铁路企业智能财务报销体系优化研究

张 骥，祖 健 ，穆林娟

（1、2 北京工商大学商学院 硕士研究生，北京 100048；3 北京工商大学商学院 教授，北京 100048）

0 引言

随着大数据、 云计算等数字化产业的不断深入与应用， 各个企业正在不断运用新的技术手段来降低运营成本，从而提高流程运营效率。铁路企业如何依托先进的技术手段进行财务流程的合理再造与资源的有效配置，已经成为财务领域的热门话题[1]。

费用报销作为员工与企业的重要连接，贯穿于企业各个部门和业务环节，是智能财务探索与实践的最佳入手点。 优化智能财务报销体系，对解决铁路企业费用报销周期长、财务工作量大、易出错等问题，优化企业费用报销流程，减轻企业报销压力，改善现有财务管理模式，提升企业内部管理水平[1]，具有非常重要的意义。

1 铁路企业费用报销流程现状

目前大多数铁路企业已开始积极推进使用线上报销系统。 具体报销流程为：

1） 报销申请。报销人员通过账号和密码登陆报销平台，发起报销申请，点击“我的报销”—“新建”进入下拉菜单，此下拉菜单中已经由财务设置好报销分类，报销人员根据要报销的费用类型填报相应的报销申请，如差旅费报销单、通信费报销单、会议费报销单、合同款项费报销单等模板，填制支出款源、报销金额、报销内容、系统支持上传各类票据以及会议签报等以便对附件进行审批。 在报销人员保存并提交申请时，系统可以根据预先设置的预算标准自动进行费用标准、预算结余情况、项目可用额度等验证，并给出预警提示。

2） 项目负责人审核。报销人员在填写相应表单信息并确认无误后， 选择下一级审批人员并提交。项目负责人或部门领导即可在系统待办信息列表中收到相关报销单申请信息，选择相应的待办信息进行审核，项目负责人、部门领导根据报销申请事由，判断报销是否合理、报销费用是否符合业务发展需要等，审核无误后，选择通过，否则退回。

3） 财务审核。报销人员在填写报销单并提交审核后，报销系统自动生成唯一的二维码，当报销单流转到财务人员时，财务审核人员接收到待办信息提示，进入审核流程。通过扫码枪对纸质报销单据的二维码进行扫描， 财务人员对报销信息与纸质票据进行核对并选择相应的报销科目。 财务审核人员审核的主要内容如差旅车票与酒店发票的日期是否与参加会议的日期一致； 报销单上填写的报销金额、 收款方信息与上传的发票金额与销售方信息是否一致； 差旅补助是否符合企业差旅报销规定；所需原始单据是否齐全等。按照企业内控制度的要求， 财务初审确认无误后提交进行财务复核。 财务复核人员复核确认无误后点击审核通过及记账，系统自动生成记账凭证，即完成报销审核[2]。

4） 资金支付。 出纳人员登陆财务6.0 系统将报销的记账凭证批量导出， 系统会自动生成汇总表，包含报销人姓名、银行卡号、身份证号、报销金额、报销明细等信息，用于财务汇款。 出纳人员对收款人信息、金额等内容进行整理与核对，采用“银企互联”无现金支付系统，将报销支付信息传递给银行，银行一次性批量支付， 出纳人员即完成款项支付，生成支付凭证，资金结算环节完成。

5） 档案管理。 在支付凭证生成后，将每一笔报销业务的记账凭证、支付凭证和原始单据汇总装订并按月整理，统一归档，财务部负责管理。

2 互联网公司智能财务报销典型案例分析

B 企业是一家总部位于北京的互联网信息科技公司，业务规模与交易量庞大，旗下员工数超过40000 人， 是最早将人工智能应用于移动互联网场景的科技企业之一。 随着业务规模的不断扩大，为支撑公司的发展战略，B 公司于2020 年着手搭建智能化平台，实现了财务审核的线上化、自动化与智能化转变。

B 公司采用光学字符识别（OCR）、规则引擎、自然语言处理（NLP）、机器学习技术（RPA）为代表的智能技术创建了智能化平台， 实现包括智能填报、智能审核、智能核算、影像档案等以智能化为基础的服务平台，具有云部署能力，便捷、灵活的系统集成能力，可具备同时为集团提供智能化财务服务的能力。 智能财务平台主要分成以下几大模块，分别是智能填报、智能识别读取、智能审核、智能核算、影像档案。

1） 智能填报。 智能填报支持事项动支与预算衔接功能，确保事项发起时能够进行预算引用与管控，功能中要有预算释放及预警（分刚、柔性控制）相关功能。支持一键生成填报单，员工通过从票夹中批量选择原始凭证（或手机拍照上传），调用智能识别引擎、智能填报引擎，能一键智能生成填报单，无需人工干预，极大提升员工的用户体验（譬如差旅费申请单，会自动还原差旅行程、智能生成每段差旅行程的交通费、住宿费、差旅补贴、风险津贴等明细信息）。

2） 智能识别读取。智能识别读取通过在电子影像系统中搭载OCR 识别技术， 使单据信息采集变得高效与智能。 员工以拍照的方式将纸质附件转化为影像上传至电子影像系统，平台通过切分分类引擎对单据影像进行切分和分类， 通过OCR 引擎进行智能识别，将采集到的单据影像信息转化为结构化数据[3]。 参见表1。

表1 智能识别模块功能

3） 智能审核。 智能审核引擎：综合运用财税知识图谱、专家规则引擎，融合税法、会计法规、公司规章制度、监管部门法规等规则，对报账业务进行秒级智能审核。审核规则需包含单据规范性、业务合规性、票据合规性、单据完整性、金额准确性、预算有效性等相关规则，避免人工审核不到位、易出错、易遗漏的问题。 审核过程可视化界面，将每一个稽核过程详细地展示出来， 尤其是不合规事项能让经办人员、财务会计、审计监察部门一目了然。

4） 智能核算。智能核算机器人支持对原始数据进行采集、加工和稽核，将梳理后的结构化原始数据直接进行自动化核算，生成记账凭证，并推送至财务系统中，真正实现会计核算工作的全流程自动化。 智能核算依托财税知识图谱、机器学习等先进技术， 让机器能像会计一样进行业务场景判断，自动进行相应账务处理。 智能核算机器人对每一项经济业务，能够按照财务核算的口径、绩效考核的口径、预算管理的口径等，同时生成多个平行账目，然后通过API 接口或RPA 机器人自动推送至总账系统或其他信息系统中， 释放手工编制凭证的工作，单位会计只要在财务系统中过账审核，即实现单位会计核算的流水线自动化[4]。 参见表2。

表2 智能核算模块功能

5） 智慧档案管理。 智能财务报销流程建立了以档案管理、 元数据管理为基础的电子化的会计档案管理，实现对会计档案全业务、多角度的系统化管理，按照中华人民共和国财政部、国家档案局令第79 号《会计档案管理办法》对各类应纳入会计档案管理系统的会计资料进行采集。 由于实际档案来源和格式不同， 可按照需求实现不同系统间的信息获取和自动化格式转换， 以满足会计档案系统归档管理的需要。

3 铁路企业与B 企业报销系统对比分析

目前的铁路企业的报销平台系统结合了铁路企业的实际情况，简化了报销流程，实现了报销业务的网上自助申请、单据填报和打印、流程审核，为铁路企业员工提供了一个灵活、 快捷的网上报销自助服务平台[2]，解决了铁路企业报销的一些棘手问题。

根据国铁集团最新印发的《“十四五”铁路科技创新发展规划》的要求，全铁路系统将大力推进智能建造、智能装备、智能运营技术创新，初步构建智能铁路技术体系、数据体系和标准体系。B 企业的智能化发展水平目前在我国处于领先地位， 通过研究B 企业的智能财务报销系统， 发现目前铁路系统财务智能化方面仍存在许多有待完善的地方。

3.1 财务信息化协同程度滞后

与B 企业相比，目前的铁路企业的财务信息协同程度较低。 B 企业目前的智能报销系统集合了商旅平台、各财税系统、公司内部流程审批系统以及财务支付系统等多系统的数据，实现了各系统之间的智能化连接。 铁路企业为提升自身的信息化水平， 已研发了多个符合自身实际情况的信息化系统，但各系统之间相互独立，未实现各系统之间的智能化协同。 目前的报销系统尚未真正实现发票自助扫描系统、OA 系统、财务系统、合同管理系统等与供应商结算相关的系统之间部分接口的打通，数据在各系统内没有实现全面穿透，导致供应商信息及其他业务数据、财务数据的流转存在断点，供应商协同及管理水平不高。

3.2 审核流程繁杂、成本高

B 企业通过对单据的智能化审核， 大大节约了B 企业的人工成本，减少了差错率的发生，规范了公司的报销流程， 同时大大规避了企业的财务风险。铁路企业报销系统平台实现了报销人员随时随地提交报销申请单，缓解了报销等待排队的压力。 然而依然需要人工审核，存在审核流程繁杂、容易出现错漏、人工成本高等问题。

3.3 财务预测分析不足

B 企业的智能财务报销系统具备强大的新技术资源，将智能服务融入申请、报账、审批、稽核、记账、查询、分析的所有业务环节，提供一站式服务。财务人员可根据后台各种数据信息进行有效的分析，发现内部管理中存在的问题，加强内部控制，防范财务风险。 然而由于铁路企业报销平台信息化协同的滞后性，也导致了费用报销中相关业务数据与财务数据未能实现高效运转，导致财务预测分析能力不足，不能为铁路企业进行大数据分析及预测提供有力的支撑。

4 铁路企业财务报销平台智能化优化建议

当前铁路企业的报销系统与B 企业的智能报销体系仍存在较大的差距，可从以下几个方面加强改进。

4.1 提升信息化技术水平，推进财务共享

随着大数据、人工智能、移动互联网、云计算、5G 等新一代信息技术的应用， 人类进入数字经济时代。 信息技术水平的提升推进了铁路企业局域网信息化建设，从信息技术上为财务报销平台智能化建设提供了支撑和便利[5]。 铁路企业可通过加强自我研发能力来提升信息化水平，同时也应积极向外部学习，借鉴和运用目前已非常成熟的企业在智能化平台建设上的经验和技术， 实现信息化协同，打通各系统， 逐步推进财务报销平台的智能化建设，加快建立智能化的铁路企业财务共享服务中心进程。

4.2 完善报销流程制度，推进智能化审核

报销流程的梳理是报销平台得以优化的保障。铁路企业要想真正做到报销系统智能化，首先需要对报销流程进行细致梳理， 并不断与业务部门沟通，了解需求，发现不足，结合企业的内部控制制度，完善相应的报销制度，规范优化报销流程的全过程，实现商旅数据、财务数据、预算管理数据、税票数据系统之间的互通互联， 将审核流程规范化、数据化、电子化，减少人工审核工作，逐步实现智能化审核，有效防范、控制报销的风险。

4.3 加强财务分析预测，体现财务价值

科技信息技术时代的到来，给财务人员带来了机遇与挑战，通过运用信息技术大大缓解了财务人员的工作压力，财务机器人的到来更是将许多原本复杂、重复的财务工作取而代之。 为顺应时代的趋势，充分利用各种科技优势资源，财务人员的工作应不再局限于原先的支付、结算、记账、审核等基础性重复性的工作， 应更多地运用财务专业知识，从财务专业视角为企业进行有价值的财务分析，发现防范财务风险，有效进行财务管理。 铁路作为我国国民经济的大动脉，大力推进铁路智能制造。 作为铁路后台支撑部门，也需要不断吸取、学习在信息化技术方面的知识，不断提升自身整体素质，提高综合财务技能，体现财务工作的价值。 财务人员应主动适应网络化、信息化、数字化变革，参与到铁路企业的生产经营活动中。

5 结语

随着新一轮科技和产业革命的浪潮席卷而来，人类进入数字经济时代。 财务智能化作为各行业智能化的领先者， 更是迎来了新的发展机遇与挑战。提升企业的财务智能化水平，为铁路事业发展提供更优质有效的保障与服务，成为铁路企业财务管理工作改革的迫切需要。 智能化财务报销系统只是铁路企业智能化建设中的一个基础步骤，未来还需要进一步与其他业务系统深度集成，实现财务数据共享和集中处理，真正达到业财融合。