浅析医院人事档案管理存在的问题及对策研究

摘 要：人事档案是医院人事管理的重中之重，医院人事档案是实施人力资源决策的重要依据，其关系到人事安排、工资福利待遇、绩效考核等多重领域，对于提高医院人力资源管理水平发挥着关键作用。随着信息化管理、大数据技术等大面积应用，大数据时代人事档案管理应用范围逐渐拓宽，对医院人事档案管理领域提出了全新考验。本文根据国内医院人事档案管理情况，深度剖析医院人事档案管理中普遍存在的弊端性问题及形成原因，从加强档案信息安全防护职能、完善档案管理制度、加强档案管理电子化团队建设等方面提出相应问题的解决方案，探讨医院人事档案管理与信息化技术相互融合的发展方向，进一步推动国内医院人事档案管理领域信息化与现代化发展轨迹。

关键词：医院;人事档案;档案管理;人力资源

随着国内大数据技术高速发展，医院人事档案管理与信息技术相结合已经成为当今时代发展必然趋势。传统人事档案管理活动需要浪费大量人力、物力，由于掺杂过多人为因素还容易出现人事档案数据混乱等问题。医院员工职称评定、职务任免、工资调整等业务相对其他事业单位较为复杂，而规范化人事档案管理能够极大程度避免数据失真、人为因素掺杂过多等情况。随着人事档案管理系统应用范畴逐渐拓宽，为医院人事档案管理工作提供了便利，拓宽人事档案管理工作范畴，激励其掌握更多工作技巧和技能，确保医院业务和人事档案管理无缝衔接。但医院人事档案管理实践过程中仍然存在诸多不确定性，致使其在管理过程中出现诸多问题，如何保障医院人事档案管理全面、高效、可持续发展逐渐成为现阶段档案规范化管理的关键课题。

一、人事档案管理的相关概述

1.人事档案管理的基本职能

人事档案管理是将人力资源相关资料进行统一收集、整理、归档等步骤的过程，相关人员需要负责做好文档资料记载，便于后期查阅时能够第一时间找到，还要负责部分资料的妥善保密管理等。人事档案管理工作本质存在保密性和兼容性，随着互联网时代迅猛发展，各类系统软件逐渐呈现规模化应用，人事档案管理信息化系统能够有效降低医院人力资源管理成本，提高现有人事档案管理工作效率。

2.人事档案管理的重要意义

人事档案管理是以人力资源为核心，将员工基本资料、工作履历、惩处奖赏等情况进行妥善存储和管理，以此为基础为医院提供各类人力资源管理辅助工作。人事档案管理工作的重要意义体现在两个方面：一是辅助人力资源管理规范性。人事档案能够为人力资源管理提供精准数据资料和信息文档，确保人力资源管理工作和档案管理无缝衔接;二是提高人力资源管理效率。利用各类办公自动化技术实现人事档案管理工作信息化发展，实现人力资源管理和档案管理的网络化，提高工作效率的同时，还能够有效提升人事档案管理的专业性。

二、我国医院人事档案管理中存在的弊端性问题

1.缺乏完善的人事档案管理制度与机制

首先，现阶段国内各类私立医院等医疗机构层出不穷，数量庞大的医疗机构与政府机关单位相比人事档案管理体系尚不完善，通常不会具备成熟且完善的人事档案管理制度，在日常运营中容易出现任务推诿、责权不分、效率低下等现象。人事档案管理制度不完善将无法有效建立人事工作与档案管理工作间的有效桥梁，具体工作内容与效果难以落实;其次，人事档案管理机制缺乏使医务人员间责权不清，有些单位领导不够重视档案工作，造成檔案管理情况日益混乱;最后，不设立明确有效的档案管理制度无法在复杂的工作纠纷与矛盾中给予合理公平的处理方案，致使档案管理问题出现时只会相互推诿、逃避责任，严重影响着医院人员的本职工作效率。

2.人事档案管理模式与实际情况不匹配

随着国内医疗卫生改革，医务人员在市场机制运作下流动性越来越大，但由于现阶段国内大部分医院人事档案都是以医务人员基础资料为核心的管理模式，档案记录普遍集中在政治属性、文化学历等资料，对专业能力、医疗水准等资料记载则相对较少，难以针对性反馈出医务人员的全面情况。甚至部分医院不具备规范化人事档案管理模式，频繁出现人档分离、弃档不用、档主遗失等问题，人事档案资料内容也通常是未经核查的简单记载，档案真实性和可信度欠缺。另外，随着人事档案无纸化、数字化高速发展，国内医院人事档案管理模式却始终停留在建立初期的阶段，没有具体落实人事档案管理模式及流程，导致很多人员过度忙碌本职工作而忽略档案管理的重要性，甚至很多人员直接忽视对人事档案管理的及时处理，导致最终人事档案管理效果与预期差距较大，难以精准反馈医务人员技术水准等实际情况。

3.档案管理文秘人员综合素质参差不齐

人事档案管理是医院人力资源管理目标整体实现的重要基石，也是各部门长期稳定沟通与协调发展的关键纽带，其职能发挥效力与地位体现的是医院运营中的重中之重。但国内医院关于人事档案管理部门及其相关员工的重视度相对较低，人事档案管理地位在医院中始终属于偏低位置，直接影响着医院整体人事档案管理水准与执行效率。另外，目前部分医院为节省成本聘请非专业或综合素质薄弱的人事档案管理人员，在开展档案管理工作过程中对医院经营模式、业务范畴、文化背景等基础信息都不太熟悉，也不重视，致使档案管理工作流于表面，不具备实际意义。医务人员档案建立时，因没有建立与其良好的沟通，造成资料不符实、职称记录混乱等情况，这些都会提高后续档案管理工作的难度，人事档案管理人员综合素质参差不齐，不仅降低档案管理工作效率还容易引发矛盾纠纷的产生。

4.人事档案管理绩效考核激励效果不佳

国内部分医院虽然会在月末、季度和年终时对相关人员及其所在部门进行针对绩效目标完成情况的考核，但绩效考评测评参与度低，现有考核周期实施过程略微随意，绩效标准也没有准确落实。绩效考核的目的是通过这一实施过程，对人事档案管理工作情况进行了解和检验，通过绩效考评的结果对人事档案管理工作不断完善和改进，可以推进自身发展和提高工作效率。但目前大部分医院人事档案管理绩效考核结果都没有纳入人员培训、晋升中去，绩效考核变成了为考核而考核，绩效考核更多关注过程而不是考核完成之后的改善环节，没有根据考评结果对人事档案管理人员提出激励举措和改善措施，导致人事档案管理工作普遍积极性不高。

三、我国医院人事档案管理问题形成的原因分析

1.人事档案管理流程不连贯

人事档案管理工作并不是简单活动，而是需要根据组织机构经营模式、文档资料、人力资源需求情况等综合因素来设计人事档案管理工作，通过规章制度督促相关人员严格按照流程进行管理工作。但由于医院人事档案管理工作涉及范围较广，集中在内部机密文档、医疗人员政治背景、基础资料、文化学历等重要文档，足以看出人事档案管理流程设计情况是决定人力资源管理执行情况与后期监督的重要保障，促进着医院稳定经营与战略规划的目标实现。目前，大部分医院没有细化人事档案管理工作流程，也没有建立制度、流程等规范化管理方式，不合理与不科学的人事档案管理流程设计会使人力资源管理趋近无效且容易陷入混乱状态，是造成医院人事档案管理效率偏低的原因。

2.人事档案管理的重视度不足

目前，国内中小型医院受自身规模与资金缺口等因素的影响限制，长期以短期目标为基础将重点放置在资金、技术、效益等方面，粗放性地进行人事档案管理。另外，医院关于人事档案管理制度基本上不太健全且与实际情况相悖，人事部责权分离，人事档案管理情况无法有效约束，不仅降低了档案管理的核心优势，也严重阻碍着相关人员人事档案管理能力的有效发挥。

3.人事档案管理培训力度稍显薄弱

通常情况下，医院人事档案管理相关人员培训周期应该是在一周左右，希望能增加培训时间，能够更好地提升人事档案管理人员专业知识储备和技术水准。人事档案管理相较于人力资源管理工作更为复杂，对相关人员档案管理、保存技巧等方面要求更高，刚入职的职员通常不具备成熟的工作经验，难以胜任高难度人事档案管理工作，需要医院对其进行更专业化与系统化的人事档案管理培训，主要可围绕档案管理、档案资料储存、档案管理制度、档案管理实际操作等方面展开。大部分医院对人事档案管理人员虽然会进行岗前培训、在岗培训等，但整体还是围绕专业知识为主，实际操作为辅的培训模式，容易造成人事档案管理人员实际工作效果与预期不符的不良局面。

4.人事档案管理绩效考核奖惩力度不佳

国内大部分医院在进行绩效考核体系与考评指标设计时存在诸多不合理内容，如人事档案管理绩效标准制定混乱且执行力度较弱，设定倾向也更趋向于医院管理者的主观见解和喜好，绩效考核体系与指标设计根本与实际人事档案管理工作不符等。首先，医院普遍缺乏考核结果的反馈机制，虽然医院会对人事档案管理人员考核分数进行汇总统计，但具体分数结果却从没有进行公示，一定程度上影响了绩效考核推动人事档案管理工作能力提高的效果。其次，很多医院存在不重视人事档案管理的绩效考核，对相关人员的考评方式也采用非正式谈话方式等，这些情况都使人事档案管理人员实际工作情况无法通过绩效考核完整展现。

四、我国医院人事档案管理问题的解决对策

1.人事档案管理规范化及重要地位转变

医院管理者及人事档案管理人员必须以高瞻远瞩的视角，明确意识到档案管理工作的重要性与意义，逐步展开人事档案管理的战略规划与任务部署，树立档案管理重要地位与权威形象，进一步推进人事档案管理的规范化及其地位转变。

首先，医院管理者需要将理论意识真正落实到实际行动中，建立合理的人事档案管理组织结构，赋予人事部独立的档案管理权力与职能范畴，全面肃清档案泄露、档案保存失误、档案缺失等频发问题。其次，人事档案管理职能中最重要的就是认真负责，人事档案管理人员需要根据医院需求定期梳理档案资料，对每份重要资料进行多份存档、科学数据分析，充分发挥中枢神经系统的重要地位，将分散的文档资料集结成有机整体。最后，人事档案管理人员及医院管理者应该制定合理的人事档案管理制度及流程，使人事档案管理工作范畴有系统的内容指标与行动范畴，从而提高整体人事档案管理工作效率与职能效力。

2.优化人事档案管理模式及体系

人事档案管理工作的基础是人事档案管理模式与体系的确立，医院必须对人事档案管理、流程、制度等方面进行严格监管与把控。优化人事档案管理模式需要从医院内部根据自身经营情况设立最合适的人事档案管理模式，在设立制度模式后需要通过保障体系来监督各项文档管理的实施效果，采取量化或质化的标准来考核人事檔案管理人员是否有效完成档案管理的任务量，并给予一定方式或手段的奖惩措施，通过罚金或薪酬的刺激、激励使人事档案管理人员主动执行档案管理任务并自觉自愿履行应尽的职责，只有这样才能更有效达成人事档案管理的最佳效果。

3.全面提高人事档案管理人员的综合素质

人事档案管理人员综合素质不仅体现在其工作专业度与文化素养，还包含其素质提升与能力拓宽。人事档案管理人员素质提升能够使档案管理工作执行效率更高，医院管理者及相关部门应该重视对人事档案管理人员的培训情况。首先，医院可以事先征询人事档案管理人员自身需求情况，在培训意向、培训模式、培训内容等都尽量满足大部分工作人员的培训需求意见，根据需求数据进行整体结果综合性分析，科学合理的权衡培训具体实施情况，逐渐将人事档案管理人员培训从作业性、强制性传统培训模式脱离出来，转变为人事档案管理战略培训方案。其次，医院需要设置完善的人事档案管理人员培训方法，以自身档案管理情况、发展目标、人才建设方向为基础，利用科学先进的方法保障人事档案管理人员培训的全面性。

4.优化人事档案管理人员绩效考核

国内医院需要从长期战略眼光来构筑人事档案管理人员绩效考核体系，让绩效考核环节与人事档案管理相互融合、相互促进，实现人事档案管理绩效考核结果的最佳转化。首先，医院管理者需要及时与人事部沟通，尽快落实合理的绩效考核指标和考核方式，利用KPI、EVA、BSC等各类绩效考核指标系统，根据人事档案管理情况和工作需求，采用德尔菲法或趋势分析法等方式推测绩效考核与人事档案管理的关联性，将绩效考核计划划分任务板块;其次，医院还需要平衡人事档案管理绩效考核指标合理性和公平性，始终秉持公平公正、客观考核的原则，避免官僚主义与形式主义的复杂关系，对人事档案管理人员绩效考核方法公开进行，并严格按照绩效考核结果实施相应奖惩措施，培养积极向上的文化氛围，确保人事档案管理工作能够稳定展开。

五、结论

随着国内市场经济局势的日益复杂，人事档案管理效率在医院整体决策与长期发展中占据着越来越重的战略地位，推动着医院向现代化与规模化进程迈进，逐渐实现划时代医院科学化管理与运营的重要规划目标。医院经营的终极目标就是实现经济收益的最大化，而提高人事档案管理效率其实就是提升医院市场核心竞争实力。本文以人事档案管理理论为基础，从人事档案管理制度、档案管理模式、人员综合素质、人事档案管理绩效考核四个方面探析我国医院人事档案管理中存在的弊端性问题及原因，以此为基础提出医院人事档案管理问题的解决方案是人事档案管理规范化及重要地位转变、优化人事档案管理模式及体系、全面提高人事档案管理人员的综合素质、优化人事档案管理人员绩效考核等，最大程度推动我国医院及相关单位人事档案管理规范化发展进程。

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（作者单位：海南省第五人民医院）

作者简介：李旭芸（1982—）女，汉族，海南万宁人，本科，馆员，研究方向：事业单位人事档案管理。