研究生学习档案共享问题探析

刘太胜　王晖

摘要：随着信息化技术的发展，高校研究生档案信息资源共享的问题应当得以重视，本文就研究生档案特点，如何加强高等院校研究生档案信息资源共享的管理工作，提出了高校研究生档案管理现状的应对措施，并加以探讨分析。

关键词：研究生；档案信息；资源共享

中图分类号：G643 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）07-0001-02

近些年来，随着研究生招生规模不断扩大，高校研究生档案信息资源共享问题也变得愈加严峻，对于如何有效地利用科学技术与信息化技术等来解决档案信息资源共享问题，已是大势所趋。本文分析了我国高校研究生档案的特征，探讨了目前研究生档案资源共享的发展现状，简述了加强高校研究生档案信息资源共享的意义，并提出了应对措施，就如何有效地开展研究生档案信息资源共享的管理工作，笔者提出看法。

一、研究生档案管理的性质及特点

高校研究生档案是指在校就读研期间记载个人学习成绩、思想政治品德、科研实践能力、奖惩情况的具有重要保存价值的文字材料，是用来全面考察了解和选拔人才的重要依据[1]。研究生档案具有查考、凭证等不可或缺的作用，能够为教学管理提供反馈信息，为教学研究和教学评估提供重要依据，并且具有相互学习交流的作用。高校对研究生档案的管理水平是衡量高校研究生教学管理和教育质量的重要标志之一[2]，并且直接影响着毕业研究生的顺利就业[3]。高校学生档案管理的工作对象主体是学生，由于学校环境及研究生发展阶段的特殊性，使得不同高校的学生档案有其自身的独特性。

1.档案管理的集中性和周期性。每年7月份毕业生离校和9月份新生入校，伴随着大量的档案流出和流入学校，使得学生档案收集整理工作主要集中在这两个时间段。另外，一般情况下，高等院校的学生档案随着招生进校，又随着学生毕业而离校，有着较强的周期流动性，而且档案的保存时间是由学制的长短所决定的[4]。

2.档案管理的多层次和复杂性。研究生的划分方式不同，档案管理方式不同。从横向上分为全日制学术型、全日制专业型、在职专业型；而从纵向上分为硕士研究生和博士研究生[5]。全日制研究生是全脱产，在校学习的模式，其人事档案是交由所在读书学校保存管理的，而在职研究生则是半脱产，在校学习的模式，在入校之前其人事档案由原单位进行管理，而在校期间该生所产生的档案是由所在学校进行保存管理的。研究生归档内容相对于本科生的要繁多，每个研究生在入学前的人事档案（不包括在职人员）至入校后报名录取材料，除了正常的统招生之外，高校还会接受委托培训、预科生等，由于入学情况不一样，高校接收到的档案类型多样，以及在读期间培养、奖惩材料，最后毕业、学位授予、就业离校材料。

3.档案查询利用率不高。在研究生培养过程中和在教学、科研活动中形成具有保存价值的研究生学位档案[5]。众所周知，研究生的研究工作都是在导师的指导下开展的，紧随着各个学科的发展趋势、发展方向。在教学、科研、学科建设过程中，档案查询的利用率反而不高，可能与目前电子档案不够完善，查询复杂等原因有关。

二、加强高校研究生档案信息资源共享的意义

“信息资源管理”是一种管理模式，信息资源不是管理对象，而是一种管理的手段与方法，即“档案管理的信息资源化”[5]。加强高校研究生档案信息资源的共享，有利于提高研究生档案管理水平，对于研究生的培养和促进就业都具有重要性。

1.便于检索查询。随着研究生档案信息化不断加强，相对于到档案库房调阅案卷的传统检索方式，通过借助研究生信息平台来查询相关信息，能给研究生的查询和统计工作带来很大的方便。譬如，能够快速获取每个在校研究生的学籍、奖惩、学位、就业等一系列信息，能快速地统计出每年各项数据的人数（招生人数、在校生人数、学籍异动人数、获得学位人数等）的有关数据。

2.档案信息资源共享，利于协同管理。研究生院主管部门和院系同步共享资源，中间不需要频繁进行数据传递，可以更方便地提供资源共享。高校档案贮存的珍贵信息资源只有加以利用，实现社会共享，才能使档案与学校各部门的活动有机地联系在一起，有助于利用者与档案管理人员之间建立相互信任、相互依赖的关系，促进档案的积累、存贮和开发利用的良性循环发展，从而推动整个高校档案工作的顺利健康发展[5]。

三、研究生档案信息资源共享的现状

高校研究生档案信息资源共享问题反映高校学生管理工作的能力程度，然而目前，随着研究生规模的不断扩大，研究生档案管理仍然存在着某些不规范的现象。

1.研究生档案管理的投入不足，专业管理人员缺乏。目前多数高等院校，尤其是新招收研究生的高校对研究生档案管理意识薄弱，各级管理人员重视程度不够，没有系统的操作学习培训。他们简单地认为档案管理就是将档案保存于柜子里：学生入校时将其档案收好，等到毕业时把档案发放出去，对档案信息资源的管理工作不够重视。

2.研究生管理系统不完善，信息化程度不高。因为技术、设备等原因，研究生档案信息化工作开展的时间较短，各类信息平台彼此不能共享。研究生档案信息化工作的开展也面临安全保密问题，倘若没有采取很好的隔离措施将导致校园网和公共信息网在信息安全和保密等方面出现隐患。就目前来说，高校的研究生信息平台多数是自主开发，或请专业公司开发的，导致数据无法分享，数据统计和查询出现问题。

3.档案管理模式及手段相对落后，规范化、及时性不够。目前，在高校研究生管理模式中，基本没有一套完整科学的档案管理系统，很多高校使用的是最为传统、原始的手工实体管理模式，这显然会导致研究生档案管理的发展相对落后。现在高校中档案管理模式有两种[1]：集中管理模式（档案由人事部门或学生工作部门统一管理）和分散管理模式（档案由学生所在院、系的专门科室进行管理）。基于研究生档案管理的分散性，部门间不能及时有效地进行信息沟通和反馈，导致学生个人资料信息也无法及时更新。

四、加强研究生档案资源共享的应对措施

1.深入挖掘扩大档案归档范围。虽然说目前在研究生档案管理中，归档资料的研究生档案里面的材料也包括了研究生从高考到毕业的诸多材料，但并不足以反映该生的特点，也不足以反映该生在校期间的各方面的发展情况。除了按规定的资料外，还应再添加一些其他资料，譬如在读期间参与导师科研项目情况、获得的各类职业资格证书及社会实践情况等材料，也可以增添研究生的诚信记录及创新技能档案等[6]。

2.加强信息化资源投入提高服务效率。以传统的、烦琐的人工操作为主的档案管理方式将会阻碍研究生教育的发展，也不能很好的发挥档案的服务功能，为此，改进落后的管理模式成为必然趋势。以纸质档案为基础，建立一个现代化的信息平台，完善和加强现代化的管理手段，以此实现研究生档案现代化管理的模式。首先，可通过建立电子档案收集平台，结合应用网络技术，让每个研究生拥有自己的个人账户，可以随时随地地登录系统如实地完善自身部分档案信息，这样有利于高校及时了解每个研究生在校期间的发展状况；再次，通过利用校园网络平台，将毕业生档案信息向社会开放，档案的开放会将有利于高校间人才的交流学习，还能及时准确地为各个用人单位提供毕业生信息，做到真正意义上的资源共享[5]。

3.坚持以人为本，建立信息化人才团队。高等院校是人才培养的摇篮，坚持“以人为本”是高校学生管理工作的重要理念。如何更好地体现“以人为本”的管理理念，就需要高校坚持“以人为本”做好档案资源共享工作，致力于增加档案管理的透明度，使得每个研究生都能清楚了解档案的内容，化被动管理为主动服务，努力争取优秀的表现。因此，通过多渠道来提高研究生对档案的重视程度，才能使得档案的作用得以充分发挥，才能从源头上确保档案管理工作的规范性和科学性[6]。

档案管理人员如何提高自身综合素质，更好地适应新形势下档案管理工作的新要求，成为了档案信息资源管理的关键因素。加强对管理人员的培训，认真学习、定期组织相关人员座谈交流，不断提高业务水平和现代化操作技能，进而不断提高服务意识、服务水平。同时，高校应当采纳不仅懂得计算机网络技术，而且又精通档案管理业务的复合型人才，才能使得研究生档案信息资源共享工作更好地服务于研究生教育和社会的健康发展[7]。

五、小结

高校研究生档案信息资源共享是新形势下档案管理工作发展的必然趋势，同时也是一项需要不断投入、不断拓展、不断研究的长期、系统的工作。档案管理工作是高校人才培养工程基础性管理工作之一，因此，只有重视档案信息资源的共享，推进研究生档案资源信息化建设，努力实现高校档案事业的跨越式发展。

参考文献：

[1]满保华，张秀婷.高校研究生档案管理工作探究[J].太原理工大学学报（社会科学版），2012，30（6）：78-80.

[2]栗惠芳，王利敏.现阶段高校研究生档案管理工作的特征分析[J].中国科教创新导刊，2010，（22）：221.

[3]张家英.大学生档案[J].档案时空，2005，（8）：36-37.

[4]李真.高校学生档案管理工作的现状分析及对策[J].云南档案，2011，（1）：46-47.

[5]许萍.加强高校档案管理信息资源共享的必要性[J].淮南职业技术学院学报，2009，9（30）：116-118.

[6]李岩.规范和提升高校研究生档案管理的策略探析[J].北方文学，2011，（8）：133-134.

[7]陶业涛.提高认识 努力做好研究生档案管理工作[J].兰台纵横，2010，（3）：37.