现代信息技术语境下的事业单位档案管理策略

李洪英

摘 要：随着信息技术、计算机技术等先进技术的快速发展，在各行业领域中得到广泛应用，极大影响了行业管理模式。在事业单位档案管理工作中，信息技术的应用使档案管理工作能够更好地适应社会发展要求，使档案管理工作效率有效提升，同时通过信息技术应用优势的充分发挥，使档案管理工作不断优化和完善，有效提升事业单位档案管理工作信息化建设水平，使档案开发及利用率切实提高。本文就基于现代信息技术的事业单位档案管理特点及信息技术所带来的影响进行分析，结合现阶段事业单位档案管理中存在的问题，对提高事业单位档案管理水平的有效策略进行探讨。

关键词：现代信息技术;事业单位档案管理;档案信息

在现代信息技术的影响下，事业单位档案管理理念、方法、模式、体系等都产生了一定变化，信息技术的应用有效推动了档案管理工作的改革及创新。同时，以现今事业单位发展来看，档案信息的快速增长也增加了档案管理工作的执行难度，而现代信息技术的运用则可以对档案管理工作中的不足进行补充，利用信息技术对各类档案信息进行收集及处理，使档案管理工作可以更好地适应现代事业单位的发展要求。

一、基于现代信息技术的事业单位档案管理概述

作为具有特殊属性的国家重要机构，事业单位档案管理工作与企业档案管理之间存在着一定的差异性，其主要体现在管理内容更复杂、更庞大、变动相对较小等，所以事业单位档案管理的规范性要求较高。

事业单位可通过现代信息技术的引入，对传统的档案管理模式进行改进和创新，使纸质化管理逐步朝着信息化、自动化、数据化管理方向发展，并使档案信息实现空间化、可视化和时间化，使信息资料采集、整理、分析、查询更便捷，防止纸质载体出现问题而导致档案资源损坏或丢失的情况出现。因此，事业单位档案管理中加强现代信息技术应用，能够使档案管理工作更加便利，更好地为社会提供优质服务。

二、在事业单位档案管理中运用现代信息技术所带来的影响分析

1.档案管理理念

随着社会经济及科学技术的快速发展，各行业领域都面临着新的发展机遇和挑战，对于事业单位而言，需要通過管理机制的改革和创新，使自身运转能够更好地适应现代社会发展要求，其中对档案管理也提出了更高要求。同时，随着事业单位自身发展，大量的信息资源不断涌现，使档案管理难度不断加大，传统档案管理模式中存在的问题和不足也日益凸显。随着现代信息技术的引入和实践应用，使传统档案管理理念发生了较大转变，能够更好地满足档案管理工作不断增加的管理要求，并使事业档案管理效率有效提高。

2.档案管理机制

在事业单位档案管理中，通过现代信息技术的有效应用，能够对档案管理信息化建设起到全面推动作用，根据档案管理实际需求，对信息化档案管理运行机制进行建立和完善。现阶段不少事业单位档案管理中，仍采用传统的管理机制和模式，由于以往档案资料通常采用纸质作为载体，其管理体系无法适应档案管理信息化建设内容和要求，使其无法在提高档案管理有效性方面发挥引导作用，对事业档案管理的可持续发展造成制约。

3.档案管理模式

事业单位加强现代信息技术运用，能够极大改变档案管理模式，使其从传统的纸质档案管理模式向电子档案管理模式发展，并通过充分利用计算机技术，对管理模式进行不断调整和完善。现阶段不少事业单位对档案管理信息化建设的重要性提高了认识，信息化建设也逐步完成，但仍普遍存在整体信息技术应用水平不高，档案管理模式缺乏先进性的问题，主要是信息技术应用仅仅体现在档案信息收集、存储等方面，在档案资源开发和利用中自身价值未能充分发挥，从而对档案信息化建设的深入开展造成一定影响。

三、现阶段事业单位档案管理存在的问题

一是缺乏档案管理信息化思维;二是对信息化建设重视力度不足。在物力、人力、财力等方面缺乏有力支持;三是对档案管理缺乏有效监督，相应的保障机制不完善;四是档案管理现代化水平较低。在事业单位中，先进技术和设备引入力度不断加大，对档案管理工作效率提高起到了一定促进作用，但同时因诸多因素的影响，导致技术和设备利用率较低，造成档案管理工作现代化水平难以切实提高;五是档案管理机构设置不合理。档案管理工作中存在较大的随意性和盲目性;六是管理人员安全防范意识不足，缺乏科学的管理手段和明确的管理目标，管理工作落实不到位;七是管理人员综合素质不高。随着事业单位的不断发展，为了使档案管理工作能够更好地响应国家相关政策要求，对管理人员提出了更高的技术要求，但现阶段不少档案管理人员采用兼职方式，缺乏专业档案管理知识和能力，甚至一些档案管理人员未熟练掌握日常档案管理业务。

四、在信息技术的影响下对事业档案管理进行优化的策略分析

1. 转变档案管理理念

首先，为了有效提升信息化管理水平，管理人员应转变自身管理理念，对信息化、网络化管理特点进行准确把握，与电子档案管理相结合，对新时期档案管理工作要点予以明确。同时，需要基于“互联网+”档案管理理念，对档案管理模式进行创新和优化。其次，对标准化网络档案管理模式进行有效构建，使传统档案管理的时间、空间局限性得以突破，使管理资源配置实现有效优化和整合。另外，加强档案管理人员信息化档案管理意识，有效促进档案信息化管理水平的提高，管理人员对自身专业技能水平在档案管理中的重要意义提高认识，对档案管理模式不断创新的同时，对智能化、科学化、数字化档案管理技术加强学习，使档案信息化管理水平和效率不断提高，不断强化自身档案管理能力。

2. 完善档案管理机制

在事业档案管理工作中，应根据自身档案管理信息化建设的实际情况和要求，对档案管理机制进行建立和完善，使现代信息技术应用优势得以充分发挥，有效提升档案管理效率和质量。

首先，需要对档案管理工作中信息技术引入所带来的影响和转变加强分析，对符合事业单位档案管理现状的管理制度进行科学制定，确保档案管理工作有章可循、有據可依。

其次，需要对档案管理信息化流程进行不断优化，在事业单位运行程中，档案管理工作需要对产生的大量档案信息进行有效采集、整理、分析和储存，通过信息技术的有效应用，对档案管理流程进一步细化，对各项管理流程内容予以明确，防止档案管理中存在信息资料疏失、遗漏等问题。

另外，通过信息技术的应用，使档案管理中人工操作最大程度减少，有效提升信息技术应用率，从而使档案管理中人工操作所造成的失误大幅度减少，档案信息资源的可靠性、完整性及安全性切实提高。同时，有利于档案管理人工成本减少，管理人员工作量和工作压力减轻，档案管理质量和效率有效提升。

3. 创新档案管理模式

随着时代发展和进步，档案资源实现信息化、现代化管理是必然发展趋势和要求，能够更好满足社会日益增长的档案资源需求。对于事业单位档案信息管理而言，档案安全性是管理工作的关键内容。在以往档案管理中普遍存在着管理人员管理方式不合理、人工操作失误、失职等诸多影响因素，使档案信息极容易出现破坏、缺失等现象。通过数字化管理模式的运用，能够对档案资源进行及时备份，并通过防火墙设置、档案管理软件杀毒等措施，使档案信息的安全性得以保障。

另外，事业单位档案管理利用信息技术，能够促进档案管理朝着精细化方向发展，从而使档案信息资源的利用率进一步提升，使档案信息资源的开发价值得以充分体现，更好满足现代档案管理工作发展要求。同时，在档案管理中，需要对相应的信息反馈考核机制进行创新和完善，使管理要求更加系统化、规范化，促进事业单位各部门之间不断增强信息联动性，并对档案管理责任进行明确划分，信息反馈机制不断完善，使档案管理工作得以顺利开展。

在“互联网+”及信息化建设背景下，事业单位档案信息化管理为单位自身可持续发展提供了有力支持，促进全社会档案资源共享，对档案资源的社会信息化服务功能完善起到有效促进作用。因此，事业单位应结合时代发展要求，应对时代发展任务、特征和形式等加强分析，对档案管理组织架构进行不断改进，使分级管理、统一领导的科学管理模式得以有效构建，并对档案管理工作进行不断创新，促进“智慧”信息化档案建设速度的加快，使档案管理的科学化、信息化水平不断提高。

4.提高信息化设备水平

为了有效提高现代信息技术背景下事业单位档案管理水平，需要对档案信息化的管理建设加强重视，对信息化设备进行充分引入和运用。事业单位应在信息化设备购买或自行研发等方面加大物力、人力支持。在信息化设备购置时，对设备的先进性予以保证的同时，确保使用者操作意识增强，使其在设备操作过程中更加谨慎，并对设备进行及时维护和保养，确保设备能够保持正常运行，使用寿命能够有效延长。另外，如设备出现问题和故障，应及时通过维修人员进行检修和更换，避免因设备问题而对工作效率和进度造成影响。

相关工作人员应在设备操作过程中加强学习和实践运用，使自身操作水平不断提高，对档案信息资料的安全性予以保障，同时防止因为操作不熟练或操作不当而造成档案材料信息损坏、丢失等问题出现。因此，事业单位应对相关操作人员的专业操作技术加强培训，并对设备进行及时升级和更新，使设备储存空间不足等问题得以有效解决，避免对档案管理工作的有序开展造成影响。

5. 提升管理工作人员专业技能及综合素养

首先，基于现代信息技术的事业单位档案管理，对工作人员提出了更高要求，需要具备先进信息化设备操作技能的同时，还需要不断提高自身综合素养和管理水平，使现代信息化设备能够在档案管理工作过程中充分发挥作用，使信息资料的收集、整理、分析、储存等环节的工作质量和效率有效提升，并使用户能够利用信息化技术实现资料的快速查询，使信息服务质量不断提高。其次，管理人员应加强树立档案信息化人才观，通过不断实践创新，使档案管理人员实现与信息化知识的深入衔接，使其安全责任意识及自主创新意识不断强化。另外，在岗位管理考核中纳入档案管理工作内容，并对量化考核予以推行，其中业务部门需要明确专兼职档案员，确保档案资料由专人负责，并且经过严格审查。最后，对档案信息化管理中的签字、核对、检查、拆封等环节加强审核，对纠错机制进行建立和完善，使档案信息的准确性、完整性及有效性得以保证。

事业单位还应积极组织档案管理工作人员参与相关专业培训和教育，提高自身工作责任心和工作主动性，不断提高自身的专业技能及综合素养，积极转变和调整自身管理观念，更好地投入单位档案管理工作中，为单位和社会提供更优质的服务，从而使档案管理现代信息化建设进程得以有效推进。

6. 构建实用性档案信息网站

基于现代信息技术，事业单位档案管理过程中应对实用性较强的档案信息网站进行有效构建。首先，事业单位应根据自身档案管理信息化建设情况，对信息及数据资源进行全面收集、整理、分析和存储，不断丰富自身数据库资源，对具有高效性、科学性的档案资源数据库进行创建，从而为信息化档案管理模式的形成奠定坚实基础。其次，事业单位需要实现数据库信息资源共享及科学应用。事业单位根据自身发展需求，对现代信息技术及资源加强引入，对创新技术和创新管理模式进行运用，并对创新型管理人才加强培养，同时需要对传统管理理念进行及时更新，并对国内外优秀企业的档案管理模式进行学习和借鉴，使管理工作能够更好地顺应现代社会的发展要求。最后，与优秀企业加强合作，实现资源共享，进一步对现代信息化档案管理建设和发展起到促进作用。通过信息化网站的建设，能够充分体现信息互通的特质外，使事业单位能够对档案信息资源进行深入挖掘和开发利用，使其价值得以充分发挥，更好地满足事业单位自身发展需求。同时，档案管理通过现代信息技术的有效运用，加强各部门之间的交流、协作，使档案资源管理能够为各部门及社会提供更优质的服务。

五、结语

随着经济建设及科学技术的快速发展，现代信息技术的广泛应用已成为未来发展趋势。在事业单位档案管理工作中应用现代信息技术，需要提高对促进行业可持续发展的重要性和必然性的认识，使档案管理工作能够更好服务社会，对行业可持续发展起到推动作用。因此，事业单位档案管理人员应积极转变管理理念，对工作人员加强专业技能及综合素质培训，使其操作能力不断提高，同时在档案管理过程中，加强现代信息技术的有效融合，使工作人员工作量和工作压力减少的同时，使档案信息化管理水平和质量有效提高，档案管理安全性得以切实保障，档案资源利用价值得以充分体现，从而进一步促进档案事业的可持续发展。

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（作者单位：云南省昆明市呈贡区洛龙街道办事处）