数字化时代下高校档案管理信息化建设探究

陈建华 张剑

摘 要：科学技术持续发展，人们进入到数字化时代。在现阶段的各项工作中，计算机技术得到广泛使用，高校对档案管理工作也给予了足够的重视。但是，考虑到档案管理本身带有复杂性和重要性特点，因此，为了能够提高高校档案管理水平，就需要将档案管理与信息技术相结合，推动高校管理体系朝着规范化、制度化、科学化方向发展。本文的研究建立在数字化时代下，针对高校档案管理信息化建设进行了深入的分析与探讨。

关键词：数字化;高校;档案管理;信息化

随着高校的发展，高校档案管理信息化成为必然趋势。特别是随着高校信息资源不断增多，传统的纸质档案管理无法满足及时有效的要求，而档案管理与数字化信息的相互结合，能够推动档案管理工作的持续发展，最终满足时代的发展需求。

一、高校档案管理信息化建设的必要性

一直以来，高校档案管理工作都具有重要意义，因为使用纸质档案管理不仅耗时、费力，并且对于查阅也有影响，通过高校档案管理信息化建设，能够将这一系列问题解决，基于网络平台来实现高速传输，可以实现信息内容的有效浏览，因此，其本身具有非常广泛的使用空间。当高校在进行招生、教研活动、整理学生基本信息等时候，都会采用文字与图片方式来加以呈现，形成大量的电子信息文件，为了让资源管理变得更加具有规范性，就可以借助信息技术、数字技术进行操作，确保整理出来的内容更加整洁、清晰，同时还可以提高工作效率。通过高校档案管理信息化，还可以进一步提升档案信息的实际利用率，将相关的信息全部传递到网络中，通过网络平台就可以达到档案信息基本内容的共享。高校也可以利用信息化档案管理平台来搜集各种信息，进一步推动档案管理信息化建设，同时彰显出档案的基本价值。如此，将档案管理信息化与网络技术、信息技术相互结合起来，就可以实现档案信息的二次利用，满足档案资源的开发与利用。

二、高校档案管理信息化过程中存在的问题

在高校档案管理的信息化过程中，其具体的实施还存在一定问题，主要表现在对于档案管理信息化缺乏认识、未能完善地配备信息化管理基础设施、档案信息数据库建设不够完善、档案工作宣传不到位，以及师生欠缺参与意识、档案信息安全方面存在问题、缺少档案管理信息化建设队伍，高校还需要针对其实际问题做好相应的分析与处理。

1.对档案管理信息化缺乏认识

信息技术的发展，使得档案管理应用范围越来越广泛。但是就目前的实际情况来看，高校档案管理依旧采用传统的管理模式，仍以纸质档案管理为主，难以匹配时代的发展要求。同时，大多数高校的建设重点都放在教学质量上，忽视了对档案的有效管理，导致高校档案管理优化意识始终存在欠缺，并且也没有真正意义上重视发展规划的详细制定。

2.未能完善配备信息化管理基础设施

积极开展高校档案管理，落实信息化建设，还需要配备相应的基础设置，以便能够满足其具体的管理要求。在实际的建设环节，针对信息化而言，虽然高校也在持续完善基础设施，但是整体上依旧有不完备的问题出现，无论是硬件还是软件方面都有所欠缺。高校一般都重视硬件的配置，通过资金购入了扫描仪、计算机等主要设备，但是在软件配置上却相对欠缺，从而导致漏洞不断出现，影响整体工作，造成信息化建设滞后的问题，无法做到及时完善与更新，从而出现系统性问题。

3.檔案信息数据库建设不够完善

高校档案资料较多，并且随着时间推移，档案资料会持续增加，因此，需要数据库本身的功能能够匹配实际需求，能够针对性地做好存储与更新方面的处理。不过，在建设数据库的过程中，依旧会有不完整的情况出现，如档案信息的录入不够完整、档案信息象征性的录入等，这样就会影响到数据库的功能。同时，在录入档案信息之后，管理方面还有所欠缺，没有依据实际情况针对性地进行更新，无法满足档案信息的核实处理，导致数据库中的数据不够完整，甚至存在虚假信息，这样就会影响数据库的基本使用，对于后续的档案管理也会产生一定阻碍。

4.档案工作宣传不到位，师生欠缺参与意识

在高校档案宣传工作中，其档案工作的进程是相对薄弱的。因为社会对于其关注度普遍较低，从而影响了其知名度。同时，师生在这方面的参与意识有所欠缺，因此需要做好对档案工作的大力宣传。针对档案管理工作，师生表现得并不是很积极，其对于档案工作存在抗拒感和陌生感，这样持续下去，往往得不到良好发展。高校师生应改变对待档案工作的态度，在工作中能够认真对待，切实体会其便利之处，并将其应用技巧分享给身边其他人，让其也能够参与到档案管理中去，从而体会到档案管理信息化建设对工作带来的便利，真正了解到档案管理信息化的重要性，从而增强对档案工作的实际宣传力度，能够真正匹配数字化时代对于档案管理信息化提出的要求。

5.档案信息安全方面存在的问题

虽然档案管理信息化存在一定优势，但是仍会有弊端存在，安全问题就成为目前还需要重点分析与探讨的话题。在档案管理信息化建设进程之中，往往重视应用信息化技术，但是对于安全问题相对有所欠缺，导致在实际档案管理信息化建设中，会面临黑客攻击，或是遭受病毒入侵，造成档案信息资料出现破坏或者丢失等情况。因此，应对档案管理信息化安全问题引起足够重视，采取合理有效的安全防护措施，以此来保障档案信息本身的安全性。

6.缺少档案管理信息化建设队伍

因为教育政策方面的影响，很多高校为了培养高素质人才，一般会将院校进一步扩招。在持续扩大招生规模的同时，档案管理方面的工作也会变得更加复杂。不过，就目前的实际管理系统分析来看，因为专业人员缺失，并且大部分高校档案管理工作人员都是兼职，缺少系统性培训，缺少学习档案管理相关知识，不具备开展档案管理信息化工作的水平，无法真正表现出档案管理的重要性，同时也无法发挥从业人员的基本价值。

三、数字化时代下高校档案管理信息化的有效策略

1.强化基本认识，设计具体的发展方案

为了匹配现代化的高校管理工作，还需要足够重视当前的档案管理信息化工作的实施。第一，在实际的档案信息化建设进程之中，要重点强调基本意识的强化，发挥档案部门的基本作用，将高校的发展规划与档案管理信息化工作相互结合起来，为其建设工作提供整体性方向。第二，从档案管理部门入手，采取具体有效的措施，提高工作人员的基本意识，基于实际情况出发，从而落实档案管理信息化工作具体方案的设计与优化。

落实相关部门的认识，这就需要针对档案管理信息化建设工作能够从管理部门开始就引起足够重视，能够站在总体的教学管理层面上加以分析，从而了解在建设进程之中，档案本身对于总体的高校布局有着怎样的基本作用，真正认识到档案管理工作的重要性。在详细措施分析方面，可以考虑到利用员工交流会，也可以选择利用绩效考核机制，实现工作的进一步落实，实现档案管理工作的优化与理解。同时，能够将师生总体性认识提高，这样才能够奠定基础，服务档案管理信息化建设需求。

2.完善信息化管理的基础设施

基础设施是档案信息化管理实施的重要前提。在高校档案管理信息化建设进程中，高校还需要重视基础设施方面的投入力度，力求能够完善各种硬件设施与软件设备。高校需要结合档案管理的具体内容，在配备计算机等基础设备的前提下，做好各种辅助设施的配备，满足档案管理需求。在软件方面，则要求能够结合实际工作情况，做好管理系统的研发，并且在具体的使用环节能够做到及时改进与更新，确保系統的功能能够匹配实际的使用要求，以此来满足档案管理信息化需求。

3.注重档案信息化数据库建设

在高校档案管理信息化建设进程中，数据库作为核心部分，其对于收集、整理、分析、存储与利用档案信息都有着重要作用，因此，高校需要加强对于档案信息化数据库的建设。第一，在数据库建设进程中，需要落实档案信息的录入，针对涉及具体部门和环节的信息，都要求能够直接落实到数据库中，并且对于音频、文字、视频等档案信息的任何形式都需要纳入其中，以此来保障信息本身的完整性。第二，在录入档案信息过程中，还需要做好所有信息的数据核实，防止出现虚假信息，确保档案在信息库中的真实性。第三，及时更新数据库数据，做好及时维护、更新，确保高校的实际情况能够与数据库的信息保持高度的一致性。

4.落实档案服务平台建设，实现共享体系

在互联网时代下，为了能够跟上时代的发展步伐，需要做好档案管理信息化的有效改善，通过发达的网络建立档案管理数字平台，及时创建高校档案管理网站。同时，将档案管理数字化平台与高校内部的网站信息相互结合起来，进一步加强档案服务平台建设，完善平台共享。档案管理服务平台共享体系的出现，对高校档案管理工作的开展带来了极大的便利条件，许多可公开的档案信息可以利用该平台来实现共享。虽然各高校的网站都还存在一定差异，但是不同的网站都可以选择利用该平台来查询和使用，充分满足对档案处理效率的提升，让原本的档案管理工作变得更加清晰，方便、快捷的共享系统在各高校之中都得到了广泛运用，进一步推动档案管理信息化的建设步伐。

5.重视档案信息的安全管理

随着档案管理信息化程度的持续提高，使得档案信息的共享化和网络化程度也在持续加深，因为网络与信息环境方面还有安全威胁的存在，这样就会导致安全隐患进一步增加。因此，在档案管理信息化建设中必须能够落实安全管理。相关人员要具有信息安全意识，在工作期间规范操作与处理，保障不会有任何安全风险的出现。同时，通过虚拟化手段，落实软件与系统的有效防护，再搭配上对应的软件运用，如防火墙、安全卫士等，做好系统的及时更新处理，针对系统漏洞能够及时进行查补，尽可能有效抵御黑客、病毒等恶意攻击，从而保障档案信息的安全性与完整性。

6.落实专业队伍建设，培养优秀档案人才

为了加快高校档案管理信息化建设，适应数字化时代的发展要求，高校需要重视档案管理专业队伍建设，培养一批专业化程度高、素质高的档案人才。只有真正建立高素质的档案人才队伍，才能够满足对档案管理系统工作的优化处理。在当前的数字化时代，对于人才的具体要求也在相对应的变化，因此，档案管理部门需要重视档案人员本身的业务水平，重点关注其工作能力的提高，真正顺应时代的发展要求，顺应档案管理的信息化需求。

为了真正的落实高校档案管理信息化建设，还需要定期做好相关人员的培训工作。通过合理有效的措施，以此来满足档案管理人员积极开展相关方面的学习，让其充分融入业务培训之中。在具体的培训环节，可针对工作人员的具体能力进行分析与调查，尽可能选择丰富的培训方式，让其专业知识水平能够得到提升。例如，当档案管理人员不了解信息技术的具体情况，就无法实现相关设备的正确操作，高校可以聘用专业人员进行更加具有针对性的培训，满足其实际操作水平的全面要求。如果档案管理人员本身的知识结构有所缺失，可以考虑引入高素质档案管理人才，并针对现有人员做好对应的专业知识培训，在完善其知识结构的同时，保障档案管理人员拥有扎实的专业理论知识，最终积极发挥关键性作用，服务档案管理信息化工作持续开展 。

7.制定规范的档案信息化建设标准

信息化建设标准的制定属于高校档案工作创新发展的重要前提，它应当融入于档案管理信息化工作的各个环节中。缺少统一规范的标准必然会制约档案管理信息化水平的提升。所以高校档案管理部门要严格按照国家相关政策规定以及档案管理标准要求，根据高校实际情况来建立健全统一的信息化管理标准，构建完善的信息化建设制度，确保档案材料从收集、整理、归档、传输、开发利用等各个环节都有统一的标准予以执行，促进档案信息化建设的科学规范推进，确保档案信息资源能够实现更加高效的传输与共享。

另外高校档案管理人员还要更新管理理念，转变过去一直以来重藏轻用的思想认识，在推进档案信息化建设标准的制定之后，彻底摆脱过去被动式的档案服务模式，主动为高校广大师生提供档案信息和咨询服务，创新档案开发利用方式，善于利用现代信息技术促进高校档案管理工作高质量开展，积极探索档案管理的新思路，从而助力档案管理工作价值与作用的有效发挥。

四、结语

总而言之，随着数字化时代的不断发展，高校需要真正跟随时代的发展潮流，进一步完善高校档案管理工作，落实其信息化建设，不断强化管理，满足高校档案管理工作效率提高的同时，还能够强化其信息化建设工作。因此，当前的高校在进行档案管理中，需要结合数字化时代提出的要求，确保档案管理信息化建设能够真正匹配时代的发展，能够在各方的努力下，让档案管理工作的数字化与网络化发展更深、更广、更加全面。

参考文献：

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[5]曹方玲.数字化时代高校档案管理信息化建设模式初探[J].科技创新导报，2017

（作者单位：1.山东建筑大学商学院;2.山东建筑大学）