企业档案智慧化管理的特色和优势

马燕燕 国网宁夏电力有限公司固原供电公司

企业档案不仅是企业经营发展的历史记录，其对于强化内部控制，防范经营风险，维护企业合法权益，提高核心竞争力具有不可替代的作用。信息化时代，随着“互联网+”“大云物移”等新技术的发展，现代化的智慧档案室建设和档案智慧化管理模式成为提升档案管理水平，适应时代发展的必然趋势。档案智慧化管理模式突出“互联网+”思维，以构建适应“能源互联网企业”发展要求的智慧型档案管理体系为核心，推动“大云物移”新技术在传统档案管理中的应用，在实现档案资源信息智能感知、档案数字化和管理智能化的同时，最大程度挖掘档案利用价值，提供坚实的数据支撑，积极服务企业经营发展和专业管理。

一、分析传统档案管理短板，明确档案管理智能转型方向

（一）技术短板

1.档案库房环境指标不能实现全面实时控制。传统模式下，在温湿度的调节方面，借助空调设备，并配套相应的人工通风处理，能够有效促进温湿度调节，进而保障调节效果。结合人工通风，工作人员应充分了解空气流动规律，以既定计划作为依据，完成室内外空气交换，实现温湿度调节。但是，这就让档案管理人员的大部分精力消耗在库房环境的管控方面，而且无法保证库房内的空气质量，工作日及节假日期间的环境指标更是难以实时改善。

2.档案库房和档案实体安全防护水平有待提高。传统管理模式下，档案库房环境“八防”无法得到实时保障，临时突发的水浸、火灾、失窃等情况不能得到实时性监控，更不能及时采取有效措施加以管控，使得档案库房和档案实体的安全防护水平不高。

（二）管理问题

1.档案实体无法实现快速查找、定位、跟踪。传统管理模式下，要查找某一档案时，档案管理人员首先根据档案检索目录确定存放该档案的档案库房，再确定档案所在的具体档案柜，而后再确定所在案卷或档案盒，然后根据件号进行查找。一旦档案在之前存取时，因工作人员的疏忽没有存放到既定位置，再次查找，犹如大海捞针一般。由于档案规模的不断扩大，档案的类别越来越多，能够智能化地快速定位及追踪每件档案位置成为提高档案管理工作效率必须解决的具体问题。

2.盘点时间过长。因为库房档案涉及数量较多，并且档案多处于密封状态，因此，如果继续使用传统档案管理，不仅会影响档案查询，还会增加档案管理时间。同时，因为档案判断工作量较大，不同档案在类别、数量方面也存在明显差异，因此，以人工完成各项盘点工作，这将会严重耗费人力资源。

3.档案实体排列次序易打乱。传统档案室的档案盒一般按次序人工排列，无智能定位功能。在档案存取过程中，受到人工疏忽影响，将会产生失误情况，不仅会导致档案次序被打乱，还会影响档案查找。

4.销毁管理延后。对于档案管理工作而言，保管期限与档案价值密切相关，一旦档案超出保管期限，档案将会丧失价值。因此，要求工作人员应定期进行销毁，有效降低无效档案对于资源的占用。但是结合传统管理模式，由于管理人员无法明确准确的档案储存时间，这将会导致档案无法得到及时销毁。

针对上述问题，可结合当前科技发展趋势，积极融合人工智能技术，进一步引进大数据技术，优化档案管理流程，加强远程控制，在库房无人值守和远程监控中充分发挥智能化作用成为档案管理智能转型的方向。

二、档案智慧化管理的技术特色和优势[1]

（一）创新建设智慧档案室，形成档案管理“智慧大脑”

档案智慧化管理基于智慧档案室建设理念，能够从多方面着手，加强档案环境控制，做好档案室功能规划、布局工作，能够在保障档案管理安全性的基础上，积极将物联网等科学技术融入其中，合理应用相关智能感知装备，建立以总部中心局为枢纽、连接各基层局档案室管理神经的智能库房管控中心，实现人设智能沟通感知、库房环境智能控制、库房安防智能预警、档案工作流程智能化管理的“四个智能化”，实现实体档案安全防护、实体档案智能化管理、档案管理工作效能、档案人员工作条件“四个提升”的要求，真正做到档案人员投入、档案人员工作压力、档案保管成本、档案损毁风险的“四个减少”。

1.建立智能库房管控系统，实现实体库房智慧化管理。智慧档案室以“智能感知、智能环控、智能安防、智能管理”为目标，建立了“数字档案馆智能库房管控中心”，成为库房设备的控制中枢，实现对实体档案流程化管理和可视化维护。系统能够模拟定义出档案库房、库房区域、密集架、温湿度控制器的基本布局和设置，为库房环境控制、安全管控、档案实体智能化管理提供基础数据支撑。

2.建立“1+N”分布式集中管控平台，联动企业层级档案智能管理。在建成总部中心局智慧档案室的基础上，深化推进所属基层局智慧档案室建设，实现中心局档案室与基层局档案室联动，中心局对各基层局的档案库房环境情况、档案馆藏等情况进行远程监控管理，形成总部中心库房和基层库房远程管理的“1+N”分布式集中管控平台，延伸了档案智能管理的深度与广度。

（二）打造“四大智能体系”，畅通档案管理“中枢神经”

1.打造人设智能感知体系，提高档案设备整合能力。在智能库房管控系统支撑下，基于物联网技术，档案管理人员能够通过计算机对档案实体、密集架、电器设备实时进行远程操作，如档案管理人员可在档案系统中精准快速查询、定位档案实体所在库房、所在密集架及具体层架，远程控制密集架的开合等，还可在系统上远程操作库房电器设备的运行，实现人员与设备的智能“融合”，提高工作效率，减轻工作压力。

2.打造库房智能环控体系，提高档案环境调节能力。主控微机通过采集分析各库房温湿度等相关环境数据，并结合实际情况，完成指令下达，进行全面一体化环境监控，通过智能控制电器设备的自动运行，实现库房环境自动调节，使环境质量始终保持在特定的指标内。数据实时分析。针对主控微机，其功能主要为对库房温湿度数据进行收集，建立在有效综合分析基础上，能够对温湿度数据进行实时显示。同时，还能够实现数据统计，进一步生成相应的报表。统计报表主要包括日、月报表以及日、月曲线等。而环境自动调控。通过对库房温度进行采集，建立在实时采集基础上，能够准确获取各项数据，并进一步对数据进行上传处理，控制微机在接收到数据后，能够下达相应的控制指令，对相关外围设备进行控制，进一步对库房温度进行调节。

3.打造库房智能安防体系，提高档案安全防护能力。依托智能库房管控系统中的“安全管理功能”模块，利用烟感传感器、水浸传感器、人员入侵传感器、门禁、视频远程监控等设备的智能联动，建立了档案库房智能安防体系，能够实现档案实体安全保管、库房运行情况实时监控、库房管理远程操控。一是防止档案实体非正常离开储位。当档案实体在非正常情况下离开储位，该情况多指档案未经过审核，通过安装读写器，能够对档案智能密集架进行捕捉，借助通信传输技术，可将各项档案信息进行传输，并进入到档案管理系统中，利用系统，可在明确异常信息后，将信息向报警信息中发送。二是安全通道异常报警。如果档案实体被非法带离，在智能安全通道门中，档案管理系统将会收到异常信息，并发出报警。同时，各个设备的智能联动，实现对库房消防、水浸等异常情况智能预警，提升库房安防水平。三是库房情况实时监控。视频监控系统以便于档案室管理人员工作，使其在档案室监视工作更加便利，可进一步提高监视的随时性、全天性，当发现事故时，工作人员能够第一时间对其进行查询，以实际需求出发，在档案库房内各出入口布置摄像机。管理、值班和其他有权限人员也可以通过单位局域网络，访问视频服务器来监控库房图像和回放录像监控主机的录像。四远程管控。以管理终端作为依托，工作人员借助监控主机，能够集中完成档案查看以及管理工作，利用监控主机，有利于数据收集的集中性，管理人员能够获取准确的报警、视频信息，同时，借助监控画面，能够为报警信息处理提供依据。该方法在相距较远的档案库房中的应用具有显著优势。

4.打造智能档案管理体系，提高档案工作效率。一是实现远程巡检可视化。各档案库房的环境及档案使用状况实现集中监测，全方位地集中显示各个库房的各项数据，实现智能化管理，实时地查看和分析各种数据，做出准确的判断。二是实体档案的智能管理。利用网络、条形码、RFID射频识别等各种信息储存与管理装置构成的智慧档案室，利用档案管理系统硬件和软件的整合，对档案的采集、归档、入盒、上架、借阅、销毁等一系列的全方位管理，并将其全部存入系统的数据库，从而达到档案的整个寿命管理。

（三）建立档案智能应用生态，形成档案管理“有力抓手”

1.档案智能检索查询，实现实体档案“一键索取”。档案信息检索时，通过大数据、语义网等技术，基于语义的检索，提升档案检索的查全率和查准率，同时对检索结果进行智能分析，对用户所关注档案进行优先排序，方便用户快速查准到档案。实体调取时，根据实体档案和电子档案上架信息，系统自动记录档案库位号，档案管理员通过在档案管理系统中查找到电子档案，可以远程打开智能密集架，同时定位到实体档案所在密集架上的具体位置，指引档案工作人员快速精准调取实体档案。

2.档案实体出入库智能管控，实现档案可视化管理。基于RFID标签实现实体档案和电子档案互动关联，在数字档案管理系统中通过档案可视化界面实现档案库房、库区、密集架虚拟可视化管理，从而实现实体档案智能上架和下架。系统可通过人工选择库位信息实现单个档案的手工上架，也可以根据设定的规则实现档案的批量上架；对需要利用的档案可以根据档案实体存放的库位号，进行档案实体的下架操作。库房可配套相应的智能密集架，当档案被放置其中时，能够实现自动识别，切实加强档案各项管理工作，确保档案在上架、借阅等环节能够得到有效管理，使档案在借阅后，能够顺利被归还，有利于便于后续盘点工作。

3.档案实体智能盘点，实现档案跟踪式管理。采用智能化清点设施，采集现场档案实体中 RFID电子标签的信息，并将其与文件的数目相比较，达到了实体库存的自动清点，实现了对库存的自动管理。对粘贴在档案实体上的 RFID标签进行标识，确保能够获取到准确的档案实体位置。在具体上架过程中，人工失误情况在所难免，而借助系统，能够对失误情况进行识别，如果档案实现放错层情况时，系统具备报警功能，能够对管理人员进行提醒，确保档案归类正确。

4.建立档案智能编研模型，提升档案价值利用水平。通过建立档案智能编研模型，系统根据编研主题自动构建档案编研资源池，实现编研素材的数据化、素材检索的智能化、编研过程的自动化、编研成果的可视化、编研评审的数字化，通过档案智能编研的应用可以大大减轻企业档案工作人员档案编研的工作量，提升档案编研效率。

5.档案销毁自动提醒，确保实体档案管控到底。在归档之前，每个文件的保管期限都要在系统中设定。档案管理系统会在档案管理到期前，自动提示有关信息，并交由档案管理人员进行后续的操作。档案管理人员还可以通过这个特性来了解即将过期或者已过期的档案。

（四）企业档案智慧化管理的优势

1.档案管理工作效率大幅提高。通过电子档案的智能整理，实现电子档案的自动分类、保管期限自动鉴定、自动组卷装盒、关键元数据自动抽取等功能，实现电子档案收集整理过程的自动化和智能化，大大减轻了档案工作人员在档案整理过程中的工作量，使实体档案上下架、借阅等程序更加便捷高效。

2.档案库房环境管理更加便利。智能化远程巡检使各档案库房环境通过监控大屏集中监控，工作人员可直观、实时、全方位地集中监测到各库房详细信息，为实时全面掌握库房情况提供了便利。

3.档案智能管理的深度与广度有效延伸。通过建立“1+N”分布式集中管控平台，企业总局可对所属各基层单位档案整理的全过程进行监控，如对档案归档情况、档案实体存储数据、库房运行指标、借阅利用审批环节等方面随时调取，分析比较，使档案管理迈入了跨区域、全方位管控的进程。

4.档案利用的服务质量得到提升。通过档案信息资源的有效利用和共享，为企业各单位、部门间提供了基于知识共享、业务创新、正确决策的支持和服务，提升了企业核心竞争力。

三、结语

企业建设智慧档案室实行档案智慧化管理，着眼战略性、先进性、创新性，切实维护企业档案信息资源质量与安全，为企业提供基于知识共享、业务创新、正确决策的信息支持，充分发挥出企业档案资源的宝贵价值。