能对割裂的、碎片化的差旅信息进行数据处理、统计，因缺少集成分析系统，难以掌握全貌，容易忽略有价值或预警的信息。

二、高校智能差旅平台报销流程

（一）智能差旅平台简述

高校智能差旅平台可以提供机票和火车票查询、购买、改退票、网约车预约、酒店预订等业务服务，出差人出行前审批，出差人分职级预算，差旅信息分析与统计，智能报销等功能，实现一站式差旅管理，确保合规、安全、高效的差旅行程。智能差旅平台利用智能引擎技术，对输入数据进行业务规则的评估并做出限制，在系统中嵌入财务管控规则，通过识别出差人职级、报销经费项目等要素实现对出差人舱位标准、住宿标准等的限制和管控。差旅行程结束，由高校定期和商家发起结算，无需出差人垫付资金。智能差旅平台支持高校公务出差、疫情期间出差申请审批等信息对接集成，实现全线上电子化、一体化。在服务方面，智能差旅平台通过遴选并接入供应商，提供PC端、移动端的“申请-审批-预订”功能，为出差人提供资源丰富的优质商旅服务。智能差旅平台对接智能网报系统，运用智能机器人搬运差旅行程数据，报账人无需在智能网报系统手工录入出差行程信息、计算差旅补贴，也无需手工粘贴票据，实现便捷报销。

（二）智能差旅平台报销流程（见图2）

图2 智能差旅平台报销流程

1.发起申请。由出差人在智能差旅平台发起出差申请，填写预算、选定报销项目后提交给项目负责人进行线上审批。

2.审批及预订。待项目负责人审批同意出差行程后，出差人方可在智能差旅平台预订出差行程的交通、住宿、用车等。预订成功后，智能差旅平台将从选定的报销项目中冻结订单的相应金额。

3.发起报销。行程结束，报账人在智能网报系统发起差旅报销的申请，利用RPA技术（机器人流程自动化）读取、搬运智能差旅平台的出行相关信息，包括费用、自动计算的差旅补贴等至智能网报系统。项目负责人审批通过后，智能网报系统检测、确认出差行程是否完整连贯并自动生成网报单，通过对接端口推送至会计核算系统。

4.完成网报。财务人员在会计核算系统接收差旅网报单，依据相关制度完成审核，然后通过银校直连系统将差旅补贴的部分转账至出差人银行卡。

5.对账及结算。财务人员定期勾选已完成的差旅行程订单，按订单分类形成汇总结算清单，根据与供应商的协议，周期性将汇总结算清单通过智能差旅平台管理接口传递给供应商，供应商核对无误后，根据结算单金额开具等额电子发票，并回传与结算单内容一致并加盖电子签名的结算汇总单和订单明细清单。高校财务人员接收供应商提供的单据后，生成财务凭证并完成对供应商的转账支付手续。

三、高校智能差旅平台的优势

（一）优化报销流程

智能差旅平台的供应商通过资源集成优势能够给予高校师生性价比高的差旅预订服务，减少了出差人在传统差旅费报销模式中使用多平台对比价格的时间成本。报账人发起报销时不再需要手工录入出行信息，行程结束后智能差旅平台会将差旅行程和各项费用关联、传送到智能网报系统，待报账人在智能网报系统一键发起报销，智能网报系统会自动获取出差人在智能差旅平台的出行信息，节省了手工填报、粘贴票据的时间，便捷操作，提升效率。高校定期和供应商发起结算，出差人不用垫付资金，无需保管票据，从源头方便了出差人，简化了报销手续。

（二）提升审核质量

智能差旅平台在系统中嵌入财务管控规则，在出行预订时限制出差人只能选择与自身职级、报销经费项目相匹配的舱位等级、酒店标准，降低了出差人超职级乘坐的情况发生，也实现了由系统进行第一步审核管控的目的，发起报销时财务人员再进行第二次审核把关，双管齐下，有利于提升工作质量。除此之外，差旅行程结束后报账人在智能网报系统发起报销，若系统识别该趟差旅未形成完整连贯闭环时，会立刻给予提醒，直至报账人在智能差旅平台完成相关差旅信息的补录，智能网报系统检查行程完整后方能生成网报单并通过对接端口将该网报单数据传递到会计核算系统。智能差旅平台和智能网报系统的全面管控不仅会大幅度减少因超等级乘坐、行程不连贯等而导致的网报问题单数量，也能够减轻财务人员的工作量，同时提升报销的审核质量。

（三）强化事前管控

从项目负责人的角度来看，传统差旅费报销遵循的流程是“先出差，后签字”。部分项目负责人因工作繁忙，会将自己的签字章交予助理保管，这可能会导致滥用签字章报销不合理差旅业务的风险。智能差旅平台在预定差旅行程之前增设了由项目负责人线上审批的环节，能够解决事后审批及签字章滥用的问题；“先审批，后出差”的流程也加强了项目负责人对自身项目经费的管控，确保项目经费规划合理、使用得当。从学校管理的角度，智能差旅平台通过对接学校公务出差审批、疫情期间出差等系统，将公务出差、疫情期间出差等审批结果作为出差人预定行程的先决条件，能够从根本上将差旅业务的事后管控转为事前管控，真正实现高校对公务出差报批、报备的有效管理，确保差旅业务的真实性、合规性，保障学校资金安全。

（四）实现数据支持

所有通过智能差旅平台的出行信息都能够被抓取、集成并建设形成统一差旅信息数据库用于统计、分析，为学校、二级单位、项目负责人提供差旅业务的大数据分析和支持。在传统差旅报销中，出行信息是分散割裂的，财务人员难以从单独一程的差旅审核中发现异常情况。如：出差人通过制作两份网报单的方式报销同一天不同城市的差旅行程并申请领取差旅补贴；出差人每周末都去同一城市并分开制作网报单，若是由不同的财务人员审核网报单据则很难发现其中的漏洞或觉察到其中可能隐藏的风险。智能差旅平台的差旅信息数据库，通过集成和分析差旅数据，能够比对、识别异常差旅信息，推送预警给财务人员，并提供重要的风险线索给稽查部门，有利于规范骗取差旅费等违规行为。智能差旅平台通过对差旅行程数据的整合可以对高校的出行情况进行统计分析，提供数据预测，对差旅预算控制调整和高校决策提供数据支撑。

四、高校智能差旅平台成功运用的保障因素

高速发展的现代化信息技术为智能差旅平台的应用提供了保障性技术基础，部分企业已经将其投入使用并取得了良好的效果，高校因其经费来源多、人员职级复杂、财务制度繁琐等特点，在实践中需要着重关注以下关键因素，以确保智能差旅平台的实施运用。

（一）优质的供应商

智能差旅平台遴选并接入供应商时需要考虑诸多因素。首先，高校的差旅制度复杂，人员系列级别众多，资金来源多样，精细繁杂的差旅规则管控对供应商提出了更高的技术要求。针对《会计信息化发展规划》提出的会计信息安全问题，高校可以要求智能差旅平台供应商进行校内本地化部署管理，以确保数据的安全保密性。差旅申请、审批、结算流程均为本地化运行，将项目资金信息等重要的数据保存在校内，保护个人隐私，对系统保密性的技术要求极高。其次，供应商只有提供丰富的差旅资源，给予同等服务且价格更低的优质体验，才能吸引师生，提升差旅平台的使用率。再次，从价格方面考虑，建设智能差旅平台的总费用可分为三部分：前期建设费用、日常维护费用及资金垫付费用。高校与供应商采取“对账-开票-结算”的模式，按照协议的周期发起对账，定期结算，供应商必须实力雄厚，才能满足资金垫付的要求。

（二）实时的数据共享

高校目前的网报系统核心功能在于自动生成记账凭证，但几乎没有对接业务系统，数据未能得到有效共享，存在“信息孤岛”的现象。智能差旅平台在系统中嵌入财务管控规则，需要依据出差人的职级对预订的舱位等级、酒店标准进行严格管控，因此与人事系统数据对接是很有必要的。若高校对教职工有额外的审批要求，如公务出差审批、疫情期间出差审批等，智能差旅平台需要对接相关职能部门的审批系统，将审批结果作为出差人预定行程的先决条件，从源头实现高校对差旅活动规范的同时也简化出差人多系统切换、办理业务的流程。系统的对接、数据的共享有利于打通高校部门之间的信息壁垒，保证智能差旅平台顺利运行并实现有效管控。

（三）完整的差旅信息数据

构建差旅信息数据库是建设智能差旅平台的目的之一，这要求所有的差旅出行信息都要在系统留有痕迹，未在智能差旅平台预订但属于差旅出行的费用，需要出差人结束行程后在智能差旅平台补录相关信息。如：出差人行程所有订单均未在智能差旅平台预订，但需要领取差旅补贴；出差人行程部分订单未通过智能差旅平台预订。这两种情况和传统差旅的报销模式一致，需要录入信息，生成网报单，线下提交相关票据、清单等附件到财务部门。为了简化流程，智能差旅平台可开放电子附件上传的功能，运用OCR（光学字符识别）技术智能识别获取票据信息并辅助填报生成网报单，实现全线上审核及后续转账。这为高校推进影像化、电子化信息提供了基础数据，完整的差旅信息数据库为学校提供了精准化的管理决策数据支持。

（四）一体化的制度支撑

制度是智能差旅平台成功应用的强有力保障。在财务监管方面，高校不但需要修改、完善现有差旅报销制度，使之更加明确清晰，便于智能差旅平台设置管控规则，更重要的是需要针对新的报销模式建立、健全智能财务制度，规范电子化流程中的具体操作，加强监控，降低风险。在信息安全方面，高校需要重视网络信息数据管理。智能差旅平台改变了传统差旅报销的流程，出差审批、操作权限授权、数据传递等需要在线上完成，财务数据的安全性亟需重视。高校可结合实际修改、完善网络信息监管和网络信息安全的管理制度，强化高校全员的网络信息安全意识，共同维护网络信息安全。在内部控制方面，差旅报销流程的改变会导致内部控制的环境、活动、风险点的变化，内控制度需要随之修订、完善。针对新出现的风险点，高校可收紧系统关键功能的操作授权，定期进行内部自查，确保新的报销流程安全可控。

（五）合理的过渡期

高校差旅业务传统报销模式由来已久，智能差旅平台的上线会对传统差旅报销模式产生一定冲击。部分教职工长久习惯于旧的差旅报销流程，一开始可能会产生抵触心理，需要更多的时间了解、熟悉智能差旅平台的使用与操作，因此新旧两种模式的差旅报销并行过渡阶段十分必要。在智能差旅平台正式实施前，财务部门需要大力推广介绍智能差旅平台，组织通俗易懂的平台使用培训，宣传差旅平台的优越性，减少师生的抵触心理，提升平台的使用率。

（六）必要的资金投入

财务的服务与管理和师生息息相关，是教学、科研的坚实保障。在信息化、数字化高速发展的时代，高质量的财务水平需要信息化手段的有力支撑，通过构建智能差旅平台，推动智能财务系统的整体建设，有利于持续提升财务管理水平和服务质量。为此，高校应加大对财务信息化建设的投入力度。

五、结语

高校智能差旅平台的应用能够简化差旅业务报销流程，减轻师生财务报销工作负担，提升财务报销效率，提高财务服务质量，加强学校财务管理水平，促进财务智能化建设，同时为高校管理层的决策提供数据分析支撑。因此，智能差旅平台是高校实现智能财务的一个重要推动，是构建“智慧校园”的重要板块。

智能差旅平台给高校传统报销模式带来了冲击，也伴随了新的挑战。在智能差旅平台建设过程中，高校需要具备整体性、全局性的建设思路，打通数据壁垒，打破“信息孤岛”，整合数据资源，让“数据多跑路，师生少跑路”。财务人员需要转变思维方式，提高站位，从财务管理和财务分析的角度去思考如何提升工作效率，降低财务风险，同时充分发挥主观能动性，学习信息化前沿动态，掌握财务智能化软件使用技能，提高自身综合素养，积极主动地面对信息化的浪潮。