“放管服”背景下高校试剂耗材采购平台的管理与思考

邵静 中国科学技术大学财务处

引言

近年来，国家陆续出台文件为科研人员营造相对宽松自由的报销环境以激发创新潜力，加速科技发展。2016年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》提出要推进简政放权、放管结合、优化服务，坚持“放管服”结合；2018年，国务院印发《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》提出进一步推进科技领域“放管服”改革，建立完善以信任为前提的科研管理机制。启用试剂耗材采购平台是落实“放管服”改革的一种新思路，一方面，由平台专员对采购商品进行验收、配送、报销等工作，优化了服务，给科研人员“减负”；另一方面，试剂耗材采购平台全流程电子化、透明化，规范了试剂耗材的采购行为，发挥了财务监管的职能。随着试剂耗材采购平台的迅速发展，越来越多的高校启用平台进行采购管理。例如，2017年，暨南大学发布了《关于启用暨南大学低值易耗品采购平台的通知》，南方医科大学发布了《关于“喀斯玛商城”试剂耗材采购财务报销有关事项的通知》；2019年，华南农业大学发布了《关于教学科研材料、低值品、易耗品电商平台上线的通知》；2020年，中国科学技术大学发布了《关于进一步加强试剂和耗材采购管理有关事项的通知》，中南民族大学发布了《关于正式启动喀斯玛商城采购科研所需物资的通知》。高校通过启用试剂耗材采购平台减轻了科研人员的财务报销负担，落实了“放管服”改革。

一、高校试剂耗材采购方式

高校采购业务具有普遍性，在财务报销业务中占据较大比例，是进行科研活动必不可少的环节之一。同时，采购业务具有重要性，是内控管理、审计监察的重点关注对象之一。加强采购管理对保证经费合理有效使用、科研活动顺利进行具有重要的作用，为此高校也制定了一系列管理条例以保证采购业务合规化，例如，在采购业务进行前需履行申请审批手续，科研人员在采购前登陆采购系统中填写包含商品信息、经费来源、采购方式等信息的采购申请单，经过各部门层层审批通过后方可购买；对于超过一定金额的采购业务需签订购销合同，以法律形式确保科研经费的安全使用；办公设备和办公家具需要按照数量、价格、使用年限等标准配置；符合固定资产登记标准的资产要填写固定资产登记单，并确定资产领用人以便于资产后续管理。

多数高校还针对试剂耗材采购业务制定了专门的管理条例。鉴于试剂耗材的采购业务细小琐碎，采购次数频繁且涉及金额较小，如果事事审批，那么需要耗费科研人员大量的时间精力去填写各类采购申请，在审批流程上花费了过长的时间，耽误科研活动的正常进行。为积极响应“放管服”改革，为科研人员“减负”，高校优化试剂耗材采购业务流程，将事前审核制改为科研人员承诺采购商品是用于科研的承诺制，通过适当简化采购流程，兼顾了监管的谨慎性和操作的灵活性。试剂耗材原则上应通过中央国家机关政府采购电子卖场和高校公开招标的试剂耗材采购平台采购，或者通过其他线上平台采购，特殊情况下需要申请线下采购的商品，在审批通过后据实报销。

二、高校试剂耗材采购平台操作流程

试剂耗材采购平台的操作流程与其他线上平台类似，但在其他线上平台的基础上增加了平台审核、平台验收、平台报销等环节，而且在用户登录、订单结算、发票开具的环节上与其他线上平台的操作略有区别。采购平台的操作流程体现了平台的严谨性和便捷性，为方便用户购买商品、科研经费的合理使用，以及后续的财务报销奠定了基础，见图1。

图1 高校试剂耗材采购平台操作流程图

（一）用户登录

与其他线上平台匿名登录不同，试剂耗材采购平台需要用户实名制登录，而且采购平台要准确且快速地认证用户的身份信息，实现平台与用户身份信息的关联。有的高校会事先为每位科研人员分配好用户名（例如：高校+工号），科研人员再使用分配好的用户名登录采购平台，有的高校会让科研人员先用校内身份登陆高校的信息系统，再从高校信息系统点击进入采购平台。采购平台通过与签约高校人员库对接，验证用户身份的真实性，以方便后续订单结算与财务报销的顺利进行。

（二）商品选购

与其他线上平台操作类似，在采购平台上用户通过搜索商品名称或者厂商名称选购商品，通过查看商品详情判断商品是否满足科研需求，最后将选购好的商品加入购物车等待订单结算。

（三）订单结算

采购平台上用于订单结算的不是货币资金，而是科研经费。采购平台通过与签约高校财务系统对接，判断出用户输入的用于结算的经费卡号是否正确、是否有权使用，以及经费余额是否充足。如果平台判断通过，则冻结经费卡上相应金额的经费并提示订单结算成功，反之则提示无法完成交易，平台将把订单返还给用户修改直至结算成功。

（四）平台审核

一般线上平台会将结算完成的订单提交给厂商处理，但是在采购平台上，结算完成的订单还需要平台专员审核，审核通过的订单将提交给厂商处理，审核未通过的订单将返还给用户修改。增加平台专员审核的环节可以提高后续财务报销的准确性，通过将审核环节前置达到事半功倍的效果。

（五）发票开具

厂商收到平台发送的结算完成的订单后，将为订单开具发票用于后续财务报销。为确保发票的真实性和准确性，厂商需按照实际购买的商品名目、单价、数量开具发票，发票的抬头默认是高校的名称，如果厂商无法在发票上列明所有购买的商品，那么需要再出具一份购货清单以补充信息。

（六）厂商发货

与其他线上平台操作类似，厂商收到平台发送的结算完成的订单并开具发票后，将有序安排商品发货，将商品运送给用户。

（七）平台验收

一般线上平台会将商品直接配送给用户，但是在采购平台上，商品在配送给用户前先由平台专员验收，平台专门在高校内设立“验货处”进行到货商品的验收，对商品的质量、数量、包装等状态进行检验，平台验收后将联系用户进行配送。增加平台验收的环节不仅可以确保用户收到质量完好、数量准确的商品，而且加强了商品验收的管理。

（八）用户收货

与其他线上平台操作类似，平台专员验收后，将联系用户在约定的时间段送货。对于需要安装的商品，平台专员将安排厂商的安装人员在约定的时间段上门服务，确保商品的正常使用。

（九）平台报销

平台专员定期将已完成的订单生成财务报销单，再进行财务报销。在报销完成后，厂商收到高校汇出的货款，科研人员在订单结算环节被冻结的经费转为实际支出费用，从经费卡中扣减。

三、高校试剂耗材采购平台的优点

（一）平台对厂商监管严格

随着近年来试剂耗材采购平台不断发展完善，吸引了大量优质厂商入驻平台，平台对申请入驻的厂商的审核也更加严格，以保证售卖商品来源正规可靠，无假冒伪劣产品。不仅如此，厂商入驻后，平台继续履行监管工作，确保采购流程的规范化，并且商品价格优惠不高于其他正规购买渠道。通过平台的严格监管，节约了科研人员用于筛选厂商的时间，提高了经费使用效率。

（二）平台服务细致全面

科研人员只需完成商品选购和订单结算，之后的验收、配送、报销等工作均由平台专员完成。在高校启用平台之前，科研人员需要独立完成这些工作，现在只需登录平台采购与结算，后续工作可以移交给平台完成。平台细致全面的服务极大地减轻科研人员财务报销负担。

（三）订单结算流程优化

在高校启用平台之前，科研人员都是用货币资金结算订单，一般是使用公务卡支付，或者通过办理借款业务向厂商对公转账支付货款，然而公务卡支付有还款时间限制，对公转账又需要办理借款业务，可能会延迟厂商收到货款的时间，影响采购进度，给科研人员带来极大的困扰。而在平台中可以通过科研经费结算解决这一难题。由于平台已与高校财务系统完成对接，科研人员可以直接输入经费卡号用于结算，结算后平台将冻结经费卡上相应金额的经费以免挪作他用，并把订单发送给厂商，由厂商安排发货。如果后期订单取消、退货，预冻结的经费将自动解冻。平台通过对订单结算流程优化，提高了结算的灵活性和便捷性。

（四）加强经费使用管理和财务风险防控

为避免只有发票作为报销凭据无法确保采购业务真实性的情况发生，平台通过对全流程电子化，实现了采购业务全程记录，步步留痕，发挥了经费使用过程中财务监管的职能。并且平台作为独立的第三方机构，杜绝了虚假交易等套用科研经费情况发生的可能性，不仅证明了采购业务的真实可靠，而且确保了经费的合理使用，降低了经费使用过程中的财务风险。

四、高校试剂耗材采购平台在实际中遇到的问题

（一）平台购买的商品无法即刻送达

试剂耗材采购平台操作便捷，特别适用于计划性采购或者批量采购。但是对于零星的急需商品，平台因为物流运输时间限制而无法即刻送达，物流的延迟会影响急需商品的使用，所以对于急需商品，科研人员常常会在线下采购。近年来，线下采购发展迅速服务完善，线下采购不仅可以快速结算即刻送货，而且会匹配线上平台报价并保证商品质量，这些服务吸引了不少科研人员在采购急需商品时选择线下采购。

（二）平台出售特殊商品的厂商有限

试剂耗材采购平台的商品品类齐全，可以满足绝大部分科研需求。但是对于特殊商品，例如实验用的试剂，出于严谨性和实验一贯性考虑，需要在实验中使用同一厂商的试剂以规避不同厂商生产的试剂存在的差异，而平台出售特殊商品的厂商有限，所以这种情况下科研人员难以在平台上采购。

（三）平台报销及时性问题

平台为高校科研人员提供试剂耗材采购服务，商品销量多且经济业务复杂，难以及时报销。通常平台专员是定期（例如月结）进行财务报销。如果报销顺利则报销完成与实际购买的时间间隔较短，反之则因为要补充报销材料，导致报销完成与实际购买的时间间隔延长。报销完成与实际购买时间的错位，影响了经费执行率的统计。对于经费结题等需要紧急报销的业务，科研人员需要及时查看网上报销进程，联系平台专员加急处理或者向平台申请自行报销，增加了科研人员的财务工作量。

（四）报销单质量问题

由于财务制度繁复，报销单出现问题的概率较高。而平台生成的报销单汇总了厂商一段时间的总销量，可能涉及多项经济业务，以及多张经费卡拼卡结算的情况，如果其中任何环节出现问题，整份报销单都将无法报销。而且，出现问题后平台专员需要联系科研人员协助解决报销事项，报销与实际购买时间间隔过长，增加了报销难度。

五、高校试剂耗材采购平台改进方案

（一）增加平台中本地厂商的比例，提高送达速度

随着物流行业的迅速发展与不断提速，线上平台的商品送达速度越来越快，例如：天猫超市的“半日达”、京东的“隔日达”，甚至达到了媲美线下采购的送达速度。通过增加平台中本地厂商的比例，可以缩短商品运输时间，增加平台采购的灵活性、便捷性，避免因为平台运输时间过长而延误科研需求的情况发生。

（二）吸引更多的优质厂商入驻平台

平台需要吸引更多的厂商入驻平台，特别是吸引科研人员长期合作的优质厂商，这不仅能让科研人员在平台上购买到所需商品，而且增加了购买时商品的选择性，平台中厂商之间的良性竞争使得商品物美价廉，进一步节约了科研经费。但需要注意的是，大量厂商的入驻也加大了平台监管工作的难度，一方面平台需要严格控制厂商售卖商品的品质和价格，避免出现假冒伪劣和价格高昂的情况；另一方面平台需要督促厂商完善售后服务，保障科研人员退换货、质保等配套服务，减少科研人员的后顾之忧。此外，平台还需要确保厂商投诉渠道通畅，平台客服可以快速应答、处理问题，对不良厂商及时采取有效的监管措施，保证平台更好地为科研人员服务。

（三）按照业务类型制作报销单，提高平台报销及时性

由于平台销量多且经济业务复杂，平台专员一般定期汇总每个厂商的销量后生成对应的财务报销单进行报销。按照同一厂商制作报销单可以保证一份报销单只支付给一个厂商货款，避免转账错误的情况发生，提高报销成功率，但是这种分类方法也会带来许多问题，比如当期销量多的厂商生成的报销单可能会非常复杂，常常因为各类财务问题而无法顺利报销。而如果把当期销量大的厂商按照办公费、材料费、设备费等业务类型再度细分，将同一类型的业务制作成一份报销单，就可以把一份复杂的报销单拆分成多份简单的单据报销，这样有助于加快报销进程，提高平台报销及时性。

（四）对平台专员定期财务培训，提高报销单质量

目前平台报销单完成质量主要依靠科研人员财务判断以及平台审核，但是财务规则繁复，还需提高平台审核的财务专业性以减少报销时出现问题单的概率，从而尽可能早地发现问题，从源头着手减少问题单出现的概率。由此看来，对平台专员进行定期财务培训必不可少，通过财务培训帮助平台专员了解最新的财务制度，熟悉财务报销中容易忽略或者遗漏的地方，掌握更加专业的财务技能，从而在订单审核环节中发挥更有力的作用。通过对平台专员定期开展财务培训，可以有效提高报销单质量，减轻科研人员的财务报销负担。

结语

高校启用试剂耗材采购平台是落实“放管服”改革的一种新思路。近年来，越来越多的高校启用采购平台以优化服务、方便经费管理和风险防控。然而，当前采购平台也存在着一些不足之处，后续可从加快物流速度、增加厂商容量，提升报销单质量等方面优化，以提高采购平台的接受度和使用率，在落实“放管服”改革中发挥更大的作用。