财务共享模式下应用企业内部控制的可行性建议

仵文瑞 WU Wen-rui

（中交二公局第五工程有限公司，西安710119）

0 引言

发展势头较好的大型集团，应用计算机技术抽离出成员单位的财务组织，将其集中到一个新的财务组织中，实施财务共享服务，希望可以优化集团财务组织结构，统一标准化流程，降低运营成本的同时，提高企业内部控制效率水平。财务共享模式的应用，可以提高财务中心之间信息传递的及时性和统一性，让管理者在海量的数据和信息中，以最快的速度找到最具价值的信息。

1 财务共享模式下企业内部控制概述

财务共享模式下的企业内部控制目标是维护企业资产安全，促使企业经营遵循国家法律法规，提高企业运转效率和发展水平，该目标可以继续细化，分为企业战略目标、企业经营目标以及企业资产安全目标，企业内部所有控制工作的开展，都是围绕控制目标进行的。而企业内部控制目标的设定，必须考虑企业内外部环境的同时，做好企业经营过程中的风险分析和评估。该目标的实现需要企业全体员工共同努力，任何一个部门，任何一个员工都不能置身事外。财务共享模式企业内部控制如图1所示。

图1 财务共享模式企业内部控制示意图

2 财务共享模式对内部控制的影响

2.1 提高企业财务工作效率

财务共享模式出现前的财务工作，属于传统财务工作，工作人员不仅要统计大量的数据，还要收集和整理各类票据，费时费力，稍不注意还会出现错误，而财务共享服务模式的出现，就可以将财务工作人员从繁重的财务统计工作站解脱出来，省去了很多数据录入账目、账目等级分类等操作，不仅简化了财务工作流程，还实现了企业内部财务信息的共享。另外，在财务信息共享模式下，财务人员可以利用先进的互联网技术处理各类财务信息，使得企业内部财务工作效率大大提升，财务人员有了更多的时间和精力，用于分析企业财务报告，为企业决策者决策提供正确的依据。与传统财务工模式相比，财务共享服务模式在实际的财务工作应用占比更大，可以帮助财务人员更加高效的处理各项财务工作。

2.2 降低企业经营成本

对于企业来说，财务共享模式因为可以节省财务运营成本，所以可以降低企业整体运营支出，让企业将资本应用到项目运营和实际生产中，从而帮助企业创造更多的效益。另外，对于设置下属子公司的集团或企业，通过财务共享模式，总部和子公司之间的信息流通更加顺畅，整个企业和集团都处于高效运行的状态。

3 案例介绍

北京某企业（以下简称A企业）成立于1999年，注册资金9450万元，2005年挂牌上市。该企业通过国家资质认证，成为国内新技术产业开发企业，其在全国很多一、二线城市设立了分公司和办事处，服务覆盖全国，该企业的主要业务是提供信息技术应用和服务，为客户计算机系统以及通信系统的建设提供优化方案，在我国金融、能源、通讯等领域都有着良好的口碑。随着企业的发展，业务的壮大，企业管理层认为传统财务管理模式不再适用，开始研究并应用财务共享模式，该新型财务模式的提出，给企业内部业务的开展带来了一定的变化，特别是企业内部控制工作。

4 财务共享模式下内部控制存在的问题

4.1 管理制度不健全

财务共享模式下，企业内控管理制度不健全，财务成本过高，侵蚀经营利润。企业管理者对于内部控制工作的认识存在偏差，简单的认为，内部控制就是内部监督，在做决策的时候，因为缺乏制度约束，决策者做出的决策也往往过于“灵活”，使得内部控制工作失去了其本应该具有的权威性和严肃性。另外，管理制度不健全还体现在：①内部控制组织机构不健全。②偏重事后控制。③重有形资源的控制等。

4.2 责任主体不清晰

受企业传统管理模式的影响，大部分人认为内部控制工作的责任主体都应该是内审部门，其实不然，内部控制工作中，内审部门虽然扮演着非常重要的监督角色，但是其也仅仅复杂内控工作计划的制定，计划实施过程的监督以及针对不合理的地方，给出具体的建议，内部控制工作的主要工作责任还是由董事长与高级管理者负责，一般管理者和其他部门只负责内控流程的执行，从某种角度来说，内控工作责任部分主次，每一个员工都在其中扮演着非常重要的角色，缺一不可。

4.3 控制流程不合理

财务共享模式下的企业内部控制工作最为核心的任务就是制定合理的控制流程，控制流程一旦不合理，不仅影响财务共享模式的服务效率，同时内控制度的执行也不能得到有效的保证。比如A企业，随着不断的经营和发展，其业务范围越来越大，其认识到财务共享中心的优势，开始研发和建设财务共享中心，为企业内部所有业务的开展提供服务，但是其仅仅引入了财务共享中心，没有做好财务共享模式下内部控制流程的调整，导致共享中心不能及时反映业务信息，降低了共享中心的服务水平。

4.4 信息沟通不顺畅

企业内部控制工作信息沟通不顺畅主要体现在以下方面：①信息传递过程中，不能保证完整性，A企业业务范围广泛，且种类繁多，不同的业务的开展中，需要的和产生的信息都有所不同。企业各个部门在向财务共享中心传递信息的时候，没有很好的考虑信息的完整性，审计时就会发现这些业务凭证不完整，审计部门只能和相关业务部门联系，沟通信息凭证问题。这类问题证明，信息传递至共享中心的环节是存在问题的，如果最终凭证缺失问题得不到合理的解决，将会给企业带来严峻的审计风险。另外，如果财务共享中心的信息不完整，企业管理者也不能了解企业真实的财务状况，继而影响决策的制定。②信息传递存在滞后性。A企业所研发的计算机软件的数量较多，且每年都有一定数量的软件研发任务，当企业获得软件著作权后，这些软件的著作权就转变为企业的无形资产，但是著作权的审核往往需要时间，特备是年底申请的软件著作权，虽然是本年度的资产，但是因为时间的原因，会导致共享中心所统计的这类资产数量存在差异，导致资产信息数据的传递出现了滞后性。③财务共享中心内部沟通不足。主要体现在两个方面：共享中心内部员工和相关业务的开展人员之间缺乏沟通；共享中心上下级之间缺乏沟通。

4.5 内部监督不奏效

A企业成立财务共享中心后，没有调整公司及其附属单位的审计方式，仍然采用以往的审计办法—事后审计，即每个季度结束后，审计部门收集企业及其下属公司的数据，然后进行分析，了解上个季度经营过程中所存在的问题，这样的审计方法不能做到提前控制，仅仅是分析上个季度，为下一个季度的工作开展提供借鉴，而下一个季度的工作受计划等约束，审计意见也不能很好的实施。另外，内部监督不奏效的原因还有缺乏凭证复核环节，针对平整录入，企业未安排专门的工作人员进行审核，导致凭证录入过程可能存在错录或者漏录，继而影响企业财务信息的准确性。

5 财务共享模式下企业内部控制优化对策

5.1 完善内控制度

建立并完善企业内部控制管理制度，首先企业管理层应该正确认识内部控制工作的重要性，《内部会计控制规范》中明确强调，单位负责人有责任建立企业内部控制制度。同归规范内部控制工作，将财务共享模式的作用充分的发挥出来，实现企业财务控制目标和内部控制目标，进而提高企业整体运营水平。完善内部控制制度，需要做好以下工作：①营造良好的企业内部环境，规范企业的治理结构，建立起加合理的组织机构。②定期组织开展富有成效的内部控制活动，比如运营绩效控制、财产保护控制、预算控制等。③提高内部控制人员的综合素质，引进高校财经专业毕业的学生，通过他们扎实的理论知识和全新的管理理念，为企业内部控制工作注入新的血液，定期组织培训，组织在岗人员学习相关知识。④增强企业应对风险的意识，企业风险管控水平直接影响企业经营和发展，所以企业在指定内控制度的时候，也要将风险管控纳入其中，提高风险管控水平，降低风险发生概率以及风险发生后可能会给企业带来的影响程度。

5.2 明确责任主体

只有明确内控责任主体，在问题发生后，才能进行有效追责的同时，分析问题发生的问题，制定相应的预防性措施。为了保证内部控制工作都可以得到顺利的实施，必须做好部门和工作人员职权的划分，建立必要的追责机制，确保责任落实到人。A企业为上市公司，又设立了很多附属机构，其内部控制的主体是董事会和管理层，也就是说，董事会和管理层具有行使内部控制决策的权利，而仅凭董事会和管理层，内控工作是不能开展的，只有企业附属机构高度配合，所有工作人员都积极参与，才能保证内部控制工作落地有声，内控工作水平也才能得以保证，财务共享模式、内部控制工作也才能为企业的整体发展贡献力量。

5.3 优化内控流程

传统财务管理模式发展到财务共享模式，必然伴随企业内部控制工作流程的改变，想要实现更好的流程优化和再造，必须做好企业附属结构的业务调研，掌握业务开展情况，梳理企业流程，构建业务规范，建立业务和财务工作之间的对接，构建企业内部以业务为源头的闭环式的财务管理模式，提高改善和再造后的内控流程的高效性。通过集约化的统一规范处管理，制定统一的标准，提高内控水平。比如A企业引入财务共享模式后，针对内部控制工作中的确认收入流程进行了优化，首先业务部门向财务共享中心上传订单合同信息，申请开具相应的票据，其次，共享中心审核资料，确认无误后，继续向上递交到财务部门，如果信息不完整、不准确，则打回到业务部门，并给出修改意见，要求其重新上传，最后，财务部门收到资料后进行最后一遍的复核，如果信息资料无误，就可以发起收款，款项收到后，录入收款信息，如图2所示。

图2 A企业收入确认流程图

5.4 促进业务沟通

财务共享模式的引入，大大提高了企业的财务处理效率，但是也带来了较多的问题，业务之间沟通困难就是其中之一，不顺畅的沟通，影响了财务共享中心数据和信息的准确性和及时性，不利于企业内部控制工作水平的保证。为了改变这类问题，应有领导部门牵头，做好业务之间，业务和财务共享中心之间的沟通，建立联络机制，在业务部门设置主要负责人，提高沟通的高效性和顺畅性，只有这样，才能及时解决内部控制工作中所处在的问题。

5.5 优化监督体制

针对内部控制工作，A企业设立了内部审计部门，负责对公司及其下面的分公司、办事处的业务实施内部监督，共享中心建成后，内部审计部门根据共享中心内的信息和数据，针对企业销售业务、存储业务、财务规划等方面进行了监督，并给出相应的建议，监督质量得到保证的同时，企业运转水平得到大幅度提升。优化监督体制，首先A企业可以进行跟踪审计模式，解决审计滞后的问题。要求业务部门向财务共享中心上传物资资料的时候，都进行编码，业务的开展会涉及物资的使用，业务部门录入已经使用过的物资的编码，审计人员通过跟踪审计，就可以监督物资的实际应用情况。通过这样开展监督工作，不仅可以保证企业账物相符，还有利于节省企业物资成本，提高企业收益。其次，将董事会在内部控制评价中的作用充分的发挥出来，具体来说就是针对内部控制工作的开展过程，由董事会牵头，其他部门一起进行评价，因为参与评价的人员较多，所以评价结果的客观性和真实性往往可以得到保证。

在企业日常生产经营活动中，财务共享中心和内部审计部门负责对企业的财务行为进行监督，这个过程，董事会和管理层不能独善其身，而是要积极参与，主动收集信息和数据，全面的对企业内部控制工作的开展进行评价，针对不合理的地方给出整改意见，完善企业内部控制。

6 结语

综上所述，财务共享模式下，良好的内部控制不仅可以有效规避风险，还能提高经营管理整体水平高，通过事前预防、事中控制、事后评价的模式，及时发现企业经营过程中所存在的问题和漏洞。但是在实施内部控制工作的过程中，企业管理层必须做好企业业务的分析，以此为基础，科学分析，认真总结，制定符合财务共享模式的内部控制制度，简化控制流程，分析可能存在的问题，制定相应的预案措施，完善企业内部控制的同时，将财务共享模式的服务作用充分的发挥出来，提高企业经营管理水平，助力企业健康可持续发展。