新形势下档案管理信息化建设现状及对策研究

冯以珊

(泉州市科技咨询服务中心，福建 泉州 362000)

1 概述

改革开放以来，我国的经济建设取得巨大飞越，在发展过程中也积累了越来越多的档案，这对档案管理部门的工作提出了更高的要求。《中华人民共和国档案法》指出：“各级人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，将档案事业发展经费列入政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。”[1]本文围绕档案管理信息化建设的内涵、现状和具体做法进行研究，以期为档案管理部门加强信息化建设工作提供一些参考。

2 档案管理信息化建设的内涵

档案管理的信息化是档案现代化管理的平台，能够实现档案的日常管理信息化，可控制性增加，更高效地运转。

从经济上分析，档案信息化管理使得档案工作真正做到科学、合理规划，系统、高效实施，可以提高工作效率，从而提高了管理水平和影响力，并带来了更多的资源以及经济利益。

从管理上分析，档案信息化管理是为在一定范围内获得最佳秩序，促进最佳共同效益，在科学研究与经验总结的基础上，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用和重复使用的一种规范性文件。

从技术上分析，档案信息化管理系统界面简洁友好，易于学习和操作，开发完成后只需对系统管理人员进行简单的培训就能实现系统的良好运转。同时，系统的易维护、易扩充和易修改等特性使其能够满足和适应业务不断发展变化的需要。

此外,还能从以下方面加以分析。①准确性，档案数据能够准确、真实反映实际档案，符合档案数据标准的要求；②完整性，服务操作所需要的档案数据完备，关键属性没有缺失；③时效性，档案数据能够及时被获取，能够反映当前服务情况；④一致性，反映同一服务实体的档案数据及其属性具有一致的定义和含义；⑤可靠性，档案数据在可控、安全的范围内发布和使用。

通过以上各方面的研究与分析，可以确定档案管理信息化是可行的。

3 档案管理信息化建设现状

虽然档案管理信息化建设是适应新时代变化的迫切需要，也得到一定程度的发展，但是在发展过程中还存在一些问题，如重视程度不足、专业素质不强、管理体系不健全等，这些因素制约着档案信息化建设的发展。

3.1 档案信息化管理意识薄弱

档案管理部门领导普遍存在“重业务、轻档案”的现象，没有认识到档案管理信息化建设对单位发展的重要性，甚至片面地认为档案管理工作都是档案人员的事，与其他人员无关，因此一般没有安排专人从事档案管理工作，而是由其他业务人员兼任。兼任人员对档案工作缺乏专业管理知识，在实际工作中对收集到的档案存在遗漏、丢失、存档不及时等问题，严重阻碍单位档案信息化建设工作的推进。

3.2 档案信息化管理体系不够健全

随着档案信息化建设的发展，档案管理模式逐渐由传统实物保管向数字化和网络化方面转变，这对档案管理部门提出了更高的要求[2]。虽然单位的电子档案能够做到有效保存，但是由于不同档案的数据格式、兼容性、运行环境等方面存在差异，这无形中增加了档案分类和整理工作的难度，也影响了电子档案的使用效率。此外，对一些规模较大的单位来说，档案保管过于分散，不同部门间存在重复保管的情况，这对单位资源也造成浪费。在很长一段时间里，缺少良好的档案管理制度，没有树立“前端控制”和“全程管理”的思想，降低了档案管理效率。在这种情况下，单位的档案信息化管理亟需健全管理体系，加强管理规范，明确管理标准。

3.3 档案信息化管理专业人员严重匮乏

人才是第一资源，高素质的档案管理人员是推动档案信息化建设必不可少的组成部分。当前，档案管理部门普遍存在专业人才不足的问题。档案管理工作需要有很强的责任心与抗压能力，有的档案管理人员年龄偏大，专业素养不高，计算机操作不熟练，缺乏信息化管理与维护的专业知识和技能；有的档案管理人员非专职担任，流动性强，没有及时做好交接，造成档案信息系统的录入及维护不够及时、准确。对此，急需一批熟悉档案管理工作主要内容又掌握信息技术的综合性人才。

4 档案管理信息化建设对策

进入“互联网+”时代，实现档案管理信息化建设至关重要。与此同时，档案管理信息化建设是一项长期的系统工程，涉及到技术、法律、制度、人才等方面，不可能一蹴而就，加强档案管理信息化建设，建议从以下几方面入手。

4.1 高度重视档案信息化建设的重要作用

档案管理部门领导应对档案管理信息化建设工作予以高度重视，将其纳入单位信息化建设工作的整体规划。与此同时，档案管理部门也要不断完善档案管理制度，建立档案工作组织体系，做到分工明确，要对工作人员完成工作的情况进行监督和绩效考核，明确档案管理工作的经费支出科目，以此提升档案管理的信息化、专业化、数字化、信息化水平。档案管理部门还要加强信息化和标准化建设，以《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《中华人民共和国互联网信息服务管理办法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规为指导，制定数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等[3]。

4.2 提升档案信息化管理水平

信息化档案管理部门必须提升档案信息化管理水平，为单位的长远发展提供帮助。目前，信息化档案管理部门的档案信息数量不断增加，对各种档案资源进行规范整理至关重要。一是要做到与时俱进，创新管理思维，统筹规划档案管理工作，设计相关的管理制度，规范管理各种档案；二是要完善档案归档范围、使用期限等工作细则；三是要运用信息技术建立档案使用审批表，借阅档案的人员先在计算机上进行登记借阅部门、借阅档案名称、借阅用途等，档案管理部门经过审核后将档案借给使用人，这样可以对档案使用进行全过程记录。

4.3 全面应用先进技术

所谓档案管理信息化建设，就是利用先进的信息技术、大数据技术、存储技术，将各种载体的档案资源转变为数字资源，用信息数据库的方式存储档案资源的过程，以此为共享档案资源、发挥档案资源的作用提供条件。如今，大数据技术的普及使单位积累了越来越多的档案，因此，使用先进技术来进行档案管理工作显得尤为必要。档案管理部门要与时俱进，紧跟时代发展的目标，通过运用各种先进技术开展档案管理工作，提升档案管理的效率，要尽快开发适合本单位实际情况的数字档案数据库，建立档案目录，提升档案信息资源的服务质量。与此同时，信息化档案管理部门还要加强安全建设，防止单位的档案信息出现泄密、丢失等问题，要综合使用杀毒软件、防火墙技术、数据加密技术等，所有软件系统的使用都要兼顾档案管理的要求，为档案管理信息化建设提供保障[4]。

4.4 加强专业工作队伍建设

在档案管理信息化建设进程中，必须打造一支精通信息技术，能够掌握档案管理信息化建设知识的高素质人才队伍。目前，信息化档案管理部门的工作人员的综合素质还需要进一步提升，他们长期使用传统方式来管理档案资源，无法充分发挥档案资源的真正价值。从目前来看，信息化档案管理人员必须具备保守秘密、清正廉洁的政治素质，同时具备一定的科学文化知识和熟练的业务技能，掌握档案基础理论知识、文史知识、统计学知识、计算机知识、管理学知识、社会学知识等，能够熟练将档案政策法规内容应用于实际工作中，高效完成本职工作。为了使档案管理人员具备这一系列素质，要对他们进行教育培训，安排专业人员向档案管理人员介绍关于档案管理信息化建设的相关知识与技能，促使档案管理人员充分意识到这项工作的重要价值。还要对档案管理人员接受培训的情况进行严格考核，了解他们从培训中获得的进步，促使他们更好地完成档案管理信息化建设工作。

在单位档案管理系统中，有大量的基础工作要做，我们要紧紧围绕改革发展的大局，利用信息技术管理手段，实现档案资源存量数字化、信息标准化，使档案管理工作为经济社会高质量发展作出积极贡献。