我校档案管理工作的现状与对策

郑璇

摘要：档案管理工作是高校管理的基础性工作。本文通过对安徽汽车职业技术学院档案管理工作的现状进行分析，发现档案工作正面临着档案意识相对薄弱、队伍建设不齐全、信息化水平不足三个方面的问题，文章在此基础上，探索其解决思路和途径，认识到提升档案意识、加强队伍建设、加强有效引领等方面的结合，才能够为我校的档案事业注入强大的动力和生命力，才是从根本上解决档案管理问题的根源所在。

关键词：档案管理;信息化

近些年来随着信息化水平的提升，特别是数字技术和网络技术的迅猛发展，正在深刻改变和影响着社会的各个领域，这势必对传统的档案管理事业提出了更多、更高的挑战和要求。为了适应21世纪高校档案事业发展的主题思路，适应新的形势，我校档案管理事业亟需转型升级，而在此过程中传统的高校档案管理工作中存在的问题也日益凸显。

1档案管理工作的现状

安徽汽车职业技术学院是一所原由江淮汽车集团举办，现由合肥市人民政府举办的全日制公办高等职业院校，学校成立三十年来培养了大批高技能人才，在校生约5000人，然而作为公办高职院校，我校的档案管理工作却相对滞后，主要存在四个方面突出问题。

1.1档案意识相对薄弱

长期以来人们对档案的认识微乎其微，对档案价值与作用的认识更是知之甚少，加上档案部门对外界的宣传不足，所以档案意识不强客观存在。

1.1.1管理层档案意识不强

近些年来随着档案管理工作的重要性日渐体现，我校领导对档案的认识得到了很大的提升，认识到档案对于我校的发展起到了非常重要的作用，但是学院并未将加强档案队伍建设纳入到学院的整体规划中，档案室的基础设施建设、档案资源的开发同样也未纳入到年度学院工作的方针方策中。

1.1.2教职工缺乏归档意识

教职工对个人档案的归档材料范围和规章制度的认识往往不甚清楚，所以往往缺乏归档意识，忽略实时归档和定期归档的要求，诸如，个人的人事档案材料往往不会主动交由档案室，必须档案室多番催促。归档过程中往往也很少关注本处室的归档范围，归档工作往往随意性较强，归档材料往往不够齐全、完整和准确、案卷质量不高。

1.2队伍建设不齐全

我校档案室2010年成立以来，目前专业从事档案工作的有两人，学院10个处室共有兼职档案员为9名，其中研究生学历4名、本科学历5名，其中、高级职称各一人。原本我校的档案工作基础就相对薄弱，加上未去吸收新的知识、掌握新的技术和经验，这些都阻碍了学院档案管理工作的发展态势。

1.2.1专业人员匮乏

档案工作是一项较为专业的系统性工作，档案人员不仅要掌握档案管理知识，还需要懂得本单位其他业务知识，通过更丰富的知识储备，才能更好的应对档案工作。但是我校现在仅有两名档案管理人员，专业人员相对匮乏，其他均为兼职档案员，兼职档案员对档案知识学习、掌握往往不够。这种情况的存在客观上导致我校档案管理工作成长缓慢。

1.2.2专业技能有待提高

我校专兼职档案员队伍中，仅有一位是档案专业出身，其他则都是非档案专业出身，半路出家的档案人员，他们接受过或多或少的档案培训，但是往往并不系统，而在长期的工作中，同样不注重经验的积累和提升，知识的更新和迭代，势必在档案日常工作中缺乏清晰的工作思路、专业技能，同样也欠缺档案利用开发的手段和能力，這就导致我校档案专业技能水平整体不高。

1.3信息化水平不足

档案信息化本质上是档案工作与信息技术的有机结合。我校自2020年安装档案管理系统，配备相应基础设施、数字化设备、存储介质等，才算正式启动了档案信息化建设工作。并于2021年开始进行学生、文书档案信息化等相关工作。但是信息化设备的配置依旧不够完善，档案信息资源数字化建设也刚刚起步，发展缓慢。

1.3.1信息化设备配置不齐全

基础设施建设是档案信息化工作开展的物质基础，包括网络基础设施、数字化设备、数据存储介质三个部分。我校购置了档案信息日常管理设备如计算机、扫描仪、保密柜等，但是在网络基础设施建设中未拥有独立的服务器，而是从之前企业办学相关方开设一个端口，网络使用的是企业内网，目前未建立自己的局域网。

1.3.2数字档案信息资源建设处于初级阶段

档案数据库建设是档案信息化建设的核心和基础。档案数据库建设的规模和质量是衡量档案信息化水平的重要标志。我校的档案信息资源建设目前还处于起步阶段，应用水平较低，除了学生档案我们开启了全文数据库建设;其他类型的档案我们均只是启动了目录数据库建设，一定程度上影响了档案服务工作的效率和效果。

2原因分析

毋庸置疑，我国校档案管理水平相较于其他高校明显是滞后的，发展也是较为缓慢的，探究其形成的主要原因，总结为以下几个方面：

2.1对档案认识的片面性

近些年来，虽然我校档案管理工作一直在有序的发展，但是跟其他的例行工作相比，依旧没有得到足够的重视，所以慢慢的已经不能适应当今档案管理工作的发展要求了。主要原因归纳为以下几点：1、对档案管理工作的不重视。我校这些年一直属于自主办学，没有拨款，经费也比较紧张，所以一定程度上遏制了档案工作资金的投入，殊不知档案工作对于一个学校发展的重要性之大，所以缺乏远见，必有近忧，导致现在档案工作的发展缓慢，一档程度上也影响了档案工作者的工作热情和积极性;2、对档案工作的认识不足。学校领导和各部门往往对于档案室每年的归档通知和要求不够重视，对于需要提交的档案认为不是必须的，可有可无，所以导致档案工作很难实现全员覆盖，导致了我校的档案工作得不到充分有效的管理。

2.2自身发展的局限性

我校前期一直属于校企合作，自主办学，在管理理念上参杂了一定的企业管理模式，导致管理体制、模式与传统高校有许多的不同之处。而这种缺少束缚式的管理模式，多了更多的自主性，这是好的一面，但是一定程度上也缺少了管理的规范性、前瞻性。在我校的经营和管理中，我们可以看到学校更看重了经济利益和市场发展，比如说在招生工作中花费了大量的精力和投入，在一定程度上缺乏在校园其他的诸如基础设施和文化底蕴上的植根和投入，所以资金投入的走向往往也较为利益导向，而缺乏了学校长期发展的实际考量。所以档案管理工作停滞不前，缺乏资金的投入也是必然的。8FFE0822-1633-45AD-A29B-D42F973F03ED

2.3引导工作的滞后性

我校的档案工作前期更多是由江汽股份档案室来进行指导，但是因为江汽股份是企业，所以其档案室管理工作必然和学校的档案管理工作关注不同、各有侧重，我们很难去照搬照抄的采用。而我校又因为与其他公办院校不同，没有生均拨款，我们自然也无法去大量的采用别的高校的管理模式，所以更多时候我们属于闭门造车。而省档案局在对我校进行行政执法检查时，对我校的档案管理工作的特殊性也表示理解，认为无法沿用其他高校的管理模式，并给予管理工作上一定的建议和意见。但是这样频次的指导还是很难一步到位的解决我校档案管理工作的全部问题。

3解决的思路和策略

我校的档案工作后期该如何发展，这个需要根据我校的实际发展情况来确定，不能一概而论。简而言之，除了引进一些新的思想，我们在固有的基础工作上推成出新以外，我们应明确档案实体管理和档案信息开发是相辅相成，密不可分的。而针对我校这种高校档案工作管理，我们也需要提出合理的、可行的解决方案：

3.1提升档案意识

档案意识的提升对加快我校档案管理进程，对档案资源的开发也起着至关重要的作用。首先加强领导层的档案意识。这就要求先树立起正确的高校档案观，明确档案具有凭证价值和情报价值的基本价值，同样档案也拥有着现实价值和长远价值，学校领导应在了解档案工作的重要性和价值后，将档案工作建设纳入到学院发展布局中。所以我们只有从管理思路上进行调整和改变，才能使得学院的档案工作焕发新的活力和生机。

3.2加强队伍建设

任何一项工作的发展和完善必须以一定的机构和人员作为组织保证，档案管理工作也不例外。我校如果想把档案工作做好，就必须建立一支业务精良的档案人才队伍，而要想做到这一点，在目前档案工作的基础上一方面应建立健全档案的组织结构，提高现有档案管理人员整体素质的同时，打造档案队伍的人才梯队，人才队伍的打造会确保档案资源的开发，活跃档案工作队伍;另一方面应加大档案培训经费的投入，在檔案费用方面给予充分的物质准备，鼓励在岗员工参加档案培训、进修和业务能力提升，并主动搭建平台，为培训工作的常态化开展奠定基础。

3.3加强有效引导

我校目前的档案管理工作并无对标对表的院校加以借鉴和指导，应而在此基础上我们应遵循自主和适用相结合原则，积极探索适合我校档案工作发展规律的有效方法。首先，加强上级档案行政管理部门的业务指导。基于我校档案管理工作的特殊性，在实际工作中我们应邀请上级档案行政管理部门来我校进行业务指导，提出适合我校档案管理工作的良好思路和发展方案，同样可以通过开展普及性的档案专项座谈会，提高校领导对档案重要性的认知;其次积极主动的做好服务工作。在面对业务部门上门咨询求教时，给与全面的帮助和指导;在电话服务工作中做好热情的服务和讲解;最后，开展普惠性的宣传培训班，提升专兼职档案员及群众的档案意识，更快的了解现在档案的发展趋势和发展水平。

参考文献：[1]赵彦昌，徐拥军.中国档案研究（第五辑，2018年上辑）：2018年6月，辽宁大学出版社