学校档案管理的重要性及优化方法

董蔼祁

摘 要：档案管理是教育事业发展中的重要组成部分，而随着学规模的不断扩大，档案资料数量也变得越来越多，而在管理时会因缺少专业人才，或者是安全方面存在问题，而影响学校发展。所以笔者认为为了更好地推动档案管理工作有序开展，应结合实际问题制定详细的方案。比如：完善档案管理规章制度，或者是加强档案安全防护管理，这不仅能够提高教学质量，保障各项管理工作井然有序开展，同时也能够为学校后续管理发展打下夯实基础。

关键词：学校档案;管理;方法研究

1学校档案管理的重要性

学校档案管理具有重要价值，其重要性分析如下。第一，有利于教学经验总结。因为近几年来，随着我国教育事业的不断发展，档案管理工作也逐步得到管理者重视，成为了学校发展中的重要组成部分，我们应通过加强严格管理，达到提高学校管理水平的目的。同时通过加强档案管理，也能够帮助学校领导人员掌握各个教学活动的实际情况，针对不足之处，也能够及时的去优化和调整。第二，加强档案管理，也能够为教育人员教学工作提供丰富资料，进一步将知识更好的传递给学生，当然，也要结合学生实际状况采取因材施教策略，这样才能够激发学生学习兴趣，保障整个教学水平能够得到提升。很多学校在档案管理时都开始了解到其重要性，它也有助于促进各项工作的发展。因为档案不仅记载了教学以及管理成果，同时也记载着学生相关资料，所以我们更加需要将档案管理工作摆在首要位置之上，这对于教育事业发展具有重要的意义。同时学校档案也会记载一些以往教学中出现的失误或者是不足，这也是较为宝贵的教学资源，教育人员可以结合这些反面教训，创新教学方式方法，进一步运用现代技术手段辅助作业，保障学生都能够提高学习技能。此外，加强对档案资料的管理，除了可以促进学校各项工作发展康之外，也有助于帮助教育人员提高警惕性，进而在日常教学过程中可以避免同样问题的出现。

2学校档案管理的优化方法研究

2.1增强学校档案管理重视

为满足学校档案管理工作需求，我们还需要寻求优化方法，切实将档案管理工作落实到实处。首先，可以通过增强学校内部人员对档案管理工作的重视，来实现提高管理水平的目的。因为档案管理目前已经成为学校经济活动中的重要组成部分，只有提高内部职工对档案管理的重视，才能够更好地展开档案管理。当然，学校也可以通过加大宣传力度，让每一个人员都能够了解档案管理工作的重要性，进而促使内部人员从实际行动上作出改变，真正意义上推动档案管理工作顺利进行。其次，为了优化档案管理工作，学校也可以通过开展相应培训活动增强内部人员档案管理意识，因为加强档案管理，不仅有利于学校对日后教学经验的总结，同时也有助于提高学生素质，进而帮助他们树立正确的人生观和价值观，最重要的是可以帮助教育人员更好的展开教育工作。

2.2完善档案管理规章制度

学校档案管理是学校教育活动重要组成部分，档案也记载着相关教学内容以及学生的学习状况，所以要想切实提高学校管理水平，我们要将档案管理工作摆在首要位置之上。而以往由于管理制度缺失，很难达到提高管理水平的目的，所以新时代背景之下，学校还需要完善档案管理规章制度，制度的确立应结合档案管理工作实际需求去设立，这样才可以发挥制度价值。比如：完善日常管理制度，奖惩制度，或者是内部规章制度，只有确保各项制度落到实处，才能够促进档案管理工作朝着规范化展开。再者，内部人员也要严格执行规章制度做好本职工作，必要的前提下，还需要明确划分各级人员岗位职责，只有积极落实责任制，才能够推动档案管理有序展开。当然，学校也要将所设立的档案管理制度与教学相结合，这也是档案管理工作需要注重的环节。而档案管理人员也要提高对档案数据信息资料的管理重视，确保档案数据信息资料的完整性，切实解决以往管理中存在的问题。

2.3创新档案管理方式方法

大多数学校在档案管理时都面临着问题，其中由于管理方式方法比较单一，很难实现提高档案管理水平的目的，所以要想在信息技术飞速发展的时代背景之下，更好地展开档案管理，学校还需要创新档案管理方式方法，应采用新型的方法展开管理，这样才能够确保档案管理工作朝着信息化方向发展。首先，我们可以利用计算机等设备辅助作业，这不仅可以弥补传统人工档案管理上的不足，又能够节省很多时间，切实提高档案管理工作水平。当然，档案管理人员也要善于运用先进计算机等设备加强信息数据整理，这不仅可以节省很多时间，也有助于避免因。做不到这是重要数据信息丢失损坏等问题的出现，从而发挥信息技术等手段的价值。

2.4加强档案管理人員培训

众所周知，目前学校档案管理中存在不足，其中由于档案管理人员处于缺失状态，难以实现提高档案管理水平的目的，所以要想提高学校综合管理水平，我们还要加强档案管理人员培训。首先，我们应对现有的档案人员进行全面培训，不断提高其业务能力和职业素养，因为只有各方面能力达到要求的人员，才能够为档案管理工作提供新的思路。当然，学校也可以从外界聘请一些专业的档案人员参与到档案管理工作中，这类人员本身就受到过专业化的培训，其具有专业的档案管理知识及丰富的管理经验，针对档案管理工作中的问题，能够第一时间内去处理，从而促进了档案管理的科学化。其次，学校要想保障档案管理工作顺利开展，也需要尊重和认可档案人员，应给予他们人文关怀，只有拉近彼此之间距离，才能够更好地展开档案管理工作。必要的前提下，还需要完善激励机制，对于表现良好的人员可以给予嘉奖，而奖励的方式也有很多种，这就需要结合人员实际表现科学给予，从而有效调动其工作热情，促使他们主动参与到档案管理工作中。而针对表现不佳的人员也要给予批评，使他们能够了解到激励机制的严谨性，进而恪尽职守做好本职工作。

3结束语

总而言之，目前学校档案管理工作效率不高，致使此类问题产生的原因很多，不管是哪一方面原因，都不利于提高学校办学水平，所以为了确保学校健康发展，我们还需要增强学校档案管理重视并完善规章制度，也要创新档案管理方法并加强档案管理人员培训，更要加强安全防护管理，从而促进档案管理朝着信息化方向发展，且提升学校综合办学水平。

参考文献：

[1]新时期高校人事档案管理面临的问题及应对策略[J]. 朱培芳.  兰台世界. 2018（08）

[2]高校档案管理存在问题与创新改[J]. 崔海生.  办公室业务. 2013（17）