地方高校图书馆采编工作中的问题及对策

摘 要：采编工作一直是图书馆比较重要、核心的工作内容之一，采编工作的优劣直接关乎图书馆信息资源的利用率，直接影响图书馆的服务质量。针对太原师范学院图书馆采编工作中存在的一些问题，如图书外包中的加工、编目环节，以及采编部工作人员责任心、图书采访等提出了建设性解决方案，有效提升了采编工作质量。

关键词：地方高校图书馆;采编工作;图书加工;著者号;解决方案

对于目前地方高校图书馆的现状，采编部门依然是图书馆文献采集和文献加工的中心，采编工作的好坏直接影响高校图书馆的服务质量。以太原师范学院图书馆为例，分析采编工作中存在的一些问题，并提出相应的解决方案，希望能进一步规范采编工作，提高工作效率。

一、太原师范学院图书馆采编工作问题分析

1.采编业务外包环节存在较多问题

太原师范学院图书馆的采编业务工作大部分外包给了供书商，虽然这种方式为图书馆的业务运行带来了极大便利，但是也存在很多问题。一是图书的分类工作。编目外包只是供书商为了取得订单而承诺提供的一项服务，其招聘的编目人员学历大多不高，经过简单培训即可上岗工作，对著录、分类、标引并无深刻认识，工作时也几乎不查阅《中图法》，分类往往是从其得到的书目数据690字段或者图书在版编目（CPI）直接照抄，对于本馆的一些分类要求更是置之不理，导致图书到馆后存在大量分类错误的问题需要采编人员修改;二是招标参数中的一些约束条款也因为执行困难，如加工或数据有误扣款的条约，实际却很难精确统计具体错误条目，图书馆也无法实际行使扣款权利，因此并不能有效约束此类问题的发生。

太原师范学院图书馆排架号使用《通用著者号码表》手册，很多网络作者的笔名未在该手册中出现，多音字也需要翻阅手册后再给出，但供书商只使用软件生成，并不多费时间去查阅，缺失字也不与采购方确认具体取号，导致缺失字或多音字给出的著者号不能和馆藏数据保持一致，如著者“贾平凹”，使用软件生成的著者号是J243，凹字取了“ao”的读音，其实正确的著者号应该是J245，凹字应取“wa”的读音。再如，对于作者“猫腻”的取号，“猫”在《著者号码表》中属于缺失字，供书商提供的数据和标签取号为M326.91（取号软件生成号码），而本馆按照历史沿革作者“猫腻”应取号M351。类似出现这样的问题，图书到馆后還需要采编工作人员逐一修改。

2.历史遗留问题较多

太原师范学院新校区图书馆现有馆藏图书大致分为近几年采购图书、原太原师范学院图书馆藏书、原太原师范高等专科学校图书馆藏书和原山西省教育学院图书馆藏书。由于三校合并前各校使用的图书管理系统不一样，各校分类标准、著录规则等也有所不同，导致三馆图书管理系统中数据对接时，很多数据无法归并甚至无法正确导入，只能强行灌入系统，导致馆藏数据存在着各种各样的错误。比如，同一种书的索书号不同、历史加工原因导致的数据中条码号与图书实际粘贴条码号无法对应、数据中错别字较多、使用标点符号不规范导致数据打开乱码等问题。这些历史遗留问题导致很多图书无法正常借阅，系统中检索到的图书又无法找到实物等问题。

3.馆员的素质与责任心问题

高校的工作环境比较轻松，长期在轻松的环境中工作会使人失去积极性，产生惰性心理，责任心也随之降低，继而会影响工作质量和效率。尤其近年来图书馆业务的外包使采编人员产生强烈的依赖心理，并且馆员老龄化严重，长时间面对计算机工作使其身心都有很大损伤，这些馆员已无法长时间低头加工和面对计算机从事编目、校改等工作。同时，地方高校图书馆也缺少培养馆员的经费，采编部馆员学习机会少，学习渠道有限，有的馆员由于专业知识匮乏，面对出现的问题有心却无力纠正，长此以往直接影响了采编工作质量。从人才结构上来看，由于地方高校图书馆馆员的待遇普遍不高，很难吸引高学历的专业性人才，因此图书馆整体缺乏高学历的图书情报专业人员，采编人员专业知识不足也导致其在工作中不能做到积极、主动。

4.图书采访工作的不足

地方高校图书馆纸质图书采购经费一直以来是少之甚少，每年购书经费的额度也不确定，有时甚至会出现连续几年不下拨图书采购经费的情况。近年来，地方高校由于评估、申硕、申博、学院更名大学、专业认证等工作，对馆藏图书总册数及生均年进书量等的指标要求，经费才偶有增多，但也是由于馆藏图书数量缺口太大，无法达到评估指标才增加了一些经费。这些经费实际也远远达不到生均年进书量4册的标准，以太原师范学院现有学生人数来看，图书馆每年需采购图书约10万册，平均每册按60元码洋计算，则需要600万码洋，按照近几年的平均中标折扣60%计算，经费至少下拨360万才能基本满足此项标准，实际却相差甚远。经笔者调查，与此相类似的地方高校大多经费还远不如太原师范学院。由于经费的不确定性，采访人员制订的采访计划很难真正落实，采访过程大多是在诸多不确定情况下进行的，经费下拨之前，采访人员处于焦虑状态，担心钱多花不完，钱少又无法完成采购计划。

经费划拨后，从校领导层面来说，他们更多的是关心今年图书采购册数的多少，而采访人员则更想依据学科设置、重点专业、图书质量等方面来采购图书，但由于时间紧、任务重，采访人员太少等原因，往往很难达到采购图书种类、质量、册数之间的平衡。再加之目前大部分高校只能通过政府公开招标采购来确定图书采购供应商，书商为了中标而故意压低折扣，有时还会出现恶意竞争的小公司中标，使得图书馆无法招到合适的书商和可以提供优质图书的折扣，书商可提供的书目质量无法保证，采访人员自主下单的图书配货率又极低，同时校领导、馆领导急于催促完成当年任务。采访工作可谓步履维艰。

5.捐赠图书管理不到位

接收捐赠图书也是当前大多数图书馆扩充馆藏资源的重要渠道之一，但就目前现状，我国高校图书馆的捐赠工作不甚理想。大多问题出现在以下几个方面：第一，虽然各高校图书馆都有自己的捐赠图书管理办法或条例，但很少有赠书者去仔细阅读这些捐赠政策，捐赠的图书质量参差不齐，有的涂画较多，有的多卷图书只捐赠了其中一卷或几卷，有的把使用过的教材等资料作为捐赠图书，甚至有的赠书不是正式出版物。采编部接收捐赠的工作人员往往由于不好意思明确拒绝而接受捐赠，虽然也告知了捐赠者这些书可能不能上架流通，但也造成了存放空间的浪费;第二，部分外地捐赠者想要通过邮寄方式捐赠图书，要求图书馆承担邮寄费用，但如太原师范学院图书馆没有报销邮寄费用的经费与能力，从而错失了部分优质图书;第三，接收赠书后的工作流程不规范，由于采编部门人员紧缺，无法指派专人负责捐赠图书的系列工作，往往是谁在岗，谁接收，接收后登记造册、发放捐赠证书、加工、编目、典藏等工作无法连续进行，有时登记造册、发放证书后就束之高阁，长此以往造成大量捐赠的图书堆积无法分清捐赠者，需要再次核对捐赠明细，造成工作的困难。7612A10C-3560-484F-A9D5-36A7367A9416

二、太原师范学院图书馆采编部工作优化措施

1.书目加工、编目质量控制策略

大量研究编目外包质量的文章都停留在如何让图书供应商来提高图书加工、编目的质量，而笔者认为，图书馆采编部应承担最主要的质量控制任务——分类标引和给定排架号工作，并不需要将编目业务全部外包。

按照《普通高等学校基本办学条件指标（试行）》规定，地方高校生均年进书量为4册，以太原师范学院为例，在校生大约为25000名，每年应采购约10万册（按复本量为3计算约3.33万种）图书即达到办学条件。现太原师范学院图书馆采编部共有5名工作人员校改新书，按人均每天分类70种的工作量，一年按9个月计算，每月按20个工作日计算，总工作量约为5×20×9×70=63000种。如果把编目外包中常出错的排架号（太原师范学院图书馆采用著者号）也由图书馆自己给出，按人均每天分类、给定排架号40种的工作量，总工作量约为5×20×9×40=36000种。如此看来，图书馆采编部有足够的能力完成分类和给定排架号的工作任务。

由图书馆采编工作人员主导完成分类标引和给定排架号的工作优势有，一是采编工作人员较为熟悉本馆的一些分类要求和排架标准，一些图书的分类号和排架号需要根据历史沿革给出。太原师范学院图书馆采用《通用著者号码表》给定排架号，一些缺失字可以统一给定号码，如果再次遇到此缺失字时可以给定一致的号码，工作人员在一起工作也可以对一些共性或特性问题进行归纳总结;二是图书到馆后再做校改工作也更加节约时间和人力，因为目前大部分由采编工作人员校改的内容是分类号和排架号的错误，不仅需要修改MARC数据中的错误，还需要找到实物图书修改标签。所以，分类标引和给定排架号的工作由采编自行承担可以很好保证书目加工和编目数据的质量。

2.及时修改历史遗留问题

太原师范学院采编部在实际过程中发现很多历史遗留问题，有些是数据对接时导入出现的错误，有些是过往的编目员粗心输入的错误，这些问题都导致一些图书无法借阅。

针对历史遗留问题，虽“旧书”无法一本本去核对修改数据、修改加工，但也应遇到问题及时进行修改，保证图书管理系统中书目数据和图书实物上标签、登录号、条码号的一致。对于发现分类号等錯误时，应在所有书库中找到所有单册，将数据和标签一并修改，如果只修改书目数据而不修改图书标签，或者只修改其中几册，容易造成“死书”现象。采编人员也需与流通部多进行有效沟通，敦促流通部在进行整架扫描过程中如发现无数据、无条码、无标签图书，应及时下架送到采编部进行错误订正。

3.提高采编人员素质

目前，大部分高校图书馆采编部工作人员较少，无法按照具体工作流程，如采访、加工、编目、校改、典藏等安排工作岗位，按照目前图书馆的实际情况，采编部工作人员大多身兼数职，却又无法明确分配具体的工作任务，很多工作出现了能者多劳现象，长期的这种工作模式造成一些馆员的惰性和依赖心理。改变现有的岗位职责也迫在眉睫，如设立验收校改岗位，每批次图书的分类标引、给定排架号、到馆验收、校改编目数据、典藏图书、其他问题处理都由一人负责到底，以此提高采编人员的责任心。

虽然地方高校图书馆的经费十分有限，但笔者认为，图书馆仍需拨出一部分经费培养自己的馆员，图书馆有了业务技能过硬的采编人员，才足以应对工作中出现的各种问题，才能真正提高采编的工作效率，图书馆也才能更好地成为学校信息资源建设的保障力量。

4.优化采访工作流程

图书采购目前还是地方高校图书馆业务工作中十分重要的部分，馆领导和校领导应该给予充分重视，尤其是购书经费和招标时间的确定。由于图书定价越来越高，购书经费应随之逐年增多，经费的固定可以使采访工作更加系统化。招标时间也应在每年上半年进行，大部分高校经费仅一年内有效，若招标时间太晚有可能无法完成当年采购项目，并且很多图书馆的采访人员不是只担任采访一项工作，招标工作提前，采访人员就会有充足的时间选书、查重、下订单、调换破损图书等，确保完成当年的图书采购项目。

对于过往在图书加工和编目数据错误率高的供书商，在以后的招标计划中可以排除在外，尽可能在招投标工作中，选择服务质量好、业务水平高的图书供应商，以便在最短时间内高质量完成采访工作。

在图书采购方面，采访人员要多参加各个供书商的线上采书活动，积累书目订单，对书商提供的书单尽量选择国家级和高校出版社出版的图书。还可以利用OA办公系统、企业微信、钉钉或电子邮箱等师生常用的软件、系统将选书单发送到各院系，为师生提供参考书目。同时，教师和学生也可以将教学、科研和学习中所需要的书目上传，作为推荐购书使用。对于师生推荐的图书，尽量应采尽采，同时要给予书商一定的压力优先配送。

5.规范、细化图书捐赠流程

接收捐赠图书是采编部的一项长期工作，采编部只有把捐赠流程规范化、细致化，才能保证捐赠工作的稳步进行。首先，需要安排专人负责图书捐赠工作，这是保证捐赠工作顺利开展的首要保证条件。其次，对于不适合本馆的赠书要用适当的方式拒绝，不能一味接受，做好解释工作，尽量获得捐赠者的理解和支持。对于捐赠者需要邮寄赠书或邮寄捐赠证书的，图书馆应划拨部分邮寄经费，验收赠书后，符合要求的赠书可报销邮寄费用或邮寄捐赠证书。接收赠书后应第一时间加盖捐赠章，登记造册，尽快完成加工、编目等工作。捐赠工作的规范和细致不仅显示了对捐赠者的尊重，也能展现图书馆工作的良好风貌，才能吸引更多捐赠者参与捐赠工作。

三、结语

目前，教育部对地方高校的改革趋势越来越明显，多校合并、民办高校转设的地方高校越来越多，太原师范学院图书馆采编工作中存在的问题，从一定程度上可以反映出地方高校图书馆采编工作中存在的共性问题，希望本文提出的解决方案可以有效解决这些问题，使图书馆能在高校的发展中添砖加瓦。

参考文献：

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[2]张 影.图书馆采编工作革新探析[J].图书情报工作，2013

[3]明均仁，邓梅霜，马兰慧.高校图书馆图书捐赠工作调查与启示——以东部地区“双一流”高校为例[J].新世纪图书馆，2021

[4]周 莉.图书馆编目外包未来走向探析[J].图书馆建设，2012

（作者单位：太原师范学院图书馆）

作者简介：段佳慧（1988—），女，汉族，山西原平人，馆员，硕士研究生，研究方向：信息组织。7612A10C-3560-484F-A9D5-36A7367A9416