高校智能财务在微信公众号中的应用初探

何莉　苏锦依　周文思

*基金项目：2021年度江苏高校哲学社会科学研究一般项目“高校智能财务系统建设的实践研究”（2021SJA0861）阶段性研究成果。

摘要：近期，依托OCR识别、线上审批等信息技术来实现财务报销的智能化成为各高校研究热点。多数高校都拥有微信公众号或App，并在尝试建立智能财务报销系统。基于此，分析智能报销系统部署在微信公众号上的应用原理、过程及实务操作中应当注意的环节，以期为其他高校解决“报销繁”问题提供实践思路。

关键词：高校;报销系统;微信公众号;智能财务应用

0 引言

2021年8月，国务院办公厅发布了《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》^[1]，该意见要求进一步减轻科研人员事务性负担，在改进财务报销管理方式、推进科研经费无纸化报销试点等工作方面对数字化财务提出了新的要求。为深化高校科技领域“放管服”改革，解决科研经费“报销繁”问题，利用新技术创新实现财务智能化，切实提升高校财务服务、管理能力，J大学于2021年年初启动了智能报销系统的建设工作，由于J大学的财务微信公众号运行稳定且用户黏度较高，因此在微信公众号上部署了智能报销系统，在报销全流程实现线上签批的同时，将原有线下纸质财务原始数据进行结构化提取。历时1年多的前期准备、部署及测试，该系统现已进入分业务上线阶段。

目前国内的研究主要集中在网上签批和票据识别以及预警系统建立上。李军辉^[2]从财务共享中心费用报销审计流程出发，结合具体案例建立了具有适用性的财务共享中心费用报销审计智能预警框架;周苗苗^[3]针对智能报销系统的现状和问题，提出财务部门推进智能报销系统建设的相关建议;陈建凯等^[4]从财务整体框架分析为出发点，解析了网上预约报账系统与审签系统相结合的一体化报账体系;杨涛和喻亦兰^[4]深入分析了“报销繁”问题，提出了建设智能差旅系统的方案，并将此作为解决高校财务“报销繁”的一个突破口，但以操作实务分析的文献较少。本研究着重描述在建设初期、运行初期的系统架构描述和审批流设置、智能凭证设置，以及可能出现的问题和解决方案。

1 J大学报销现状分析

J大学目前处于投递式预约报销模式，该种模式解决了“排队久”的问题，但随之而来了“退单多”问题，且退单高频原因多为“签字不全”“非公务卡结算”等遗忘操作导致的。本文以2021年二季度的报销全样本为例进行数据分析，共接收预约单54 399份，覆盖71个校内预算单位，投递率为89.03%，共核算、制单57 113份，其中预约报销类单据52 704份，收入类单据2 279份，其他业务单据2 130份;参与制单人数9人，人均制单6 345份（单日最高平均198份/人）;审核附件共计220 947张，退单总量3 823份，总退单率7.25%。前11项高频退单原因见图1。

分析图1数据可知，高频的退单原因除后2项外，前9项均可通过系统约束来实现“事前控制”，从而降低退单率，提升用户的报销体验。

2 智能报销系统建设过程

2.1 智能报销系统架构

在搭建智能报销系统的架构时，系统采用了“一门式财务服务大厅”作为门户，用户可在一个界面完成所有财务相关业务的办理，并整合各类业务表单信息填报、附件补录功能，同时接入校内统一身份认证系统，将财务事务集中在智能报销系统下，内部财务其他管理系统与其他基础服务平台对接，外部对接其他部门的业务系统，在业务集中办理的同时跨部门协同，优化流程和数据。

2.2 发票的采集与识别

由于发票上的二维码及监制印章相对位置较固定，系统在提取发票轮廓后进行边缘裁剪，对所有票面上所有字段进行结构化识别，包括发票基本信息、销售方及购买方信息、商品信息、价税信息等，其中五要素识别准确率超过95.9%;同时，对发票的21个关键字段进行识别，包括发票类型、发票代码、发票号码、机打号码、机器编号、收款人、销售方名称、销售方纳税人识别号、开票日期、购买方名称、购买方纳税人识别号、项目、单价、数量、金额、税额、合计金额（小写）、合计金额（大写）、校验码、省、市，四要素平均识别准确率可达90%以上。

2.3 发票的内容与会计科目的匹配

根据用户常报销的票据类型及票据数量的分析，将票据出现的概率进行排序，设置20类报销中常见发票类型，并将其和税务局提供的全品类税目匹配。系统按照常见票据出现的频次，将票据类型分为增值税普通发票、增值税专用发票、通用机打发票、火车票、飞机行程单、出租车票、通行费发票、定额发票、非税收入统一票据、行政事业单位往来结算票据、酒店住宿发票、长途用车票据、长途用车票据、通行费电子票据、退票票据、财政医疗票据、保险票据、外币普通票据、其他票据、其他可报销票据、其他行程票。以酒店住宿发票为例，其本质仍是增值税普通发票，但由于系统需识别住宿天数与差旅费中日期匹配，或会出现乘坐便车无城市间交通费但产生住宿费的情况，将票据类型范围列宽，有助于用户更清晰的选择。再以“货物”为例，在获取商品服务大类之后对应商品服务简称，设置是否允许外币购买、是否允许资产化以及资产化的金额标准，便于日后在识别出商品服务简称后，所报销的金额超过设置的资产化金额标准时，系统会提示用户应当做资产增值或办理资产入库手续。在设置完上述内容后，将会计科目作为报销基础项与商品服务简称挂钩，实现识别后的自动填报和智能凭证的自动读取。需要注意的是，同一种商品服务用于不同场景，可能属于不同科目。如摄像头等电子设备，若是更换维修，则是维修费科目;若是实验室实验场景使用，则为实验用品;若是行政办公室使用，则是办公用品，在绑定科目时需要按照实际用途绑定，可以允许同一种商品服务绑定多种会计科目，在报销时，与预算模板挂钩判断商品服务的实际用途。

2.4 审核流逻辑设置

在设置线上审核时，系统将审核类型分为串联和并联审核，串联审核为A点→B点→C点，审核人依次审核，并联审核是A、B、C点同时收到审核信息，其中任意一人审核即可进入下一步流程，见图2。审核信息均通过微信公众号定时一对一推送，以保证及时审批的同时减少信息打扰。

2.5 智能凭证的设置

在设置智能凭证的时候，系统先将各大类型的智能凭证进行定义，将主要凭证类型细分为细类。以“差旅费”为例，分为“后勤支出差旅费”“教学支出差旅费”“科研支出差旅费”“离退休支出差旅费”“其他支出差旅费”“行政支出差旅费”等细类，并对每类智能凭证进行智能提取数据维护。在设置提取凭证关键词时，做出如下定义，见表1。

实际提取时，将会计分录格式的智能设置如下：

#BM##JBR#报旅宿杂费，#XM#，5002.302.11.1，#JE1#，0，经办，#JBR#，附件，#FJ#

#BM##JBR#报伙食补助费，#XM#，5002.302.11.2，#JE2#，0，经办，#JBR#

#BM##JBR#报差旅费，#XM#，1215，0，#JE5#，往来，#XM#，#DM#

#BM##JBR#报差旅费，#KM#，0，#JE1#+#JE2#

2.6 依托微信公众服务号优化报销环境

微信公众服务号不同于App在推广、开发、运营、设备选择上的高成本，只需要将智能报销网站套在微信的窗口，既可只做简单对接，又可以和PC端保持一致，短平快，轻装上阵。而且可以同时在微信公众号发布操作指南、报销流程等，不影响自身流量池，也不强迫用户下载安装新应用，用户更容易接受。目前J大学财务处的微信公众号关注人数约2.5万，通过嵌入缴费、查询、通知公告、操作指南与报销指南等内容，提高了用户对有用性的感知，添加自动回复和关键词搜索会使用户在互动性上体验更佳。当用户提升微信公众号与自身攸关程度的认知后，自然会增加涉入度和黏度。

3 智能财务系统的建设原则

3.1 报销便捷化，提高审核审批效能

建立智能报销系统，应按照“能简则简、能放则放、应上尽上”的原则来对照报销规则重新梳理流程，确保流程最优、提交材料最简。在梳理时，按照项目类型、业务类型、预算模板、审批流程进行分类，在无法确定审批流程中的审批人时。例如，在财务报销大框架下，二级单位有着内部的审批规则，这种规则因部门不同而不同，如果都内嵌进系统，则系统运行的有效性将大打折扣。因此，系统采用了“协同人员审批库”的方式，允许二级单位在此环节自由选择内部审批人，在大审批流中不影响报销规则和审批流程。同时，需要创造符合报销受理条件、附件材料齐全的一次办结的网络环境。例如，原需要二级部门盖章审核的流程，放至二级部门审批人个人名下，审批人对审批事项负主体责任。通过以上功能建设，智能财务系统将在提高财务报销、审核的效率和质量，精简需要提交的材料等方面极大地提高高校财务部门的工作效能。

3.2 流程标准化，保障财务运行稳定

建设智能财务系统时，流程的标准化和规范化也极为重要。一旦确立了不同终端办理途径的统一标准，就不能轻易变更。这就需要财务各业务系统之间的整合与无缝衔接，使得业务办理的标准统一。例如用户可以在不同时段在该系统中办理报销业务，而审核不再需要面对面签字，这种“不见面”办理的同时可以解放繁杂票据的计算压力，使用户和窗口报销工作人员的负担都得以减轻。对于常见问题，通过系统干预，提醒或强制用户补充附件或他人审核，将高频退单原因拦截在外，能达到报销环节的均在程序和流程上合理合规，极大地降低因少审核、少附件、少认证等退单。在系统退单后，允许其线上补充材料后提交，无需原线下退单和补充材料的流程。

3.3 服务人性化，提升业务办理的便捷性

优化服务始终是智能财务系统的建设初衷。在系统研发建设之前，调研用户的服务需求，靶向研发服务项目，解决报销过程中的难点和痛点。用户通过手机或电脑就可以任何场所填报报销申请，审批人也打破时间空间的限制，予以审批，即便是原需现场审核、退单事项，也可以通过线上处理和退回，大幅减少了用户往返财务的次数和等待减时间，极大地提高了业务办理效率。通过融合大数据、交互服务、人工智能等新技术，在微信公众号定时推送报销要点和系统操作指南，实行主动服务引导在线轻松办理业务的同时还可以向用户推送财政政策、财务知识等，铺设了用户享受财务服务的新渠道。

4 提高智能财务服务效能的建议

4.1 提高整体站位，部门职能设计相互匹配

众所周知，信息技术能够提升财务工作效率与质量，但管理者应当以此为契机来改变服务机制的变革，而不仅仅作为提升工作效能的手段。提升信息技术应用整体性和协调性，而管理层和操作层都需要对“大数据”的重要性有清醒的认识，对业务、管理流程和服务模式的数字化重塑有准确的认知，将大数据和新技术视作实现智能财务的重要助力。

在智能财务系统建设过程中，财务部门梳理出相关的数据，以“发放酬金”事项为例，用户除了填报酬金发放对象及金额信息，还需附其他归口管理部门所需必要的表格，通过中间库的方式将数据库中的表与数据连接起来，用户只需在移动端提交相关信息即可，系统将自动比对中间库中信息。因而在实际操作中，建立统一的数据标准和统一规划数据信息的类型和格式，对数据兼容和共享来说意义重大，会在很大程度上影响系统效能和运行效率，信息采集长效机制的建立，尤其是在感知采集方面，要尽量避免数据重复采集，在跨部门数据传输时，形成整体合力和“布建一张采集网”的良好运转体系。

4.2 培养复合型财务人才，提升内部管理水平

虽然J大学采用了在微信公众号部署的方式优化财务服务，但仍然有些信任传统审核流程的用户难以接受，网络化的操作方式对他们而言改变了偏好。而系统上线前期，一些问题需要逐步完善，由此引发用户的排斥。平衡这种接受程度，财务部门需在推动审核改革过程中始终以用户期待为目标，通过不断完善系统来满足用户需求。同时，上线之后，财务部门需要组织覆盖面广的操作培训工作和系统报错善后工作，而目前国内高校财务部门普遍缺乏计算机专业的人才，日常系统维护上也需要专人专岗的现状，成为推行这个系统的短板，培养“财务+计算机”的复合型人才，很有必要。

5 结语

当前，各高校均在解决“报销繁”上下功夫，传统的审批指令方式，已不再符合高校高速发展和疫情常态化不接触办理业务的需要。对旧流程的改造、网上审批流的梳理、提升数据处理和整合的能力，从整体上对智能财务的发展做出规划，在考虑网络安全的前提下，对网络信息共享进行建设，积极采用新技术和新手段，整合各部门之间的信息，不仅仅能提升效率、解放人力，还能在业务办理过程中，让用户在无感体验中办成业务，符合高校内涵式发展和电子化趋势的大规律。

参考文献

[1]国务院办公厅.关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见：国办发[2021]32号[A/OL].（2021-08-13）[2022-04-08].http：//www.gov.cn/zhengce/content/2021-08/13/content_5631102.htm.

[2]李军辉.财务共享中心费用报销审计智能预警框架设计及实施[J].财会通讯，2020（5）：143-146.

[3]周苗苗.智能报销系统的现状、问题及建议[J].教育财会研究，2021，32（1）：80-82.

[4]陈建凯，王鑫，翟俊海.“互联网+”的高校财务审签报销体系研究[J].会计之友，2019（5）：95-98.

[5]杨涛，喻亦兰.解决“报销繁”问题的探索：智能差旅系统在高校的建设和应用[J].教育财会研究，2020，31（1）：58-61.

收稿日期：2022-04-09

作者简介：

何莉，女，1987年生，硕士研究生，会计师，主要研究方向：高校财务管理、高校财务信息化。

苏锦依，女，1994年生，硕士研究生，注册会计师，主要研究方向：高校财务信息化。

周文思，女，1994年生，硕士研究生，初级会计师，主要研究方向：高校财务信息化。